การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ELMA: ระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ
การไหลของเอกสารมีอยู่ในองค์กรใด ๆ ตั้งแต่รูปแบบที่นักพรตที่สุดระหว่างนักบัญชีและผู้อำนวยการในรูปแบบกระดาษไปจนถึงห่วงโซ่ที่ซับซ้อนของการดำเนินการแบบขนานและต่อเนื่องภายในกรอบการทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับค่อนข้างมาก บริษัทขนาดใหญ่การจัดการเอกสารคือ ไม่ใช่งานง่าย: การเก็บทุกอย่างให้เป็นระเบียบเป็นเรื่องยากมากโดยเฉพาะเมื่อมีเอกสารจำนวนมาก
ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยนำความเป็นระเบียบมาสู่ระบบเอกสารขององค์กรและทำให้การทำงานกับเอกสารมีความชัดเจนและมีประสิทธิภาพ
แอปพลิเคชั่น "ELMA: การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์"ช่วยให้คุณดำเนินการได้โดยอัตโนมัติ การจัดเก็บที่จัดระเบียบการค้นหา การลงทะเบียน การอนุมัติ และการติดตามการดำเนินการปัจจุบันด้วยเอกสาร ด้วยการใช้แอปพลิเคชัน ELMA: Electronic Document Management เอกสารในองค์กรจึงเริ่มทำงานได้จริง
ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของรัสเซียมักจะทำให้ผู้ใช้หวาดกลัวด้วยอินเทอร์เฟซที่ยุ่งยาก แต่อาจใช้งานได้ เมื่อพัฒนา ELMA: แอปพลิเคชันการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ งานที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดอย่างหนึ่งคือการสร้างอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่น่าพึงพอใจ สะดวกสบาย และใช้งานง่าย ELMA: แอปพลิเคชันการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีอินเทอร์เฟซการจัดเก็บไฟล์มาตรฐานที่คุ้นเคยแม้กระทั่งกับผู้ใช้คอมพิวเตอร์ที่ไม่มีประสบการณ์ คุณสมบัติแอปพลิเคชันเพิ่มเติมสามารถเข้าถึงได้ผ่านปุ่มแถบเครื่องมือและเมนูที่จัดวางอย่างชาญฉลาด ดังนั้นผู้ใช้จะเห็นเฉพาะสิ่งที่เขาต้องการจริงๆในการทำงาน - องค์ประกอบที่ไม่จำเป็นทั้งหมดจะถูกซ่อนไว้ แต่สามารถเข้าถึงได้ง่ายหากจำเป็น ด้วยเหตุนี้ จึงรับประกันความชำนาญของระบบได้อย่างรวดเร็วภายในเซสชันการทำงานเพียงสองหรือสามเซสชัน
เบื้องหลังอินเทอร์เฟซที่เรียบง่ายและชัดเจนมีฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลายซึ่งผู้ใช้ที่มีประสบการณ์มากกว่าเล็กน้อยสามารถใช้เพื่อแก้ไขได้ งานที่ซับซ้อนการไหลของเอกสารในองค์กร ดังนั้น แอปพลิเคชัน “ELMA: การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์” จึงช่วยให้คุณติดตามการไหลของเอกสาร เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน และไม่ต้องการให้ผู้ใช้มีความรู้เชิงลึกในด้านการจัดการระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
การป้อนเอกสารและการลงทะเบียน
อินเทอร์เฟซสำหรับการป้อนและลงทะเบียนเอกสารในระบบนั้นเรียบง่ายและชัดเจน - มันถูกนำไปใช้ในรูปแบบของตัวช่วยสร้างซึ่งประกอบด้วยขั้นตอนต่อเนื่องหลายขั้นตอน เมื่อนำเอกสารเข้าระบบผู้ใช้งานจะต้องระบุรายละเอียดเอกสารที่จำเป็นและแนบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น จากข้อมูลนี้ ระบบจะสร้างการ์ดเอกสาร ซึ่งเป็นหน้าที่แสดงข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับเอกสาร หากมีการลงทะเบียนเอกสาร ผู้ใช้จะต้องระบุคุณลักษณะการลงทะเบียนเพิ่มเติมบางอย่างด้วย การดำเนินการเหล่านี้สามารถทำให้ง่ายขึ้นหรือขยายออกได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าระบบ
แต่ละเอกสารในระบบสามารถมีไฟล์ได้ไม่จำกัดจำนวนเวอร์ชัน ในกรณีนี้ ไฟล์เวอร์ชันเดียวเท่านั้นที่จะเกี่ยวข้อง (ปัจจุบัน) และส่วนที่เหลือจะเป็นไฟล์แบบร่างหรือเวอร์ชันล้าสมัย ดังนั้นประวัติการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในเนื้อหาของเอกสารจึงถูกจัดเก็บไว้ในการ์ดเอกสารใบเดียว ในเวลาเดียวกัน เวอร์ชันของเอกสารเดียวกันซึ่งมักจะเปลี่ยนแปลงในระหว่างกระบวนการอนุมัติ การแก้ไข และการดำเนินการอื่นๆ อาจมีรูปแบบที่แตกต่างกัน การกำหนดเวอร์ชันเอกสารช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความสับสนและการสร้างสำเนาการ์ดเอกสารเดียวกันหลายชุดซ้ำๆ
ข้อมูลส่วนสำคัญยังคงมาถึงองค์กรในรูปแบบกระดาษ แต่การป้อนเอกสารกระดาษเข้าสู่ระบบ ELMA ไม่ใช่ปัญหา แอปพลิเคชัน “ELMA: การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์” หากคุณมีแอปพลิเคชัน ELMA Agent ติดตั้งอยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณ จะช่วยให้คุณสามารถบันทึกเอกสารที่สแกนในระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กรได้โดยอัตโนมัติ ดังนั้นวิธีการป้อนเอกสารกระดาษเข้าสู่ระบบจึงไม่แตกต่างจากการป้อนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - คุณเพียงกดปุ่ม "สแกน" ในเวลาที่เหมาะสมเท่านั้น ไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์เพิ่มเติมที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ เช่น การสแกนที่ไม่จำเป็นและการบันทึกไฟล์ลงในฮาร์ดไดรฟ์
ในการลงทะเบียนเอกสารในระบบ ELMA จะใช้เครื่องมือ Office ในสำนักงานจะมีการแนบบัตรลงทะเบียนและบัตรควบคุมไปกับเอกสารและกำหนดหมายเลขทะเบียน
การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
เอกสารทั้งหมดใน ELMA: แอปพลิเคชันการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะรวมเป็นไฟล์เก็บถาวรอิเล็กทรอนิกส์เดียว - ที่เก็บเอกสาร ที่เก็บถาวรเอกสารมีการค้นหาที่สะดวกซึ่งช่วยให้คุณสามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็ว เอกสารที่จำเป็นไม่เพียงแต่ตามชื่อเท่านั้น แต่ยังรวมถึงรายละเอียดบางอย่างด้วย ผลการค้นหาจะแสดงตามสิทธิ์ในเอกสารของผู้ใช้อย่างเคร่งครัด - เอกสารที่ผู้ใช้ไม่สามารถเข้าถึงได้จะถูกซ่อน
เอกสารเก็บถาวรอิเล็กทรอนิกส์แต่ละฉบับมีบัตรส่วนตัวซึ่งคุณสามารถรับข้อมูลที่ครบถ้วนเกี่ยวกับเอกสาร: ไฟล์เวอร์ชันเอกสารรายละเอียดรวมถึงรายการกิจกรรมทุกประเภทที่ดำเนินการหรือดำเนินการอยู่
การเคลื่อนย้ายเอกสารในองค์กร
ข้อดีหลักประการหนึ่งของการใช้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือความสามารถในการจัดระเบียบงานกับเอกสารได้อย่างสะดวก งานของนักแสดงพร้อมเอกสารนั้นดำเนินการทั้งหมดในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งไม่เพียงแต่ช่วยป้องกันการสูญหายของเอกสารต้นฉบับโดยไม่ตั้งใจเท่านั้น แต่ยังช่วยลดเวลาที่ต้องใช้ในการดำเนินการกับเอกสารให้เสร็จสิ้นลงอย่างมาก ลดเวลาตอบสนองของนักแสดงต่องานที่ได้รับ และหากจำเป็นให้อนุญาตให้คนกลุ่มใหญ่จัดเตรียมเอกสารที่เต็มเปี่ยมไปพร้อม ๆ กัน
โปรแกรม ELMA ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบการเคลื่อนย้ายเอกสาร (การไหลของเอกสาร) ในบริษัทตามเส้นทางที่ซับซ้อน เส้นทางเอกสารจะกำหนดว่าพนักงานขององค์กรคนใดที่จะส่งเอกสาร ตลอดจนลำดับและลักษณะของงานที่พวกเขาจะดำเนินการด้วย
เมื่อเลือกระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ บริษัทสมัยใหม่จะได้รับคำแนะนำจากกลยุทธ์การพัฒนาโดยรวม เป้าหมาย การมีสภาพแวดล้อมที่มีการแข่งขัน โครงสร้างที่ต้องการ และผลกระทบทางเศรษฐกิจที่คาดหวังจากการนำโซลูชันดังกล่าวไปใช้ เป้าหมายของการแนะนำ EDMS ได้แก่ การปรับปรุงการควบคุมระเบียบวินัยในการปฏิบัติงาน การลดจำนวนเอกสารที่สูญหาย ลดเวลาการอนุมัติ ลดจำนวนข้อผิดพลาดเมื่อทำงานกับเอกสารมาตรฐาน
มีข้อกำหนดสำคัญหลายประการสำหรับฟังก์ชัน EDMS (ECM) ความสำเร็จเพิ่มเติมของการเพิ่มประสิทธิภาพการไหลของเอกสารของบริษัทขึ้นอยู่กับการปฏิบัติตามข้อกำหนดของระบบเหล่านี้ กระบวนการอนุมัติเอกสารและมอบหมายงานจะเสร็จสิ้นเร็วขึ้นเมื่อโอนจาก "กระดาษ" ไปเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เวลาในการประมวลผลเอกสารและคำแนะนำก็ลดลงเช่นกัน และยังสามารถติดตามความคืบหน้าของการทำงานกับเอกสารได้ เมื่อทำงานกับระบบ นักแสดงจะได้รับแจ้งเอกสารใหม่โดยอัตโนมัติ และระยะเวลาในการประมวลผลอยู่ภายใต้การควบคุม เพื่อการเข้าถึงเอกสารที่รวดเร็ว ค้นหาง่าย และความปลอดภัยของเอกสาร มีการจัดระเบียบการจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์
สิ่งสำคัญคือต้องสร้างความแตกต่างให้กับสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลที่ได้รับการคุ้มครอง การเติมส่วนต่างๆ ของเอกสารมาตรฐานให้สมบูรณ์โดยอัตโนมัติโดยใช้ข้อมูลอ้างอิงที่มีอยู่ยังช่วยลดเวลาทำงานลงได้อย่างมาก เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้จัดการที่จะต้องมีช่องทางที่สะดวกในการตรวจสอบกำหนดเวลางานและการรายงานสรุป เพื่อรักษาเนื้อหาข้อมูลในงานของบริษัท EDMS จะต้องบูรณาการเข้ากับระบบอีเมลที่มีอยู่และกับระบบบัญชีที่มีอยู่ของบริษัท (บุคลากร การเงิน การบัญชี และระบบการจัดการการผลิต) ได้อย่างง่ายดาย
นอกจากนี้ องค์กรต่างๆ จำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ให้ความสนใจกับความเป็นไปได้ของการทำงานระยะไกลในระบบ เกณฑ์สำคัญในการประเมินระบบ ได้แก่ ความสามารถในการสร้างรายงานเกี่ยวกับเอกสาร ผู้ดำเนินการ สถานะของเอกสาร ฯลฯ การนำระบบไปใช้อย่างรวดเร็ว ค่าติดตั้งและสนับสนุนระบบ ความง่ายในการพัฒนาระบบ ความเป็นไปได้ในการใช้งาน ซอฟต์แวร์ระบบในการแก้ไขปัญหาเพิ่มเติม
และข้อกำหนดเพิ่มเติม:
- ความพร้อมใช้งานของการสตรีมเอกสารเข้าในระบบความสามารถในการทำงานกับเครื่องสแกน
- โมดูลการจัดการสัญญาที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้า
- เวอร์ชันแท็บเล็ต
- ลูกค้ามือถือ
การเปรียบเทียบ
มาดูกันว่าฟังก์ชันเหล่านี้ถูกนำไปใช้อย่างไรในระบบ Docsvision, Directum, ELMA ECM+, Optima WorkFlow และ 1C: Document Flow 8 ระบบทั้งหมดเหล่านี้รวมเป็นหนึ่งเดียวด้วยแนวคิดร่วมกันโดยอิงจากการผสมผสานระหว่าง EDMS แบบคลาสสิกและเครื่องมือการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ ด้วยการรวมข้อดีของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และระบบ BPM บริษัทต่างๆ จึงสามารถพัฒนากระบวนการและเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานได้
ตัวเลือกการทำงานและการรวมระบบ
ไดเรกตัม
ข้อได้เปรียบด้านการทำงานของระบบ Directum ไม่เพียงแต่รวมถึงแคตตาล็อกโซลูชันทางธุรกิจที่กว้างขวางเท่านั้น ในบรรดาฟังก์ชันที่ใช้ทุกวันในที่ทำงาน เราสามารถเน้นการแจ้งเตือนที่สะดวก ความสามารถในการกำหนดค่าตัวเลข และการทำงานกับแท็กบาร์โค้ด ความพร้อมใช้งานของการดูตัวอย่างไฟล์ที่แนบมา การจัดเก็บไฟล์ ทางเลือกที่ยิ่งใหญ่หนังสืออ้างอิงที่เสร็จสมบูรณ์ในการกำหนดค่าพื้นฐาน ตัวช่วยสร้างแบบโต้ตอบสำหรับการสร้างเอกสาร
ด้านลบของ EDMS นี้: การขาดการแสดงออบเจ็กต์ทีละหน้าในรายการเอกสารและผลการค้นหา การไม่สามารถใช้สไตล์เพิ่มเติมในคลังเอกสาร
ฟังก์ชันเหล่านี้ถูกนำไปใช้ใน Docsvision หน้าเว็บและรายงานที่กำหนดเองจะแสดงภายในหน้าต่างแอปพลิเคชันหลัก เอกสารที่เก็บถาวรจะถูกย้ายไปยังตารางฐานข้อมูลแยกกัน ผู้ใช้ระบบสามารถเลือกตัวเลือกการรับรองความถูกต้องได้ การแปลง XSLT ใช้กับคำอธิบาย XML ของบัตรการลงทะเบียน
เอลมา
ระบบ ELMA มีความโดดเด่นด้วยกลุ่มผลิตภัณฑ์โซลูชั่นทางธุรกิจที่หลากหลาย ซึ่งรวมถึงโมดูล ECM+ (การผสมผสานระหว่างฟังก์ชันของระบบ BPM และ EDMS แบบคลาสสิก) Projects+ - ฟังก์ชันมาตรฐานสำหรับการจัดการโครงการและการจัดการกระบวนการ ELMA CRM+ - ใช้แนวทางที่มุ่งเน้นลูกค้าเป็นหลักผ่านการนำกระบวนการแบบ end-to-end ไปใช้ และโซลูชัน KPI ที่ระบบ Directum ไม่มี
สำหรับคำถามเกี่ยวกับความสามารถในการบูรณาการ ทั้ง ELMA ECM+ และโซลูชันอื่นอีกสองโซลูชันมีปลั๊กอินสำหรับการทำงานกับ MS Outlook นอกจากนี้ ELMA ยังทำงานร่วมกับ 1C:Enterprise ได้อย่างง่ายดาย (กับเวอร์ชันปัจจุบันทั้งหมด)
เพื่อไม่ให้สับสนกับไฟล์จำนวนมากที่มีการแก้ไขและเปลี่ยนแปลง เอกสารในแอปพลิเคชันสามารถมีได้ไม่จำกัดจำนวนเวอร์ชัน แต่สามารถกำหนดได้เพียงเวอร์ชันเดียวเท่านั้นที่เป็นปัจจุบัน ประวัติการเปลี่ยนแปลงเอกสารทั้งหมดจะถูกรวบรวมไว้ในการ์ดเอกสาร
เครื่องมือที่จำเป็นทั้งหมดในการทำงานกับเอกสารและการตรวจสอบระเบียบวินัยในการทำงานกับเอกสารเหล่านี้อยู่ที่ปลายนิ้วของผู้ใช้
หากบริษัทได้รับเอกสารในรูปแบบกระดาษ เอกสารดังกล่าวจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติหลังการสแกน
ผู้จัดการสามารถดูรายงานเกี่ยวกับสถานการณ์ประสิทธิภาพปัจจุบัน และผู้ใช้จะได้รับตัวกรองจำนวนหนึ่งเพื่อกำหนดผลลัพธ์ตามที่เห็นสมควร
แอปพลิเคชัน ECM+ สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการของแต่ละองค์กรและขององค์กร โครงสร้างองค์กร.
หากต้องการเพิ่มความเร็วในการสร้างเอกสาร คุณสามารถสร้างเทมเพลตได้ ผู้ใช้ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ แม้แต่ผู้ที่ไม่มีทักษะด้านการเขียนโปรแกรมก็ตาม
คุณสามารถกำหนดค่าการป้อนบาร์โค้ดอัตโนมัติลงในเทมเพลตเพื่อให้สามารถจดจำในระบบได้ทันที
ระบบทั้งหมดที่พิจารณาในการทบทวนจะมีระบบของตัวเอง แอพมือถือเพื่อใช้งานฟังก์ชั่นระบบผ่านคอมพิวเตอร์แท็บเล็ตหรืออุปกรณ์มือถือ ช่วยให้ผู้จัดการระดับสูงสามารถมีส่วนร่วมในกิจกรรมการปฏิบัติงานของบริษัทได้จากทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ต ไคลเอนต์สำหรับอุปกรณ์มือถือเข้ากันได้กับระบบปฏิบัติการมือถือทั้งหมด
Optima เวิร์กโฟลว์
ข้อดีของระบบ ได้แก่ ความสามารถในการใช้สไตล์เพิ่มเติมในคลังเอกสาร การแสดงรูปภาพในคลังเอกสาร และพื้นที่การดู สามารถกรองรายการเอกสารที่โหลดได้ Optima WorkFlow รองรับการตั้งค่าเกณฑ์ในวารสารเอกสารและการตั้งค่าพื้นที่ดูของบันทึกที่เลือกในคลังเอกสาร ปรับแต่งการทำงานของบัตรลงทะเบียนคำสั่งซื้อ เว็บแอปพลิเคชันของบริษัทอื่นสามารถฝังอยู่ในหน้าต่างหลักได้ มีการบูรณาการกับ IBM WebSphere MQ เพื่อให้กิจกรรมของแผนกเอกสารสำคัญเป็นไปโดยอัตโนมัติ จึงได้มีการพัฒนาโมดูลเอกสารเก็บถาวรพิเศษ
1C: การไหลของเอกสาร 8
พื้นที่หลักของการทำงาน การตัดสินใจครั้งนี้– งานในสำนักงาน การไหลของเอกสารทั่วไป การจัดการกิจกรรมตามสัญญา การเก็บถาวรทางอิเล็กทรอนิกส์ และการทำงานตามคำขอ ฟังก์ชั่นสามารถขยายได้โดยใช้ปลั๊กอิน เมื่อประมวลผลเส้นทางเอกสาร คุณสามารถแนบไฟล์และเปลี่ยนแปลงในภายหลังได้ มีการลงทะเบียน Windows Explorer
คุณสามารถตั้งค่าการสร้าง การลงทะเบียน และการกำหนดเส้นทางเอกสารอัตโนมัติจากแหล่งต่างๆ (โฟลเดอร์ อีเมล ตู้ไปรษณีย์, เว็บ).
ข้อบกพร่อง:ไม่มีจดหมายภายใน คุณไม่สามารถสร้างงานให้กับกลุ่มหรือโฟลเดอร์ที่มีการมอบหมายงานได้ นอกจากนี้ โซลูชันนี้ไม่มีโมดูลการจัดการโครงการ ไม่สามารถลงทะเบียนจาก MS Office, Open Office ได้ ไม่รองรับการทำงานกับเอกสาร QMS นอกจากนี้ยังไม่มีวิธีรักษาโฟลเดอร์ผู้ใช้ส่วนบุคคลอีกด้วย
อินเทอร์เฟซ
ไดเรกตัม
อินเทอร์เฟซของโหมดการทำงานทั้งหมดในระบบ Directum เป็นหนึ่งเดียว คุณสามารถกำหนดค่ากฎสำหรับการประมวลผลเอกสารและงานได้ ในโหมดการทดแทน ระบบจะเก็บรักษาเนื้อหาข้อมูลไว้ การทำงานกับไฟล์สามารถทำได้ทางออนไลน์ มีการกระจายสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์แยกต่างหากโดยแต่ละไฟล์มีคำอธิบายประกอบ คุณยังสามารถสังเกตความโปร่งใสของกระบวนการรับส่งข้อมูลเอกสารได้ด้วย งานจะถูกเพิ่มลงในปฏิทิน MS Outlook ข้อดีของระบบคือเทมเพลตการค้นหาที่ปรับแต่งได้และกลไกการกรองที่สะดวกตามคอลัมน์รายการ
แต่ก็มีข้อเสียอยู่หลายประการ: ไม่มีความเป็นไปได้ในการแสดงองค์ประกอบแบบหน้าต่อหน้า (ใน Win32) การตั้งค่าเอฟเฟ็กต์ภาพน้อยที่สุด ไม่สามารถแปลชื่อรายละเอียดเป็นภาษาต่างๆ ได้ ไม่สามารถเปลี่ยนขนาดการ์ดได้ เมื่อสร้างลิงก์ระหว่างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คุณไม่สามารถเพิ่มความคิดเห็นเพื่ออธิบายลิงก์ได้ อินเทอร์เฟซโอเวอร์โหลด
ข้าว. 1.อินเตอร์เฟซระบบไดเรคตัม
Docsvision
Docsvision ใช้ธีมที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้า และ Ribbon คำสั่งก็สามารถปรับแต่งได้ ความสัมพันธ์ตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทางระหว่างเอกสารจะแสดงเป็นแผนภูมิต้นไม้ ลิงค์สามารถแสดงความคิดเห็นได้ สามารถออกแบบการ์ดงานได้ แถบเครื่องมือสามารถปรับแต่งได้ การค้นหาข้อความแบบเต็มทำงานได้จากบรรทัดเดียว มีเทมเพลตการค้นหาที่ปรับแต่งได้ และการออกแบบแบบฟอร์มการค้นหาก็สามารถปรับแต่งได้เช่นกัน
ในขณะเดียวกันข้อเสียของระบบคือการขาดความสามารถในการแนบเอกสารกับงานโดยอัตโนมัติ กระบวนการไม่โปร่งใส การแจ้งเตือนจะทำงานเมื่อเปิด MS Outlook เท่านั้น
ข้าว. 2.อินเตอร์เฟซระบบ Docsvision
เอลมา
ภายนอก อินเทอร์เฟซ ELMA ECM+ เป็นที่จัดเก็บไฟล์มาตรฐาน ผู้ใช้ที่ไม่มีประสบการณ์กับระบบดังกล่าวสามารถนำทางได้อย่างง่ายดายด้วยตนเอง
การลงทะเบียนเอกสารจะดำเนินการในตัวช่วยสร้างพิเศษในหลายขั้นตอนติดต่อกัน เมื่อเข้าสู่ระบบเพียงระบุรายละเอียดเอกสารที่จำเป็นและแนบมาด้วย รุ่นอิเล็กทรอนิกส์ระบบจะสร้างการ์ดเอกสารที่มีข้อมูลทั้งหมดอยู่โดยอัตโนมัติ
ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับองค์กรมีอยู่ในพอร์ทัลภายใน เครื่องมือทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการทำงานรวมอยู่ในที่เดียว: การเก็บเอกสาร งาน ปฏิทิน การป้อนข้อความ รายงาน เอกสารบนเว็บ
การดำเนินการสามารถทำให้ง่ายขึ้นหรือขยายได้ในระหว่างการตั้งค่า
ข้าว. 3.อินเตอร์เฟซเอลม่า
Optima เวิร์กโฟลว์
ระบบมีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย ระบบกำหนดค่ารูปแบบการออกแบบของแอปพลิเคชัน แสดงคลังเอกสารและพื้นที่การดูรายละเอียดและรูปภาพ และใช้สไตล์ในการวาดรายการเอกสาร (แบบอักษร การเติม ไอคอน)
เป็นที่น่าสังเกตว่าการค้นหาที่สะดวกในช่องรายการของบัตรลงทะเบียนการมีการควบคุมด้วยสายตาของฟิลด์บังคับความสามารถในการทำงานกับไฟล์การเชื่อมต่อและการเคลื่อนย้ายเอกสารในหน้าต่างเดียว
สะดวกในการทำงานกับไฟล์ที่แนบมา - งานออนไลน์ดำเนินการในหน้าต่างเดียวในโหมดเช็คอินและเช็คเอาต์ ความสัมพันธ์ตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทางระหว่างเอกสารจะถูกแสดงเป็นภาพต้นไม้
คุณสามารถออกแบบการ์ดงานได้เมื่อสร้างคำสั่งซื้อ
ข้อบกพร่อง:ผู้ใช้ไม่สามารถสร้างวารสารใหม่ คอลเลกชันเอกสาร การตั้งค่าจะไม่ถูกบันทึกลงในฐานข้อมูล ในบัตรการลงทะเบียน คุณไม่สามารถปรับแต่งแถบเครื่องมือหรือแปลชื่อของรายละเอียดได้ ขนาดการ์ดไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ กลไกการลากและวางไม่ได้ถูกนำมาใช้ ไม่มีฟังก์ชันอินเทอร์เฟซพื้นฐานในการเลือกการ์ดสำหรับการสื่อสาร ข้อเสียเปรียบอีกประการหนึ่งคือความทึบของกระบวนการเมื่อสร้างงาน ไม่สามารถตั้งค่าการเตือนความจำสำหรับผู้แสดงได้
ข้าว. 4.อินเทอร์เฟซ Optima WorkFlow
1C: การไหลของเอกสาร 8
อินเทอร์เฟซสามารถปรับแต่งได้สำหรับประเภทผู้ใช้ คุณสามารถดูรายชื่อผู้ใช้งานในระบบได้ มีเครื่องมือออกแบบสำหรับ RKK (นักออกแบบ) ความสามารถในการขยายและปรับแต่ง RKK และคุณสามารถใช้องค์ประกอบที่ซับซ้อน - ตารางโครงสร้าง
ข้อบกพร่อง:ไม่มีเครื่องมือในตัวสำหรับการดูไฟล์แนบ, ไม่มีการดูงานกลุ่ม, ไม่มีการแต่งตั้งผู้ดำเนินการเป็นผู้นำจากกลุ่ม
ข้าว. 5.อินเทอร์เฟซ 1C: การไหลของเอกสาร 8
ฟังก์ชั่นการค้นหา
ไดเรกตัม
ข้อดีของระบบ ได้แก่ ความพร้อมใช้งานของการค้นหาเอกสารฉบับเต็มและรายละเอียดของบัตรลงทะเบียน (RC) เทมเพลตการค้นหาสามารถกำหนดค่าได้ตามรายละเอียดของสาธารณรัฐคาซัคสถาน มีตัวกรองสินค้าคงคลังเอกสารตามค่าคอลัมน์ ฟังก์ชั่นที่สะดวกสำหรับการตั้งค่าเทมเพลตการค้นหา คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์การค้นหาได้
คุณสมบัติเชิงลบ: ไม่สามารถกระจายสิทธิ์การเข้าถึงไปยังการค้นหาที่กำหนดเองได้ ไม่มีการค้นหาที่กำหนดค่าไว้ในเว็บไคลเอ็นต์ ไม่มีความสามารถในการสร้างคำค้นหาที่ซับซ้อน ไม่มีการแสดงออบเจ็กต์ทีละหน้าในรายการเอกสารและผลการค้นหา ไม่มีการใช้สไตล์เพิ่มเติมกับรายการเอกสาร
Docsvision
Docsvision รองรับการสร้างคำค้นหาที่ซับซ้อนโดยใช้ XML รวมถึงการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงการค้นหา
ตำหนิ– การดำเนินการช้าของแผงการรับชม
เอลมา
ใน ELMA ECM+ เอกสารจะถูกรวบรวมไว้ในคลังข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เพียงแหล่งเดียว การค้นหาเอกสารทำได้รวดเร็วและสะดวก ไม่เพียงแต่ตามชื่อเท่านั้น แต่ยังรวมถึงรายละเอียดของบัตรเอกสารหรือ RC ด้วย ผลลัพธ์การค้นหาจะแสดงเฉพาะเมื่อคุณมีสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารเท่านั้น พารามิเตอร์การค้นหาจะถูกบันทึกในรูปแบบตัวกรอง ดังนั้นในอนาคต คุณสามารถค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็วโดยใช้พารามิเตอร์ที่บันทึกไว้
ข้อบกพร่อง:ขาดการค้นหาข้อความแบบเต็มในเอกสาร
Optima เวิร์กโฟลว์
ใช้การสืบค้นฐานข้อมูลโดยตรงเพื่อสร้างการสืบค้นการค้นหาที่ซับซ้อนในบันทึกเอกสาร การค้นหาข้อความแบบเต็มจะดำเนินการตามเนื้อหาของเอกสารและการค้นหาโดยใช้บัตรลงทะเบียนตัวอย่าง (ไม่จำเป็นต้องกำหนดค่าเทมเพลตการค้นหา) คุณสามารถป้อนคำค้นหาโดยใช้รายละเอียดบัตรลงทะเบียน ตัวกรองซ้อนทับจะถูกนำไปใช้กับบันทึกเอกสารที่มีอยู่ทั้งหมด
ข้อเสียของระบบคือการไม่สามารถบันทึกเทมเพลตการค้นหาผู้ใช้ได้ ไม่มีการค้นหาข้อความแบบเต็มโดยใช้รายละเอียดของบัตรลงทะเบียนเอกสาร ผู้ใช้ไม่สามารถสร้างโฟลเดอร์การค้นหาหรือคำค้นหาที่ซับซ้อนได้ ไม่มีการค้นหาข้อความแบบเต็มสำหรับรายละเอียดบัตรลงทะเบียน
1C: การไหลของเอกสาร 8
การค้นหาคุณลักษณะดำเนินการโดยใช้รายละเอียดเอกสาร คุณสามารถสร้างเทมเพลตการค้นหาได้ พื้นที่เก็บข้อมูลเป็นแบบลำดับชั้นและจัดประเภท รายงานจะถูกสร้างขึ้นตามผลการค้นหา
คุณไม่สามารถทำการค้นหาประเภทต่างๆ ในแบบสอบถามเดียวได้ ไม่มีการกำหนดค่าชุดรายละเอียดสำหรับการค้นหาเอกสารที่ซ้ำกันโดยอัตโนมัติระหว่างการลงทะเบียน
การตั้งค่าการดูแลระบบ
ไดเรกตัม
ระบบช่วยให้คุณรักษาโครงสร้างองค์กรของหลายบริษัทไปพร้อมๆ กัน ที่ให้ไว้ รายละเอียดข้อมูลเกี่ยวกับแผนกและพนักงานก็สามารถขยายได้ หากจำเป็นต้องเปลี่ยน (แบบเต็มหรือผู้ช่วย) โฟลเดอร์ "กล่องขาเข้า/กล่องออก" จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ตัวกรองสตริงย่อยและการรันการค้นหา
ข้อบกพร่อง:การแสดง ORS ไม่ชัดเจน ไม่มีความเป็นไปได้ในการเรียงลำดับองค์ประกอบในลำดับที่แน่นอน การสร้างและกรอกไดเร็กทอรีเป็นเรื่องยาก ไม่มีการแปลรายการไดเร็กทอรีเป็นภาษาท้องถิ่น การตั้งค่าขั้นต่ำสำหรับรูปลักษณ์และพฤติกรรมของสาธารณรัฐคาซัคสถาน
ข้าว. 6. รูปร่างบัตรลงทะเบียนในระบบ Directum
Docsvision
Docsvision รองรับการบำรุงรักษา OHS ของบริษัทหลายแห่งในคราวเดียว มีฟังก์ชั่นทดแทน (รองถาวรหรือชั่วคราว) ตัวกรองทำงานโดยสตริงย่อย ข้อเสียบางส่วนซ้ำซ้อนคุณสมบัติของ Directum: OSH ไม่แสดงด้วยสายตา, ไม่มีการเรียงลำดับองค์ประกอบตามลำดับที่กำหนด, คุณไม่สามารถรักษาประวัติของไดเร็กทอรี, สร้างไดเร็กทอรีที่พิมพ์, สร้างไดเร็กทอรีแบบลำดับชั้น, ไม่มีในตัว ไดเรกทอรี "ระบบการตั้งชื่อคดี" ประสิทธิภาพของนักออกแบบต่ำ
ข้าว. 7.ไดเร็กทอรีพนักงานในระบบ Docsvision
เอลมา
สะดวกในการติดตามสถานการณ์ในสาขาของบริษัทขนาดใหญ่ หลายระบบถูกรวมไว้ในหน้าต่างเดียวและจัดระเบียบเป็นหน้าต่างเดียว ระบบข้อมูลหน่วยงานและการแลกเปลี่ยนข้อมูลคุณภาพสูง ผู้ใช้มีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับระบบภายนอกโดยไม่ต้องออกจากหน้า สะดวกในการสลับระหว่างหน้าต่างๆ ของแผนกต่างๆ ของบริษัท นอกจากนี้ยังมีข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมการปฏิบัติงาน ข่าวสารปัจจุบัน การดูเอกสาร และการเปิดตัวกระบวนการทางธุรกิจ
ข้าว. 8.การตั้งค่าหน้าสาขาในระบบ ELMA
ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับสาขาและแผนกทั้งหมดมีให้สำหรับผู้จัดการ ข้อมูลเกี่ยวกับแผนกและพนักงานสามารถขยายได้
การทดแทนพนักงานจะดำเนินการในส่วนพิเศษ การเปลี่ยนตัวจะถูกลบออกโดยอัตโนมัติเมื่อสิ้นสุดระยะเวลา เมื่อทำการติดตั้งอุปกรณ์ทดแทน งานสำหรับกระบวนการจะถูกโอนไปยังอุปกรณ์นั้นโดยอัตโนมัติ ระบบรายงานเกี่ยวกับงานที่เกิดขึ้นครั้งเดียวและการไม่มีพนักงานรายนี้ โดยเสนอให้เลือกนักแสดงรายอื่น
ข้าว. 9.การตั้งค่าส่วน "การทดแทน" ในระบบ ELMA
ส่วนพิเศษ "ตารางการขาดงาน" จะแสดงรายชื่อพนักงานที่ไม่อยู่ในที่ทำงานในช่วงระยะเวลาหนึ่ง
Optima เวิร์กโฟลว์
ระบบรองรับการดูแลรักษา OSH ของบริษัทต่างๆ มีการแสดงโครงสร้างอย่างชัดเจน มีการนำฟังก์ชันการทดแทนมาใช้ (การทดแทนแบบถาวร/ชั่วคราว) มีการค้นหาโดยใช้ตัวอักษรตัวแรก สามารถจัดเรียงรายการตามลำดับที่กำหนดได้ ค่อนข้างง่ายในการกรอกไดเร็กทอรี, สร้างไดเร็กทอรีแบบลำดับชั้น, ตั้งค่าระยะเวลาที่ถูกต้องของรายการไดเร็กทอรี
มีผู้ออกแบบเทมเพลตบัตรลงทะเบียน ขนาด พื้นหลัง บุ๊กมาร์ก ฟิลด์ แบบอักษรได้รับการปรับแต่ง และสคริปต์สคริปต์ใช้สำหรับกิจกรรมบัตรลงทะเบียน
ข้อบกพร่อง:ไม่มีความเป็นไปได้ในการรักษาประวัติของไดเร็กทอรี ไม่มีข้อมูลสะท้อนเกี่ยวกับการทดแทน ข้อมูลเกี่ยวกับแผนกและพนักงานมีน้อย คุณไม่สามารถสร้างไดเร็กทอรีที่พิมพ์ รักษาประวัติของไดเร็กทอรี หรือแปลรายการไดเร็กทอรีเป็นภาษาท้องถิ่น ไม่มีฟังก์ชันสำหรับการตรวจสอบไวยากรณ์ของโค้ดสคริปต์ ไม่มีฟิลด์ประเภทปุ่มตัวเลือก
ข้าว. 10.การเพิ่มพนักงานใหม่ลงในแผนผังองค์กรใน Optima WorkFlow
1C: การไหลของเอกสาร 8
เดสก์ท็อปของผู้ใช้ได้รับการกำหนดค่าตามบทบาทของเขา ให้การเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน รายการหมายเลขโทรศัพท์ คำแนะนำในการเขียนจดหมาย ฯลฯ ได้อย่างรวดเร็ว สำหรับหัวหน้าแผนก คุณสามารถตั้งค่าแผงค้นหาข้อความแบบเต็มสำหรับเอกสารประกอบวัตถุประสงค์ใดๆ ก็ได้ และผู้จัดการจะได้รับ แผงการเข้าถึงรายงานอย่างรวดเร็ว ข้อมูลถูกแจกจ่ายตามสิทธิ์การเข้าถึง โครงสร้างองค์กรขององค์กรและบทบาทของผู้ดำเนินการสามารถใช้เพื่อเลือกผู้ดำเนินการกระบวนการทางธุรกิจ
ระบบย่อย “งานและกระบวนการของพนักงาน” มีเครื่องมือสำหรับการสร้างและจัดการกระบวนการทางธุรกิจ เช่นเดียวกับการตั้งค่าการจัดการงานตามบทบาทและการตั้งค่าเมทริกซ์สำหรับการแทนที่/แทนที่พนักงาน
การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ
ไดเรกตัม
ระบบใช้ฟังก์ชันการสร้างแบบจำลองที่สะดวก การดีบักแผนภาพเส้นทางจะดำเนินการทีละขั้นตอน ภาษาการเขียนโปรแกรมระดับสูง IS-Builder ถูกสร้างขึ้นในแพลตฟอร์ม คุณสามารถสร้างฟังก์ชันและสคริปต์ของคุณเองโดยใช้ API ของคุณเองได้ เครื่องมือแก้ไขรายงานมีการใช้งานในภาษา IS-Builder ข้อเสีย: จำนวนบล็อกฐานไม่เพียงพอ
ข้าว. สิบเอ็ดการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจในระบบ Directum
Docsvision
ระบบมีฟังก์ชันที่สะดวกสบายสำหรับการสร้างแบบจำลองและการออกแบบแผนผังเส้นทางโดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์ คุณสามารถพัฒนาฟังก์ชั่นของคุณเองได้ คุณสามารถสร้างสคริปต์สคริปต์โดยใช้ API ของคุณเองและเรียกใช้บริการเว็บได้ เครื่องมือ – การรายงาน MS
ข้อบกพร่อง:คุณต้องแทนที่กลุ่มของบล็อกธรรมดาด้วยบล็อกสคริปต์เดียวเพื่อการปรับให้เหมาะสม
ข้าว. 12.การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจในระบบ Docsvision
เอลมา
การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจดำเนินการในโปรแกรมแก้ไขกราฟิกพิเศษ “ELMA Designer” พร้อมอินเทอร์เฟซกราฟิกที่เรียบง่ายและใช้งานง่าย สัญลักษณ์สำหรับการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจคือ BPMN 2.0 ซึ่งสะดวกสำหรับการอธิบายห่วงโซ่งานและมีองค์ประกอบพื้นฐานที่จำเป็นเกือบทั้งหมด นักวิเคราะห์ธุรกิจสามารถออกแบบกระบวนการทางธุรกิจได้โดยไม่ต้องอาศัยความช่วยเหลือจากโปรแกรมเมอร์ คุณสามารถพัฒนารูปแบบการจัดการในบริษัทและทำการเปลี่ยนแปลงกระบวนการได้ทันทีโดยไม่ต้องหยุดระบบ
การเคลื่อนย้ายเอกสารในบริษัทสามารถจัดตามเส้นทางที่ซับซ้อนได้ เส้นทางเอกสารสะท้อนให้เห็นว่าพนักงานคนใดที่ต้องดำเนินการในเอกสารนี้ ตลอดจนลำดับและลักษณะของงานที่วางแผนไว้ แบบจำลองกราฟิกของกระบวนการถูกสร้างขึ้นโดยการลากบล็อคการดำเนินการที่ต้องการจากจานสีด้วยเมาส์ หลังจากนั้นการดำเนินการจะเชื่อมต่อกันด้วยการเปลี่ยนภาพ คุณสามารถเพิ่มความคิดเห็นในการเปลี่ยนภาพได้
ข้าว. 13.เส้นทางเอกสารที่อธิบายว่าเป็นกระบวนการทางธุรกิจใน ELMA EDMS
Optima เวิร์กโฟลว์
ระบบมีผู้ออกแบบแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ และใช้สถานการณ์จำลองที่มีสคริปต์
ข้าว. 14.การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจใน Optima WorkFlow
การตั้งค่าคุณสมบัติบล็อกทำได้ง่าย สคริปต์สคริปต์ถูกสร้างขึ้นโดยใช้ API ของเราเอง ฟังก์ชันและบล็อกของเราถูกสร้างขึ้น และออบเจ็กต์จะถูกอัปโหลดเป็นรูปแบบการแลกเปลี่ยน เครื่องมือ – รายงาน Crystal 11.0.
คุณสามารถปรับแต่งลักษณะที่ปรากฏของแอปพลิเคชัน กำหนดค่ารายการเอกสาร (การมองเห็นและลำดับของคอลัมน์ การเรียงลำดับ) และกำหนดค่าการแจ้งเตือนได้
กลไกการสร้างแบบจำลองไม่สะดวกฟังก์ชั่นในการตั้งค่าตรรกะทางธุรกิจมีน้อยจำเป็นต้องเขียนสคริปต์ประมวลผลเอกสารแบบสคริปต์ไม่มีผู้ออกแบบ วงจรชีวิตเอกสาร
1C: การไหลของเอกสาร 8
ระบบสร้างเส้นทางเอกสารมาตรฐานและรองรับสาขาเส้นทางและการเปลี่ยนแบบมีเงื่อนไข นอกจากนี้ยังมีผู้ออกแบบแบบฟอร์มการรายงานอีกด้วย
ข้าว. 15.ผังงานของกระบวนการทางธุรกิจใน 1C: ผังเอกสาร 8
ความปลอดภัยของข้อมูลและการดำเนินการ
ไดเรกตัม
การปกป้องข้อมูลในระบบดำเนินการโดยใช้รหัสผ่านเข้าสู่ระบบและบัญชี Windows คุณสามารถสร้างกลุ่มและบทบาทของผู้ใช้ได้ มีโมเดลการควบคุมการเข้าถึงแบบแยกส่วนและตามบทบาท และยังเป็นไปได้ที่จะออกอำนาจและสิทธิพิเศษอีกด้วย สิทธิ์การเข้าถึงจะแตกต่างกันในระดับโฟลเดอร์ โฟลเดอร์ ไฟล์ และไดเร็กทอรี คุณสามารถกำหนดค่าการโอนสิทธิ์ได้ มีการใช้การเข้ารหัสและลายเซ็นดิจิทัล
ข้อเสียของระบบ:ไม่มีการกระจายสิทธิ์การเข้าถึงการค้นหาที่กำหนดเอง ไม่มีการค้นหาที่กำหนดเองในเว็บไคลเอ็นต์ คุณไม่สามารถสร้างคำค้นหาที่ซับซ้อนได้
ประสิทธิภาพการรับชมแผงค่อนข้างต่ำ
Docsvision
ข้อดีของระบบในแง่ของความปลอดภัยของข้อมูลสามารถระบุได้ดังนี้: การมีการควบคุมการเข้าถึงที่บังคับ, ความแตกต่างของสิทธิ์การเข้าถึงในทุกระดับ; กำหนดการโอนสิทธิ การประยุกต์ใช้การเข้ารหัสและลายเซ็นดิจิทัล
เอลมา
ผู้ใช้จากทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ตสามารถป้อนชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านและเข้าสู่ระบบ ELMA ได้ การเข้าสู่ระบบนี้ได้รับการกำหนดค่าตามค่าเริ่มต้นสำหรับผู้ใช้ทุกคน แต่มีสามวิธีหลักในการรักษาความปลอดภัยการเข้าสู่ระบบของคุณ:
- เข้าสู่ระบบผ่านอุปกรณ์ที่เชื่อถือได้เท่านั้น หากคุณเข้าสู่ระบบจากคอมพิวเตอร์หรือ อุปกรณ์โทรศัพท์ซึ่งไม่อยู่ในรายการที่เชื่อถือได้ ระบบจะแจ้งว่าไม่สามารถเข้าสู่ระบบได้
- เข้าสู่ระบบโดยใช้โทเค็น โทเค็นคืออุปกรณ์ที่เชื่อมโยงกับบัญชีผู้ใช้และจะสัมพันธ์กับมันเท่านั้น นอกจากนี้ผู้ใช้แต่ละคนยังมีรหัส PIN ของตัวเอง สามารถบันทึกคอนเทนเนอร์คีย์อิเล็กทรอนิกส์หลายรายการบนโทเค็นได้ในคราวเดียว - สำหรับการเข้าสู่ระบบที่แตกต่างกัน ไม่ใช่แค่ ELMA เท่านั้น เพื่อให้ผู้ใช้ไม่ต้องพกคีย์ทั้งพวง
- เข้าสู่ระบบด้วยใบรับรอง กลไกก็ประมาณเดียวกัน ผู้ใช้ผูกใบรับรองกับบัญชีของเขา คุณสามารถเข้าสู่ระบบโดยใช้ใบรับรองจากสถานที่ทำงานที่ระบุเท่านั้น คุณลักษณะนี้มีเฉพาะในเบราว์เซอร์ Mozilla Firefox และ Internet Explorer เท่านั้น
หากต้องการอนุมัติให้ลงนามในเอกสารหรือเวอร์ชันให้ใช้ ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์. ในกรณีนี้ ผู้ใช้รายอื่นจะไม่สามารถยอมรับหรือลงนามในเอกสารได้ แม้ว่าเขาจะรู้รหัสผ่านก็ตาม
ELMA ช่วยให้คุณสามารถกำหนดค่าสิทธิ์การเข้าถึงออบเจ็กต์ระบบต่างๆ การจัดการสิทธิ์ขึ้นอยู่กับบทบาทขององค์ประกอบของโครงสร้างองค์กรและผู้ใช้แต่ละรายของระบบ กระบวนการตั้งค่าประกอบด้วยการแสดงตำแหน่ง แผนกและแผนกต่างๆ แบบกราฟิก และการกระจายความรับผิดชอบ
Optima เวิร์กโฟลว์
การปกป้องข้อมูลดำเนินการโดยใช้การเข้าสู่ระบบ/รหัสผ่านและบัญชี Windows กลุ่มผู้ใช้และบทบาท โมเดลการควบคุมการเข้าถึงแบบแยกและตามบทบาทจะถูกสร้างขึ้น สามารถออกสิทธิอนุญาต แยกสิทธิ์การเข้าถึงในระดับโฟลเดอร์ กำหนดค่าสิทธิ์การเข้าถึงแบบสัมพันธ์ตามโครงสร้างองค์กรขององค์กร และใช้ลายเซ็นดิจิทัลได้
คุณไม่สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงให้กับแต่ละไฟล์ได้ ไม่มีการดูตัวอย่างไฟล์
1C: การไหลของเอกสาร 8
มีเครื่องมือซอฟต์แวร์สำหรับการตรวจสอบความสมบูรณ์ของเอกสารและรองรับวิธีการตรวจสอบความถูกต้องต่างๆ ผู้ใช้จะได้รับสิทธิ์ตลอดระยะเวลาการดำเนินการตามคำสั่งหรือเอกสาร เอกสารที่ลงนามด้วยลายเซ็นดิจิทัลจะถูกส่งไปพร้อมกับการเก็บรักษาข้อมูลเกี่ยวกับลายเซ็น สิทธิ์การเข้าถึงถูกกำหนดตามตำแหน่ง บทบาท ระดับการมีส่วนร่วมในกระบวนการทางธุรกิจ การจำแนกประเภท หรือรายบุคคลของผู้ใช้ สิทธิ์ถูกกำหนดไว้สำหรับโฟลเดอร์และประเภทของเอกสาร และยังใช้กับไฟล์แนบด้วย อาจมีข้อจำกัดในการอ่านหรือเขียน การเข้าถึงรายงานก็มีจำกัดเช่นกัน - พนักงานสามารถเข้าถึงเฉพาะรายงานของตนเองเท่านั้น และผู้จัดการสามารถเข้าถึงรายงานของแผนกของเขาได้
ไม่มีความแตกต่างของสิทธิ์การเข้าถึงส่วนต่างๆ ของเอกสาร (ช่องแบบฟอร์มการลงทะเบียน ไฟล์แนบ) ไม่มีระบบเครื่องมือสำรองและกู้คืนข้อมูล
บทสรุป
บริษัทที่เลือก EDMS ประสบปัญหาเดียวกัน นั่นคือต้องเผชิญกับกระบวนการที่ยาวนานในการบูรณาการระบบที่ได้มาและกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่ขององค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทั้งบริษัท สิ่งสำคัญคือต้องรวมกระบวนการโฟลว์เอกสารเข้ากับกระบวนการหลักตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทาง และยิ่งการบูรณาการดังกล่าวเกิดขึ้นเร็วเท่าไรก็ยิ่งดีเท่านั้น อย่างไรก็ตาม การดำเนินการที่ต้องใช้แรงงานเข้มข้นนี้ต้องใช้เวลา ประสบการณ์ และการสื่อสารอย่างต่อเนื่องของพนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องกับงานเอกสาร ไม่ทางใดก็ทางหนึ่งระบบที่ใช้ฟังก์ชั่นสามารถเร่งกระบวนการนี้ได้ หากเราสรุปและประเมินผลลัพธ์ ELMA ECM+, 1C: Document Management 8 และ Directum ส่วนใหญ่ทั้งหมดจะตรงตามข้อกำหนดหลัก
เอลมา- ระบบการจัดการของบริษัทที่ช่วยให้คุณสร้างปฏิสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพระหว่างพนักงานบริษัทและติดตามกิจกรรมของพวกเขาเพื่อปรับปรุงคุณภาพการทำงานของทั้งบริษัท
สายผลิตภัณฑ์.
ELMA ประกอบด้วยชุดแอปพลิเคชันการจัดการบริษัทที่สามารถซื้อและใช้งานได้ แอปพลิเคชันส่วนบุคคลและรวมกันอยู่ในพื้นที่ข้อมูลเดียว:
- ELMA: การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อัตโนมัติ กระบวนการทั่วไปงานสำนักงานและการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การใช้กลไก WorkFlow ช่วยให้คุณสามารถกำหนดค่าระบบได้อย่างรวดเร็วตามความต้องการของบริษัท
- ELMA: การจัดการกระบวนการทางธุรกิจแอปพลิเคชันใช้แนวคิด BPM (การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ) ซึ่งช่วยให้คุณสามารถสร้างระบบข้อมูลที่ปรับเปลี่ยนได้อย่างยืดหยุ่น โซลูชั่นที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็วพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจของบริษัท แอปพลิเคชันใช้ BPMN มาตรฐานสากลเพื่อสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ
- ELMA: การจัดการตัวบ่งชี้แอปพลิเคชันช่วยให้คุณใช้หลักการบริหารเป้าหมายและค่าตอบแทนตามผลงานแรงงานในบริษัท การใช้งานในรูปแบบ "ง่าย" จะช่วยให้คุณสามารถสร้างชุดตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพเป้าหมาย (KPI) และสร้างการควบคุมการปฏิบัติงานเพื่อบรรลุผลสำเร็จของค่าตัวบ่งชี้ที่วางแผนไว้ในบริบทของเป้าหมายและกลยุทธ์การพัฒนาของ บริษัท (การดำเนินการ BSC หรือ กลไก Balanced Scorecard)
- เอลมา: CRMแอปพลิเคชัน ELMA: CRM ไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ และรวมอยู่ในแพ็คเกจพื้นฐานเมื่อซื้อแอปพลิเคชัน ELMA ใดๆ ELMA: CRM คือ CRM ที่ดำเนินการ ซึ่งมีหน้าที่หลักในการจัดการกระบวนการขาย (รวมถึงกลไกช่องทางการขาย) และการรักษาประวัติความสัมพันธ์กับคู่สัญญาของคุณ (ฐานของคู่สัญญา ผู้ติดต่อ ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า ธุรกรรม ฯลฯ)
- เอลมา: การจัดการโครงการช่วยให้ควบคุมได้ง่าย กิจกรรมโครงการใน บริษัท. นอกเหนือจากการจัดการงานมาตรฐาน กำหนดการโครงการ (แผนภูมิแกนต์) และการจัดระเบียบพื้นที่ข้อมูลเดียวสำหรับโครงการแล้ว ELMA: การจัดการโครงการยังทำให้สามารถจัดการกระบวนการทางธุรกิจมาตรฐานภายในโครงการและจัดการงบประมาณโครงการได้
- ELMA: พอร์ทัลภายในแอปพลิเคชันทั้งหมดมีพื้นฐานอยู่บนสิ่งเดียว - ELMA: พอร์ทัลภายใน แอปพลิเคชันนี้ไม่จำหน่ายแยกต่างหาก - รวมอยู่ในแอปพลิเคชัน ELMA ใดๆ
ELMA: พอร์ทัลภายในประกอบด้วย:
- โครงสร้างองค์กรของบริษัท
- การจัดการงาน
- ปฏิทิน
- การสื่อสาร. ฟีดข้อความ
- พอร์ทัลภายใน เอกสารทางเว็บ
- ที่เก็บข้อมูลบนเว็บสำหรับไฟล์
แพ็คเกจเอลม่า
- เอลมาอีซีเอ็ม. เครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการการดำเนินงานของบริษัท ประกอบด้วยแอปพลิเคชัน ELMA: การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ, ELMA: การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และอิงตามพอร์ทัลภายในของ ELMA
- เอลมาบีพีเอ็มห้องสวีท. ระบบช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบการจัดการกระบวนการในบริษัทตามตัวชี้วัดและตัวชี้วัด กระบวนการปฏิบัติการ และเชื่อมโยงตัวชี้วัดกระบวนการ กลยุทธ์ของบริษัท และแรงจูงใจของบุคลากรเข้าด้วยกัน แพ็คเกจประกอบด้วย ELMA: การจัดการตัวบ่งชี้, ELMA: การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ และอิงตามพอร์ทัลภายในของ ELMA
สถาปัตยกรรมของระบบ ELMA
ระบบการจัดการธุรกิจ กระบวนการของเอลม่าประกอบด้วยชุดโปรแกรมดังนี้
- เซิร์ฟเวอร์เอลม่า
- นักออกแบบเอลม่า
- ตัวแทนเอลม่า
เซิร์ฟเวอร์เอลม่าประกอบด้วยชุดส่วนประกอบที่เกี่ยวข้อง:
- ฐานข้อมูล
- แอปพลิเคชันเว็บ
- เซิร์ฟเวอร์การกำหนดค่า
- เซิร์ฟเวอร์แจ้งเตือน
เซิร์ฟเวอร์เอลม่าเป็นองค์ประกอบรากของระบบ หากต้องการเริ่มทำงานกับเซิร์ฟเวอร์ คุณต้องลงทะเบียนก่อน
นักออกแบบเอลม่าเป็นแอปพลิเคชันที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้และมีอินเทอร์เฟซที่สะดวกสำหรับการสร้างแบบจำลองกระบวนการและการสร้างการกำหนดค่า
หากต้องการทำงานร่วมกับ Designer คุณต้องลงทะเบียน
ตัวแทนเอลม่าเป็นแอพพลิเคชั่นที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้และแสดงการแจ้งเตือนที่สร้างโดยเซิร์ฟเวอร์สำหรับผู้ใช้แบบเรียลไทม์
ELMA Agent ไม่จำเป็นต้องลงทะเบียนเพื่อเริ่มทำงาน และสามารถติดตั้งบนคอมพิวเตอร์กี่เครื่องก็ได้ในองค์กร
ระบบ ELMA ใช้สถาปัตยกรรม SOA และจัดเตรียมอินเทอร์เฟซที่จำเป็นสำหรับการขยายระบบ ELMA ช่วยให้คุณ:
- เรียกใช้กระบวนการทางธุรกิจใดๆ ที่โหลดเข้าสู่ระบบจากแอปพลิเคชันภายนอก
- ฟังก์ชันการโทรของแอปพลิเคชันภายนอก รองรับการโทรแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัส
การนำระบบ ELMA ไปปฏิบัติ
ผู้เชี่ยวชาญของ Elevise ได้พัฒนาวิธีการเฉพาะสำหรับการแนะนำแนวทางกระบวนการในองค์กรที่ใช้ ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์เอลมา. ELMA เป็นรุ่นล่าสุดและ ผลิตภัณฑ์ที่มีประสิทธิภาพออกแบบมาสำหรับบริษัทที่ต้องการนำแนวทางกระบวนการไปใช้ในการจัดการ มีกระบวนการทางธุรกิจที่ปรับเปลี่ยนได้ซึ่งสามารถปรับแต่งและปรับให้เหมาะสมเพื่อให้สอดคล้องกับเงื่อนไขทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลง ข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ และความกดดันทางการแข่งขัน
เพื่อให้ระบบสามารถใช้ประโยชน์จากข้อดีทั้งหมดของกระบวนการของคุณได้อย่างเต็มที่ บริษัทจึงดำเนินการรวบรวมข้อมูลเบื้องต้น ตรวจสอบกิจกรรมปัจจุบันขององค์กร ระบุความต้องการ และร่วมกับการจัดการขององค์กร กำหนด ช่วงของงานที่จะแก้ไข เป็นผลให้มีการสร้างรายการงานที่ต้องแก้ไขระหว่างการนำระบบไปใช้
จากนั้นจะมีการศึกษาโครงสร้างองค์กรขององค์กรและให้คำแนะนำในการปรับปรุง การปรับปรุงโครงสร้างองค์กรขององค์กรเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดในการพัฒนาองค์กร ในขั้นตอนนี้ การอัปเดตจะเกิดขึ้น โต๊ะพนักงานและนำมาสู่รูปแบบที่แท้จริง
ขั้นตอนต่อไปในขั้นตอนการเตรียมการนำระบบไปใช้คือการวิเคราะห์กิจกรรมปัจจุบันขององค์กร วัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์นี้คือเพื่อระบุกระบวนการทางธุรกิจจำนวนหนึ่งเพื่อวัตถุประสงค์ของระบบอัตโนมัติเพิ่มเติม เป็นผลให้มีการสร้างเครือข่ายกระบวนการที่สะท้อนถึงสถานะปัจจุบันของกิจการในองค์กร นอกจากนี้ยังมีการกำหนดความรับผิดชอบของพนักงานต่อปริมาณงานที่ทำไว้อย่างชัดเจน สิ่งนี้จะเพิ่มวินัยในการปฏิบัติงานและความสามารถในการควบคุมของพนักงานอย่างมาก ผู้จัดการมองเห็นสถานะที่แท้จริงของกิจการในองค์กร
หลังจากสร้างแบบจำลองหลักแล้ว การเปรียบเทียบผลลัพธ์ที่ได้รับและวิสัยทัศน์ของฝ่ายบริหารจะดำเนินการร่วมกับผู้จัดการและผู้บริหารหลักที่รับผิดชอบ ในขั้นตอนนี้ทั้งรูปแบบของกิจกรรมขององค์กรและขั้นตอนการปฏิบัติงานบางอย่างในองค์กรสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของผู้จัดการ ตามกฎแล้วสิ่งนี้เกิดขึ้นในรูปแบบของการประชุมแบบขยายซึ่งผู้บริหารที่รับผิดชอบแต่ละคนเสนอข้อเสนอเพื่อปรับปรุงกิจกรรมขององค์กร และนี่คือกุญแจสู่ความสำเร็จของทั้งองค์กรในท้ายที่สุด
ในทางกลับกัน ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคก็เตรียมการนำโซลูชันไปใช้งานให้กับลูกค้า ขั้นตอนนี้รวมถึงการติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์และการทดสอบการทำงานของระบบที่เวิร์กสเตชันของผู้ใช้ ในระหว่างงานนี้ ความคิดเห็นล่าสุดและข้อบกพร่องในการทำงานของระบบจะหมดไป ในขณะเดียวกัน พนักงานของลูกค้าก็ได้รับการฝึกอบรมให้โต้ตอบกับโปรแกรมและรับความรู้พื้นฐานในด้านกระบวนการทางธุรกิจ
ประสิทธิภาพทางเศรษฐกิจ
พนักงานของบริษัทใช้แนวทางที่มีความรับผิดชอบต่อความรับผิดชอบของตนมากขึ้นเนื่องจาก: กระบวนการได้รับการควบคุม และพนักงานรู้อย่างชัดเจนว่าเขาจำเป็นต้องทำอะไร นอกจากนี้ ระบบยังให้การควบคุมการปฏิบัติงานให้เสร็จสิ้นโดยฝ่ายบริหารอย่างมีประสิทธิผล
เพิ่มประสิทธิภาพของพนักงานเมื่อแก้ไขปัญหา "มาตรฐาน" ด้วยกฎระเบียบที่ชัดเจนของกระบวนการในบริษัทและวินัยที่เพิ่มขึ้น
ช่วยประหยัดเวลาของพนักงานเพื่อค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ เอกสารเพราะทุกสิ่งทุกอย่าง เอกสารที่จำเป็นใช้งานได้ใน 2 คลิก
พนักงานได้รับข้อมูลที่จำเป็นอย่างรวดเร็วและพวกเขาสามารถ ตัดสินใจได้อย่างอิสระด้วยการเข้าถึงเอกสารที่รวดเร็วและความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับขอบเขตความรับผิดชอบของคุณในแต่ละกระบวนการทางธุรกิจ
เปอร์เซ็นต์การสูญเสียข้อมูลเมื่อถ่ายโอนงานจากพนักงานคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่งจะลดลง
ปริมาณการหมุนเวียนเอกสารกระดาษลดลง
ความเร็วโดยรวมของกระบวนการเพิ่มขึ้น
ทำให้การสร้างและการบำรุงรักษาง่ายขึ้น ระบบการจัดการคุณภาพเนื่องจากสามารถรับกฎระเบียบกระบวนการที่ทันสมัยและความสามารถในการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจอย่างต่อเนื่อง
อำนวยความสะดวกในการฝึกอบรมและการปรับตัวของพนักงานใหม่
ข้อดีของระบบ
ในการทำงานกับระบบ เว็บเบราว์เซอร์ก็เพียงพอแล้ว ด้วยเหตุนี้ คุณจึงสามารถทำงานกับระบบได้จากทุกที่ในโลกโดยไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์เพิ่มเติม
ใช้เพื่ออธิบายกระบวนการทางธุรกิจ ภาษาสมัยใหม่ BPMN เป็นมาตรฐานสากลที่ดีที่สุดและก้าวหน้าที่สุดสำหรับการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ
การไหลของเอกสารมีอยู่ในองค์กรใด ๆ ตั้งแต่รูปแบบที่นักพรตที่สุดระหว่างนักบัญชีและผู้อำนวยการในรูปแบบกระดาษไปจนถึงห่วงโซ่ที่ซับซ้อนของการดำเนินการแบบขนานและต่อเนื่องภายในกรอบการทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ การจัดการเอกสารเป็นงานที่ยาก การเก็บทุกอย่างให้เป็นระเบียบเป็นเรื่องยากมาก โดยเฉพาะเมื่อมีเอกสารจำนวนมาก
ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยนำความเป็นระเบียบมาสู่ระบบเอกสารขององค์กรและทำให้การทำงานกับเอกสารมีความชัดเจนและมีประสิทธิภาพ
แอปพลิเคชัน ELMA: การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณสามารถดำเนินการจัดเก็บที่จัดระเบียบ ค้นหา ลงทะเบียน การอนุมัติ และการติดตามการดำเนินการปัจจุบันด้วยเอกสารได้โดยอัตโนมัติ ด้วยการใช้แอปพลิเคชัน ELMA: Electronic Document Management เอกสารในองค์กรจึงเริ่มทำงานได้จริง
ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของรัสเซียมักจะทำให้ผู้ใช้หวาดกลัวด้วยอินเทอร์เฟซที่ยุ่งยาก แต่อาจใช้งานได้ เมื่อพัฒนา ELMA: แอปพลิเคชันการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ งานที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดอย่างหนึ่งคือการสร้างอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่น่าพึงพอใจ สะดวกสบาย และใช้งานง่าย ELMA: แอปพลิเคชันการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีอินเทอร์เฟซการจัดเก็บไฟล์มาตรฐานที่คุ้นเคยแม้กระทั่งกับผู้ใช้คอมพิวเตอร์ที่ไม่มีประสบการณ์ คุณสมบัติแอปพลิเคชันเพิ่มเติมสามารถเข้าถึงได้ผ่านปุ่มแถบเครื่องมือและเมนูที่จัดวางอย่างชาญฉลาด ดังนั้นผู้ใช้จะเห็นเฉพาะสิ่งที่เขาต้องการจริงๆในการทำงาน - องค์ประกอบที่ไม่จำเป็นทั้งหมดจะถูกซ่อนไว้ แต่สามารถเข้าถึงได้ง่ายหากจำเป็น ด้วยเหตุนี้ จึงรับประกันความชำนาญของระบบได้อย่างรวดเร็วภายในเซสชันการทำงานเพียงสองหรือสามเซสชัน
อินเทอร์เฟซที่เรียบง่ายและชัดเจนซ่อนฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลาย ซึ่งอยู่ในมือของผู้ใช้ที่มีประสบการณ์มากกว่าเล็กน้อยสามารถใช้เพื่อแก้ไขปัญหาการรับส่งเอกสารที่ซับซ้อนในองค์กร ดังนั้น แอปพลิเคชัน “ELMA: การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์” จึงช่วยให้คุณติดตามการไหลของเอกสาร เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน และไม่ต้องการให้ผู้ใช้มีความรู้เชิงลึกในด้านการจัดการระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
การป้อนเอกสารและการลงทะเบียน
อินเทอร์เฟซสำหรับการป้อนและลงทะเบียนเอกสารในระบบนั้นเรียบง่ายและชัดเจน - มันถูกนำไปใช้ในรูปแบบของตัวช่วยสร้างซึ่งประกอบด้วยขั้นตอนต่อเนื่องหลายขั้นตอน เมื่อนำเอกสารเข้าระบบผู้ใช้งานจะต้องระบุรายละเอียดเอกสารที่จำเป็นและแนบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น จากข้อมูลนี้ ระบบจะสร้างการ์ดเอกสาร ซึ่งเป็นหน้าที่แสดงข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับเอกสาร หากมีการลงทะเบียนเอกสาร ผู้ใช้จะต้องระบุคุณลักษณะการลงทะเบียนเพิ่มเติมบางอย่างด้วย การดำเนินการเหล่านี้สามารถทำให้ง่ายขึ้นหรือขยายออกได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าระบบ
แต่ละเอกสารในระบบสามารถมีไฟล์ได้ไม่จำกัดจำนวนเวอร์ชัน ในกรณีนี้ ไฟล์เวอร์ชันเดียวเท่านั้นที่จะเกี่ยวข้อง (ปัจจุบัน) และส่วนที่เหลือจะเป็นไฟล์แบบร่างหรือเวอร์ชันล้าสมัย ดังนั้นประวัติการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในเนื้อหาของเอกสารจึงถูกจัดเก็บไว้ในการ์ดเอกสารใบเดียว ในเวลาเดียวกัน เวอร์ชันของเอกสารเดียวกันซึ่งมักจะเปลี่ยนแปลงในระหว่างกระบวนการอนุมัติ การแก้ไข และการดำเนินการอื่นๆ อาจมีรูปแบบที่แตกต่างกัน การกำหนดเวอร์ชันเอกสารช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความสับสนและการสร้างสำเนาการ์ดเอกสารเดียวกันหลายชุดซ้ำๆ
ข้อมูลส่วนสำคัญยังคงมาถึงองค์กรในรูปแบบกระดาษ แต่การป้อนเอกสารกระดาษเข้าสู่ระบบ ELMA ไม่ใช่ปัญหา แอปพลิเคชัน “ELMA: การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์” หากคุณมีแอปพลิเคชัน ELMA Agent ติดตั้งอยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณ จะช่วยให้คุณสามารถบันทึกเอกสารที่สแกนในระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กรได้โดยอัตโนมัติ ดังนั้นวิธีการป้อนเอกสารกระดาษเข้าสู่ระบบจึงไม่แตกต่างจากการป้อนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - คุณเพียงกดปุ่ม "สแกน" ในเวลาที่เหมาะสมเท่านั้น ไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์เพิ่มเติมที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ เช่น การสแกนที่ไม่จำเป็นและการบันทึกไฟล์ลงในฮาร์ดไดรฟ์
ในการลงทะเบียนเอกสารในระบบ ELMA จะใช้เครื่องมือ Office ในสำนักงานจะมีการแนบบัตรลงทะเบียนและบัตรควบคุมไปกับเอกสารและกำหนดหมายเลขทะเบียน
การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
เอกสารทั้งหมดใน ELMA: แอปพลิเคชันการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะรวมเป็นไฟล์เก็บถาวรอิเล็กทรอนิกส์เดียว - ที่เก็บเอกสาร ที่เก็บเอกสารมีการค้นหาที่สะดวกซึ่งช่วยให้คุณค้นหาเอกสารที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็วไม่เพียง แต่ตามชื่อเท่านั้น แต่ยังรวมถึงรายละเอียดบางอย่างด้วย ผลการค้นหาจะแสดงตามสิทธิ์ในเอกสารของผู้ใช้อย่างเคร่งครัด - เอกสารที่ผู้ใช้ไม่สามารถเข้าถึงได้จะถูกซ่อน
เอกสารเก็บถาวรอิเล็กทรอนิกส์แต่ละฉบับมีบัตรส่วนตัวซึ่งคุณสามารถรับข้อมูลที่ครบถ้วนเกี่ยวกับเอกสาร: ไฟล์เวอร์ชันเอกสารรายละเอียดรวมถึงรายการกิจกรรมทุกประเภทที่ดำเนินการหรือดำเนินการอยู่
การเคลื่อนย้ายเอกสารในองค์กร
ข้อดีหลักประการหนึ่งของการใช้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือความสามารถในการจัดระเบียบงานกับเอกสารได้อย่างสะดวก งานของนักแสดงพร้อมเอกสารนั้นดำเนินการทั้งหมดในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งไม่เพียงแต่ช่วยป้องกันการสูญหายของเอกสารต้นฉบับโดยไม่ตั้งใจเท่านั้น แต่ยังช่วยลดเวลาที่ต้องใช้ในการดำเนินการกับเอกสารให้เสร็จสิ้นลงอย่างมาก ลดเวลาตอบสนองของนักแสดงต่องานที่ได้รับ และหากจำเป็นให้อนุญาตให้คนกลุ่มใหญ่จัดเตรียมเอกสารที่เต็มเปี่ยมไปพร้อม ๆ กัน
ระบบ ELMA ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบการเคลื่อนย้ายเอกสารในบริษัทตามเส้นทางที่ซับซ้อนได้ เส้นทางเอกสารจะกำหนดว่าพนักงานขององค์กรคนใดที่จะส่งเอกสาร ตลอดจนลำดับและลักษณะของงานที่พวกเขาจะดำเนินการด้วย
การเลือกระบบการไหลของเอกสารเชื่อมโยงกับกลยุทธ์การพัฒนาโดยรวมของบริษัทเสมอ สำหรับองค์กรเชิงพาณิชย์ มีเหตุผลที่จะได้รับคำแนะนำในการเลือกเป้าหมาย สภาพแวดล้อมการแข่งขัน โครงสร้างที่บริษัทมุ่งมั่น เช่นเดียวกับผลกระทบทางเศรษฐกิจที่คาดหวังจากการนำระบบไปใช้ เมื่อเลือก EDMS หน่วยงานของรัฐจะให้ความสำคัญกับความสมบูรณ์ของการบัญชีสำหรับงานที่องค์กรแก้ไขและคุณลักษณะต่างๆ ยังไงก็มี จำนวนมากปัจจัยที่ต้องคำนึงถึงแม้ว่าจะไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับเรื่องก็ตาม
เป้าหมายการดำเนินงานตามกฎแล้วระบบการจัดการเอกสารตรงกัน:
- การเพิ่มประสิทธิภาพการควบคุมวินัยในการปฏิบัติงาน
- ลดจำนวนเอกสารที่สูญหายระหว่างการประมวลผล
- ลดเวลาการอนุมัติ
- ลดจำนวนข้อผิดพลาดเมื่อทำงานกับเอกสารมาตรฐาน
นั่นเป็นเหตุผล ข้อกำหนดสำหรับ EDMSเดือดลงไปปฏิบัติงานดังต่อไปนี้:
- ถ่ายโอนจากกระดาษเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ของกระบวนการในการอนุมัติเอกสารและการมอบหมายงานลดเวลาในการประมวลผลเอกสารและคำแนะนำความสามารถในการติดตามความคืบหน้าในการทำงานกับเอกสาร
- การแจ้งเตือนอัตโนมัติของนักแสดงเกี่ยวกับเอกสารใหม่ การควบคุมเวลาในการประมวลผล
- การจัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อการเข้าถึงที่รวดเร็วการค้นหาและการเก็บรักษาเอกสารที่ง่ายดายการแยกความแตกต่างของสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลที่ได้รับการคุ้มครอง
- การกรอกข้อมูลส่วนต่างๆ ของเอกสารมาตรฐานให้สมบูรณ์โดยอัตโนมัติโดยใช้ข้อมูลอ้างอิงที่มีอยู่
- วิธีที่สะดวกในการตรวจสอบกำหนดเวลาสำหรับการทำงานให้เสร็จสิ้นและการรายงานสรุปสำหรับผู้จัดการ การรวมเข้ากับระบบเมลที่มีอยู่อย่างง่ายดาย
- ความเป็นไปได้ของการทำงานระยะไกลในระบบ
- สร้างรายงานเกี่ยวกับเอกสาร นักแสดง สถานะเอกสาร ฯลฯ
- ความเป็นไปได้ของการรวมเข้ากับระบบบัญชีที่มีอยู่ในบริษัท (ระบบบุคลากร การเงิน การบัญชี และการจัดการการผลิต)
- การนำระบบไปใช้อย่างรวดเร็ว
- ค่าติดตั้งและสนับสนุนระบบ
- ความง่ายในการพัฒนาระบบ
- ความสามารถในการใช้ซอฟต์แวร์ระบบเพื่อแก้ไขปัญหาเพิ่มเติม
นอกจากนี้ยังมีเกณฑ์การประเมินเพิ่มเติมที่มีความสำคัญเป็นพิเศษในปัจจุบันเมื่อเลือกระบบ:
- ความพร้อมใช้งานของการสตรีมเอกสารเข้าในระบบความสามารถในการทำงานกับเครื่องสแกน
- โมดูลการจัดการสัญญาที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้า
- เวอร์ชันแท็บเล็ต
- ความพร้อมใช้งานของลูกค้ามือถือ
การเปรียบเทียบ
ปัจจุบันในรัสเซียมีระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมาก แต่ละคนมีข้อดีและข้อเสียของตัวเอง โซลูชันที่เรากำลังพิจารณาในระดับหนึ่งหรืออย่างอื่นนั้นตรงตามเกณฑ์ข้างต้น: Docsvision, Directum และ ELMA ECM+ แนวคิดทั่วไปของระบบเหล่านี้คือการรวม EDMS แบบคลาสสิกเข้ากับโซลูชันสำหรับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจของบริษัท ข้อดีของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือการจัดเก็บและการประมวลผลเอกสารแบบมีโครงสร้าง วัตถุประสงค์ของการใช้ระบบ BPM คือเพื่อพัฒนากระบวนการและเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน เมื่อรวมความเป็นไปได้เหล่านี้เข้าด้วยกัน ระบบที่ทันสมัยการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณก้าวไปไกลกว่าสำนักงานแบบคลาสสิก ให้เราพิจารณารายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการบรรลุผลนี้และอะไรคือความแตกต่างระหว่างระบบที่เลือกตามเกณฑ์ต่างๆ
ตัวเลือกการทำงานและการรวมระบบ
ไดเรกตัม
ระบบ Directum มีแค็ตตาล็อกโซลูชันทางธุรกิจที่หลากหลาย ข้อดีของ EDMS คือฟังก์ชันเตือนความจำที่สะดวกสบาย ระบบช่วยให้คุณสามารถกำหนดค่าหน่วยการเรียงลำดับหมายเลขและทำงานกับแท็กบาร์โค้ดได้ ในบรรดาคุณสมบัติที่มีอิทธิพลต่อความสะดวกในการใช้งาน สามารถเน้นสิ่งต่อไปนี้ได้: การแสดงตัวอย่างไฟล์ที่แนบมา การจัดเก็บไฟล์ หนังสืออ้างอิงที่มีให้เลือกมากมายในการกำหนดค่าพื้นฐาน ตัวช่วยสร้างแบบโต้ตอบสำหรับการสร้างเอกสาร
ข้อเสีย ได้แก่ การขาดการแสดงออบเจ็กต์ทีละหน้าในรายการเอกสารและผลการค้นหา และไม่สามารถใช้สไตล์เพิ่มเติมในคลังเอกสารได้
Docsvision
Docsvision ใช้สไตล์เพิ่มเติมกับคลังเอกสารและแสดงหน้าเว็บและรายงานที่กำหนดเองภายในหน้าต่างแอปพลิเคชันหลัก นอกจากนี้ เอกสารที่เก็บถาวรจะถูกย้ายไปยังตารางฐานข้อมูลแยกกัน ผู้ใช้สามารถเลือกตัวเลือกการตรวจสอบสิทธิ์ได้ การแปลง XSLT ใช้กับคำอธิบาย XML ของบัตรการลงทะเบียน
ระบบ ELMA มีโซลูชั่นทางธุรกิจที่หลากหลาย หนึ่งในนั้นคือโมดูล ECM+ ซึ่งรวมถึงฟังก์ชันของระบบ BPM และ EDMS แบบคลาสสิกไปพร้อมๆ กัน นอกจากนี้ยังมีโมดูล Projects+ ซึ่งเป็นชุดฟังก์ชันคลาสสิกสำหรับการวางแผนและการโต้ตอบภายในโครงการ รวมถึงความสามารถของระบบ BPM แอปพลิเคชัน ELMA CRM+ - ชุดมาตรฐานของฟังก์ชัน CRM และการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ ELMA ยังมีโซลูชัน KPI ของตัวเองอีกด้วย
ELMA ECM+ และโซลูชันอื่นๆ อีกสองรายการมีปลั๊กอินสำหรับการทำงานกับ MS Outlook ระบบยังทำงานร่วมกับ 1C ได้อย่างรวดเร็ว (รองรับเวอร์ชันปัจจุบันทั้งหมด)
เอกสารในแอปพลิเคชันสามารถมีเวอร์ชันไฟล์จำนวนเท่าใดก็ได้ แต่มีเพียงเวอร์ชันเดียวเท่านั้นที่เป็นเวอร์ชันปัจจุบัน/ปัจจุบัน ประวัติการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาทั้งหมดจะถูกรวบรวมไว้ในการ์ดเอกสาร ซึ่งช่วยปกป้องผู้ใช้จากสำเนาการ์ดซ้ำ
ระบบประกอบด้วยเครื่องมือที่สะดวกสบายสำหรับงานเอกสารอย่างเต็มรูปแบบและการควบคุมวินัยในการปฏิบัติงานในงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารเหล่านี้
การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ทำกับเอกสารจะถูกบันทึกไว้ในการ์ด
เมื่อข้อมูลมาถึงองค์กรในรูปแบบกระดาษ ELMA EDMS และแอปพลิเคชัน ELMA Agent จะบันทึกเอกสารที่สแกนโดยอัตโนมัติ
สามารถดูรายงานสถานการณ์ทั่วไปพร้อมกิจกรรมการปฏิบัติงานของโฟลว์เอกสารของบริษัทได้ ผู้ใช้จะได้รับตัวกรองจำนวนหนึ่ง เขาสามารถสร้างผลลัพธ์ตามที่เห็นสมควร
ECM+ มีความสามารถในการปรับแต่งได้กว้างและการปรับแต่งเพิ่มเติมตามมา - ระบบการไหลของเอกสารและการควบคุมงานบนเอกสารสามารถสร้างขึ้นได้ตามความต้องการขององค์กรเฉพาะและโครงสร้างองค์กร
สามารถสร้างเทมเพลตเอกสารได้ ผู้ใช้ทุกคนสามารถสร้างขึ้นได้ แม้แต่ผู้ที่ไม่มีทักษะในการเขียนโปรแกรมก็ตาม
ข้าว. 1. เอกสารที่สร้างจากเทมเพลตเอลมา
คุณสามารถเพิ่มบาร์โค้ดลงในเทมเพลตโดยอัตโนมัติเพื่อการจดจำเพิ่มเติมในระบบโดยใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ด
ระบบทั้งหมดที่อยู่ระหว่างการพิจารณามีแอปพลิเคชั่นมือถือสำหรับทำงานกับฟังก์ชั่นระบบผ่านคอมพิวเตอร์แท็บเล็ต ทั้งหมดนี้: แอปพลิเคชัน ELMA สำหรับ iPad, Directum และ Docsvision EDMS ช่วยให้ผู้จัดการระดับสูงสามารถทำงานจากแท็บเล็ตและอุปกรณ์มือถือได้อย่างสะดวกเมื่อพวกเขาไม่อยู่ที่สำนักงาน
อินเทอร์เฟซ
ไดเรกตัม
ในระบบนี้ อินเทอร์เฟซของโหมดการทำงานทั้งหมดจะรวมเป็นหนึ่งเดียว มีการกำหนดค่ากฎสำหรับการประมวลผลเอกสารและงานต่างๆ ในโหมดการแทนที่ เนื้อหาข้อมูลจะถูกบันทึก คุณสามารถลบการ์ดออกจากหน้าต่างปัจจุบันและสร้างการ์ดใหม่ได้ คุณสามารถทำงานกับไฟล์ออนไลน์ได้ในโหมดเช็คอินและเช็คเอาท์ สิทธิ์การเข้าถึงจะถูกกระจายไปยังไฟล์แยกต่างหาก โดยแต่ละไฟล์จะมีคำอธิบายตามแอตทริบิวต์ เนื้อหาข้อมูลดี กระบวนการโปร่งใส มีตัวอย่างไฟล์แนบ ความเป็นไปได้ที่ผู้รับเหมาจะตั้งการแจ้งเตือน การเพิ่มงานในปฏิทิน MS Outlook มีเทมเพลตการค้นหาที่ปรับแต่งได้และกลไกการกรองที่สะดวกตามคอลัมน์รายการ
แต่ในขณะเดียวกันก็มีข้อเสียอยู่บ้าง ตัวอย่างเช่น ไม่มีความเป็นไปได้ในการแสดงองค์ประกอบทีละหน้า (ใน Win32 OS) นอกจากนี้ การตั้งค่าเอฟเฟ็กต์ภาพยังน้อยมากอีกด้วย ไม่สามารถแปลชื่อของรายละเอียดในภาษาใดๆ ได้ ขนาดการ์ดไม่เปลี่ยนแปลง เมื่อสร้างลิงก์ระหว่างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คุณไม่สามารถเพิ่มความคิดเห็นในลิงก์ได้ (คำอธิบายของลิงก์) โดยรวมแล้วอินเทอร์เฟซมีการใช้งานมากเกินไป
ข้าว. 2. อินเทอร์เฟซไดเรกตัม
Docsvision
ใน Docsvision คุณสามารถใช้ธีมที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้า ปรับแต่งบรรทัดคำสั่ง และแสดงการ์ดการลงทะเบียนเอกสารสำหรับแต่ละโฟลเดอร์ได้ มีการนำกลไกการลากและวางมาใช้ การเชื่อมต่อจากต้นทางถึงปลายทางระหว่างเอกสารจะถูกแสดงเป็นภาพในรูปแบบของต้นไม้ คุณสามารถดำเนินการกลุ่มโดยใช้ลิงก์และแสดงความคิดเห็นได้ การ์ดงานได้รับการออกแบบ แถบเครื่องมือสามารถปรับแต่งได้ สามารถค้นหาข้อความแบบเต็มจากบรรทัดเดียวได้ มีเทมเพลตการค้นหาที่ปรับแต่งได้และการออกแบบแบบฟอร์มการค้นหา
ข้าว. 3. อินเทอร์เฟซDocsvision
ในขณะเดียวกันก็สามารถระบุข้อเสียต่อไปนี้ได้: ไม่มีความเป็นไปได้ที่จะแนบเอกสารเข้ากับงานโดยอัตโนมัติ การดำเนินการบางอย่างไม่รองรับการประมวลผลแบบแบตช์ กระบวนการไม่โปร่งใส การแจ้งเตือนจะทำงานเมื่อเปิด MS Outlook เท่านั้น
อินเทอร์เฟซ ELMA ECM+ ดูเหมือนพื้นที่จัดเก็บไฟล์มาตรฐาน ดังนั้นผู้ใช้จึงไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์ในการทำงานกับระบบที่คล้ายคลึงกันด้วยซ้ำ
ข้าว. 4. อินเทอร์เฟซเอลมา
อินเทอร์เฟซสำหรับการป้อนและลงทะเบียนเอกสารในระบบนั้นเรียบง่ายและชัดเจน - มันถูกนำไปใช้ในรูปแบบของตัวช่วยสร้างซึ่งประกอบด้วยขั้นตอนต่อเนื่องหลายขั้นตอน เมื่อป้อนเอกสารเข้าสู่ระบบผู้ใช้เพียงระบุรายละเอียดเอกสารที่จำเป็นและแนบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จากข้อมูลนี้ ระบบจะสร้างบัตรเอกสารที่มีข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับบัตรดังกล่าว
พอร์ทัลภายในของระบบประกอบด้วยข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับองค์กร เครื่องมือที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับงานของผู้ใช้จะถูกรวบรวมไว้ในที่เดียว: งาน ปฏิทิน ฟีดข้อความ การเก็บถาวรเอกสาร เอกสารเว็บ รายงาน
ขึ้นอยู่กับวิธีกำหนดค่าระบบ การดำเนินการสามารถทำให้ง่ายขึ้นหรือขยายได้
ฟังก์ชั่นการค้นหา
ไดเรกตัม
ระบบดำเนินการค้นหาเอกสารฉบับเต็มและรายละเอียดบัตรลงทะเบียน เทมเพลตคำค้นหาได้รับการกำหนดค่าโดยใช้รายละเอียดบัตรลงทะเบียน รายการเอกสารที่โหลดจะถูกกรอง มีฟังก์ชันที่สะดวกสำหรับการตั้งค่าเทมเพลตการค้นหา ผู้ใช้สามารถสร้างโฟลเดอร์การค้นหาได้ รายการเอกสารจะถูกกรองตามค่าคอลัมน์
ถึง คุณสมบัติเชิงลบรวมถึง: การไม่สามารถกระจายสิทธิ์การเข้าถึงไปยังการค้นหาที่กำหนดค่าไว้ ขาดการค้นหาที่กำหนดค่าไว้ในเว็บไคลเอ็นต์ ไม่สามารถสร้างคำค้นหาที่ซับซ้อนได้ นอกจากนี้ยังไม่มีการแสดงออบเจ็กต์ทีละหน้าในรายการเอกสารและผลลัพธ์การค้นหา หรือการใช้สไตล์เพิ่มเติมในคลังเอกสาร
Docsvision
Docsvision รองรับทั้งการสร้างคำค้นหาที่ซับซ้อนโดยใช้ XML และการกระจายสิทธิ์การเข้าถึงการค้นหาที่กำหนดเอง
ข้อเสียคือการทำงานของแผงดูช้า
เอกสารการใช้งาน ELMA ECM+ จะถูกรวบรวมไว้ในคลังอิเล็กทรอนิกส์เดียว - ที่เก็บเอกสาร ค้นหาเอกสารได้รวดเร็วและสะดวก คุณสามารถค้นหาเอกสารที่จำเป็นได้ไม่เฉพาะตามชื่อเท่านั้น แต่ยังรวมถึงรายละเอียดที่ระบุของบัตรเอกสารหรือบัตรลงทะเบียนด้วย ในกรณีนี้ ผลการค้นหาจะแสดงตามสิทธิ์ในเอกสารของผู้ใช้อย่างเคร่งครัด คุณสามารถบันทึกพารามิเตอร์การค้นหาในรูปแบบตัวกรองได้ และในอนาคตคุณสามารถค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็วโดยใช้พารามิเตอร์เหล่านี้
การค้นหาใช้งานได้ทั้งตามชื่อและรายละเอียด ผลลัพธ์จะแสดงตามสิทธิ์ของผู้ใช้
ข้อเสีย: ขาดการค้นหาข้อความแบบเต็มในเอกสาร
การตั้งค่าการดูแลระบบ
ไดเรกตัม
ระบบช่วยให้คุณรักษาโครงสร้างองค์กรของหลายบริษัทได้ในคราวเดียว ข้อมูลเกี่ยวกับแผนกและพนักงานมีรายละเอียดและสามารถขยายได้ ฟังก์ชันการทดแทน (การแทนที่/ผู้ช่วยแบบเต็ม) ถูกนำมาใช้ด้วยการสร้างโฟลเดอร์กล่องขาเข้า/กล่องขาออกโดยอัตโนมัติ ตัวกรองถูกสร้างขึ้นโดยสตริงย่อยและการค้นหาที่ทำงานอยู่
เป็นที่น่าสังเกตว่าการแสดงโครงสร้างองค์กรไม่ชัดเจน ไม่มีความสามารถในการจัดเรียงองค์ประกอบตามลำดับที่กำหนด การสร้างและกรอกไดเร็กทอรีค่อนข้างยาก และไม่มีการแปลรายการไดเร็กทอรีเป็นภาษาท้องถิ่น การตั้งค่ารูปลักษณ์และการทำงานของบัตรลงทะเบียนมีน้อยมาก
ข้าว. 5. การปรากฏตัวของบัตรลงทะเบียนในระบบไดเรกตัม
Docsvision
สนับสนุนการรักษา OHS ของบริษัทหลายแห่ง มีการนำฟังก์ชันการทดแทนมาใช้ (รองถาวร/ชั่วคราว) มีตัวกรองตามสตริงย่อย
ข้อเสียบางส่วนเหมือนกัน: การแสดงโครงสร้างองค์กรแบบไม่เห็นภาพ, ขาดความสามารถในการจัดเรียงองค์ประกอบตามลำดับที่กำหนด, ขาดความสามารถในการรักษาประวัติไดเร็กทอรี, ขาดความสามารถในการสร้างไดเร็กทอรีที่พิมพ์, ขาดความสามารถในการสร้างไดเร็กทอรีแบบลำดับชั้น ไม่มีไดเร็กทอรี "Nomenclature of Cases" ในตัว งานช้าของนักออกแบบ
ข้าว. 6. Directory ของพนักงานในระบบDocsvision
สามารถรวมหลายระบบไว้ในหน้าต่างเดียวจัดระเบียบระบบข้อมูลของแผนกต่างๆของบริษัทขนาดใหญ่และการแลกเปลี่ยนข้อมูลคุณภาพสูงระหว่างระบบของแผนกคุณสามารถติดตามสถานการณ์ในสาขาอื่นขององค์กรได้ ผู้ใช้จะได้รับข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับระบบภายนอกโดยไม่ต้องออกจากหน้า
สถานะปัจจุบันของกิจการของสาขาใดสาขาหนึ่งสะท้อนให้เห็นแยกต่างหาก หน้าแรกพร้อมชุดพอร์ตเล็ตข้อมูล สะดวกในการสลับระหว่างหน้าแผนก คุณยังสามารถรับข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมการปฏิบัติงาน ค้นหาข่าวสารปัจจุบัน ดูเอกสาร และเปิดตัวกระบวนการทางธุรกิจ
ข้าว. 7. การตั้งค่าหน้าสาขาในระบบ ELMA
ข้อมูลสรุปสำหรับทุกแผนกขององค์กรมีให้สำหรับผู้จัดการ ข้อมูลเกี่ยวกับแผนกและพนักงานยังสามารถขยายได้
ในส่วนพิเศษ "การทดแทน" จะมีการกำหนดการทดแทนพนักงาน - โดยระบุว่าใครมาแทนที่ใคร นานเท่าใด และด้วยเหตุผลใด การเปลี่ยนตัวจะปิดโดยอัตโนมัติเมื่อสิ้นสุดระยะเวลา งานในกระบวนการจะถูกโอนไปยังพนักงานทดแทนโดยอัตโนมัติ ระบบแจ้งเกี่ยวกับงานที่เกิดขึ้นครั้งเดียวและสิ่งนั้น พนักงานคนนี้ไม่อยู่และแนะนำให้เลือกพนักงานคนอื่นเป็นนักแสดง
ข้าว. 8. การตั้งค่าส่วน “การทดแทน” ในระบบ ELMA
ส่วนตารางการขาดงานจะแสดงรายชื่อพนักงานที่ไม่อยู่ในที่ทำงานในช่วงระยะเวลาหนึ่ง
การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ
ไดเรกตัม
ระบบมีฟังก์ชันการสร้างแบบจำลองที่สะดวก มีการแก้ไขข้อบกพร่องทีละขั้นตอนของแผนภาพเส้นทาง ภาษาการเขียนโปรแกรมระดับสูง IS-Builder ถูกสร้างขึ้นในแพลตฟอร์มโซลูชัน รองรับการสร้างสถานการณ์สคริปต์โดยใช้ API ของตัวเองและการสร้างฟังก์ชันของตัวเอง มีเครื่องมือแก้ไขรายงานในตัวในภาษา IS-Builder แต่ในขณะเดียวกัน จำนวนบล็อกพื้นฐานยังไม่เพียงพอ
ข้าว. 9. การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจในระบบ Directum
Docsvision
ระบบมีฟังก์ชันการสร้างแบบจำลองที่สะดวกสบายและมีโอกาสมากมายในการออกแบบแผนภาพเส้นทางโดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์ คุณสามารถพัฒนาฟังก์ชั่นของคุณเองได้ ระบบมี API ของตัวเอง สามารถสร้างสคริปต์โดยใช้และเรียกใช้บริการเว็บได้ เครื่องมือ - การรายงาน MS
ข้าว. 10. การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจในระบบ Docsvision
การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจดำเนินการในโปรแกรมแก้ไขกราฟิกที่สะดวก “ELMA Designer” ซึ่งมีอินเทอร์เฟซแบบกราฟิกที่เรียบง่ายและใช้งานง่าย สัญลักษณ์ BPMN 2.0 ใช้เป็นภาษาในการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ ภาษานี้สะดวกมากสำหรับการอธิบายห่วงโซ่งานและมีองค์ประกอบพื้นฐานที่จำเป็นเกือบทั้งหมด นักวิเคราะห์ธุรกิจสามารถออกแบบกระบวนการทางธุรกิจได้โดยไม่ต้องมีโปรแกรมเมอร์เข้าร่วม กลไกการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องทำให้เราสามารถพัฒนารูปแบบการบริหารจัดการในบริษัทได้ การเปลี่ยนแปลงกระบวนการต่างๆ เกิดขึ้นได้ทันที ไม่จำเป็นต้องปิดระบบ
คุณสามารถจัดระเบียบการเคลื่อนย้ายเอกสารในบริษัทตามเส้นทางที่ซับซ้อนได้ เส้นทางเอกสารจะกำหนดว่าพนักงานขององค์กรคนใดที่จะส่งเอกสาร รวมถึงลำดับและลักษณะของงานที่จะต้องดำเนินการด้วย โมเดลกราฟิกของกระบวนการทางธุรกิจนั้นถูกสร้างขึ้นโดยการลากบล็อคการดำเนินการที่จำเป็นจากพาเล็ตด้วยเมาส์ จากนั้นการดำเนินการจะเชื่อมต่อกันด้วยการเปลี่ยนภาพ
ข้าว. 11. เส้นทางเอกสาร ซึ่งอธิบายว่าเป็นกระบวนการทางธุรกิจ ใน ELMA EDMS
ความปลอดภัยของข้อมูลและการดำเนินการ
ไดเรกตัม
คุณสามารถปกป้องข้อมูลในระบบโดยใช้รหัสผ่านเข้าสู่ระบบและบัญชี Windows สามารถสร้างกลุ่มและบทบาทของผู้ใช้ได้ รองรับโมเดลการควบคุมการเข้าถึงแบบแยกส่วนและตามบทบาท คุณสามารถให้อำนาจและสิทธิพิเศษได้ มีความแตกต่างของสิทธิ์การเข้าถึงในระดับโฟลเดอร์ บัตรลงทะเบียน ไฟล์ ไดเร็กทอรี สามารถกำหนดค่าการโอนสิทธิ์ได้ มีการใช้การเข้ารหัสและลายเซ็นดิจิทัล
ในทางกลับกัน การกระจายสิทธิ์การเข้าถึงการค้นหาที่กำหนดเองเป็นไปไม่ได้ ไม่มีการค้นหาที่กำหนดเองในเว็บไคลเอ็นต์ และการสร้างคำค้นหาที่ซับซ้อนเป็นไปไม่ได้ ข้อเสียอีกประการหนึ่งคือประสิทธิภาพการดูแผงต่ำ
ใน Docsvisionมีการควบคุมการเข้าถึงภาคบังคับ สิทธิ์การเข้าถึงจะแตกต่างกันในระดับโฟลเดอร์ บัตรลงทะเบียน ไฟล์ ไดเร็กทอรี นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดค่าการโอนสิทธิ์ได้อีกด้วย มีการใช้การเข้ารหัสและลายเซ็นดิจิทัล
ผู้ใช้ทุกคนสามารถเข้าสู่ระบบ ELMA ได้จากทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ตโดยใช้ข้อมูลเข้าสู่ระบบและรหัสผ่าน การเข้าสู่ระบบโดยใช้ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านได้รับการกำหนดค่าตามค่าเริ่มต้นสำหรับผู้ใช้ทุกคน แต่มีสามวิธีหลักในการปกป้องการเข้าสู่ระบบ ELMA ของคุณ:
- อุปกรณ์ที่เชื่อถือได้ - หากคุณพยายามเข้าสู่ระบบจากคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์มือถือใด ๆ ที่ไม่รวมอยู่ในรายการอุปกรณ์ที่เชื่อถือได้ ระบบจะแสดงข้อความเกี่ยวกับการไม่สามารถเข้าสู่ระบบได้
- เข้าสู่ระบบโดยใช้โทเค็น โทเค็นเชื่อมโยงกับบัญชีผู้ใช้และจะจับคู่เฉพาะบัญชีผู้ใช้นั้นเท่านั้น คุณสามารถเข้าสู่ระบบ ELMA ได้จากทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ต แต่เฉพาะในกรณีที่คุณมีอุปกรณ์พิเศษ - โทเค็นและรู้รหัส PIN สามารถบันทึกที่เก็บกุญแจอิเล็กทรอนิกส์หลายอันบน Token ได้ - เพื่อเข้าสู่ระบบที่แตกต่างกัน ไม่เพียงแต่ระบบ ELMA เท่านั้น ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องพกกุญแจทั้งพวง
- การเข้าสู่ระบบโดยใช้ใบรับรองดำเนินการในลักษณะเดียวกัน ผู้ใช้ที่ต้องการเข้าสู่ระบบ ELMA โดยใช้ใบรับรองจะเชื่อมโยงระบบเข้ากับบัญชีของเขา คุณสามารถเข้าสู่ระบบ ELMA ได้โดยใช้ใบรับรองจากเวิร์กสเตชันผู้ใช้ที่ระบุเท่านั้น การเข้าสู่ระบบโดยใช้ใบรับรองสามารถทำได้ในเบราว์เซอร์ Mozilla Firefox และ Internet Explorer เท่านั้น
- การอนุญาตใน ELMA สามารถทำได้โดยใช้เทคโนโลยี Single Sign On (SSO) ในการเข้าสู่ระบบ คุณสามารถใช้ชื่อและรหัสผ่านที่ผู้ใช้เข้าสู่ระบบ Windows
ในงานอนุมัติ การลงนาม และเมื่อลงนามในเวอร์ชันของเอกสาร สามารถใช้ลายเซ็นดิจิทัลแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ ไม่มีใครสามารถตกลงหรือลงนามในเอกสารแทนบุคคลอื่นได้ แม้ว่าพวกเขาจะรู้รหัสผ่านก็ตาม
มีการกำหนดค่าสิทธิ์การเข้าถึงออบเจ็กต์ระบบต่างๆ การจัดการสิทธิ์ทั้งหมดขึ้นอยู่กับบทบาทขององค์ประกอบของโครงสร้างองค์กรและผู้ใช้แต่ละรายของระบบ กระบวนการตั้งค่าประกอบด้วยการแสดงตำแหน่ง แผนก แผนก และการกระจายความรับผิดชอบแบบกราฟิก (การดำเนินการกับงานและเอกสาร)
บทสรุป
ทุกบริษัทที่เลือก EDMS ประสบปัญหาเดียว นั่นก็คือการบูรณาการระบบที่ได้มาและกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่ขององค์กรในระยะยาว มีคนจำนวนไม่มากที่สามารถบูรณาการกระบวนการรับส่งเอกสารเข้ากับกระบวนการแบบ end-to-end ของบริษัทได้ในทันที นี่เป็นงานที่ต้องใช้แรงงานเข้มข้นมากซึ่งต้องใช้เวลา ความรู้ และการสื่อสารอย่างต่อเนื่องของพนักงานทุกคนที่ทำงานกับเอกสาร แต่ละระบบที่พิจารณาในระดับหนึ่งหรืออย่างอื่นสามารถรับมือกับงานนี้ได้เนื่องจากหน้าที่ของมัน หากเราประเมินผลลัพธ์ แอปพลิเคชัน ELMA ECM+ จะเกิดขึ้นอันดับหนึ่งในแง่ของการปฏิบัติตามข้อกำหนด Directum สมควรได้รับอันดับที่สอง และ "bronze" ตกเป็นของระบบ Docsvision
#ITreview #กระแสเอกสาร #บทความ #กระแสเอกสารอิเล็กทรอนิกส์