การวางแผนชีวิต - อะไร อย่างไร และทำไม? วางแผนเวลาทำงานอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ
ใครในพวกเราไม่สงสัยว่าอะไรคือคุณค่าที่ยิ่งใหญ่ที่สุด? บ่อยครั้งที่ความคิดเห็นแตกต่างในเรื่องนี้ บางคนเชื่อว่ามันคือข้อมูล บางคนเชื่อว่าถึงเวลาแล้ว ถึงแม้ว่า สังคมสมัยใหม่มีโอกาสมากพอที่จะประหยัดเวลา แต่ด้วยเหตุผลบางอย่างมีเวลาไม่เพียงพอ และความคิดก็เข้ามาในใจทันที: "เหตุใดความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีจึงเล่นเป็นเรื่องตลกที่โหดร้าย", "จะมีเวลาทำทุกอย่างและทำมันให้ดีได้อย่างไร", "จะแจกจ่ายและวางแผนวันของคุณอย่างไรเพื่อบรรเทาความโล่งใจบางส่วนเป็นอย่างน้อย ตัวคุณเอง?" มันง่ายมาก คุณเพียงแค่ต้องเรียนรู้วิธีการวางแผนเวลาของคุณอย่างถูกต้อง
กฎที่ต้องปฏิบัติตามหากคุณต้องการทำทุกอย่าง
เพื่อให้ทันกับทุกสิ่งและมีเวลาพักผ่อน คุณควร:
- พัฒนาแผนเฉพาะ
- จัดลำดับความสำคัญเรื่องที่มีความสำคัญรองลงมาโดยไม่ทิ้งไว้ในภายหลัง
- อย่าเสียเวลาทำงานไปกับสิ่งที่ไม่จำเป็น
- วิเคราะห์งานที่เสร็จแล้วทุกวัน
- ขึ้นอยู่กับความสำคัญกระจายลำดับความสำคัญอย่างถูกต้อง
- รักษาความสงบเรียบร้อย;
- พัฒนากำลังใจที่จะปฏิบัติตามนิสัยใหม่
วิธีการเรียนรู้การวางแผนวันของคุณ: ขั้นตอนการวางแผนเวลาของผู้จัดการ
ดูเหมือนว่าการแบ่งเวลาทำงานอย่างถูกต้องและกำหนดลำดับการทำงานในแต่ละวันไม่ใช่เรื่องยาก แต่ไม่ใช่ทุกคนที่ทำได้ หากเกิดความคิดที่จะทำเรื่องสำคัญให้ตรงเวลาและไม่เหนื่อย สิ่งสำคัญคือต้องเรียนรู้วิธีการวางแผนและบริหารจัดการเวลาอย่างถูกต้อง แผนกิจวัตรประจำวันที่จัดทำขึ้นอย่างเหมาะสมมีบทบาทสำคัญที่นี่
อย่าลืมปัจจัยสำคัญเช่นเวลาที่จำกัด เวลาไม่สามารถหยุด เปลี่ยนแปลง หรือคืนได้ ซึ่งหมายความว่าการทำงาน ธุรกิจ และชีวิตของเราโดยทั่วไปก็เช่นเดียวกัน
การวางแผนเวลาทำงานมีขั้นตอนดังต่อไปนี้:
- การพัฒนาวินัย (การเรียนรู้ที่จะควบคุมวันของคุณเป็นงานสำคัญสำหรับผู้นำที่ประสบความสำเร็จ)
- การกำหนดระดับความสำคัญของเรื่อง (อนุญาตให้วางแผนเรื่องเร่งด่วนได้ไม่เกิน 3 เรื่องต่อวัน)
- การแบ่งงานอย่างมีเหตุผลเป็นเรื่องสำคัญ เร่งด่วน ง่าย เรียบง่าย ไม่มีนัยสำคัญ
- จัดทำแผนงานทีละขั้นตอน
- กำจัดงานง่าย ๆ เล็ก ๆ ที่ใช้เวลาทำไม่ถึง 10 นาที (ขนถ่ายในวันถัดไป)
- ผู้จัดการปฏิเสธที่จะทำกิจกรรมที่ "ขโมย" เวลา (ดูละครทีวี ใช้เวลาหลายชั่วโมงในการสื่อสารบนโซเชียลเน็ตเวิร์ก ออกไปเที่ยวกับเพื่อน ๆ)
- การกำหนดทุกสิ่งในบ้านและที่ทำงาน
- กำจัดขยะจากงาน (10 นาทีต่อวันก็เพียงพอแล้วในการคัดแยกเอกสารและทิ้งสิ่งที่ไม่จำเป็น)
- การเลือกงานอดิเรกเพื่อการพักผ่อน
เพื่อไม่ให้เสียเพื่อนและประหยัดเวลาอย่างเหมาะสม คุณต้องปฏิบัติตามกฎ: เยี่ยมชมเพจบนโซเชียลเน็ตเวิร์กสัปดาห์ละ 2 ครั้ง จัดสรรวันหยุดสุดสัปดาห์เพื่อพบปะกับเพื่อน ๆ วางแผนการประชุมส่วนตัวล่วงหน้า ลดเวลา "ว่าง" การสนทนาทางโทรศัพท์มากถึง 15 นาทีต่อวัน
วางแผนการทำงานอย่างไร
การวางแผนที่ประสบผลสำเร็จเป็นไปได้หากคุณปฏิบัติตามลำดับงานต่อไปนี้:
- กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์บนพื้นฐานของการพัฒนาแผนงาน อาจเป็นระยะสั้น (สำหรับหนึ่งสัปดาห์) หรือระยะยาว (สำหรับเดือน ไตรมาส หรือปี)
ข้อควรสนใจ: ผู้นำที่ประสบความสำเร็จไม่สามารถเบี่ยงเบนไปจากแผนได้แม้แต่ก้าวเดียว คุณสามารถปรับเปลี่ยนได้ เช่น สลับงาน วันประชุมสำคัญ วางแผนกิจกรรมในเวลาอื่น แต่ไม่ควรเปลี่ยนแปลงอย่างรุนแรงไม่ว่าในสถานการณ์ใดก็ตาม
- กระจายงานและกำหนดกำหนดเวลาในการทำให้เสร็จ สิ่งสำคัญคือต้องเรียนรู้ที่จะทำงานที่มีกรอบเวลาจำกัดและงานที่ต้องใช้ความพยายามอย่างมากก่อน จากนั้นคุณสามารถวางแผนงานระยะกลางและงานที่ต้องใช้ฟังก์ชันมาตรฐานได้ งานมูลค่าต่ำควรทำเป็นลำดับสุดท้าย
- การทำเครื่องหมายบังคับของเรื่องเร่งด่วนที่เกิดขึ้นก่อนดำเนินการในไดอารี่หรือปฏิทินของคุณ (ช่วยให้ผู้จัดการจัดการทำทุกอย่างตรงเวลาโดยไม่พลาดประเด็นสำคัญ)
- วิเคราะห์งานทั้งหมด ลดรายการงาน (เท่าที่จะทำได้)
หากต้องการยกเลิกการโหลดวันของคุณ สิ่งสำคัญคือ:
- ทำตามข้อจำกัดของการทำภารกิจให้สำเร็จ: ไม่เกิน 3 งานด่วน รวมไม่เกิน 10 งานต่อวัน
- เมื่อวางแผน ให้ยึดมั่นในการทำงานที่ซับซ้อนให้เสร็จสิ้นในเวลาที่เหมาะสม โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงครึ่งแรกของวัน และปฏิบัติงานง่ายๆ เมื่อสิ้นสุดกะงาน
- อย่าทำงานถัดไปโดยไม่ทำงานก่อนหน้าให้เสร็จสิ้น (สิ่งสำคัญคือต้องวางแผนงานทีละขั้นตอน โดยทำตามที่ตกลงไว้ก่อนหน้านี้ให้เสร็จสิ้น)
- อย่าทิ้งงานที่ยังไม่เสร็จอย่าเลื่อนเป็นวันทำการถัดไป
- หากยังมีงานที่ยังไม่บรรลุผล ขอแนะนำให้จดบันทึกเกี่ยวกับงานเหล่านั้นในปฏิทินของงานสำคัญที่คุณจดบันทึกไว้เป็นพิเศษ หากงานเดียวกัน "คงอยู่" ในไดอารี่เป็นเวลาหลายวันติดต่อกันก็คุ้มค่าที่จะคิดว่าจะปฏิเสธหรือโอนให้บุคคลอื่นดำเนินการอย่างไร
ความลับของการวางแผนอย่างมีเหตุผล
คุณสามารถวางแผนวันของคุณได้อย่างถูกต้องโดย:
- ประเมินแผนงาน ปรับเปลี่ยนงาน สร้างกิจวัตรประจำวัน
- ติดตามการปฏิบัติงานกำจัดการปฏิบัติงานหลายอย่างพร้อมกัน (ไม่เช่นนั้นจะมีความเสี่ยงที่ผลผลิตต่ำ)
- เสร็จสิ้นภารกิจที่เริ่มต้น;
- ขจัดอุปสรรคที่ทำให้ผู้จัดการไม่สามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสิ้น หันเหความสนใจ และส่งผลกระทบต่อแผนงาน
- สลับงานกับการพักผ่อน
- การวิเคราะห์การวางแผนเวลา
- การปรับปรุงผลงานของคุณอย่างต่อเนื่อง
เคล็ดลับการประหยัดเวลาสำหรับผู้จัดการ
- สิ่งสำคัญคือต้องรวมงานที่คล้ายกัน เช่น รวมการเจรจา จัดเรียงจดหมาย ตอบอีเมล
- การสร้างสภาพแวดล้อมที่สงบก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อไม่ให้สิ่งใดรบกวนคุณจากงานของคุณ
- การจำกัดเวลาทำงานจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงผลลัพธ์ที่ไม่เกิดผลจากการประชุมทางธุรกิจ
- ความสามารถในการจัดลำดับความสำคัญเป็นตัวบ่งชี้สำคัญของความมีเหตุผลและความสม่ำเสมอของกิจการซึ่งส่งผลต่อการบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้
- การทำสิ่งที่สำคัญเป็นพิเศษช่วยให้ผู้จัดการสามารถบรรลุผลการปฏิบัติงานในระดับสูงได้
- การกระจายงานระหว่างพนักงานจะช่วยประหยัดเวลาได้มาก
- งานทีละขั้นตอนก็มีความสำคัญไม่น้อย การก้าวไปสู่เป้าหมายจะง่ายกว่ามากหากคุณปีนบันได เริ่มจากสิ่งเล็กๆ น้อยๆ และไปให้ถึงจุดสูงสุด
- การเขียนไดอารี่งานสำคัญจะช่วยขจัดปัญหาการทับซ้อนกันของงานบางงานกับงานอื่นๆ และการสะสมงานในช่วงปลายเดือน
- การตัดสินใจเรื่องสำคัญๆ ในตอนเช้าจะดีกว่า ด้วยวิธีนี้คุณสามารถสร้างความรู้สึกแห่งความสำเร็จได้ตลอดทั้งวันทำงานของคุณ
- เมื่อวางแผนและกำหนดเวลา สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงระดับความสามารถในการทำงานที่แท้จริง เนื่องจากเป็นสิ่งที่ส่งผลต่อผลลัพธ์สุดท้ายของงาน
คิดถึงความล้มเหลวครั้งใหญ่ที่สุดในชีวิตของคุณ การทะเลาะวิวาทความเข้าใจผิดที่เปลี่ยนแปลงทั้งชีวิตของคุณไปในทางลบ การสอบล้มเหลว การสัมภาษณ์งาน ฯลฯ สาเหตุของความล้มเหลวนั้นคล้ายคลึงกัน ตามกฎแล้วเป็นผลมาจากการเตรียมการที่ไม่ดีและการกระทำที่หุนหันพลันแล่น ด้านล่างนี้เราจะดูวิธีจัดการทุกอย่างและวางแผนวัน/สัปดาห์
จะเกิดอะไรขึ้นหากนักกีฬาหยุดฝึกซ้อมหนึ่งเดือนก่อนการแข่งขันกีฬาโอลิมปิก - ทักษะและความแข็งแกร่งของกล้ามเนื้อของเขาจะอ่อนแอลงอย่างมากและเขาจะเข้ารับตำแหน่งสุดท้าย เช่นเดียวกับในด้านกีฬา ในธุรกิจใดๆ ก็ตามคุณต้องมีการเตรียมตัวที่ดี โดยที่โอกาสในการประสบความสำเร็จจะลดลงอย่างมาก
ปัจจัยสำคัญในการเตรียมการคือการวางแผนนั่นเอง "กฎ 6P": การวางแผนที่เหมาะสมป้องกันการสูญเสียผลผลิต
ด้านล่างนี้ฉันจะให้ 7 วิธีในการติดตามทุกสิ่งที่ใช้ การวางแผนที่เหมาะสมวัน สัปดาห์
วิธีที่ 1: สร้างรายการงานสำหรับวันนั้น
รายการงานมีไว้เพื่ออะไร?
ก่อนอื่นเรามาดูกันว่าสมองของเราทำงานอย่างไร พบว่าเราสามารถเก็บเรื่องหรือความคิดสำคัญๆ ไว้ในหัวได้ไม่เกิน 7+-2 เรื่อง เพื่อให้แน่ใจ ให้นับจำนวนวงกลมที่แสดงในรูปภาพ:
ข้าว. 1 | ข้าว. 2 | ข้าว. 3 |
ข้าว. 4 | ข้าว. 5 |
เป็นไปได้มากว่าการมองเพียงครั้งเดียวก็เพียงพอที่จะระบุจำนวนวัตถุในรูปที่ 1, 3 และ 4
และสำหรับภาพวาดที่ 2 และ 5 การดูเพียงครั้งเดียวไม่เพียงพอ จำเป็นต้องนับแยกกัน ยิ่งมีออบเจ็กต์น้อยลงก็ยิ่งจัดการได้ง่ายขึ้นเท่านั้น สมองจะถึงขีดจำกัดเมื่อตัวเลขมากกว่า 7+-2
ความคิดก็เช่นเดียวกัน ในเวลาเดียวกันเราสามารถเก็บงานไว้ในหัวได้ไม่เกิน 7+-2 งาน ที่เหลือก็จะถูกลืมไป
ลองจินตนาการถึงสถานการณ์ในชีวิตจริง
คุณตื่นนอนตอนเช้าไปทำงาน ในแบบที่คุณจำได้ว่า:คุณต้องซื้อของขวัญวันเกิดให้กับคนที่คุณรัก
- ชำระค่าอินเทอร์เน็ตก่อนที่จะปิด
เมื่อคุณมาถึงที่ทำงาน:
ค้นหาว่าคุณต้องเตรียมรายงานวันนี้
- ฉันเข้ามาและเพื่อนร่วมงานขอให้ฉันส่งเทมเพลตสัญญาให้เขา
- หลังจากประชุมวางแผนช่วงเช้า เจ้านายขอให้ฉันทำ 3 อย่าง
หัวของคุณเต็มแล้ว แต่เวลาไม่หยุด ลูกค้าอาจโทรหาคุณ คนใกล้ชิด, เพื่อนร่วมงาน, สถานการณ์ที่ไม่คาดฝันอาจเกิดขึ้น ฯลฯ จะเกิดอะไรขึ้นในกรณีนี้? เราลืมบางสิ่งบางอย่าง- ถ้าเราลืมซื้อของในร้านค้าก็ไม่มีอะไรเลวร้ายเกิดขึ้นแน่นอน แต่เราสามารถลืมบางสิ่งที่สำคัญกว่าได้ เช่น การไม่มาประชุมสำคัญ การทานยา ฯลฯ
นอกจากนี้ ยิ่งเรามีเรื่องในหัวมากเท่าไหร่ เราก็ยิ่งแย่ลงเท่านั้น ทักษะการวิเคราะห์เพราะพลังงานถูกใช้ไปกับการจดจำข้อมูล
ประโยชน์ของโน้ตบุ๊ก
โน้ตบุ๊ก - ขจัดปัญหาทั้งหมดที่อธิบายไว้ข้างต้นและมีข้อดีดังต่อไปนี้เมื่อเปรียบเทียบกับการทำงานจากหน่วยความจำ:
1) การเขียนลงไปเร็วกว่าการจำเสมอ- เช่น การเขียนหมายเลขโทรศัพท์มือถือจะเร็วกว่าการจำถึง 10-100 เท่า เช่นเดียวกับธุรกิจ
2) ประหยัดพลังงาน- เพื่อไม่ให้ลืมสิ่งสำคัญเรามักจะจำซึ่งสิ้นเปลืองพลังงาน โน้ตบุ๊กช่วยแก้ปัญหานี้ได้
3) ความน่าเชื่อถือ- สิ่งที่เขียนด้วยปากกาไม่อาจตัดออกด้วยขวานได้ งานอะไรก็ลืมได้เพราะความเหนื่อยล้า อารมณ์ หรือเรื่องอื่นๆ แต่ถ้าคุณจดงานไว้ การลืมจะยากกว่ามาก
คุณสามารถเก็บรายการงานไว้บนกระดาษธรรมดาหรือสมุดโน้ตได้ แต่จะดีกว่าถ้าเป็นเช่นนั้น สมุดบันทึกเพราะมีปฏิทิน รายการงานสำหรับวันนั้นอาจอยู่ในคอมพิวเตอร์หรือกระดาษ สิ่งสำคัญที่สุดคือคุณมีมันเพราะมันเป็นพื้นฐานในการวางแผนเหมือนรากฐานของบ้าน หากบ้านไม่มีฐานราก จำนวนสูงสุดที่สามารถสร้างได้คือโครงสร้างชั้นเดียวขนาดเล็กโดยไม่ต้องทำความร้อนจากพลาสติกหรือไม้อัด นอกจากนี้ในการวางแผนคุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องมีรายการงานสำหรับวันนั้นหรือสมุดบันทึก แต่ความสามารถของคุณจะถูกจำกัดมาก
สิ่งที่สำคัญที่สุดในรายการงานหรือสมุดบันทึกคือรายการสิ่งที่ต้องทำระหว่างวัน ส่วนที่สำคัญที่สุดอันดับสองคือปฏิทิน ซึ่งคุณสามารถดูงานที่ต้องทำให้เสร็จในวันที่กำหนดได้ ดังนั้นสมุดบันทึกจึงดีกว่ารายการทั่วไปเนื่องจากมีปฏิทิน
วิธีที่ 2: ทำงานกับรายการงานของคุณทุกวัน
สิ่งที่สำคัญที่สุดเมื่อทำงานกับผู้จัดงานเวลาหรือสมุดบันทึกคือการทำงานตามแผนที่วางไว้ก่อนหน้านี้ ในการดำเนินการนี้ ให้ตรวจสอบสมุดบันทึกของคุณเป็นประจำเพื่อดูว่าคุณได้ทำทุกอย่างที่วางแผนไว้สำหรับวันนี้แล้วหรือยัง
คุณสามารถดูรายการได้หลังจากคุณทำงานปัจจุบันเสร็จแล้ว สิ่งสำคัญมากคือต้องระบุสิ่งสำคัญที่ต้องทำในวันนี้ไว้ในผู้จัดงานของคุณ
วิธีที่ 3: ขั้นแรกจดบันทึกแล้วจึงทำ
หากมีงานใหม่มาถึงและไม่เร่งด่วน ให้จดลงในสมุดบันทึกก่อนและเริ่มต้นเมื่อถึงเวลานั้นเท่านั้น งานใหม่ใด ๆ ดูสำคัญมากและเราเริ่มดำเนินการทุกอย่าง: เช็คอีเมล โทรออก ฯลฯ แต่ทันทีที่คุณเริ่มจดงานที่เข้ามาทั้งหมดลงในสมุดบันทึก คุณจะพบว่าถัดจากรายการนี้จะมี งานที่สำคัญมากขึ้น การเคลื่อนไหวทางด้านขวาทั้งหมดของร่างกายถูกควบคุมโดยสมองซีกซ้ายซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบด้านตรรกะ เมื่อเราบันทึก งานใหม่มือขวา จากนั้นเราจะเปิดใช้งานซีกซ้าย
สมองของเราซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในเรื่องตรรกะ การใช้ตรรกะเมื่อเขียนด้วยมือขวาจะช่วยให้เราตัดสินใจได้ดีขึ้น
การเขียนทุกสิ่งที่คุณต้องทำลงในสมุดบันทึกก่อนเริ่มทำงาน คุณสามารถทำงานที่สำคัญที่สุดให้เสร็จในระหว่างวัน และสามารถต่อสู้กับงานที่ไม่สำคัญที่กวนใจคุณอยู่ตลอดเวลา
งานที่วางแผนไว้ทั้งหมดควรเสร็จสิ้นตามลำดับความสำคัญ และตามลำดับเวลาดำเนินการ เริ่มจากสิ่งที่สำคัญที่สุด และค่อยๆ ไปสู่สิ่งที่สำคัญที่สุดรองลงมา จดสิ่งต่างๆ ลงในแผนสำหรับวันนี้ตามลำดับความสำคัญ จากนั้นจัดเรียงตามความเร่งด่วนและเริ่มดำเนินการตามลำดับความสำคัญสูงสุด
เช่น คนรู้จักโทรมาคุย การโทรศัพท์เป็นเรื่องเร่งด่วนเพราะโทรศัพท์ดังอยู่ตอนนี้แต่อาจไม่สำคัญ หากคุณมีงานที่สำคัญกว่า เช่น การเตรียมรายงานงาน อันดับแรกควรทำงานที่สำคัญกว่าทั้งหมดให้เสร็จสิ้นก่อน โดยเฉพาะรายงาน จากนั้นหากคุณมีเวลา ให้โทรกลับและพูดคุยกับเพื่อน แต่ไม่ใช่ในทางกลับกัน มิฉะนั้น คุณอาจไม่มีเวลาทำสิ่งที่สำคัญกว่าเนื่องจากการโทรที่ไม่มีนัยสำคัญ
ความสำคัญมีลำดับความสำคัญมากกว่าความเร่งด่วน คุณควรดำเนินการเรื่องเร่งด่วนเฉพาะในกรณีที่คุณควบคุมสถานการณ์ได้และมั่นใจว่าคุณจะสามารถจัดการเรื่องที่สำคัญกว่าได้ทั้งหมด
วิธีที่ 5: ผู้จัดงานอิเล็กทรอนิกส์
มีสมุดบันทึกอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมาก ไดอารี่อิเล็กทรอนิกส์มีข้อได้เปรียบเหนือสมุดบันทึกแบบกระดาษอย่างปฏิเสธไม่ได้:
ก. ประหยัดเวลา- ด้วยไดอารี่อิเล็กทรอนิกส์ คุณไม่จำเป็นต้องเขียนงานซ้ำตั้งแต่วันสุดท้ายจนถึงงานปัจจุบัน และคุณยังสามารถทำงานได้ทั้งบนคอมพิวเตอร์และบนโทรศัพท์หรือแท็บเล็ต โดยซิงโครไนซ์ข้อมูลบนอุปกรณ์ทั้งหมด
B. ปริมาตรและความเร็ว: คุณสามารถคัดลอกข้อมูลจำนวนมากลงในไดอารีอิเล็กทรอนิกส์เพื่อทำงานต่อไปได้อย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น: คุณต้องการอบเค้กกล้วยหอมในตอนเย็นและคุณต้องจดส่วนผสมที่จำเป็นก่อนไปที่ร้าน หากคุณมีผู้จัดงานอิเล็กทรอนิกส์ คุณสามารถคัดลอกสูตรอาหารทั้งหมดจากอินเทอร์เน็ตลงในไดอารี่ของคุณได้อย่างรวดเร็วภายในไม่กี่วินาที ในเวลาเดียวกัน คุณจะต้องใช้เวลามากขึ้นในการเขียนส่วนผสมลงบนกระดาษด้วยมือมากกว่าการเขียนสูตรทั้งหมด แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์- และในร้านค้าการเปิดไดอารี่บนโทรศัพท์ของคุณก็เพียงพอแล้วเพื่อทำความเข้าใจว่าจะซื้ออะไรอย่างรวดเร็ว
บี. ความสะดวกสบาย- สมุดบันทึกธรรมดาไม่สะดวกในการใช้งานในการขนส่ง ร้านค้า หรือในวันหยุด ในสถานที่เหล่านี้ การเขียนและดูบันทึกเป็นเรื่องยากเนื่องจากไดอารี่กระดาษมีขนาดใหญ่และคุณต้องใช้ 2 มือในการเปิด แต่สมุดบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ในโทรศัพท์ของคุณจะอยู่กับคุณเสมอ ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน: การคมนาคม ร้านค้า ถนน คุณสามารถจดบันทึกบนคอมพิวเตอร์ของคุณได้อย่างรวดเร็ว จากนั้นซิงค์เพื่อให้บันทึกเหล่านั้นปรากฏบนโทรศัพท์ของคุณภายในไม่กี่วินาที
วิธีที่ 6: วางแผนวันถัดไปในช่วงเย็น
จัดทำแผนปฏิบัติการสำหรับวันถัดไปล่วงหน้า เวลาที่ดีที่สุด- นี่คือจุดสิ้นสุดของวันทำงานก่อนที่คุณจะกลับบ้าน การกระทำง่ายๆ นี้จะช่วยให้คุณนอนหลับได้ดีขึ้น เพราะบ่อยครั้งสาเหตุของการนอนไม่หลับก็คือในตอนเย็นเราจะจดจำสิ่งสำคัญทั้งหมดที่เราต้องทำในวันพรุ่งนี้เพื่อไม่ให้ลืมสิ่งเหล่านั้นในตอนเช้า และความคิดเหล่านี้เองที่ทำให้เราไม่สามารถผ่อนคลายและหลับไปอย่างสงบ แต่ถ้าคุณจดแผนทั้งหมดของคุณ คุณไม่เพียงแต่จะนอนหลับพักผ่อนเท่านั้น แต่ยังรวมถึงช่วงเย็นด้วย
นอกจากนี้ เมื่อคุณวางแผนล่วงหน้า จิตใต้สำนึกของคุณจะทำงานตลอดทั้งคืนเพื่อหาวิธีที่ดีที่สุดในการทำสิ่งที่คุณวางแผนไว้ วิธีแก้ปัญหาที่ซับซ้อนอาจเกิดขึ้นกับคุณตอนมื้อเช้า ระหว่างเดินทางไปทำงาน หรือแม้แต่ตอนกลางดึก เป็นช่วงเช้าที่ไอเดียใหม่ๆ มักมา และคุณจะใช้เวลานี้ด้วย ผลประโยชน์สูงสุดคุณเพียงแค่ต้องเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับวันถัดไปล่วงหน้า
อย่างไรก็ตาม หากคุณมีคำถามที่ต้องการคำตอบ ก่อนที่คุณจะหลับตาและหลับตา ให้ถามตัวเองเสียงดังๆ แล้วหลับไปทันที
และในตอนเช้าเตรียมตัวจดบันทึกความคิดที่อาจปรากฏขึ้นทันทีที่คุณตื่นหรือตื่นสาย
วิธีที่ 7: วางแผนงานที่ซับซ้อนในช่วงสูงสุดของกิจกรรมของคุณ
วางแผนในแต่ละวันเพื่อให้งานที่ต้องใช้พลังงานมากมาถึงจุดสูงสุดของกิจกรรม เมื่อคุณมีพลังงานมากและมีประสิทธิผลมากที่สุด ตามกฎแล้วจุดสูงสุดของกิจกรรมเริ่มต้นในตอนเช้า เพราะหลังการนอนหลับคุณจะมีความเข้มแข็งและจิตใจที่สดชื่นมาก แต่เกิดขึ้นที่จุดสูงสุดของกิจกรรมสามารถเกิดขึ้นได้ในช่วงบ่ายและเย็นกิจกรรมที่ใช้พลังงานมากที่สุดคือกิจกรรมที่ไม่มีความสามารถพิเศษ - ตามกฎแล้วสิ่งเหล่านี้คือสิ่งเหล่านั้นกิจกรรมที่คุณไม่อยากทำมากที่สุด - งานเหล่านี้เรียกว่ากบในการจัดการเวลาเพราะงานเหล่านี้ไม่น่าพอใจที่จะเริ่มทำมีกฎเกณฑ์ในการจัดการเวลา - เริ่มต้นวันใหม่ด้วยกบ
เช่นจากเรื่องอันไม่พึงประสงค์ กฎนี้จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะโดยปกติแล้วในตอนเช้าคุณจะมีพลังมากที่สุด และกองกำลังเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในการทำงานที่ไม่พึงประสงค์ที่สุด ฉันจะยกตัวอย่างจากชีวิตให้กับคุณ ฉันมีกรอบความคิดทางเทคนิค ดังนั้นวิทยาศาสตร์ที่แน่นอน เช่น ฟิสิกส์ คณิตศาสตร์ ง่ายสำหรับฉัน แต่วิชามนุษยธรรมยากกว่า ดังนั้น เมื่อฉันอยู่ที่โรงเรียน ฉันมักจะเตรียมตัวสอบในภาษาอังกฤษ งานที่ยากลำบากซึ่งฉันมีพรสวรรค์น้อยที่สุด ผลลัพธ์ของการเตรียมการเกินความคาดหมายของฉัน ฉันได้รับผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมหรือดีในวิชาที่ฉันไม่ชอบ
วางแผนงานที่ไม่พึงประสงค์ที่สุดสำหรับกิจกรรมที่มีความต้องการสูง เช่น ในตอนเช้า แล้วคุณจะเห็นว่าคุณจะทำงานให้เสร็จได้มากขึ้นได้อย่างไร และประสิทธิภาพส่วนบุคคลของคุณจะเพิ่มขึ้น
ป.ล.หากคุณมีปัญหาหรือคำถามเกี่ยวกับบทความที่คุณอ่าน รวมถึงหัวข้อต่างๆ เช่น จิตวิทยา (นิสัยที่ไม่ดี ประสบการณ์ ฯลฯ) การขาย ธุรกิจ การบริหารเวลา ฯลฯ ถามพวกเขา ฉันจะพยายามช่วย สามารถให้คำปรึกษาผ่าน Skype ได้เช่นกัน
พี.พี.เอส.คุณยังสามารถเข้าร่วมการฝึกอบรมออนไลน์ “วิธีรับเวลาพิเศษ 1 ชั่วโมง” เขียนความคิดเห็นและข้อมูลเพิ่มเติมของคุณ;)
|
บางทีคุณอาจกำลังเผชิญกับปัญหาในการพยายามค้นหาชีวิตของตัวเอง หรือบางทีคุณแค่อยากจะจัดวันของคุณ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด คุณจะต้องวางแผน อาจดูเหมือนยากสำหรับคุณ แต่ด้วยความพยายาม ความคิดสร้างสรรค์ และเครื่องมือที่เหมาะสม คุณสามารถเตรียมแผนและเริ่มบรรลุเป้าหมายได้อย่างเหมาะสม
ขั้นตอน
วิธีแรก: การวางแผนวัน
- 9.00 - 10.00 น. : มาทำงาน เช็คอีเมล์ ตอบจดหมาย
- 10:00 น. - 11:30 น.: พบกับ Oleg และ Natasha
- 11:30 น. - 12:30 น.: โครงการที่ 1
- 12:30 น. - 13:15 น.: อาหารกลางวัน (รับประทานอาหารเพื่อสุขภาพ)
- 13:15 - 14:30 น.: ทบทวนโครงการหมายเลข 1 พบกับอเล็กซานเดอร์เพื่อหารือเกี่ยวกับโครงการหมายเลข 1
- 14:30 น. - 16:00 น.: โครงการที่ 2
- 16.00 - 17.00 น. เริ่มโครงการที่ 3 เตรียมอุปกรณ์สำหรับวันพรุ่งนี้
- 17:00 น. - 18:30 น.: ออกจากออฟฟิศไปยิม
- 18:30 - 19:00 น.: ซื้อของชำระหว่างทางกลับบ้าน
- 19.00 - 20.30 น. เตรียมอาหารเย็น พักผ่อน
- 20:30 น.: ไปดูหนังกับ Dima
-
เปลี่ยนความสนใจของคุณไปที่สิ่งอื่นเกือบทุกชั่วโมงสิ่งสำคัญคือต้องจัดสรรเวลาไว้เพื่อว่าหลังจากแต่ละงานแล้ว คุณจะสามารถทบทวนได้ว่าคุณมีประสิทธิภาพแค่ไหนในช่วงเวลานั้น ดูว่าคุณทำทุกอย่างที่ต้องทำเสร็จแล้วหรือไม่ จากนั้นให้เวลาตัวเองได้พักผ่อน: หลับตาและผ่อนคลาย วิธีนี้ทำให้คุณสามารถก้าวไปสู่งานต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ทบทวนวันของคุณเมื่อไหร่จะผ่านไป. ที่สุดสักวันหนึ่ง มาดูกันว่าคุณสามารถทำตามแผนได้ดีแค่ไหน คุณสามารถทำทุกอย่างที่คุณต้องการให้เสร็จสิ้นได้หรือไม่? ผิดตรงไหน? อะไรได้ผลและอะไรไม่ได้ผล? อะไรทำให้คุณเสียสมาธิ และคุณจะป้องกันมันได้อย่างไรในอนาคต?
วิธีที่สอง: การวางแผนชีวิต
ส่วนแรก: การประเมินบทบาทของคุณเอง
-
กำหนดบทบาทที่คุณเล่นในชีวิต.ทุกวันเรามีบทบาทที่แตกต่างกัน (จากนักเรียนสู่ลูกชาย จากศิลปินสู่นักขี่จักรยาน) คุณต้องคิดถึงบทบาทที่คุณเล่นในชีวิต ในขณะนี้.
- บทบาทเหล่านี้อาจรวมถึงนักเดินทาง นักเรียน ลูกสาว นักเขียน ศิลปิน คนงาน นักท่องเที่ยว หลานชาย นักคิด ฯลฯ
-
กำหนดบทบาทที่คุณต้องการเล่นในชีวิตของคุณบทบาทในอนาคตหลายตำแหน่งอาจเหมือนกับตำแหน่งที่คุณมีอยู่ในปัจจุบัน คำนามเหล่านี้คือคำนามที่คุณต้องการใช้ระบุตัวตนเมื่อสิ้นสุดชีวิต พิจารณาบทบาทที่คุณกำลังเล่นอยู่ มีใครบ้างในพวกเขาที่ทำให้คุณเบื่อมาก? ถ้าใช่ ก็ไม่จำเป็นต้องเล่นอีกต่อไป ระบุบทบาทตามลำดับความสำคัญจากมากไปน้อย สิ่งนี้จะช่วยให้คุณระบุได้ว่าอะไรคือคุณค่าที่แท้จริงในชีวิตและสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณ คุ้มค่ามาก- แต่อย่าลืมว่ารายการนี้อาจมีการเปลี่ยนแปลงอย่างมากเนื่องจากคุณกำลังพัฒนาอยู่ตลอดเวลา
- รายการของคุณอาจมีลักษณะดังนี้: แม่ ลูกสาว ภรรยา นักเดินทาง คนเป่าแก้ว ครู อาสาสมัคร แบ็คแพ็คเกอร์ ฯลฯ
-
คุณต้องเข้าใจว่าทำไมคุณถึงอยากเล่นบทบาทที่คุณต้องการการเลือกบทบาทเป็นวิธีที่ดีในการกำหนดว่าคุณเป็นใคร แต่เหตุผลที่คุณต้องการเล่นบทบาทนั้นก็เพราะความหมายของบทบาทนั้น บางทีคุณอาจต้องการเป็นอาสาสมัครเพราะคุณมองเห็นปัญหาในโลกนี้และต้องการทำหน้าที่ในส่วนของคุณเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านั้น หรือบางทีคุณอาจต้องการเป็นพ่อเพราะต้องการให้ลูก ๆ ของคุณมีวัยเด็กที่ยอดเยี่ยม
- เพื่อกำหนดวัตถุประสงค์ของบทบาทของคุณ คุณสามารถจินตนาการถึงงานศพของคุณ (มันอาจจะดูแย่แต่ได้ผลดี) ใครจะมาหาพวกเขา? คุณอยากให้คนอื่นพูดถึงคุณว่าอย่างไร? คุณอยากจะถูกจดจำเพื่ออะไร?
ส่วนที่สอง: การกำหนดเป้าหมายและการวางแผน
-
ตั้งเป้าหมายใหญ่ที่คุณต้องการบรรลุตลอดชีวิตคุณต้องการพัฒนาอย่างไร? คุณกำลังพยายามที่จะบรรลุอะไร? ให้คิดว่ามันเป็นรายการสิ่งที่คุณต้องการทำให้สำเร็จในชีวิตก่อนตาย สิ่งเหล่านี้ควรเป็นเป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุจริงๆ ไม่ใช่เป้าหมายที่คุณปรารถนา ดูเหมือนจำเป็น. บางครั้งการจัดหมวดหมู่เป้าหมายก็ง่ายกว่าเพื่อให้จินตนาการได้ง่ายขึ้น หมวดหมู่เหล่านี้รวมถึงสิ่งต่อไปนี้ (แน่นอน ไม่ใช่แค่พวกเขาเท่านั้น)::
- อาชีพ/อาชีพ; ทริป; ครอบครัว/เพื่อน; สุขภาพ; เงิน; ความรู้/สติปัญญา; โลกฝ่ายวิญญาณ
- นี่คือตัวอย่างบางส่วนของเป้าหมาย (ตามลำดับหมวดหมู่ที่ระบุไว้ข้างต้น): เผยแพร่หนังสือ; เยี่ยมชมทุกทวีป แต่งงานและเลี้ยงลูก ลดได้ 10 กก. หาเงินได้มากพอที่จะส่งลูกเรียนมหาวิทยาลัย ได้รับปริญญาโทสาขาอักษรศาสตร์ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับพุทธศาสนา
-
ตั้งเป้าหมายเฉพาะและกำหนดวันที่ต้องทำให้สำเร็จตอนนี้คุณมีเป้าหมายชีวิตโดยทั่วไปแล้ว ให้ตั้งเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง นั่นคือกำหนดวันที่คุณต้องการเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย นี่คือตัวอย่างของเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจงมากกว่าในย่อหน้าก่อนหน้า:
- ส่งต้นฉบับของคุณไปยังสำนักพิมพ์ 30 แห่งภายในเดือนมิถุนายน 2014
- เดินทางไป อเมริกาใต้ในปี 2558 และสู่เอเชียในปี 2559
- ภายในเดือนมกราคม 2558 ลดน้ำหนักเหลือ 55 กก.
-
- เป้าหมายของคุณคือพิมพ์หนังสือและส่งต้นฉบับไปยังสำนักพิมพ์ภายในเดือนพฤศจิกายน 2014 ณ จุดนี้ คุณได้เขียนไปแล้วครึ่งหนึ่ง แต่คุณไม่แน่ใจว่าชอบหรือไม่
-
ตัดสินใจว่าคุณจะบรรลุเป้าหมายอย่างไรจะต้องดำเนินการขั้นตอนใดบ้างเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย? ประเมินพวกเขาและจดบันทึกไว้ มาดูตัวอย่างการตีพิมพ์หนังสือกันต่อ:
- กับ วันนี้ก่อนเดือนพฤศจิกายน 2014 คุณต้อง: A. อ่านซ้ำครึ่งแรกของหนังสือ ข. อ่านหนังสือให้จบ B. ทำซ้ำส่วนที่คุณไม่ชอบ D. แก้ไขไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน การสะกดคำผิด ฯลฯ D. ให้นักวิจารณ์หลายคนที่คุณรู้จักอ่านหนังสือและขอคำติชม E. พิจารณาว่าผู้จัดพิมพ์รายใดที่อาจต้องการเผยแพร่หนังสือของคุณ E. ส่งต้นฉบับของคุณ
-
เขียนเป้าหมายทั้งหมดของคุณทีละขั้นตอนคุณสามารถทำได้ในรูปแบบใดก็ได้ที่สะดวกสำหรับคุณ: ด้วยตนเอง, บนคอมพิวเตอร์, วาดรูป ฯลฯ ขอแสดงความยินดีด้วย! คุณเพิ่งวางแผนชีวิตของคุณ!
ทบทวนและปรับแผนของคุณเช่นเดียวกับทุกสิ่งในโลกนี้ ชีวิตของคุณจะเปลี่ยนไปตามเป้าหมายของคุณ สิ่งที่สำคัญสำหรับคุณตอนอายุ 12 ปีอาจไม่สำคัญเท่ากับอายุ 22 หรือ 42 ปี การเปลี่ยนแผนชีวิตของคุณเป็นเรื่องปกติ: มันแสดงให้เห็นว่าคุณเองก็เข้าใจการเปลี่ยนแปลงในชีวิตและปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น
วิธีที่สาม: แผนการแก้ปัญหา
ส่วนที่หนึ่ง: การกำหนดปัญหา
- เช่น แม่ของคุณไม่ยอมให้คุณไปเล่นสกีกับเพื่อนในอีกสี่สัปดาห์ นี่เป็นปัญหาอย่างแน่นอน แต่คุณต้องเข้าใจถึงต้นตอของมัน ประเด็นก็คือ คุณได้เกรด C ในวิชาคณิตศาสตร์ ดังนั้นแม่ของคุณจึงไม่อยากให้คุณไปเล่นสกีในวันหยุดสุดสัปดาห์ ปัญหาคือคุณเรียนวิชาคณิตศาสตร์ไม่เก่ง นี่คือสิ่งที่คุณต้องมีสมาธิ
พิจารณาว่าคุณกำลังเผชิญปัญหาอะไรบางครั้งสิ่งที่ยากที่สุดในการสร้างแผนเพื่อแก้ไขปัญหาคือการสงสัยว่าปัญหาคืออะไร มักจะนำมาซึ่งปัญหาอื่นๆ ในกรณีนี้ คุณต้องเข้าใจต้นตอของปัญหา - คำถามหลักซึ่งจำเป็นต้องแก้ไข
-
-
คุณจำเป็นต้องรู้ว่าผลลัพธ์ที่คุณหวังว่าจะได้รับจากการแก้ปัญหาคืออะไรคุณต้องการบรรลุเป้าหมายอะไรโดยการกำจัดมัน? คุณอาจคาดหวังผลลัพธ์มากกว่าหนึ่งอย่าง โฟกัสไปที่เป้าหมาย ที่เหลือจะมาทีหลัง
- ตัวอย่างเช่น เป้าหมายของคุณคือพัฒนาเกรดคณิตศาสตร์ของคุณให้ได้อย่างน้อย 4 ในเวลาเดียวกัน คุณหวังว่าเมื่อคุณปรับปรุงเกรดของคุณ แม่ของคุณจะปล่อยคุณไปเล่นสกี
-
พิจารณาว่าคุณกำลังดำเนินการใดที่เป็นสาเหตุของปัญหานิสัยอะไรที่อาจมีส่วนช่วยในการพัฒนา ใช้เวลาสักครู่และดูสิ่งที่คุณทำผิด
- ปัญหาของคุณคือ 3 ในวิชาคณิตศาสตร์ ดูสิ่งที่การกระทำของคุณก่อให้เกิดปัญหา: คุณคุยกับเพื่อนบ้านบ่อยมากในชั้นเรียน หรือคุณไม่ทำอะไรเลยในตอนเย็น การบ้านเพราะคุณเพิ่งสมัครเล่นฟุตบอล และสิ่งที่คุณต้องการหลังการฝึกซ้อมในวันอังคารและพฤหัสบดีก็คือทานอาหารเย็นและเข้านอน
-
พิจารณาอะไร ปัจจัยภายนอกมีส่วนทำให้เกิดปัญหานอกจากการกระทำของคุณเองซึ่งอาจทำให้เกิดปัญหาแล้ว ปัจจัยภายนอกก็สามารถทำให้เกิดปัญหาได้เช่นกัน ลองคิดดูว่ามันจะเป็นอะไร
- คุณมีเลข 3 ในวิชาคณิตศาสตร์ และนี่จำเป็นต้องแก้ไข บางทีสิ่งที่รั้งคุณไว้ก็คือคุณไม่เข้าใจเนื้อหาจริงๆ ไม่ใช่สิ่งที่คุณพูดในชั้นเรียน บางทีคุณอาจไม่เคยเก่งพีชคณิตเลย ในที่สุดคุณก็ไม่รู้ว่าจะหาความช่วยเหลือได้ที่ไหน
หยิบกระดาษแผ่นหนึ่งคุณสามารถเขียนลงในสมุดบันทึก กระดาษจด หรือสร้างเอกสารข้อความบนคอมพิวเตอร์ของคุณได้ แล้วแต่สะดวกสำหรับคุณ เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำในวันนั้น รวมถึงการประชุมที่กำหนดเวลาไว้ด้วย เป้าหมายของคุณสำหรับวันนี้คืออะไร? คุณต้องการเปิดเวลา การออกกำลังกายหรือพักผ่อน? คุณต้องทำอะไรอย่างแน่นอน?
สร้างตารางเวลาสำหรับตัวคุณเองคุณต้องทำงาน โครงการ หรืองานแรกให้เสร็จกี่โมง? แสดงรายการงานทั้งหมด เริ่มจากงานแรก และกำหนดเวลางานเป็นวันชั่วโมงต่อชั่วโมง อย่าลืมรวมการประชุมด้วยหากมีกำหนดการไว้ แน่นอนว่าทุกคนมีแผนที่แตกต่างกัน ดังนั้นทุกคนจึงมีกำหนดการของตัวเอง โดยทั่วไปแผนควรมีลักษณะดังนี้:
ส่วนที่สอง: การค้นหาแนวทางแก้ไขและการวางแผน
-
กำหนด แนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้ปัญหาของคุณคุณสามารถเขียนลงบนกระดาษหรือใช้เทคนิคพิเศษ เช่น การทำแอสซิโซแกรม ไม่ว่าคุณจะเลือกอะไรก็ตาม ให้ค้นหาวิธีแก้ไขการกระทำของคุณเอง รวมถึงกำจัดปัจจัยภายนอกที่นำไปสู่การพัฒนาของปัญหา
- วิธีที่จะไม่พูดคุยกับเพื่อนบ้านของคุณ: ก. นั่งห่างจากเขา B. บอกเขาว่าเกรดของคุณในวิชานี้ต่ำมากและคุณต้องให้ความสนใจ ถาม ถ้าคุณมีงานเขียน ขอให้ครูย้ายคุณเพื่อให้คุณมีสมาธิดีขึ้น
- วิธีทำการบ้านแม้จะออกกำลังกายแล้ว: ก. ทำการบ้านในช่วงพักเที่ยงหรือทุกครั้งที่มีเวลาในช่วงบ่าย เวลาว่างเพื่อจะได้ไม่ต้องทำทุกอย่างในตอนเย็น B. จัดตารางเวลาสำหรับตัวคุณเองและปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด หลังเลิกเรียนคุณจะทานอาหารเย็นและทำการบ้าน หลังจากเสร็จแล้ว คุณสามารถรับชมทีวีหนึ่งชั่วโมงเป็นรางวัลได้
- จะทำอย่างไรถ้าคุณไม่เข้าใจพีชคณิต A. ขอให้เพื่อนร่วมชั้นอธิบายสิ่งที่คุณไม่เข้าใจให้คุณฟัง (เฉพาะในกรณีที่ไม่มีอะไรกวนใจคุณ) ข. ขอความช่วยเหลือจากครูของคุณ ไปหาเขาหลังเลิกเรียนและถามว่าคุณจะได้เจอเขาสักครั้งไหมเนื่องจากคุณมีคำถามเกี่ยวกับเรื่องนั้น การบ้าน- ถาม ติดต่อติวเตอร์หรือสมัครเรียนหลักสูตร
-
วางแผน.ตอนนี้คุณได้ระบุปัญหาและพบวิธีแก้ไขบางประการแล้ว ให้เลือกวิธีที่คุณคิดว่าจะได้ผลดีที่สุดและเขียนแผนการเพื่อช่วยให้คุณเห็นภาพ แขวนไว้ในที่ที่มองเห็นได้บ่อยๆ เช่น บนกระจกที่คุณมองทุกวัน คุณไม่จำเป็นต้องใช้วิธีแก้ปัญหาทั้งหมดที่ระบุไว้ แต่คุณควรเก็บไว้สองสามวิธีไว้เผื่อไว้
- แผนการปรับปรุงคะแนนคณิตศาสตร์ของคุณควรมีลักษณะดังนี้:
- วางแผนที่จะปรับปรุงคะแนนของคุณใน 4 สัปดาห์:
- บอกซาช่าว่าฉันคุยในชั้นเรียนไม่ได้ (ถ้าเขาพูดต่อก็เปลี่ยนที่นั่ง)
- ทำการบ้านทุกวันอังคารและพฤหัสบดีช่วงพักเที่ยงเพื่อจะได้ไปฝึกซ้อมแต่ตอนเย็นกลับถึงบ้านไม่ต้องทำอะไรมาก
- เรียนกับครูสอนคณิตศาสตร์ในวันจันทร์และวันพุธ ถามครูว่ามีอะไรที่ฉันสามารถทำได้เพิ่มเติมเพื่อปรับปรุงเกรดของฉันหรือไม่
- เป้าหมาย: ฉันจะปรับปรุงเกรดของฉันจาก 3 เป็นอย่างน้อย 4 ภายในสัปดาห์ที่สี่
-
เมื่อผ่านไปหนึ่งสัปดาห์ ให้ประเมินว่าแผนของคุณประสบความสำเร็จเพียงใดในช่วงสัปดาห์แรก คุณทำทุกอย่างตามที่วางแผนไว้หรือไม่? ถ้าไม่คุณทำอะไรผิด? เมื่อเข้าใจสิ่งที่คุณต้องดำเนินการแล้ว คุณจะสามารถทำตามแผนของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในสัปดาห์หน้า
- เมื่อคุณบรรลุเป้าหมายแล้ว ให้ขีดฆ่าออกจากแผนเพื่อให้คุณเห็นความก้าวหน้า
- อย่าลืมว่าการวางแผนเป็นเพียงส่วนหนึ่งของงานที่เปลี่ยนความวุ่นวายให้กลายเป็นความผิดพลาด อย่าคาดหวังเพียงเพราะคุณวางแผนไว้ว่าคุณจะสามารถบรรลุทุกสิ่งได้อย่างง่ายดายโดยไม่ทำผิดพลาด แผนเป็นเพียงจุดเริ่มต้น
- เมื่อคุณเพิ่มรายละเอียดลงในแผนของคุณ พยายามคาดการณ์ถึงสิ่งที่อาจผิดพลาดและพัฒนาแผนสำรอง
1. การวางแผนเชิงกลยุทธ์นี่คืองานที่สำคัญที่สุดของผู้นำ:
- รู้และเข้าใจเป้าหมายของบริษัท
- สามารถแยกเป้าหมายของแผนกออกจากเป้าหมายของบริษัทได้
- สร้างแผนเพื่อให้กิจกรรมของหน่วยทำให้ทั้งบริษัทเข้าใกล้การบรรลุเป้าหมายมากขึ้น
2. ประสานงานกับผู้บริหารระดับสูง
ในการประสานงานดังกล่าว ผู้จัดการจะประสานงานกิจกรรมของแผนกของตนกับเป้าหมายของบริษัทและรายงานผล ให้เวลามากมายเพื่อพูดคุยทุกอย่างอย่างใจเย็น
3. ประสานงานกับผู้ใต้บังคับบัญชา- นี่คือการทำงานร่วมกับผู้ใต้บังคับบัญชาหนึ่งคนและตกลงกัน อะไร เขาจะทำ เมื่อไร และ ยังไง และเมื่อเขาพร้อมที่จะรายงานผล ในเวลาเดียวกัน สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าไม่เพียงแต่ผู้จัดการจะกำหนดงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้ใต้บังคับบัญชาบอกผู้จัดการด้วยว่าเขาจะทำอะไรและอย่างไร - และร่วมกับคุณ ประสานงานการกระทำเหล่านี้ แน่นอนว่าลูกน้องจะต้องสามารถวางแผน คิด เข้าใจผลที่ตามมาของการกระทำของคุณได้ แต่มีเพียงผู้จัดการเท่านั้นที่รับผิดชอบอย่างเต็มที่ต่อสิ่งที่ผู้ใต้บังคับบัญชาของเขากำลังทำและผลลัพธ์ที่เขาสร้าง ดังนั้นผู้นำจึงต้องสามารถนำผู้ใต้บังคับบัญชาของตนไปได้ การตัดสินใจที่ถูกต้องวิธีที่ดีที่สุดในการใช้เวลาทำงานคืออะไร - เพื่อทำงานประจำหลายอย่างหรืองานที่สำคัญหลายงานในการประสานงานแต่ละครั้ง ผู้จัดการจะต้องตอบคำถามต่อไปนี้:
- รายชื่อผู้ใต้บังคับบัญชามีงานอะไรบ้าง?
- ผลของการทำภารกิจเหล่านี้ให้สำเร็จจะเป็นอย่างไร?
- จะปรับทิศทางผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณอย่างไรเพื่อให้ได้ผลลัพธ์?
อย่างไรก็ตาม ผู้จัดการควรมีผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรงไม่เกิน 7 คน และควรมีเพียง 5 คนเท่านั้น ดังนั้น หากคุณมีผู้ใต้บังคับบัญชามากกว่าคุณ ให้สร้างโครงสร้างที่จะมีผู้ใต้บังคับบัญชาเพียง 5 คนเท่านั้นที่จะรายงานต่อคุณเป็นการส่วนตัว ใครจะเป็นผู้ที่จะ รับผิดชอบไม่เพียงแต่งานของตนเองเท่านั้น แต่ยังรวมถึงคนอื่นๆ อีก 2-4 คนด้วย
4. ควบคุม- หนึ่งในหน้าที่หลักของผู้นำ หากในระหว่างการประสานงานผู้จัดการเห็นด้วยกับผู้ใต้บังคับบัญชาว่าจะทำอะไร ในระหว่างการควบคุมเขาจะได้รับรายงานสั้น ๆ เกี่ยวกับผลลัพธ์และปรับแผนปฏิบัติการทันทีหากจำเป็น เห็นด้วยกับผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณในรูปแบบใดที่พวกเขาจะจัดทำรายงานนี้ คุณ : ตาม อีเมล, บน แบบฟอร์มทั่วไปกรอกลงในเครือข่ายองค์กรหรือในรายงานและกระดานประกาศ หรือคุณจะเข้าหาทุกคนและดูว่าเขาทำงานให้สำเร็จหรือไม่ ทุกอย่างขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของงานและอาจใช้เวลา 50 ถึง 70% ของเวลาทำงานทั้งหมดของผู้จัดการ เป็นผู้จัดการที่เกียจคร้านอย่างมีประสิทธิผล อย่าพยายามสร้างผลลัพธ์ด้วยตนเอง แต่บังคับให้คนอื่นทำ
5. การวิเคราะห์ (กรีกโบราณ- แบ่งเป็นส่วนๆ) เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้จัดการที่จะต้องรวบรวมข้อมูลอย่างสม่ำเสมอเพื่อดูว่าสิ่งต่างๆ ดำเนินไปอย่างไร - ถูกหรือผิด - และดำเนินการได้ทันเวลา การวิเคราะห์ควรทำอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง และในสภาวะที่ยากลำบากสำหรับบริษัทให้บ่อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ สำหรับสิ่งนี้คุณต้องการ:
- ภาพในอุดมคติของผลลัพธ์ที่แผนกควรได้รับพร้อมการระบุปริมาณที่แน่นอน
- รายการการกระทำที่ประสบความสำเร็จซึ่งรับประกันว่าจะนำไปสู่ผลลัพธ์นี้
- จำนวนผลลัพธ์ที่ได้รับและรายการงานที่ทำซึ่งนำไปสู่ผลลัพธ์นี้โดยทั้งแผนก
- และจำนวนผลลัพธ์ที่ได้รับและรายการงานที่ทำซึ่งนำไปสู่ผลลัพธ์นี้โดยพนักงานแต่ละแผนกเป็นรายบุคคล
และตอนนี้คุณสามารถใช้จ่ายได้ การวิเคราะห์เปรียบเทียบ- คุณต้องการอะไร? คุณได้อะไร? คุณได้รับมันได้อย่างไร? ตอนนี้จะต้องทำอะไรที่แตกต่างออกไป? หรือในทางกลับกันควรปฏิบัติตามการดำเนินการใดที่ประสบความสำเร็จในอนาคต?
6. การแก้ไข– การแก้ไขแผนการทำงานของทีมของคุณ การแก้ไขยังเกิดขึ้นในระหว่างการติดตามการทำงานของพนักงาน แต่หลังจากวิเคราะห์ผลงานของพนักงานเป็นระยะเวลาอย่างน้อย 1 สัปดาห์แล้วเท่านั้นที่จะเห็นว่าต้องมีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างในกำหนดการและวิธีการทำงาน และอาจเกิดขึ้นในพนักงานด้วย
7. การประสานงานร่วมกันกิจกรรมของทั้งแผนก สัปดาห์ละครั้ง จัดสรรเวลาสำหรับการประชุมเพื่อสรุปสัปดาห์ แจ้งผลที่ได้รับ และตกลงแผนสำหรับสัปดาห์หน้า สำหรับการประชุมดังกล่าว มีกฎบังคับ - พูดเกี่ยวกับทุกสิ่งในทางบวกเท่านั้น และให้ความสำคัญกับเป้าหมายและความสำเร็จและปล่อยให้ความล้มเหลวพูดคุยเป็นการส่วนตัวกับผู้ที่รับผิดชอบพวกเขา เมื่อนั้นทีมจะก้าวไปสู่เป้าหมายร่วมกันเมื่อผู้คนเข้าใจว่าพวกเขาต้องไปถึงเป้าหมายใด และลูกจ้างแต่ละคนจะต้องทำอะไรเพื่อจุดประสงค์ร่วมกัน เช่น อย่างไร กิจกรรมของทุกคนส่งผลต่อกิจกรรมของกลุ่ม.
เอเลนา อเล็กซานโดรวา
กรรมการบริหาร โค้ชธุรกิจ และที่ปรึกษาที่ BogushTime
โปรดทราบว่าแผนงานส่วนใหญ่ได้รับการออกแบบมาเพื่อ ช่วงระยะเวลาหนึ่งเวลา (เช่น 6 เดือนหรือ 1 ปี)
- ในที่ทำงาน แผนงานช่วยให้เจ้านายรู้ว่าพนักงานจะทำงานอะไรในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้า โดยทั่วไปแผนนี้จะถูกสร้างขึ้นทันทีหลังจากการทบทวนประสิทธิภาพประจำปีหรือก่อนที่ทีมจะเริ่มโครงการขนาดใหญ่ แผนงานอาจเป็นผลมาจากการประชุมวางแผนเชิงกลยุทธ์ที่องค์กรจัดขึ้นเมื่อต้นปฏิทินหรือปีงบประมาณ
- ในสาขาวิชาการ แผนงานสามารถช่วยนักศึกษาสร้างตารางการทำงานสำหรับโครงงานขนาดใหญ่ได้ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยผู้สอนวางแผนสื่อการสอนสำหรับภาคการศึกษาได้ด้วย
- สำหรับโปรเจ็กต์ส่วนตัว แผนงานจะช่วยคุณอธิบายว่าจะต้องทำอะไร วางแผนอย่างไร และวางแผนจะแล้วเสร็จภายในวันไหน แผนงานส่วนตัวแม้จะไม่จำเป็น แต่ก็จะช่วยให้คุณติดตามเป้าหมายและความสำเร็จของคุณได้
เขียนคำนำและโครงร่างของโครงร่างในแผนงานระดับมืออาชีพ คุณจะต้องเขียนบทนำและเนื้อหา ข้อมูลนี้จะให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่หัวหน้าหรือผู้จัดการของคุณในการดำเนินแผนงาน โดยทั่วไปการเขียนโครงร่างและกรอบการทำงานเป็นทางเลือกสำหรับแผนงานวิชาการ
- บทนำควรกระชับและกระชับ เตือนเจ้านายของคุณว่าทำไมคุณถึงเขียนแผนงานนี้ แนะนำข้อมูลเฉพาะของโครงการที่คุณจะทำงานในช่วงเวลานี้
- สถานที่ต้องเน้นเหตุผลว่าทำไมคุณถึงสร้างแผนงานนี้ ตัวอย่างเช่น สรุปรายละเอียดหรือสถิติจากรายงานล่าสุด เน้นเป้าหมายที่ต้องทำให้สำเร็จ หรือแสดงรายการคำแนะนำหรือรายงานที่คุณได้รับจากโครงการงานที่ผ่านมา
กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์เป้าหมายและวัตถุประสงค์มีความสัมพันธ์กัน และทั้งสองด้านนี้บ่งบอกถึงสิ่งที่คุณหวังว่าจะบรรลุผลเมื่อคุณทำตามแผนงานของคุณสำเร็จ อย่างไรก็ตาม โปรดจำความแตกต่างระหว่างทั้งสองด้วย เป้าหมายมีความกว้างมากขึ้นและงานมีความเฉพาะเจาะจงมากขึ้น
ขับเคลื่อนตามวัตถุประสงค์ในแผนงานของคุณ "ปราดเปรื่อง". SMART เป็นตัวย่อที่ใช้โดยบุคคลที่มุ่งมั่นเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่สมจริงและใช้งานได้จริงจากแผนงาน
- ข้อมูลเฉพาะ(เฉพาะเจาะจง). เราจะทำอย่างไรและเพื่อใครกันแน่?ลองนึกถึงกลุ่มประชากรที่คุณจะให้บริการ และสิ่งที่คุณจะทำเพื่อช่วยเหลือคนเหล่านี้
- ความสามารถในการวัดผล(วัดผลได้). สามารถวัดและประเมินผลได้หรือไม่?คุณสามารถนับผลลัพธ์ได้หรือไม่? คุณได้จัดโครงสร้างแผนการทำงานของคุณเพื่อให้ “ระดับสุขภาพค่ะ” แอฟริกาใต้เพิ่มขึ้นในปี 2020" หรือคุณวางโครงสร้างเพื่อให้ "อุบัติการณ์ของเอชไอวี/เอดส์ในทารกแรกเกิดในแอฟริกาตอนใต้จะลดลง 20% ภายในปี 2020"
- โปรดจำไว้ว่าข้อมูลพื้นฐานต้องเป็นเชิงปริมาณโดยเขียนเป็นตัวเลข เว้นแต่คุณจะทราบอัตราอุบัติการณ์ของเอชไอวี/เอดส์ในทารกแรกเกิดในแอฟริกาตอนใต้ ก็เป็นไปไม่ได้ที่จะพูดด้วยความมั่นใจว่าอัตราดังกล่าวลดลง 20%
- ความสามารถในการเข้าถึง(บรรลุได้) เราสามารถทำได้ในเวลาที่มีทรัพยากรที่มีให้เราหรือไม่?เมื่อพิจารณาถึงความยากลำบากแล้ว ความท้าทายจะต้องเป็นจริง ยอดขายเพิ่มขึ้น 500% เกิดขึ้นได้หากคุณเป็นบริษัทขนาดเล็กเท่านั้น สำหรับบริษัทที่ครองตลาด การเพิ่มยอดขาย 500% แทบจะเป็นไปไม่ได้เลย
- ในบางกรณี คุณต้องปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญหรือผู้เชี่ยวชาญเพื่อให้แน่ใจว่าวัตถุประสงค์ของแผนงานของคุณเป็นจริง
- ความเกี่ยวข้อง(ที่เกี่ยวข้อง). งานนี้จะมีประสิทธิผลตามเป้าหมายและกลยุทธ์ที่ต้องการหรือไม่?ใช่สำหรับ สุขภาพทั่วไปการวัดส่วนสูงและน้ำหนักของนักเรียนมัธยมปลายเป็นสิ่งสำคัญ แต่จะนำไปสู่ผลดังกล่าวหรือไม่ โดยตรงการเปลี่ยนแปลงใน สุขภาพจิต- ตรวจสอบให้แน่ใจว่างานและวิธีการมีความเกี่ยวข้องกันอย่างชัดเจนและชัดเจน
- มีเวลาจำกัด(มีกำหนดเวลา). งานจะเสร็จสิ้นเมื่อใด และ/หรือ เมื่อใดเราจะรู้ว่าเสร็จสิ้น?กำหนดวันที่สิ้นสุดสำหรับโครงการ กำหนดเงื่อนไขว่าเมื่อมีรายได้ที่แน่นอนเมื่อบรรลุผลทั้งหมดแล้วโครงการจะสิ้นสุดก่อนเวลาอันควร
สร้างรายการทรัพยากรรวมทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับการทำงานและเป้าหมายของคุณให้สำเร็จ ทรัพยากรจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของแผนงาน
- ตัวอย่างเช่น ในที่ทำงาน ทรัพยากรอาจรวมถึงงบประมาณทางการเงิน บุคลากร ที่ปรึกษา อาคารหรือห้อง และหนังสือ งบประมาณโดยละเอียดอาจไม่จำเป็นหากแผนงานของคุณเป็นทางการมากขึ้น
- ในสาขาวิชาการ ทรัพยากรอาจรวมถึงการเข้าถึงห้องสมุดต่างๆ สื่อการวิจัย เช่น หนังสือ หนังสือพิมพ์และนิตยสาร การเข้าถึงคอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ต อาจารย์และบุคคลที่สามารถช่วยเหลือคุณได้หากคุณมีคำถาม