การบรรยายสรุปเป็นเหตุการณ์ที่จำเป็นในการแก้ไขปัญหา การบรรยายสรุป การแถลงข่าว การทัวร์สื่อมวลชน: พื้นฐานของการวางแผนและการจัดงาน
งานแถลงข่าว คุณสมบัติ และขั้นตอนการทำงาน
ในระบบการทำงานร่วมกับนักข่าวแถลงข่าว Yavl งานสำคัญที่ช่วยแก้ปัญหามากมาย มีความจำเป็นต้องกำหนดความถี่โดยประมาณของการแถลงข่าวล่วงหน้า
1. จำเป็น กำหนดเหตุผลในการพบปะกับนักข่าว (ผลงานประจำปีเหตุการณ์สำคัญในชีวิตขององค์กร)
2. เขียนสูตรให้กระชับ แมว จะเป็นหัวข้อแถลงข่าว
3. เลือกวันแถลงข่าว
4. กำหนดองค์ประกอบของนักข่าวที่ได้รับเชิญ นักข่าวควรได้รับเชิญเป็นลายลักษณ์อักษรล่วงหน้า 10 วันก่อนงานแถลงข่าว วันก่อนงานแถลงข่าว เราโทรไปชี้แจงว่านักข่าวคนไหนจะอยู่ที่นั่น
ห้องสำหรับถือ กดยืนยัน ควรเลือกโดยคำนึงถึงที่พักจำนวนไม่ต่ำกว่า 20 คน
จะต้องจัดให้มีตารางการลงทะเบียน พวกเขาจะต้องยืนอยู่หน้าทางเข้าห้องโถง
ป้ายที่มีชื่อของสื่อหลักที่ได้รับเชิญและช่องทีวีที่วางอยู่บนโต๊ะสร้างความรู้สึกของการต้อนรับ กดยืนยัน ควรใช้เวลา 40 นาที นานถึง 1 ชั่วโมง 20 นาที.
Briefing - ความแตกต่างจากการแถลงข่าว
ในการทำงานกับสื่อ คำว่า Briefing หมายถึง ข้อความสำหรับสื่อมวลชน การบรรยายสรุปจะจัดขึ้นด้วยเหตุผลด้านการปฏิบัติงาน เมื่อมีความจำเป็นต้องแจ้งให้นักข่าวทราบอย่างเร่งด่วนเกี่ยวกับประเด็นสำคัญทางสังคม กฎสำหรับการบรรยายสรุปคือผู้จัดงานสามารถจำกัดตัวเองอยู่แค่ในข้อความและห้ามพูดคุยกับนักข่าว นี่คือข้อแตกต่างหลักระหว่างการบรรยายสรุปและการแถลงข่าว
ประสิทธิผลของการแถลงข่าวและการกระจายบทบาท
ความเข้มงวดของประเภทนี้จำเป็นต้องมีการกระจายบทบาทที่ชัดเจนในงานแถลงข่าว เหมาะสมที่สุดที่จะแยกสองบทบาท: ผู้นำเสนอและผู้ประกาศข่าว (ตอบคำถามนักข่าวให้ข้อมูล)
หน้าที่ของพระเวท ถัดไป: เขาเปิดงานแถลงข่าว, รายงานจำนวนนักข่าวที่เข้าร่วม, ขอบคุณที่ให้ความสนใจ, ประกาศหัวข้อ, แนะนำผู้นำเสนองานสัมมนา, ประกาศกฎเกณฑ์
บุคคลสำคัญในการแถลงข่าว - เหล่านี้เป็นผู้นำเพื่อประโยชน์ในการสนทนากับแมว นักข่าวมารวมตัวกัน พวกเขากำลังแถลงข่าว
ประสิทธิผลของการจัดงานแถลงข่าว ขึ้นอยู่กับจำนวนนักข่าวที่มาร่วมงาน ปัจจัยที่ 2 มีประสิทธิผล - นี่คือจำนวนสิ่งพิมพ์และเรื่องราว
เตรียมความพร้อมและดำเนินการแถลงข่าวอย่างดี พร้อมด้วยวัสดุที่แสดงออกและมีชีวิตชีวา
สามารถให้คะแนนสูงสุดสำหรับองค์กรได้ การแถลงข่าวหากภายหลังได้มีการจัดงานแล้ว สื่อที่สดใสไม่เพียงจะปรากฏขึ้น แต่ในอนาคตนักข่าวจะแสดงความสนใจในองค์กรและผู้นำขององค์กรจะเรียกร้องความคิดริเริ่มของตนเองและขอประชุม
ประเภทหลักของกิจกรรมประชาสัมพันธ์และสื่อสารมวลชน
บน ชั้นต้น, ประชาสัมพันธ์ในรัสเซียไม่ได้ให้ความสำคัญกับความแตกต่างระหว่างการสื่อสารมวลชนและการประชาสัมพันธ์
ลองเปรียบเทียบหน้าที่ของนักข่าวและผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์เพื่อทำความเข้าใจพื้นฐานของความเป็นเอกลักษณ์ของประเภทข้อความ
1. นักข่าวมีเป้าหมายที่จะสะท้อนเหตุการณ์อย่างเพียงพอ ผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์จะสร้างข้อความที่มุ่งเน้นเป็นพิเศษและภักดีต่อหัวข้อประชาสัมพันธ์ขั้นพื้นฐานอย่างไม่มีเงื่อนไข
2. นักข่าวพยายามอย่างเต็มที่ในการแสดงออกถึงตัวตนสูงสุดในงานสร้างสรรค์ของเขา เขาแยกแยะตัวเองในฐานะปัจเจกบุคคลจากผู้เขียนคนอื่นและแสวงหาวิธีการที่ชัดเจนสำหรับสิ่งนี้
ผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์พยายามอย่างเต็มที่กับข้อความของเขาเพื่อสนับสนุนภาพลักษณ์ของหัวข้อการประชาสัมพันธ์ขั้นพื้นฐาน
3. วารสารศาสตร์เป็นแบบส่วนบุคคล ผลิตภัณฑ์ข้อมูลในวารสารศาสตร์จะถูกระบุด้วยชื่อของผู้เขียนเสมอ ผลิตภัณฑ์ข้อมูลประชาสัมพันธ์เป็นส่วนหนึ่งของทั้งหมดซึ่งเป็นตัวพาภาพลักษณ์ขององค์กร
การสื่อสารระหว่างเจ้าหน้าที่ – นักการเมือง นักธุรกิจ ผู้เชี่ยวชาญ – ด้วยเงินทุน สื่อมวลชนสามารถดำเนินการได้ในรูปแบบต่างๆ เช่น การแถลงข่าวและการบรรยายสรุป คุณสมบัติของพวกเขาคืออะไร?
งานแถลงข่าวคืออะไร?
แถลงข่าว- นี่เป็นงานที่ค่อนข้างใหญ่ในแง่ของจำนวนผู้เข้าร่วม ซึ่งหมายความว่ามีสื่อจำนวนมากพอสมควร โดยในระหว่างนั้นเจ้าหน้าที่จะแสดงความคิดเห็นต่อตัวแทนของสื่อมวลชนเกี่ยวกับกิจกรรมต่างๆ และตอบคำถามจากนักข่าว ระยะเวลาในการแถลงข่าวประมาณ 1.5-2 ชั่วโมง
ภารกิจหลักของการแถลงข่าวคือเพื่อให้แน่ใจว่ามีการเผยแพร่มุมมองที่เจ้าหน้าที่ออกมาในสื่อให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ประการแรกสิ่งนี้มีส่วนทำให้เกิดความเร็วของผลกระทบของข้อมูลนี้ต่อเศรษฐกิจสังคมและเศรษฐกิจบางอย่างและ กระบวนการทางการเมืองและประการที่สอง ช่วยให้สื่อตีความอย่างเป็นกลางไม่มากก็น้อย สื่อเหล่านั้นที่อาจต้องการตีความสิ่งที่เจ้าหน้าที่พูดในแบบของตนเองมักจะปฏิเสธแนวคิดดังกล่าวเนื่องจากพวกเขาจะเข้าใจว่า จำนวนมากหนังสือพิมพ์และนิตยสารอื่นๆ จะทำซ้ำข้อมูลตรงตามที่นำเสนอในงานแถลงข่าว
รูปแบบปฏิสัมพันธ์ระหว่างเจ้าหน้าที่และสื่อที่ได้รับการพิจารณานั้นเกี่ยวข้องกับการที่ฝ่ายหลังได้รับข้อมูลไม่เพียงแต่ในเวลาแถลงข่าวเท่านั้น แต่ยังรวมถึงก่อนหน้านั้นด้วย (ในรูปแบบของการประกาศ) และหลังจากนั้น (ในรูปแบบของข่าวประชาสัมพันธ์ สำเนาบันทึก การแลกเปลี่ยน คำถามเพิ่มเติมและชี้แจง)
ในงานแถลงข่าวจะเน้นไปที่เนื้อหา ความครบถ้วน และคุณภาพของการเปิดเผยข้อมูลที่มาจากเจ้าหน้าที่ ดังนั้นในเหตุการณ์ประเภทที่เกี่ยวข้องจึงมักมีการพูดคุยบางหัวข้อ - 1-2 เมื่อคำนึงถึงข้อเท็จจริงที่ว่านักข่าวจำนวนมากจากสื่อต่างๆ สามารถถามคำถามได้ ดังนั้นระดับการเปิดเผยข้อมูลที่วิทยากรนำเสนอจึงค่อนข้างสูง
การจัดกิจกรรมต่างๆ เช่น การแถลงข่าว มักเกี่ยวข้องกับต้นทุนทางการเงินจำนวนมาก ดังนั้นจึงเหมาะสมที่จะจัดตั้งขึ้นเฉพาะในกรณีที่เจ้าหน้าที่ได้รับการคาดหวังให้นำเสนอข้อมูลที่สำคัญจริงๆ ต่อชุมชนเท่านั้น หรือเช่นหากงานแถลงข่าวจัดขึ้นโดยบุคคลที่มีชื่อเสียงจนการปรากฏตัวต่อหน้าสาธารณะมีความสำคัญมากกว่าสิ่งที่แน่นอน คนนี้จะแจ้งให้ผู้ฟังทราบ
มันมักจะเกิดขึ้นที่มีการเสริมงานแถลงข่าวด้วยกิจกรรมอื่น ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการสื่อสารของเจ้าหน้าที่กับนักข่าว แต่เหมาะสมกับหัวข้อของงานที่กำลังพูดคุยกัน สิ่งเหล่านี้อาจเป็นการกล่าวสุนทรพจน์ การนำเสนอ การอภิปรายโดยมีส่วนร่วมของผู้เชี่ยวชาญ
การบรรยายสรุปคืออะไร?
การบรรยายสรุป- นี่เป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารระหว่างเจ้าหน้าที่และนักข่าว เช่นเดียวกับงานแถลงข่าว แต่มีผู้เข้าร่วมน้อยกว่าและมีอายุค่อนข้างสั้น ตามกฎแล้วการบรรยายสรุปจะใช้เวลาไม่เกิน 30-40 นาที
โดยหลักการแล้วงานหลักของการบรรยายสรุปแตกต่างจากงานแถลงข่าวคือเริ่มการเผยแพร่ข้อมูลใดๆ ในชุมชน ตามกฎแล้วจะมีการนำเสนอในรูปแบบที่กระชับและมีพยางค์เดียว - ดังนั้นตัวแทนสื่อจึงไม่สามารถตีความในแบบของตนเองได้หากพวกเขาเลือก ดังนั้นสื่อจำนวนมากในการบรรยายสรุปจึงไม่ใช่เกณฑ์หลัก แต่สิ่งสำคัญคือสามารถถ่ายทอดข้อมูลสู่สาธารณะได้ดังนั้นจึงยินดีต้อนรับหากสื่อที่เกี่ยวข้องมีผู้ชมผู้อ่านผู้ฟังหรือผู้ชมที่น่าประทับใจ
ไม่เหมือนงานแถลงข่าว เจ้าหน้าที่สามารถนำเสนอข้อมูลต่อชุมชนในหัวข้อต่างๆ ที่หลากหลายในการบรรยายสรุป เนื่องจากไม่มีงานเช่นการเปิดเผยข้อมูลนี้อย่างสูงสุด ข้อเท็จจริงจึงค่อนข้างผิวเผิน แต่มีคุณค่าในตัวเองเนื่องจากความแปลกใหม่
ตามกฎแล้วการบรรยายสรุปเป็นเพียงการสื่อสารระหว่างเจ้าหน้าที่และสื่อมวลชนเท่านั้น ใดๆ กิจกรรมเพิ่มเติม- เช่นเดียวกับที่มาพร้อมกับงานแถลงข่าว - ไม่ได้จัดขึ้นที่นั่น
การเปรียบเทียบ
ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างงานแถลงข่าวและการบรรยายสรุปคือเพื่อจุดประสงค์ในการจัดงาน ในกรณีแรก เรากำลังพูดถึงเกี่ยวกับความคุ้นเคยโดยละเอียดของชุมชนด้วยมุมมองของเจ้าหน้าที่ ผู้เชี่ยวชาญ และนักข่าวเองเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เป็นที่รู้จักไม่มากก็น้อย ในกรณีที่สอง จุดสนใจหลักคือการแจ้งให้ชุมชนทราบเกี่ยวกับเหตุการณ์บางอย่างและให้ข้อเท็จจริงพื้นฐานเกี่ยวกับเหตุการณ์เหล่านั้นแก่ผู้ชม
งานแถลงข่าวไม่ค่อยทำหน้าที่เป็นโอกาสให้ข้อมูลที่เป็นอิสระ แต่การบรรยายสรุปก็อาจเป็นได้ และต่อมาตามข้อมูลที่เจ้าหน้าที่นำเสนอ มักมีการอภิปรายต่างๆ เกิดขึ้น และจำเป็นต้องมีข้อมูลโดยละเอียดมากขึ้น ในทางกลับกัน ในงานต่างๆ เช่น งานแถลงข่าว
จากความแตกต่างในวัตถุประสงค์ของการจัดงานภายใต้การพิจารณา จึงค่อนข้างสมเหตุสมผลที่จะเห็นความแตกต่างระหว่างด้านอื่นๆ ของการแถลงข่าวและการบรรยายสรุป เช่น จำนวนผู้เข้าร่วม ช่วงของหัวข้อที่พูดคุย ระยะเวลา
เมื่อพิจารณาแล้วว่าความแตกต่างระหว่างงานแถลงข่าวและการบรรยายสรุป เรามาบันทึกข้อสรุปในตารางกันดีกว่า
โต๊ะ
แถลงข่าว | การบรรยายสรุป |
พวกเขามีอะไรเหมือนกัน? | |
ทั้งสองเหตุการณ์เกี่ยวข้องกับการสื่อสารระหว่างเจ้าหน้าที่และนักข่าว | |
ความแตกต่างระหว่างพวกเขาคืออะไร? | |
จัดทำขึ้นเพื่อให้ชุมชนคุ้นเคยกับมุมมองของเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับเหตุการณ์ที่มีชื่อเสียง | ตามกฎแล้วจะดำเนินการโดยมีจุดประสงค์เพื่อให้ชุมชนคุ้นเคยกับเหตุการณ์ที่มีชื่อเสียง - เจ้าหน้าที่แจ้งนักข่าวเกี่ยวกับพวกเขา |
ใช้เวลาประมาณ 1.5-2 ชั่วโมง | ใช้เวลาประมาณ 30-40 นาที |
อาจเกี่ยวข้องกับการพิจารณา 1-2 หัวข้อ | อาจเกี่ยวข้องกับการพิจารณาหัวข้อจำนวนมากพอสมควร |
เกี่ยวข้องกับการเชิญนักข่าวจำนวนมาก | เกี่ยวข้องกับการเชิญนักข่าวจากสื่อหลายแห่ง - ส่วนใหญ่เป็นสื่อที่มีผู้ชมจำนวนมาก |
งานแถลงข่าวและการบรรยายสรุป
งานแถลงข่าวเป็นรูปแบบปฏิสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพสูงสุดระหว่างบริษัทและนักข่าว เนื่องจากงานแถลงข่าวจะได้รับข้อมูลโดยตรงจากผู้เชี่ยวชาญด้านประชาสัมพันธ์และฝ่ายบริหารของบริษัท จำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับฝ่ายบริหารหรือบุคคลที่มีความสามารถมากที่สุดในประเด็นที่ครอบคลุมในงานแถลงข่าว โดยปกติจะมีการแถลงข่าวหากต้องการชี้แจง ปัญหาความขัดแย้งกับสาธารณชนและดึงดูดความสนใจในการแก้ไขปัญหาต่างๆ นอกจากนี้ ยังมีการจัดงานแถลงข่าวหากนักข่าวมีคำถามมากมายเกี่ยวกับฝ่ายบริหารของบริษัท ในช่วงก่อนหรือหลังงานกิจกรรมใดๆ (งาน) งานแถลงข่าวจัดขึ้นตามคำเชิญของตัวแทนสื่อมวลชน สามารถส่งคำเชิญไปยังสื่อทุกประเภทหรือแบบคัดเลือกก็ได้ เพื่อให้งานแถลงข่าวบรรลุเป้าหมาย จำเป็นต้องคำนึงถึงสถานการณ์ต่างๆ ที่ดูเหมือนเล็กน้อย แต่ในความเป็นจริงแล้วมีความสำคัญมากในระหว่างการเตรียมการและการดำเนินการ
สถานการณ์ในขณะนั้น:
- เป็นการดีที่สุดที่จะจัดงานแถลงข่าวในช่วงกลางสัปดาห์ เนื่องจากวันจันทร์เป็นวันบรรณาธิการในสื่อและจะไม่เกิดผลลัพธ์ตามที่ต้องการ และวันศุกร์เป็นวันก่อนวันหยุดสุดสัปดาห์ เป็นวันของรายการวัฒนธรรม และนี่จะ ส่งผลกระทบต่อการปรากฏตัวของนักข่าวด้วย
- เนื่องจากเป็นที่ทราบกันดีว่านักข่าวมักทำงานในเวลากลางคืน (การเผยแพร่ล่าช้า การบันทึก การตัดต่อ ผืนผ้า ฯลฯ) ขอแนะนำให้กำหนดเวลาแถลงข่าวระหว่างเวลา 12:00 น. - 14:00 น. เนื่องจากการจัดส่งวัสดุเริ่มเวลา 15:00 น. ในกองบรรณาธิการ บันทึกเสียง เวลาในสตูดิโอ
สถานการณ์ของแบบฟอร์ม:
- การเชิญเข้าร่วมงานแถลงข่าวจะต้องระบุหัวข้ออย่างแน่นอนซึ่งจะทำให้กองบรรณาธิการสามารถส่งผู้มีความสามารถเข้าร่วมงานแถลงข่าวได้ ปัญหานี้นักข่าว เป็นการดีกว่าที่จะออกคำเชิญเป็นการส่วนตัวและส่งไปล่วงหน้า 5-7 วันก่อนเปิดงานแถลงข่าว
- การแถลงข่าวควรมีแผนสถานการณ์ที่ชัดเจน แบ่งเป็น 2 ส่วน คือ การแถลงจุดยืนของบริษัทต่อปัญหา และการตอบคำถามของนักข่าว เวลาสำหรับแต่ละส่วนจะถูกกำหนดโดยผู้จัดงานและขึ้นอยู่กับตำแหน่งผู้บริหาร - ไม่ว่าจะจัดสรรเวลาในการแก้ไขปัญหามากขึ้นหรือในทางกลับกันจัดสรรเวลาสูงสุดในการตอบ
- การแถลงข่าวสามารถดำเนินการโดยผู้รับผิดชอบด้านการประชาสัมพันธ์หรือประชาสัมพันธ์ ผู้นำเสนอจะต้องแนะนำผู้เข้าร่วมให้รู้จักกับนักข่าวซึ่งเป็นที่พึงปรารถนาที่จะมีคนที่ได้รับอนุญาตให้รับ การตัดสินใจขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับการแถลงข่าว
- ขอแนะนำให้ลงทะเบียนผู้เข้าร่วมงานแถลงข่าวจากสื่อซึ่งจะทำให้สามารถวิเคราะห์ผลการประชุมตามสิ่งพิมพ์ที่ตามมา ในระหว่างการลงทะเบียน จะมีประโยชน์มากในการแจกจ่ายสื่อที่ให้ข้อเท็จจริงและอธิบายปัญหาที่เกี่ยวข้องกับงานแถลงข่าว ซึ่งจะป้องกันการตีความที่ไม่ถูกต้อง (บันทึกอย่างไม่ถูกต้อง ได้ยิน ดูเหมือน ฯลฯ) และรับประกันความเข้าใจในสาระสำคัญของ ปัญหา;
- ไม่ต้องสงสัยเลยว่าความปรารถนาดีและกิจกรรมของนักข่าวได้รับการอำนวยความสะดวกโดยการจัดเตรียมเครื่องดื่ม (น้ำอัดลม ช่วงพักดื่มกาแฟ บุฟเฟ่ต์ บุฟเฟ่ต์ ฯลฯ ) ของว่างควรจัดขึ้นในตอนท้ายของการประชุม เนื่องจากผู้จัดงานมีโอกาสที่จะสื่อสารประชาสัมพันธ์อย่างไม่เป็นทางการ สร้างการติดต่อที่ใกล้ชิดยิ่งขึ้น ความสัมพันธ์ที่ไว้วางใจ และเริ่มข่าวลือที่จำเป็น
การบรรยายสรุปสำหรับสื่อมวลชน
การบรรยายสรุปคือการนำเสนอการปฏิบัติงานสั้น ๆ ต่อสื่อมวลชนเกี่ยวกับร่องรอยเหตุการณ์สำคัญล่าสุด ข้อความในการบรรยายสรุปมีลักษณะเป็นการแจ้งเตือนด้านเดียวพร้อมภาพประกอบโดยย่อเกี่ยวกับข้อเท็จจริงเฉพาะ ความแตกต่างระหว่างการแถลงข่าวและการบรรยายสรุปคือระยะเวลาที่จัดสรรไว้ การบรรยายสรุปต้องไม่เกิน 20–30 นาที ช่วงเวลาสั้นๆ ดังกล่าวแสดงให้เห็นว่าผู้นำเสนอการบรรยายสรุปสามารถควบคุมสถานการณ์ได้ ตามกฎแล้วจะมีการจัดสรรเวลา 10 นาทีให้กับวิทยากร 10–20 นาที - สำหรับการตอบคำถามอย่างรวดเร็วจากนักข่าว การบรรยายสรุปสามารถจัดขึ้นแบบยืนโดยไม่มีนักข่าวและวิทยากรนั่งที่โต๊ะ การบรรยายสรุปจัดขึ้นในกรณีฉุกเฉิน เรื่องอื้อฉาวในที่สาธารณะ (พิษครั้งใหญ่ การหยุดชะงักในการขนส่ง การสื่อสาร ฯลฯ) เพื่อให้คำอธิบายเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น เหตุผล และป้องกันข้อผิดพลาดและการพูดเกินจริงที่อาจเกิดขึ้นในเรื่องนี้โดยทันทีที่เผยแพร่ผ่านสื่อ
หลักเกณฑ์การจัดงานแถลงข่าวและแถลงข่าว
1. บรรลุคำจำกัดความที่ชัดเจนของหัวข้อ วัตถุประสงค์ และการเตรียมพร้อมที่เหมาะสม (สถิติ กราฟ) เนื้อหาและความหมายที่หลากหลายของการนำเสนอ การโต้แย้งที่ละเอียดถี่ถ้วนของการประเมินใดๆ หรือการสรุปใดๆ เป็นสิ่งที่จำเป็น
2. เตรียมเอกสารประกอบคำบรรยายอย่างรอบคอบ ควรวาดขึ้นราวกับว่าไม่มีใครเคยได้ยินอะไรเกี่ยวกับทุกสิ่งที่กำลังจะเกิดขึ้น ยิ่งคำศัพท์ง่ายและมีเนื้อหาชัดเจนมากขึ้นเท่าใด การไตร่ตรองในส่วนของนักข่าวก็จะยิ่งง่ายขึ้นเท่านั้น
3. คิดอย่างละเอียดเกี่ยวกับสถานการณ์สำหรับงานแถลงข่าว โดยคำนึงถึงว่าใครจะพูดอะไร มีบทบาทอะไร และเมื่อใด
4. ทักทายนักข่าวอย่างสุภาพแต่ไม่ประจบประแจง จำเป็นต้องแนะนำผู้เข้าร่วมและประกาศแผนการประชุมที่เสนอ
5. ใช้รายงานที่สั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และการสาธิตเนื้อหาที่เป็นภาพ เนื่องจากนักข่าวจะได้ยินหัวข้อข่าวใหม่สำหรับบทความและข้อความของตนอยู่เสมอ
6. ใช้การโต้แย้งที่สอดคล้องกันตามตรรกะ หลีกเลี่ยงความขัดแย้งภายในในข้อความ
7. วางแผนเวลาให้เพียงพอสำหรับการถามคำถามจากนักข่าว โดยไม่สร้างสถานการณ์ที่หงุดหงิดหรือไม่พอใจเนื่องจากความคาดหวังที่ไม่เป็นไปตามความคาดหวัง
8. ติดตามระยะเวลาของการแถลงข่าว - สูงสุด 40 นาที หลังจากนั้นทำให้มั่นใจว่านักข่าวมีโอกาสทำงานร่วมกับผู้เข้าร่วมเป็นรายบุคคล
9. จำไว้ว่านักข่าวไม่เชื่อเรื่องการเห็นแก่ประโยชน์ผู้อื่น ดังนั้นคุณไม่ควรปฏิเสธผลประโยชน์ทางธุรกิจของคุณเอง แต่นำเสนอประโยชน์ของแนวคิดหรือผลิตภัณฑ์ต่อบุคคลที่สามอย่างชัดเจนและมั่นใจ ตัวเลือกที่ดีที่สุด- เมื่อเห็นผลประโยชน์ทั้งสองฝ่ายชัดเจนพร้อมๆ กัน
10. พยายามแสดงน้ำใจอย่างจริงใจและเป็นมิตรกับนักข่าวทุกคน นักข่าวมีความสำคัญทางวิชาชีพเช่นนี้ คุณสมบัติส่วนบุคคลเป็นความรู้สึกยุติธรรมที่เพิ่มมากขึ้นและความรู้สึกภาคภูมิใจในตนเองที่พัฒนาขึ้นอย่างมาก
การนำเสนอ
การนำเสนอเป็นกิจกรรมอิสระที่สามารถอยู่ในรูปแบบของการต้อนรับ การนำเสนอของบริษัท เจ้าหน้าที่ระดับสูง หรือผลิตภัณฑ์ใหม่ของบริษัทแก่ผู้ชมที่ได้รับเชิญ ตามกฎแล้ว การนำเสนอของบริษัทจะจัดขึ้นเนื่องในโอกาสการเปิดหรือการสร้างสรรค์ การสาธิตความสำเร็จใหม่ๆ ประจำปี ผลิตภัณฑ์ ประเภทใหม่ บริการ และรูปลักษณ์ใหม่ของบริษัท สิ่งที่นำเสนอคือสิ่งที่สามารถเห็น สัมผัส ลิ้มรส หรืออ่านได้ เมื่อเข้าสู่ตลาดใหม่ จะมีการจัดการนำเสนอของบริษัทในประเทศที่เปิดสาขา แผนก หรือสำนักงานตัวแทนด้วย การนำเสนอแตกต่างจากงานแถลงข่าวโดยหลักแล้วจะมีผู้ได้รับเชิญจำนวนมากจากแวดวงสังคมต่างๆ การเน้นที่โปรแกรมวัฒนธรรมมากขึ้น และที่สำคัญที่สุดคือหัวข้อดังกล่าว หากมักจะจัดงานแถลงข่าวโดยเฉพาะ หัวข้อที่มีปัญหาจากนั้นการนำเสนอจะเชื่อมโยงกับผลลัพธ์เฉพาะบางอย่างในกิจกรรมของบริษัท ซึ่งเหมาะสมที่จะดึงดูดความสนใจของสื่อและสาธารณชน การนำเสนอจัดขึ้นสำหรับผู้มีโอกาสเป็นผู้บริโภค ผู้ซื้อ หุ้นส่วน นักลงทุน โดยเชิญตัวแทนของสื่ออยู่เสมอ ระยะเวลาของการนำเสนอในแต่ละกรณีขึ้นอยู่กับเนื้อหาที่นำเสนอ คุณลักษณะตามธรรมชาติของการนำเสนอใดๆ ก็คือระยะเวลาที่จำกัด การนำเสนอเหมือนกับการแถลงข่าว รวมถึงช่วงถามตอบ
การดำเนินการนำเสนอมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. การกำหนดเป้าหมายและลำดับความสำคัญในด้านการดึงดูดลูกค้าใหม่ การสร้างภาพลักษณ์ของบริษัท การดึงดูดพันธมิตรรายใหม่ รวมถึงซัพพลายเออร์ที่ทำกำไร นักลงทุน การปรับปรุงความสัมพันธ์กับหน่วยงานท้องถิ่น แวดวงสาธารณะบางกลุ่ม
2. เหตุผลของการวางแนวความคิดในการนำเสนอโดยการสร้างแนวคิดการกำหนดสถานที่และเวลาในการนำเสนอองค์ประกอบของผู้เข้าร่วมและจำนวนต้นทุนทั้งหมด ขอแนะนำให้เริ่มการนำเสนอในช่วงบ่าย โดยมีระยะเวลาไม่เกิน 4 ชั่วโมง รวมถึงส่วนที่เป็นทางการและโปรแกรมวัฒนธรรม - 1.5–2 ชั่วโมง อาหารเย็นหรือบุฟเฟ่ต์ - 2 ชั่วโมง
3. การพัฒนาโปรแกรมการนำเสนอ ได้รับการแต่งตั้งผู้รับผิดชอบ (ผู้นำ) ซึ่งดำรงตำแหน่งสูงในการบริหารและเป็นเจ้าของ บริษัท วาทศิลป์และทักษะมารยาทสากล โดยปกติแล้ว สคริปต์การนำเสนอจะเป็นดังนี้:
- พิธีกรแนะนำผู้บริหารบริษัทและแขกคนสำคัญ
- ภาพยนตร์โฆษณาที่มีความยาว 7-12 นาทีจะแสดงพร้อมเนื้อเรื่องที่สะท้อนแนวคิดของการนำเสนอ (นวัตกรรม ความสำคัญทางสังคม ความเกี่ยวข้องและความคิดริเริ่มของวัตถุการนำเสนอ)
- ผู้นำเสนอนำเสนอข้อความสั้น ๆ แก่ผู้จัดการของ บริษัท เป็นเวลา 2-3 นาทีพร้อมสาธิตตัวอย่างเค้าโครงของผลิตภัณฑ์เทคโนโลยีประเภทใหม่
- จัดสรรเวลาไว้สำหรับคำถามจากปัจจุบันและคำตอบจากผู้จัดการบริษัทและผู้เชี่ยวชาญชั้นนำ
- เจ้าบ้านเปิดโอกาสให้แขกได้พูดความปรารถนา ความเห็น ขอแสดงความยินดี ข้อเสนอแนะ และคำพูดที่สร้างสรรค์ จัดให้มีการนำเสนอของที่ระลึก อัลบั้มที่ระลึก ตรา ที่อยู่
- ส่วนสุดท้ายคือการจัดงานเลี้ยง บุฟเฟ่ต์ การแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างไม่เป็นทางการ การติดต่อ และการสื่อสารประชาสัมพันธ์ทางธุรกิจในรูปแบบอื่นๆ
ผู้นำเสนอจะมีประโยชน์ในการทราบประเภทของคำถามที่อาจเป็นอันตรายต่อการนำเสนอ: คำถาม - การคัดค้านที่ซ่อนอยู่, คำถามเชิงป้องกัน, คำถามเชิงลึก, คำถามสาธิต, คำถามท้าทาย ฯลฯ
1. คำถาม-คัดค้าน - ถามในสถานการณ์ที่มีนัยสำคัญเกี่ยวกับการคุกคามผลประโยชน์ของผู้ถามคำถามนี้ คุณสามารถจัดการกับสิ่งนี้ได้โดยใช้เทคนิคปกติ:
- อย่าเข้ารับตำแหน่งป้องกัน
- ปรับคำถามใหม่ให้กับตัวคุณเอง
- อย่าเข้าร่วมข้อพิพาทที่เสนอ
- กล่าวถึงประโยชน์ของเรื่อง
2. การส่งต่อคำถาม - ถามเป็นกรณีๆ ไปเมื่อข้อเสนอของผู้นำเสนออาจกระทบต่อผลประโยชน์ของผู้ถามคำถาม วิธีปกติในการรับมืออย่างประสบความสำเร็จคือเปลี่ยนคำถามไปยังผู้ถาม ให้เขาพูด จากนั้นหากมีปัญหาในการแก้ไขปัญหาในระดับข้อเท็จจริง ให้ส่งต่อไปยังสมาชิกคนอื่นๆ ในกลุ่ม
3. คำถามสาธิต - ขอให้แสดงให้เพื่อนร่วมงานเห็นว่าผู้ถามคำถามมีความรู้ดีเพียงใด เป็นการเหมาะสมที่นี่ที่จะยกย่องความรู้ของฝ่ายตรงข้ามต่อสาธารณะ โดยยืนยันว่าเขามีความรู้และความสามารถเพียงใด
4. คำถามทดสอบ - ออกแบบมาเพื่อทดสอบความรู้และประสบการณ์ของผู้นำเสนอ สิ่งสำคัญที่นี่ไม่ใช่เพื่อพิสูจน์ความไม่รู้และความไร้ความสามารถของคุณในเรื่องนี้ เป็นประโยชน์ที่จะสัญญากับบุคคลที่ถามคำถามเพื่อค้นหาสิ่งที่ไม่รู้จักและปฏิบัติตามคำสัญญานี้
5. คำถามประนีประนอม - ถามเมื่อฝ่ายตรงข้ามแสดงวิจารณญาณที่อาจเกิดความขัดแย้งได้ง่าย มุ่งเป้าไปที่การป้องกันการเกิดความขัดแย้งและการปรองดองฝ่ายตรงข้ามโดยการถอดความข้อความที่ทำขึ้นโดยใช้ถ้อยคำที่อ่อนลง
6. คำถาม - ท้าทาย - ดังขึ้นเมื่อผู้นำเสนอแสดงวิจารณญาณบางอย่างที่รุกล้ำความรู้ของผู้ชมคนใดคนหนึ่งโดยไม่ได้ตั้งใจ สิ่งที่ดีที่สุดคือการล่าถอยทันที รักษาศักดิ์ศรี คืนสิทธิ์ให้คู่ต่อสู้ในครอบครองของเขา และหากเป็นไปได้ขอคำแนะนำจากเขา
7. คำถามคำเตือน - ถามเมื่อฝ่ายตรงข้ามแสดงวิจารณญาณที่เฉียบแหลมซึ่งมีแนวโน้มว่าจะเกิดความขัดแย้งได้ง่าย มุ่งเป้าไปที่การป้องกันความขัดแย้งโดยแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นในการปกป้องมุมมองของตนเองและความสามารถในการโต้แย้งอย่างมีเหตุผล
โดยทั่วไปแล้ว คำถามที่ตอบยากควรส่งถึงเพื่อนผู้เชี่ยวชาญ สมาชิกอีกคนของผู้ฟัง และเสนอให้อภิปรายทั่วไป คุณสามารถชะลอการตอบกลับของคุณได้ ปัญหาที่ซับซ้อนให้เวลาตัวเองคิดเกี่ยวกับมัน แต่อย่าลืมกลับมาอีกครั้งในอนาคต ไม่ว่าในกรณีใด สิ่งเหล่านี้ไม่สามารถถูกปิดปากหรือหลีกเลี่ยงได้ สิ่งนี้สามารถสร้างความประทับใจที่ไม่พึงประสงค์อย่างมากต่อผู้ชมที่เตรียมพร้อม มีประสบการณ์ในการอภิปราย และสร้างความไม่ไว้วางใจในข้อมูลทั้งหมดที่ให้ไว้
กดทัวร์
การทำงานโดยตรงกับนักข่าวในวันทัวร์สื่อมวลชนนั้นนำหน้าด้วยช่วงเตรียมการที่ค่อนข้างใช้แรงงานเข้มข้น รวมถึงการเจรจาที่ยาวนานทั้งภายในองค์กรและกับสื่อ กรมประชาสัมพันธ์ชี้แจงเป้าหมายการแถลงข่าวร่วมกับผู้บริหาร ซึ่งหมายความว่าการแถลงข่าวควรเน้นไปที่บางสิ่งที่สำคัญซึ่งได้บรรลุผลสำเร็จแล้ว หรือเพื่อการพัฒนาที่มีแนวโน้มขององค์กร (ภูมิภาค ทิศทางทางวิทยาศาสตร์) ในกรณีหลัง (การแถลงข่าวเพื่ออนาคต) สิ่งสำคัญคือต้องทำความคุ้นเคยกับแผนเหล่านี้ผ่านสื่อ ตลอดจนค้นหาพันธมิตรและนักลงทุน สำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์ ทันทีหลังจากตัดสินใจเดินชมสื่อมวลชน จะต้องได้รับจากเอกสารการจัดการ (คำสั่ง) ที่กำหนดเป้าหมายและวันที่ในการเดินชมสื่อมวลชน พร้อมทั้งระบุชื่อผู้รับผิดชอบ เพื่อเป็นการเตรียมความพร้อมและการปฏิบัติตน ถัดไป (ตามข้อตกลงกับฝ่ายบริหาร) กำหนดวัตถุการตรวจสอบสำหรับนักข่าวและแต่งตั้งผู้เชี่ยวชาญที่จะให้คำอธิบายในแต่ละวัตถุ มีการเลือกเส้นทางของการทัวร์สื่อมวลชน และผู้รับผิดชอบงานจะได้รับมอบหมายให้ตามจุดหยุดที่วางแผนไว้ของการทัวร์แต่ละแห่ง ความรับผิดชอบทั้งหมดในการรับรองการทำงานที่มีประสิทธิภาพและการรักษาการติดต่อกับพนักงานของภาคการบริหารและเศรษฐกิจของบริษัทนั้นดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญจากแผนกประชาสัมพันธ์ แผนกเดียวกันนี้มีส่วนร่วมในการสร้างและรักษาการสื่อสารอย่างสม่ำเสมอกับสื่อโดยอิงตามฐานข้อมูลสื่อขององค์กรและการติดต่อกับสื่อเป็นประจำ และรวบรวมรายชื่อนักข่าวเบื้องต้นซึ่งการปรากฏตัวในวันที่กำหนดจะเป็นที่พึงปรารถนาและเป็นประโยชน์ ควรคำนึงว่าตามการปฏิบัติแสดงให้เห็นว่านักข่าวประมาณ 50% ถูกรวมอยู่ในรายชื่อในตอนแรก เหตุผลต่างๆจะไม่สามารถเข้าเยี่ยมชมองค์กรได้ในวันนี้ บางคนได้ขอบคุณสำหรับคำเชิญและแสดงความเสียใจที่ไม่สามารถยอมรับได้ แต่ก็แสดงความสนใจและขอให้ส่งเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับงานนี้ แน่นอนว่าคำขอดังกล่าวควรได้รับเสมอ ตอนนี้เป็นเวลาที่จะมุ่งเน้นไปที่สิ่งเหล่านั้น วัสดุพิมพ์ซึ่งฝ่ายประชาสัมพันธ์ได้จัดเตรียมไว้เมื่อวางแผนการทัวร์สื่อมวลชน การตัดสินใจและข้อตกลงทั้งหมดที่สรุปได้จากงานนี้จะถูกเขียนลงบนกระดาษ ในที่นี้เราจะกล่าวถึงเฉพาะสื่อประเภทหลักที่ฝ่ายประชาสัมพันธ์จัดเตรียมไว้สำหรับการแถลงข่าวเท่านั้น การแบ่งกลุ่มวัสดุทั้งหมดค่อนข้างง่ายตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจไว้สำหรับกลุ่มเป้าหมายเฉพาะ และเริ่มจากมาก คำจำกัดความทั่วไปกลุ่มสาธารณะที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์จะต้องติดต่อด้วยเมื่อเตรียมและดำเนินการทัวร์แถลงข่าว เราแยกแยะผู้ชมภายในและภายนอก ทำงานเกี่ยวกับการสร้างแผนหรือหากคุณต้องการ สถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับแต่ละแผนกขององค์กรในการทัวร์สื่อมวลชนจะเริ่มทันทีหลังจากที่ฝ่ายบริหารออกคำสั่งให้ดำเนินการทัวร์สื่อมวลชนโดยระบุวัตถุประสงค์ เวลา และชื่อของนักแสดงที่รับผิดชอบในทุกขั้นตอนของ ทั้งการเตรียมการและการจัดทัวร์สื่อมวลชน โดยปกติแล้วพวกเขาจะเริ่มต้นด้วยการจัดทำโปรแกรมทัวร์สื่อมวลชนตามคำแนะนำทั่วไป จากนั้นจึงกำหนดว่าใครจะทำอะไรและเมื่อไหร่ และความรับผิดชอบเหล่านี้ไม่เพียงมอบหมายให้กับผู้เชี่ยวชาญด้านประชาสัมพันธ์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงบุคคลเฉพาะในแผนกเหล่านั้นที่จะเชิญนักข่าวด้วย ตลอดจนตัวแทนฝ่ายบริการด้านการบริหารและเศรษฐกิจ ทั้งหมดนี้เป็นทางการในรูปแบบของคำสั่งที่ระบุกำหนดเวลาในการดำเนินการ แน่นอนว่างานเตรียมการทั้งหมดจะเกิดขึ้นในการติดต่อปกติในระดับการประชุมทางธุรกิจเพื่อแก้ไข ประเด็นการปฏิบัติ. การทำงานกับผู้ชมภายนอกมีความเป็นทางการและชัดเจนมากขึ้นในแง่ของเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร หากงานที่มีการวางแผนการแถลงข่าวเป็นเรื่องจริงจังมากและฝ่ายบริหารเมืองอาจสนใจ ก็ควรส่งคำเชิญไปยังผู้นำเมือง ต่อมาหนึ่งวันก่อนงานแถลงข่าวคุณจะต้องได้รับการยืนยันทางโทรศัพท์และค้นหาชื่อและตำแหน่งของผู้ที่ตั้งใจจะเข้าร่วมงาน การติดต่อเป็นประจำจะได้รับการดูแลโดยตรงกับตัวแทนสื่อ:
- พวกเขาจะมีการแถลงข่าว - ประกาศด้วย ข้อความสั้น ๆเกี่ยวกับการทัวร์สื่อมวลชนที่กำลังจะเกิดขึ้นและคำเชิญให้เข้าร่วม
- ต่อมามีการส่งข่าวประชาสัมพันธ์ไปยังกองบรรณาธิการด้วย รายละเอียดข้อมูลเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการทัวร์สื่อมวลชนและการสื่อสารรายละเอียดบางส่วน
- ไม่กี่วันก่อนการแถลงข่าว องค์กรทางโทรศัพท์จะชี้แจงรายชื่อตัวแทนสื่อ รวมถึงวิทยุและโทรทัศน์ และข้อกำหนดในการรับรองด้านเทคนิคในการทำงาน
- ในช่วงเตรียมการทัวร์สื่อมวลชน แผนกประชาสัมพันธ์จะเตรียมชุดสื่อพิเศษซึ่งนำเสนอต่อนักข่าวทั้งเมื่อมาถึงหรือออกเดินทาง กำลังเตรียมข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อแจกจ่ายให้กับนักข่าวด้วย วัสดุอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กรและการผลิตและเทคโนโลยีเฉพาะในกรณีที่ตั้งใจจะทำ วัสดุที่ดีในหัวข้อการแถลงข่าว
ดังนั้น เมื่อจัดการแถลงข่าวเต็มรูปแบบในภูมิภาค จำเป็นต้องพิจารณาช่วงเหตุการณ์ต่างๆ เช่น:
- การประชุมที่สถานีรถไฟหรือสนามบิน ที่พัก การประชุมเชิงแนะนำโดยสรุปรายละเอียดการเข้าพักของคุณในเมือง
- ร่วมกับนักข่าวตลอดเส้นทางการแถลงข่าว
- อาหาร การพักผ่อนยามเย็น โปรแกรมวัฒนธรรม ช้อปปิ้ง;
- การประชุมร่วมกับฝ่ายบริหารและฝ่ายนิติบัญญัติของรัฐบาล
- เยี่ยมชมกิจกรรมและสิ่งอำนวยความสะดวกที่เกี่ยวข้อง
- เยี่ยมชมสถานที่ที่น่าสนใจที่สุดของเมือง ทำความคุ้นเคยกับการพัฒนาทางเศรษฐกิจและสังคมของพวกเขา
- การประชุมครั้งสุดท้าย สรุปผลการเดินทาง ออกไปที่สถานีหรือสนามบิน
โดยทั่วไป ความเข้มข้นของทรัพยากรในการจัดทัวร์สื่อมวลชนจะได้รับการชดเชยอย่างเต็มที่จากประสิทธิภาพการประชาสัมพันธ์ เนื่องจากเป็นระหว่างการเดินทาง อยู่ในกระบวนการร่วม กิจกรรมแรงงาน(ในที่นี้เราใช้อิทธิพลประเภทดังกล่าวต่อนักข่าวในฐานะการมีส่วนร่วม กิจกรรมร่วมกัน) การสื่อสารที่ไม่เป็นทางการและไว้วางใจเกิดขึ้น มีการสร้างการติดต่ออย่างใกล้ชิด ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่แน่นแฟ้นเกิดขึ้นกับกลุ่มนักข่าวและสมาชิกแต่ละคน ซึ่งในอนาคตจะนำเงินปันผลที่แท้จริงมาสู่ผู้เชี่ยวชาญด้านประชาสัมพันธ์และบริษัท
แผนกต้อนรับ
ปัญหาทางธุรกิจในการประชาสัมพันธ์และการส่งเสริมการขายได้รับการแก้ไขไม่เพียงแต่ที่โต๊ะเจรจาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงในระหว่างการรับรองด้วย ในงานเลี้ยงรับรอง คู่ค้าทางธุรกิจจะได้รับโอกาสในการรับ ข้อมูลเพิ่มเติม, เจาะลึกและขยายการติดต่อ สำหรับนักธุรกิจ ประการแรกการต้อนรับคือความต่อเนื่องของกิจกรรมอย่างเป็นทางการในรูปแบบและสภาพแวดล้อมที่แตกต่างกัน ที่แผนกต้อนรับส่วนหน้าจะมีการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและข้อมูลอย่างแข็งขันและมิตรภาพได้ถูกสร้างขึ้นซึ่งมีความสำคัญมากในการติดต่อทางธุรกิจ จำเป็นต้องแยกแยะระหว่างเทคนิคปัจจุบันและเทคนิคตัวแทนที่มุ่งแก้ไขปัญหาต่างๆ
1. แผนกต้อนรับส่วนหน้าจะดำเนินการเป็นประจำซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมประจำวันของบริษัท การทำงานกับผู้เยี่ยมชมและลูกค้าในระหว่างการต้อนรับนั้นดำเนินการโดยฝ่ายบริหารของ บริษัท และโดยผู้เชี่ยวชาญจากแผนกภายใน แผนกต้อนรับส่วนหน้าเกิดขึ้นในห้องทำงานพิเศษหรือในมุมแผนกต้อนรับแยกต่างหากซึ่งแยกจากบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตพร้อมเฟอร์นิเจอร์และโต๊ะสำหรับการเจรจา สามารถเสิร์ฟกาแฟได้ในขณะที่ดูสื่อส่งเสริมการขาย ฝ่ายบริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องกับแผนกต้อนรับส่วนหน้าในปัจจุบันจะต้องเข้าใจอย่างชัดเจนว่าแขกจะพบกับใคร เมื่อใด และนานเท่าใด ในระหว่างการต้อนรับในปัจจุบัน จำเป็นต้องให้แน่ใจว่าบรรยากาศการเจรจาสงบ ซึ่งสอดคล้องกับประเพณีขององค์กรและสไตล์ขององค์กร
2. การต้อนรับตัวแทน - รูปแบบองค์กรการสื่อสารประชาสัมพันธ์ของพนักงานบริษัทกับแขกซึ่งมีลักษณะเป็นตอนๆ ในโอกาสที่มีเหตุการณ์สำคัญ วันครบรอบ วันครบรอบการก่อตั้งบริษัทหรือการสร้างบริษัท งานเลี้ยงต้อนรับผู้บริหารจะมาพร้อมกับการประชุมแขกผู้มีเกียรติและคณะผู้แทนจากบริษัทพันธมิตร แขกที่มาร่วมงานจะต้องได้รับการแนะนำให้รู้จักกันจากเจ้าภาพ (วิธีการแนะนำขึ้นอยู่กับรูปแบบของการต้อนรับ ระดับ และจำนวนแขก) การแนะนำแขกอาจเกิดขึ้น วิธีทางที่แตกต่าง: โดยการประกาศเป็นการส่วนตัวถึงผู้ที่มาถึงในระหว่างการต้อนรับ หรือโดยการแสดงบัตรแขกพร้อมชื่อ ตำแหน่ง ตำแหน่ง คุณสามารถใช้ "สมุดบันทึก" พิเศษที่ทุกคนสามารถฝากความปรารถนาสั้น ๆ แสดงความคิดเห็นหรือขอลายเซ็นได้
โดยทั่วไป ผู้เชี่ยวชาญด้านประชาสัมพันธ์จะฝึกการต้อนรับในรูปแบบต่างๆ ดังต่อไปนี้: ในเวลากลางวัน ตอนเย็น เป็นทางการ ไม่เป็นทางการ การต้อนรับแบบมีและไม่มีโต๊ะนั่ง งานเลี้ยงรับรองในช่วงกลางวัน: “แก้วแชมเปญ”/“แก้วไวน์” และ “อาหารเช้า”
- แผนกต้อนรับส่วนหน้า "Glass of Champagne" หรือ "Glass of Wine" มักจะเริ่มเวลา 12:00 น. และสิ้นสุดจนถึง 13:00 น. ตามกฎแล้วที่แผนกต้อนรับจะเสิร์ฟเฉพาะแชมเปญ ไวน์ และน้ำผลไม้ อาจเป็นถั่ว แซนด์วิชชิ้นเล็ก และเค้ก ไม่อนุญาตให้มีที่นั่งระหว่างแผนกต้อนรับ ชุด - ชุดสูทลำลองหรือแต่งตัว เทคนิคนี้โดดเด่นด้วยการเตรียมการที่เรียบง่ายและใช้เวลาเพียงเล็กน้อย โอกาสอาจเป็นวันครบรอบ บริษัท การพบปะกับตัวแทนของบริษัทพันธมิตร การเปิดนิทรรศการ การแสดงแบบจำลอง ตัวอย่าง
- "อาหารเช้า" สามารถให้บริการได้ระหว่างเวลา 12:00 น. - 15:00 น. ระยะเวลาโดยเฉลี่ยคือ 1–1.5 ชั่วโมง โดยจะใช้เวลาอยู่ที่โต๊ะ 45 ถึง 60 นาที และดื่มกาแฟจาก 15 นาทีถึงครึ่งชั่วโมง “อาหารเช้า” แตกต่างจากอาหารกลางวันในจานที่น้อยกว่า โดยจะมีการเสิร์ฟอาหารหนึ่งหรือสองจาน ของว่างเย็น ๆ,อาหารจานร้อนหนึ่งจาน การแต่งกายมักจะเป็นแบบลำลอง จัดขึ้นเนื่องในโอกาสการมาเยือนของที่น่าสนใจและ คนที่เหมาะสมการเซ็นสัญญาที่สำคัญหรือการรักษาความสัมพันธ์ที่เป็นประโยชน์กับพันธมิตรและตัวแทนของสื่อมวลชน แนวทางการต้อนรับนำโดยผู้นำเสนอหรือกลุ่มผู้นำเสนอที่มีความรู้เรื่องการอภิปรายหรือการลงนามและมีความสนใจในผลการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น
งานเลี้ยงรับรองในช่วงเย็นจะถือว่าเป็นทางการมากขึ้น ซึ่งรวมถึง: “ค็อกเทล”, “อะลาบุฟเฟ่ต์”, “อาหารกลางวัน”, “บุฟเฟ่ต์อาหารกลางวัน”, “อาหารเย็น”, “ชา”, “กาแฟ”
- แผนกต้อนรับส่วนหน้า "ค็อกเทล" เริ่มประมาณ 17:00 น. และใช้เวลาประมาณ 2 ชั่วโมง (เป็นเรื่องปกติที่จะระบุเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของการต้อนรับในคำเชิญ) หากพนักงานของบริษัทไม่มาร่วมงานต้อนรับด้วยกัน ตามมารยาท พนักงานรุ่นน้องควรมาถึงสถานที่ก่อนฝ่ายบริหาร คุณควรออกจากแผนกต้อนรับในลำดับย้อนกลับ: อันดับแรกผู้บริหารจะลาออก จากนั้นพนักงานที่เหลือตามลำดับ ในระหว่างแผนกต้อนรับ พนักงานเสิร์ฟจะเสิร์ฟค็อกเทลหนึ่งแก้วให้กับแขกที่ยืน การแต่งกาย: ชุดสูทหรือชุดลำลอง
- แผนกต้อนรับส่วนหน้า "A la Buffet" เช่น "ค็อกเทล" จะจัดขึ้นระหว่างเวลา 17.00 น. - 20.00 น. และใช้เวลา 2 ชั่วโมง "ค็อกเทล" และ "A la Buffet" จะจัดขึ้นแบบยืนซึ่งช่วยให้คุณสามารถรองรับแขกจำนวนมากได้ จำนวนแขกและให้อิสระในการเคลื่อนย้ายเพื่อสร้างการติดต่อทางธุรกิจสูงสุดที่เป็นไปได้ หลังจากงานเลี้ยงต้อนรับแล้ว คุณสามารถฉายภาพยนตร์หรือภาพยนตร์โฆษณาได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเป้าหมายที่ดำเนินการ การแต่งกาย - ชุดสูทหรือชุดลำลอง (สามารถเน้นความเคร่งขรึมของงานเลี้ยงตอนเย็นได้โดยระบุการแต่งกายในคำเชิญ) ภาพยนตร์โฆษณาเป็นเครื่องมือประชาสัมพันธ์ที่ทรงพลังที่ช่วยให้คุณสามารถเผยแพร่ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับบริษัทได้ฟรี เมื่อเตรียมสิ่งเหล่านี้ คุณต้องพิจารณาบทภาพยนตร์อย่างรอบคอบ วัตถุประสงค์ในการฉายภาพยนตร์ ระยะเวลา; การสนับสนุนวัสดุ(สะดวกเมื่อเดินทางไปชมนิทรรศการ, เข้าร่วมสัมมนาระดับนานาชาติ, เพื่อจัดแสดงในงานเลี้ยงรับรอง, การนำเสนอผลงาน)
- งานเลี้ยงอาหารกลางวันถือเป็นการต้อนรับที่มีเกียรติและเคร่งขรึมที่สุด โดยปกติจะเริ่มระหว่างเวลา 17.00 น. - 19.00 น. ใช้เวลาประมาณ 2-3 ชั่วโมงหรือมากกว่านั้น แขกจะนั่งที่โต๊ะรับประทานอาหารเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมง จากนั้นจึงย้ายไปอีกห้องหนึ่งที่เป็นทางการน้อยกว่า ซึ่งมีผลไม้ ชา และกาแฟให้บริการ รับประทานอาหารกลางวันโดยมีแขกนั่ง การแต่งกายเป็นทางการ
หนึ่งใน คุณสมบัติลักษณะเวลาของเราเรียกได้ว่าเป็นกระแสนิยมใช้ศัพท์ภาษาอังกฤษ โดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ การเมือง และการประชาสัมพันธ์
หนึ่งในเงื่อนไขเหล่านี้คือคำว่า "การบรรยายสรุป"ซึ่งมักใช้เพื่อแสดงถึงการติดต่อกับสื่อมวลชนหรือการโต้ตอบอื่นๆ กับผู้ชม เรามาดูกันว่าการบรรยายสรุปคืออะไรและทำไมจึงมักจัดขึ้น
การบรรยายสรุปคืออะไร?
ภาคเรียน "การบรรยายสรุป"ยืมโดยตรงจาก เป็นภาษาอังกฤษซึ่งในทางกลับกันก็ถูกสร้างขึ้นจากคำนั้น "รวบรัด" — สั้นสั้น .
ในปัจจุบัน การบรรยายสรุปถือเป็นการประชุมสั้นๆ ของเจ้าหน้าที่ตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไปกับสื่อมวลชนหรือผู้ฟังที่สนใจอื่นๆ ซึ่งในระหว่างนั้นจะมีตำแหน่งของบุคคลเหล่านี้ในหนึ่งหรือหลายรายการ หัวข้อสำคัญตามด้วยช่วงถามตอบกับสื่อมวลชน
วัตถุประสงค์หลักของการบรรยายสรุปคือการถ่ายทอดจุดยืนของประชาชนทั่วไปในหัวข้อดังกล่าว ต่อมาข้อมูลที่เจ้าหน้าที่ให้ไว้จะถูกเผยแพร่ในสื่อ ออกอากาศทางโทรทัศน์และวิทยุ และเผยแพร่ผ่านแหล่งข้อมูลทางอินเทอร์เน็ต
คุณสมบัติของการบรรยายสรุป
บ่อยครั้งที่การบรรยายสรุปจะจัดขึ้นหลังจากเหตุการณ์สำคัญและเปิดเผยต่อสาธารณะ เหตุการณ์สำคัญเป็นที่สนใจของประชาชนทั่วไป ความแตกต่างที่สำคัญจากการแถลงข่าวคือความกะทัดรัด การบรรยายสรุปจะใช้เวลาไม่เกินครึ่งชั่วโมง นอกจากนี้ยังไม่มีส่วนการนำเสนอ และผู้เข้าอบรมจะเริ่มนำเสนอข้อมูลหลักทันที
วิทยากรกล่าวเปิดงานไม่เกิน 10 นาที หลังจากนั้นตัวแทนสื่อมวลชนจะได้รับโอกาส ตามกฎแล้วทั้งคำถามและคำตอบมีเพียงข้อมูลที่สำคัญที่สุดเท่านั้น เนื่องจากมีการจัดสรรเวลาน้อยมากสำหรับการบรรยายสรุป
รูปแบบนี้ไม่จำเป็นต้องถือไว้ในห้องโถงที่สะดวกสบายพร้อมเบาะนั่งที่นุ่มนวล การบรรยายสรุปมักจัดขึ้นแบบยืนและในสถานที่ที่สะดวกสำหรับเจ้าหน้าที่ - ในล็อบบี้ของโรงแรม โถงสนามบิน หรืออาคารบริหาร
จะดำเนินการบรรยายสรุปอย่างถูกต้องได้อย่างไร?
หากคุณได้รับมอบหมายให้บรรยายสรุปและเน้นประเด็นบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของโครงสร้างที่คุณทำงาน ขอแนะนำให้ปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้เมื่อดำเนินการ
1. จำกัดระยะเวลาการจัดงานทันที ไม่เช่นนั้นอาจไม่สั้นอย่างที่วางแผนไว้
2. ศึกษาเบื้องต้นเกี่ยวกับผู้ฟังในอนาคต อายุของผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่ ระดับการศึกษา มุมมอง ฯลฯ เขียนข้อความเกริ่นนำของคุณตามนั้นและพิจารณาคำตอบของคำถามที่น่าจะเป็นไปได้มากที่สุด
3. พยายามคิดหาวิธีเอาชนะความเห็นอกเห็นใจของผู้ที่อยู่ในปัจจุบัน นี่อาจเป็นคำถามเชิงวาทศิลป์ เรื่องตลกขำขัน คำกล่าวจากบุคคลสาธารณะที่ได้รับความเคารพจากสาธารณชน เป็นต้น
4. พิจารณาวิธีกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมถามคำถามอย่างกระตือรือร้น การบรรยายสรุปที่เลวร้ายที่สุดคือความเงียบจนหูหนวกซึ่งตามมาในตอนท้ายของสุนทรพจน์เปิดงาน
5. อย่าแนะนำตัวยาวเกินไป ผู้เข้าร่วมการบรรยายสรุปควรได้รับข้อมูลที่จำเป็นจากการถามคำถาม
6. อย่ากระจายความสนใจของผู้ฟังโดยเบี่ยงเบนไปจากหัวข้อที่ระบุ
7. หากเหลือเวลาไม่กี่นาทีก่อนจบการประชุม และคำถามหมดไป ให้ใช้เวลานี้โดยสรุปการประชุมสั้นๆ เตือนผู้เข้าร่วมถึงประเด็นหลักที่ครอบคลุมระหว่างการบรรยายสรุป และขอบคุณพวกเขาที่ให้ความสนใจ
ทำไมถึงต้องมีการบรรยายสรุป?
วัตถุประสงค์หลักของการบรรยายสรุปคือเพื่อให้ครอบคลุมเหตุการณ์ที่เป็นสาธารณประโยชน์ทันที “โดยไม่ชักช้า” บุคคลสำคัญทางการเมืองและสาธารณะดำเนินการบรรยายสรุปโดยไม่ต้องเตรียมการล่วงหน้า เพราะพวกเขารู้วิธีสื่อสารกับผู้ฟังและรู้วิธีนำเสนอข้อมูลอย่างได้เปรียบแม้กระทั่งกับผู้ฟังเชิงลบ
สำหรับนักข่าว วัตถุประสงค์ของการบรรยายสรุปคือการได้รับข้อมูลใหม่โดยตรงจากผู้เข้าร่วมหรือผู้เขียนกิจกรรม
การบรรยายสรุปและการแถลงข่าวเป็นการประชุมระหว่างเจ้าหน้าที่และตัวแทนสื่อเพื่อแจ้งให้สาธารณชนทราบถึงประเด็นปัจจุบัน
การบรรยายสรุปมีไว้เพื่อ ภาพรวมโดยย่อหลายงานใช้เวลาไม่เกิน 30-40 นาที และส่วนใหญ่ใช้งานโดยหน่วยงานของรัฐ งานแถลงข่าวมีไว้สำหรับการอภิปรายโดยละเอียดในประเด็น 1-2 และโดยเฉลี่ยจะใช้เวลา 1.5 ชั่วโมง
งานแถลงข่าว - งานสื่อที่จัดขึ้นในกรณีที่มีข่าวสำคัญทางสังคมและองค์กรหรือบุคคล บุคคลที่มีชื่อเสียงที่เกี่ยวข้องกับข่าวนี้โดยตรง จึงขอแสดงความเห็น
วัตถุประสงค์ของการแถลงข่าวคือเพื่ออำนวยความสะดวกในการเผยแพร่ข้อมูลตามเป้าหมายระหว่างกองบรรณาธิการสื่อ พวกเขาเร่งการไหลของข้อมูลไปยังสำนักบรรณาธิการโดยแยกตามอำนาจของแหล่งข่าวและความน่าเชื่อถือของข้อมูล ในกรณีนี้ คุณสามารถตรวจสอบและชี้แจงเวอร์ชันต่างๆ ซ้ำๆ และรับแพ็คเกจข่าวสารเพิ่มเติมได้เสมอ
ประการแรก การให้ความเห็นเกี่ยวกับข้อมูลที่เสนอสามารถทำได้โดยการเชิญหน่วยงานที่ได้รับการยอมรับในสาขาของตน ซึ่งมีความสนใจเป็นการส่วนตัวในการรายงานข้อมูลที่สมบูรณ์ที่สุด และประการที่สอง โดยกฎระเบียบของการแถลงข่าวเอง ซึ่งจัดให้มีการชี้แจงคำถามจากนักข่าว โดยจัดหาให้พวกเขาด้วย ข่าวประชาสัมพันธ์และข้อความสุนทรพจน์
การจัดงานแถลงข่าวจะสมเหตุสมผลก็ต่อเมื่อ:
· มีข่าว “ร้อนแรง” ในองค์กรและจำเป็นต้องสร้างข้อความสำคัญที่นักข่าวอาจมีคำถาม หรือมีความจำเป็นเร่งด่วนในการตอบสนองต่อเหตุการณ์บางอย่าง
· ผู้เชี่ยวชาญชื่อดังเข้ามาในเมือง คนที่น่าสนใจพร้อมพูดต่อหน้าสื่อมวลชน
· นักข่าวชอบที่จะติดต่อกับข้อมูลส่วนบุคคลกับเจ้าหน้าที่
ในกรณีอื่นๆ ข้อมูลจะถูกสื่อสารไปยังสื่อผ่านการแถลงข่าว
การบรรยายสรุป - ข้อความแจ้งข้อมูลสั้นๆ ซึ่งโดยปกติจะให้โดยเจ้าหน้าที่ ตัวแทนรัฐบาล องค์กรระหว่างประเทศโครงสร้างทางการค้าร่วมกับตัวแทนสื่อมวลชนเพื่อแจ้งให้ทราบ เหตุการณ์สำคัญ,ในระหว่างการเจรจาระหว่างประเทศ, การประชุมสัมมนา, สัมมนา.
เป้าหมายหลักเกี่ยวข้องกับการตอบสนองความต้องการข้อมูลของผู้ชมโดยการสื่อสารข้อมูลและข้อเท็จจริงในนามของหน่วยงานราชการและผู้บริหารระดับสูง ในเวลาเดียวกัน มีการเปรียบเทียบแนวทางที่แตกต่างกันของผู้เข้าร่วมกิจกรรมในการประเมินปัญหาเดียวกัน มีการระบุมุมมองอย่างเป็นทางการ และตำแหน่งที่พัฒนาขึ้นมีแรงจูงใจสั้นๆ
การตรวจสอบข้อมูลเอกสาร การตัดสินใจทำไม่หมายความถึงการแสดงความคิดเห็น การประเมิน การชี้แจง การอ้างอิงถึงเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นโดยไม่ได้ตั้งใจ ฯลฯ รายการที่ไม่แยแสหรือการเล่าเรื่องโดยย่อของข้อกำหนดหลักที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ เน้นย้ำความเป็นทางการของข้อมูลและการตีความที่ไม่คลุมเครือ
สามารถนำเสนอบทสรุปโดยสรุปของหัวข้อการบรรยายสรุปแก่นักข่าวเพื่อชี้แจงแนวคิดหลักและรายละเอียดข้อเท็จจริงของการประชุม ไม่มีความคิดเห็นหรือคำพูดส่วนตัว
การบรรยายสรุปทำให้คุณสามารถถ่ายทอดข้อมูลไปยังสื่อเกือบทุกสำนักพร้อมกัน โดยไม่ต้องเสียเวลาเตรียมข่าวประชาสัมพันธ์แยกต่างหากสำหรับสิ่งพิมพ์ โทรทัศน์ และวิทยุแต่ละช่อง
การบรรยายสรุปเป็นแบบอะนาล็อกของการแถลงข่าว ซึ่งมีความโดดเด่นด้วยการขาดส่วนการนำเสนอ ขั้นตอนการอภิปรายข้อมูล และความเป็นทางการน้อยกว่า คำถามของนักข่าวได้รับคำตอบเกือบจะในทันที ตัวอย่างเช่น การแถลงข่าวก่อนการแข่งขันและการบรรยายสรุปหลังการแข่งขันสำหรับนักข่าว
โดยปกติแล้ว การบรรยายสรุปจะจัดขึ้นเป็นแคมเปญหลังการประชาสัมพันธ์สำหรับกิจกรรมทางธุรกิจ
แน่นอนว่าไม่มีการเสิร์ฟน้ำแร่ แซนด์วิช ฯลฯ ในระหว่างการบรรยายสรุป นอกจากนี้ การบรรยายสรุปสามารถจัดขึ้นแบบยืนโดยไม่มีนักข่าวและวิทยากรนั่งที่โต๊ะ
แหล่งข้อมูลระบบบริหารคุณภาพ
เมื่อพัฒนาแนวคิดของงานสื่อสารมวลชน สิ่งแรกที่ต้องทำคือต้องตัดสินใจเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการศึกษา ในขั้นตอนนี้ นักข่าวจำเป็นต้องมีทักษะในการรวบรวมและประมวลผลข้อเท็จจริง ในเรื่องนี้ สิ่งที่เกี่ยวข้องมากที่สุดคือความสามารถในการรับข้อมูลที่ "จำเป็น" ข้อมูลนักข่าวที่ "จำเป็น" ที่สุดนี้ต้องมีคุณสมบัติหลายประการ ซึ่งชุดแบบดั้งเดิมประกอบด้วยความเป็นกลาง ความจริง ความแปลกใหม่ ความครบถ้วน ความน่าเชื่อถือ ฯลฯ เราไม่ควรลืมว่าข้อมูลข่าวสารนั้นเป็นสารคดี ข้อมูลนี้อิงจากข้อเท็จจริงที่แท้จริงซึ่งพบและบันทึกโดยนักข่าว
โดยพื้นฐานแล้วทั้งหมด สภาพแวดล้อมข้อมูลแหล่งข้อมูลแบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลัก ได้แก่ เอกสาร บุคคล และสภาพแวดล้อมวัตถุ-วัตถุ
เมื่อพูดถึงความสำคัญของเอกสารในฐานะแหล่งข้อมูลในแวดวงสื่อสารมวลชน การนำเสนอในรูปแบบแคบๆ เท่านั้นก็ไม่ถูกต้อง ในขณะเดียวกัน ตามที่ G.V. Lazutina เขียน "ความหมายของคำทั้งสองเกี่ยวข้องกับการสื่อสารมวลชน: "เอกสารธุรกิจ" เป็นเพียงหนึ่งในแหล่งข้อมูลสารคดีหลายประเภทที่ตกอยู่ในขอบเขตความสนใจของนักข่าวตามวัตถุประสงค์ของกิจกรรม ”
การสื่อสารของนักข่าวกับแหล่งข้อมูลสารคดีเริ่มต้นด้วยการค้นหา จำเป็นต้องทำงานกับเอกสาร ระดับสูงการรู้หนังสือบรรณานุกรมความเข้าใจอย่างกว้าง ๆ เกี่ยวกับประเภทและประเภทของเอกสาร ในแวดวงสื่อสารมวลชน นักวิจัยส่วนใหญ่ใช้การจำแนกประเภทของเอกสารดังต่อไปนี้ ตามประเภทของกิจกรรม:
1. การบริหารของรัฐ
2. การผลิตและการบริหาร
3. สังคม-การเมือง;
4. วิทยาศาสตร์;
5. กฎระเบียบและทางเทคนิค
6. การอ้างอิงและข้อมูล
7. ศิลปะ
การจำแนกประเภทที่สองของเอกสารจะขึ้นอยู่กับการจัดกลุ่มตามพื้นที่ที่มีการเผยแพร่ เรือประกอบด้วยเอกสาร:
1. การผลิต;
2. องค์กรสาธารณะ;
3. ครัวเรือน.
กระบวนการของนักข่าวในการเรียนรู้เอกสารประกอบด้วยสามขั้นตอน: การดึงข้อมูล การตีความ และการบันทึก ประการแรกสันนิษฐานว่าความสามารถของนักข่าวในการประมวลผลผลิตภัณฑ์ข้อมูลที่เป็นสัญลักษณ์ได้อย่างรวดเร็วและลึกซึ้ง คุณภาพวินาทีนั้นขึ้นอยู่กับการวิเคราะห์ การประเมิน และคำอธิบายของข้อมูลที่ได้รับ “ขึ้นอยู่กับว่านักข่าวสามารถรวมการพิจารณาได้มากน้อยเพียงใด การใช้ความคิดเบื้องต้นเกณฑ์การประเมินที่กำหนดโดยระบบความรู้ด้านระเบียบวิธีทั่วไปและลักษณะพิเศษ” มากขึ้นอยู่กับทักษะในการบันทึกข้อมูลที่ได้รับอย่างแม่นยำจากการศึกษาเอกสารสารคดี ในบริบทนี้ เป็นการเหมาะสมที่จะพูดคุยเกี่ยวกับการสร้างเอกสารใหม่ - บันทึกทางวิชาชีพของนักข่าวซึ่งอาจมีผลบังคับทางกฎหมายภายใต้เงื่อนไขบางประการ
การมีข้อมูลสารคดีเพียงพอ นักข่าวสามารถสร้างข้อความตามข้อมูลนั้นได้เท่านั้น
ภายใต้ วัตถุวัสดุสิ่งแวดล้อม หมายถึง สถานการณ์ที่อยู่รอบตัวเรา สิ่งของและสิ่งของสามารถบอกเล่าเหตุการณ์ต่างๆ ได้บ้างไม่น้อยไปกว่าตัวบุคคล คำถามหลักสำหรับนักข่าว: จะหาแหล่งข้อมูลเหล่านี้ได้ที่ไหน บน ช่วงเวลานี้สังคมได้สร้างความเข้าใจถึงความจำเป็นในการให้การสนับสนุนข้อมูลองค์กรแก่สื่อ
ปัจจุบันมีค่อนข้างกว้างขวาง ระบบสารสนเทศนักข่าวเกี่ยวกับเหตุการณ์ปัจจุบัน G.V. Lazutina ถือว่าสิ่งต่อไปนี้เป็นรูปแบบหลัก:
1. การบรรยายสรุป - การประชุมสั้น ๆ ของผู้ปฏิบัติงานด้านสื่อ ซึ่งพวกเขาจะคุ้นเคยกับจุดยืนของโครงสร้างรัฐบาลในประเด็นใดประเด็นหนึ่ง
2. การนำเสนอ - การประชุมพิธีการของตัวแทนของโครงสร้างของรัฐ สาธารณะ หรือส่วนตัวกับสาธารณะ รวมถึงตัวแทนของสื่อมวลชน เพื่อทำความคุ้นเคยกับองค์กรใหม่ ผลิตภัณฑ์ใหม่ ผลลัพธ์ใหม่ของกิจกรรม
3. งานแถลงข่าว-การประชุมภาครัฐหรือ บุคคลสาธารณะ, ผู้แทนด้านวิทยาศาสตร์, วัฒนธรรม ฯลฯ กับนักข่าวเพื่อแจ้งเหตุการณ์ปัจจุบันหรือตอบคำถาม
4. ข่าวประชาสัมพันธ์ – สรุปพิเศษของรายงานข่าวเกี่ยวกับข้อเท็จจริงที่สำคัญในด้านความเป็นจริงโดยเฉพาะซึ่งจัดทำโดยบริการสื่อมวลชนที่เกี่ยวข้อง
5. กระดานข่าวข้อมูลพิเศษเกี่ยวกับเหตุการณ์ปัจจุบันในกิจกรรมเฉพาะที่สร้างโดยสำนักข่าวขององค์กร
6. ข้อความฉุกเฉินทางแฟกซ์หรือ อีเมลที่ได้รับจากสื่อมวลชนจากเลขานุการสื่อมวลชนและบริการสื่อมวลชน ศูนย์ข่าวของหน่วยงานต่างๆและสมาคมสาธารณะ
พวกเขาจัดหาข้อมูลให้กับบรรณาธิการสื่อซึ่งจะสะท้อนให้เห็นในสื่อสิ่งพิมพ์และการออกอากาศในเวลาต่อมา ควรกล่าวถึงสโมสรและสมาคมนักข่าวเป็นพิเศษ จริงๆ แล้วพวกเขาไม่ได้เป็นผู้ผลิตข้อมูล แต่อำนวยความสะดวกในการแลกเปลี่ยนและเผยแพร่ข้อความสำคัญ การสรุปสัญญาและข้อตกลงในพื้นที่นี้
บุคคลคือตัวเชื่อมโยงที่สำคัญในระบบแหล่งข้อมูล G.V. Lazutina อ้างถึงประเพณีทางวิทยาศาสตร์ของอเมริกา ซึ่งจัดเป็น "แหล่งที่มีชีวิต" "และนี่ไม่ใช่แค่ความหมายโดยตรงเท่านั้น มนุษย์เป็นหัวข้อของกิจกรรม เขาถูกรวมอยู่ในกระบวนการทางธรรมชาติและสังคมผ่านการเชื่อมโยงต่างๆ มากมาย ดังนั้น แหล่งข้อมูลที่ไม่สิ้นสุด”
แท้จริงแล้ว ในด้านหนึ่งบุคคลนั้นเป็นพยานหรือมีส่วนร่วมในเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นรอบตัวเรา และดังนั้นจึงทำหน้าที่เป็นผู้ส่งข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์เหล่านี้ ในทางกลับกัน เขาเป็นเจ้าของข้อมูลเกี่ยวกับตัวเขาเอง เกี่ยวกับโลกภายในที่มีเอกลักษณ์ของเขา และสุดท้ายเขาก็เป็นผู้ส่งข้อมูลที่ได้รับจากผู้อื่น
ลักษณะเฉพาะของแหล่งข้อมูลนี้คืออาจหรืออาจไม่เปิดกว้างต่อนักข่าว: ในฐานะสังคม เขาเองก็ตั้งโปรแกรมพฤติกรรมของเขา ซึ่งนักข่าวทุกคนที่ทำงานกับแหล่งข้อมูลนี้จะต้องนำมาพิจารณาด้วย