Задания в excel для бухгалтеров. В помощь бухгалтеру – полезные функции Excel
Особенность учета своих расходов заключается в том, что это процесс растянутый во времени, и результаты этого процесса будут заметны не сразу. Но краткосрочность ожиданий заставляет большинство людей бросать свою домашнюю бухгалтерию уже через пару недель. Человек не видит своей выгоды от ежедневного учета своих расходов. Сначала, когда энтузиазм еще жив, человек выполняет все необходимые действия, а когда энтузиазм иссякает, «работа» выполняется по инерции. Необходимо помнить, что польза от семейной бухгалтерии есть... просто вы ее пока не ощутили. Если не сдадитесь, то через пару месяцев вы получите ощутимые результаты, которые позволят вам сэкономить на расходах и сделают ваши финансовые цели более реальными.
Опрос: Вы раньше вели домашнюю бухгалтерию?
Какую пользу принесет ведение домашней бухгалтерии?
1. Зная свои ежемесячные расходы, Вы можете сократить ненужные траты и сэкономить со временем значительную сумму. Этой суммы может хватить на покупку какой-нибудь полезной вещи (телефон, велосипед, костюм).
Многие даже не догадываются что именно съедает значительную часть их бюджета. После месячного ожидания и первого отчета некоторые люди хватаются за голову, когда видят истинную картину своих расходов. Например, безобидные посиделки с друзьями или посещение мест общественного питания могут вытягивать из вашего кошелька значительные суммы. Некоторые женщины могут сильно задуматься, если узнают какая сумма уходит ежемесячно на косметику. Отдельно можно отметить работу «денежного пылесоса» - супермаркета. Он стимулирует совершение бесполезных покупок. Нам свойственно верить, что мы тратим меньше, чем на самом деле. Но факты (отчеты) вернут вас к действительности и, возможно, заставят что-то изменить к лучшему.
2. Обладая информацией обо всех своих источниках дохода, можно увеличить свой доход в разы.
Например, у вас есть несколько источников дохода. Имея полный отчет за несколько месяцев, можно проследить динамику изменения каждого источника и найти самый перспективный. Отказавшись от «хилых» источников, вы получите время на развитие перспективных.
Как составить домашний бюджет?
Семейный бюджет можно сравнить с бюджетом компании, поэтому ожидаемые расходы и доходы необходимо разбить на отдельные группы. Но сначала следует проанализировать расходы за прошлый месяц.
Если вы ведете домашнюю бухгалтерию, то за основу можно взять отчет о расходах за прошлый месяц. Анализируя информацию, вы можете сделать вывод о том, что не все покупки были нужными. Зачастую люди после зарплаты тратят значительные суммы на развлечения и бесполезные безделушки. Именно поэтому следует вести подробный учет всех покупок. Для любого можно составить целый список товаров, без которых можно спокойно обойтись. Очень редко человек может спланировать семейный бюджет без анализа прошлых расходов.
Как правильно тратить финансы? У людей разные доходы и, следовательно, расходы тоже могут существенно отличаться – приоритеты, жизненные обстоятельства и возможности у всех разные.
После анализа своих покупок, нужно поместить каждую в одну из четырех групп: первая необходимость, нужные расходы, желаемые покупки и ненужное. Теперь для планирования экстренного варианта домашнего бюджета достаточно исключить из расходов две последние группы – желаемое и ненужное. Если зарплата позволяет, то можете составить еще один бюджет, где будет учтена и третья группа – желаемые покупки. Четвертую группу расходов (ненужное) лучше вообще исключить из плана, а вместо ненужных трат лучше заняться накоплениями.
Примеры расходов из первой группы (первая необходимость):
- Квартплата
- Продукты питания
- Лекарства
- Кредит
- Транспорт и/или автомобиль
- Интернет
- Средства гигиены
- Спортзал
- Ноутбук
- Новая обувь
- Новый телефон
- Путевка на отдых
- Кафе и рестораны
- Лотерея
- Вредные продукты питания
- Вредные привычки (алкоголь, сигареты)
Продукты питания – это значительная часть семейных расходов. Многие семьи тратят на продукты от 25% до 60% своего дохода. Именно поэтому нужно присмотреться к этой категории расходов повнимательнее. Желательно вести подробный список расходов, например, учитывать раздельно затраты на колбасные, молочные и кондитерские изделия, овощи, консервы и т.п. Со временем вы сможете определить самую затратную категорию продуктов питания, и попытаться сэкономить на этом.
Читайте также:
В настоящем обзоре мы приводим результаты тестирования пяти программ для ведения домашней бухгалтерии. Все эти программы работают на базе ОС Windows. Каждое приложение было установлено на компьютер и протестировано по нескольким параметрам.
Как правильно экономить на продуктах? Во-первых, следует изучить все акции, которые проходят в вашем супермаркете. Также следует определить, какой из «дешевых» продуктов вам действительно необходим. Во-вторых, можно закупаться впрок. К примеру, консервы, крупы и макароны имеют длительный срок хранения, и если вы приобретете эти продукты в большом количестве со скидкой, то средняя цена на такой товар будет ниже. В-третьих, старайтесь не покупать ненужные продукты – торты и фастфуд. Они не принесут вам никакой пользы, зато денег на эти «удовольствия» можно потратить немало. Помните, что даже скромный обед в кафе обойдется гораздо дороже «домашней» пищи. Лучше взять на работу обед из дома, чем обедать в столовой или в ресторане.
Таблица Excel для домашнего бюджета
Начинающие домашние бухгалтера могут использовать для учета расходов и доходов обычную таблицу Excel – это просто и бесплатно. Табличный процессор не даст вам полный финансовой картины, но зато вы получите бесценный опыт, который затем пригодится для учета финансов в программах или веб-сервисах.
Простую таблицу Excel для домашней бухгалтерии можно скачать . Полная подборка таблиц Excel доступна по этой ссылке . В подборке есть самые разные таблицы, которые помогут вам не только учитывать текущие расходы и доходы, но и планировать бюджет семьи на несколько месяцев вперед.
Разберем самую простую таблицу home-buh.xls . Здесь присутствует пока один лист «Июль». Вы можете добавить новые листы по месяцам: «Август», «Сентябрь» и т.п. В каждый новый лист можно скопировать содержимое листа «Июль» (он будет шаблоном). В нашем примере все предельно просто – есть два раздела «Доходы» и «Расходы». Внося данные в эти разделы, вы формируете поле «итого» и отчеты. Вы можете добавлять новые поля (категории) в указанные разделы – отчет и поле «итого» будет автоматически обновляться.
Читайте также:
Данный обзор создан для того, чтобы помочь вам выбрать программу для ведения семейного бюджета. Мы протестировали самые популярные windows-программы, предназначенные для финансового контроля. Главный акцент обзора – это учет расходов и доходов именно в масштабах семьи.
Даже такой примитивный отчет может указать вам на дыры в семейном бюджете. Если какая-то категория расходов съедает значительную часть бюджета, то ее необходимо пересмотреть. Делается это просто – нужно разбить эту категорию на отдельные подкатегории и вести учет расходов более детально. Например, такая статья расходов, как «Продукты питания» довольно обширная. Здесь учитываются и колбасные изделия, и фрукты, и выпечка.
- Готовые блюда
- Колбасные изделия
- Кондитерские изделия
- Конфеты
- Мороженное
- Овощи
- Фрукты
- Хлебобулочные изделия
После такого разделения нужно следить за каждой подкатегорией. Например, вы со временем обнаружите, что расходы на колбасные изделия неоправданно завышены. В этом случае следует постараться уменьшить эту статью расхода. Для этого следует вообще отказаться от колбасы или заменить ее более дешевым аналогом – мясом курицы.
На просторах интернета можно найти немало программ и сервисов, которые позволяют вести домашнюю бухгалтерию . Также набирают популярность мобильные приложения, при помощи которых можно наладить полноценный учет личных финансов. В данном обзоре мы рассмотрим несколько популярных решений в этой области.
Экономка – учет личных финансов
– это простая программа с дружелюбным интерфейсом. Благодаря своей простоте, Экономка доступна широкому кругу пользователей – от новичков до профи. В левой части окна расположено главное меню: Расходы, Доходы, Долги... Если зайти какой-либо раздел, то можно увидеть, что данные хранятся в таблицах. Каждую таблицу можно сортировать по отдельному полю. Для этого нужно нажать на заголовок соответствующего поля. Например, вы ходите отсортировать расходы по сумме – тогда нажимайте столбец «Сумма», а если вам необходимо посмотреть хронологию расходов, то нажимайте заголовок «Дата».
Кроме учета расходных и доходных операций в программе доступны такие функции: учет долгов (мне должны, я должен), кредитов (с историей погашения), система счетов пользователя (с выбором базовой валюты), а также система справочников (категории расходов и доходов). Также в программе есть таблица с ежемесячными напоминаниями о важных событиях (квартплата, выплата кредита). Отчеты можно посмотреть в отдельном разделе. Здесь пользователь сможет выбрать тип отчета, пользователя, а также временной интервал. В текущей версии Экономки есть 17 отчетов – такого количества вполне хватит для анализа вашего семейного бюджета.
Вывод. Неплохая программа с развитым функционалом и понятным интерфейсом. Идеальный вариант для начинающих «домашних бухгалтеров» – здесь все просто и наглядно. Работает под Windows, имеет малый размер, можно носить с собой на флешке.
Дребеденьги
Дребеденьги – это интернет-сервис для ведения домашней бухгалтерии. Преимущество такого сервиса очевидна – доступ к системе возможен с любого устройства и из любого места, где есть интернет. Мобильная версия сайта неплохо смотрится даже на дешевых смартфонах с небольшим разрешением экрана.
Особое внимание здесь уделено планированию семейного бюджета. В системе предусмотрен для этого специальный раздел, где пользователи могут запланировать свои расходы и доходы. Эта функция позволит заглянуть в ваше финансовое будущее – вы можете узнать сколько денег накопится через месяц или год. Очень удобно планировать накопления для будущих крупных покупок. План можно составить не только по каждому члену семьи, но и на всех сразу. Если система определит отклонение от запланированного, то она автоматически сообщит об этом и покажет величину отклонения.
Сервис позволяет объединять разные аккаунты в единый сегмент. Это очень удобно, если вы ведете семейную бухгалтерию (у каждого члена свой аккаунт). В этом случае пользователей будут объединять совместный бюджет и статистика. Разработчики системы «Дребеденьги» предлагают воспользоваться приложениями для iPhone и Android-устройств с целью ведения расходов в оффлайн-режиме, с дальнейшей синхронизацией данных с основным сервисом. Также созданы приложения для Windows (в том числе для Windows Phone).
Вывод. Веб-сервис «Дребеденьги» предназначен для любителей облачных технологий. Главное достоинство системы – это доступ с любого устройства и в любом месте (где есть интернет). Функционал неплохой – его вполне хватит для ведения домашней бухгалтерии.
Personal Finances
Программа Personal Finances – это мощный и удобный инструмент для ведения семейной бухгалтерии. Благодаря внятному и красочному интерфейсу, пользователь быстро найдет общий язык с этой программой. Главный принцип приложения: меньше действий – больше результатов. Используя функцию планирования бюджета, вы сможете оставаться в рамках своих текущих финансовых возможностей.
Программа может работать не только на компьютере под Windows, но и на смартфонах и планшетах (Android, iOS). Любой член семьи может вести таблицу расходов отдельно. Отчеты позволят определить кто больше всех зарабатывает и тратит. Функция защиты личных записей предотвратит несанкционированное редактирование, а также поможет скрывать некоторые расходы или доходы от остальных пользователей.
Для быстрого ввода информации, предусмотрена автоподстановка слов по первым буквам. Также есть возможность отменить предыдущие действия пользователя, например, отмена удаления записи из базы данных.
Главные функции программы: работа с несколькими пользователями, быстрый учет личных финансов, мультивалютность, планировщик заданий, кредиты и долги, планирование бюджета.
Вывод. Хороший вариант для продвинутых «домашних бухгалтеров». Если вас не пугает обилие функций, и вы хотите очень детально изучать свои финансы, то Personal Finances – это ваш инструмент. Хороший интерфейс и обилие отчетов удовлетворят запросы самых взыскательных пользователей.
Эта довольно известная на просторах Рунета программа. Перечислим главные достоинства «Домашней бухгалтерии» : простота (не требуется дополнительных знаний), польза (осознание своего положения поможет достичь финансовые цели), выгода (анализ доходов и расходов поможет обрести финансовую стабильность), безопасность (защита данных паролем и резервирование базы).
Программа способна вести учет финансов в масштабах всей семьи. Каждый член семьи может завести себе аккаунт и вносить доходы и расходы отдельно от остальных. Учет кредитов и долгов поможет стабилизировать ваше финансовое положение. В качестве базовой валюты можно выбрать любую мировую валюту (доллар, евро, рубли, гривны и т.п.). Расходы и доходы можно синхронизировать с разными устройствами – планшетами, смартфонами, ПК (есть версия для iOS и Android).
Система отчетов имеет законченный и продуманный вид. Получить отчет о состоянии счетов или о расходах можно за пару секунд. Домашняя бухгалтерия даст вам возможность проанализировать доходы и расходы, также вы сможете на основе отчетов составить правильный финансовый план.
Функция импорта и экспорта данных существенно сократит время ввода данных в программу. Импортируйте в программу банковские выписки и данные из других баз. Если требуется передать кому-то данные из программы, то для этих целей предусмотрен экспорт информации.
Вывод. Домашняя бухгалтерия Keepsoft – это доступный инструмент с неплохим функционалом. Наличие мобильной версии делает программу мультиплатформенной. Если вас не пугают сложные интерфейсы, то вы наверняка подружитесь с этой программой.
MoneyTracker
MoneyTracker – еще одна популярная программа для ведения семейной бухгалтерии. Здесь есть весь необходимый набор средств для контроля личных финансов – учет расходов/доходов, долгов, кредитов, мощная система отчетов, календарь и многое другое.
В программе имеется интересная деталь – информационное окно. Это область экрана, содержимое которой можно настраивать самостоятельно. Здесь можно отображать отдельные блоки, например, напоминания, курсы валют, текущее состояние бюджета. За счет информационного окна наглядность программы существенно возрастает. Такая «фишка» понравится любителям виджетов. Модуль «Календарь» можно использовать для планирования важных событий. Здесь легко настроить напоминание о любом событие.
Следует упомянуть, что программа MoneyTracker может работать в локальной сети. То есть база будет одна, а пользователей (программ) несколько. Такая функция будет востребована в таких семьях, где используют сразу несколько компьютеров, например, у сына стационарный ПК, у главы семейства ноутбук, а у жены планшет. Все эти устройства можно привязать к одной базе, и каждому члену семьи будет комфортно вносить расходы и доходы в единую базу программы MoneyTracker.
Дребеденьги
12.04.19
Нововведения в Google Docs позволяют отказаться от использования локальных копий приложений из пакета Microsoft Office. Теперь текстовые документы, таблицы и презентации можно загружать в Docs без конвертации и работать с ними без каких-либо ограничений. Новые возможности доступны пока только корпоративным пользователям, но до конца весны 2019 г. Google снимет это ограничение. 1 04529.04.14
В сложных экономических условиях анализ финансово-хозяйственной деятельности организации остается предметом постоянной заботы бизнеса. В последнее время одним из трендов на рынке труда явилось увеличение спроса на финансовых аналитиков, так в начале 2014 года спрос на них был на 6,1% больше, чем в 2013 году. Напомним, что сам предмет финансового анализа включен в общегосударственную программу подготовки бухгалтеров в ВУЗах России. 4 73126.03.14
В сложных экономических условиях анализ собственной финансово-хозяйственной деятельности остается предметом постоянной заботы бизнеса. В начале 2014 года спрос на финансовых аналитиков был на 6,1% больше, чем годом раньше. 4 52508.11.12
В связи с принятием Закона № 208-ФЗ «О консолидированной финансовой отчетности» увеличивается нагрузка на финансовые службы российских организаций и, как следствие, растет интерес менеджмента к вопросу организации автоматизированной подготовки отчетности по МСФО. 18 72823.07.12
Проблема автоматизации процессов учета и подготовки отчетности по МСФО. 3 15 15629.03.12
Общее Справочник единиц измерений дополнен кодами единиц измерений, согласно приложения 2 Общероссийского классификатора единиц измерения ОК 015-94 (МК 002-97) (ОКЕИ)(утв. постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. N 366) (в редакции изменений NN 1, 2, 3) (с изменениями NN 4/99, 5/99, 6/2000,7/2000). АРМ Главного бухгалтера Внешняя отчетность: Добавлен... 71120.03.12
В письме ФНС от 1 марта 2012 г. N БС-4-11/3387@ сообщается, что ФНС России проводится работа по созданию единого ресурса сведений о льготах и ставках по имущественным налогам по России. Он будет размещен на сайте Службы. Информационный ресурс "Имущественные налоги: ставки и льготы" будет иметь общий доступ. Он предназначен для обеспечения работы Контакт-центров. Сотрудники налоговых органов формируют сведения о ставках и льготах... 80313.03.12
Общее 1. Справочник партнеров. Для партнера - физического лица поле увеличено до 15 символов. АРМ Главного бухгалтера 1. Внешняя отчетность: В формы и добавлены запросы на расчет форм 3,4,6. При ответе формы не рассчитываются и не выводятся на печать. Добавлен алгоритм и шаблон отчета 1 09202.03.12
Дополнение № 1-6 к пакету обновлений № 28 Главная книга 1. Внешняя отчетность. В формы «Бухгалтерская отчетность» и «Бухгалтерская отчетность ГНИВЦ» добавлены запросы на расчет форм 3,4,6. При ответе «Нет» формы не рассчитываются и не выводятся на печать. Добавлен алгоритм и шаблон отчета «Пояснения к балансу и отчету о приб(ф.5)» в соответствии с Приказом Минфина РФ №66н от 22.07.10г. №124н от 05.10.11. При сдаче... 1 32725.10.11
В Excel удобно проверять исполнение годового бюджета, сравнивая план и факт, но для этого надо перенести реальные цифры из «1С» или другой бухгалтерской программы. Ручной ввод данных может привести к ошибкам. Избежать их поможет специальный шаблон для сбора фактических цифр из оборотно-сальдовой ведомости. Готовый файл размещен на сайте www.gazeta-unp.ru в тексте этой статьи. 9 57912.07.11
Вопрос применения МСФО актуален во всем мире. Даже такие адепты собственных стандартов как США неотвратимо двигаются в сторону сближения с международными стандартами финансовой отчетности. Актуален данный процесс и для России. Несколько утихший в кризис интерес к МСФО в нашей стране вновь пошел в рост. Обучающие курсы и услуги по трансформации вновь пользуются повышенным спросом. 13 85731.05.11
Проще всего подробный отчет о движении денежных средств сформировать в Excel на основе данных, выгруженных из «1С». Но многие операции приходится делать вручную. Упростить эту работу и составить отчет буквально за несколько минут можно, если сделать это в специальном шаблоне Excel. 22 02125.05.11
Работа в автоматизированной системе ведения учета по МСФО начинается с загрузки начальных данных – это наполнение нормативно-справочной информации и отражение проводок, обеспечивающих формирование входящего баланса на плане счетов МСФО. 6 70512.11.10
Постановка учета по международным стандартам начинается с выбора способа подготовки данных. Российские компании используют три основных метода составления отчетности по МСФО: трансформация; параллельный учет; трансляция проводок российского учета в МСФО. Каждый из них имеет свои достоинства и недостатки. 10 25602.09.09
Налоговая служба по-прежнему раздает всем желающим программу «Налогоплательщик ЮЛ». Это ПО позволяет формировать налоговую и бухгалтерскую отчетность. Мы выяснили, в каких случаях может пригодиться бесплатная программа. Заодно и узнали, чем хороша ее последняя версия. 1 27 64410.12.08
Выпущена версия 1.2.5 конфигурации "Консолидация.ПРОФ" (ред. 1.2) для системы "1С:Предприятие 8". Новое в версии: 1. Новая типовая методическая модель "Анализ и прогноз финансового состояния отдельных предприятий и холдингов". Методическая модель включает следующие виды отчетов: Отчеты типа «Оборотно – сальдовая ведомость», формируемые по данным регистров бухгалтерии внешних информационных баз: "1С:Бухгалтерия 7.7"; "1С... 760
В течение четырех дней опытные редакторы «Главбуха» рассказывали на занятиях, как создавать качественную журнальную статью. Одна из учениц школы – Полина Алексеева – решила закрепить полученные знания на практике и написала специально для сайта статью о полезных функциях известной всем программы Microsoft Excel.
Microsoft Excel - программа, обладающая широкими возможностями. Многие знакомы лишь с основными навыками работы с программой, простыми функциями. Бухгалтеру часто не хватает времени, чтобы узнать, как автоматизировать расчет какого-либо показателя, а зря. Мы предлагаем Вам уделить 10 минут в день и освоить особенности Excel, полезные в Вашей работе.
Перед Вами обзор возможностей Excel, полезных бухгалтеру. Откройте программу и попробуйте выполнить наши примеры. Это действительно просто!
1. Как поменять цвет ячейки в зависимости от ее значения
Все очень просто - меняем цвет (заливку, шрифт, рамки), если значение соответствует определенным условиям. Отрицательный баланс заливаем красным, а положительный - зеленым. Просроченные заказы выделяем красным, а доставленные вовремя - черным.
Чтобы сделать подобное - выделяем ячейки, которые должны автоматически менять свой цвет и выбираем в меню Формат - Условное форматирование.
В открывшемся окне задаем условия и, нажав затем кнопку Формат, параметры форматирования ячейки, если условие выполняется. В этом примере крупных клиентов делаем полужирным синим шрифтом, а мелких - черным курсивом:
В условии мы проверяем либо значение ячейки, либо заданную формулу.
Примеры условий:
формула = $А1 =, выделяет цветом всю строку
формула = ячейка = МАКС/МИН ($A$1:$A$10) выделяет максимальные, минимальные значения
формула = ячейка, = СРЗНАЧ ($A$1:$A$10) выделяет значения больше (меньше) среднего
2. Как выбрать из списка нужные записи
Первый способ – автофильтр
Скрываем все строки, за исключением тех, которые удовлетворяют заданным условиям отбора. Для этого выделяем любую ячейку списка и выбираем в меню Данные - Фильтр – Автофильтр.
В первой строке, содержащей заголовки столбцов, появятся кнопки со стрелками – кнопки автофильтра. Для выборки записей щелкаем по кнопке автофильтра в заголовке нужного столбца и выбираем из выпадающего списка условие для фильтрации:
Автофильтр выполняет следующие функции:
Сортирует список по выбранному столбцу (выбираем «Сортировка»)
- находит заданное число (или процент) наибольших или наименьших элементов в списке (выбираем «Первые 10»)
- выполняет фильтрацию по заданному условию (выбираем «Условие»)
В данном случае, мы выбираем из списка номера документов, проведенные в указанный период.
Второй способ - расширенный фильтр
Чтобы использовать расширенный фильтр, прежде всего, зададим диапазон условий:
Скопируем заголовки столбцов, по которым будут вводиться условия
- введем условия для фильтрации ниже скопированных заголовков: ячейки одной строки Excel связываются логическим "И", а ячейки разных строк - логическим "ИЛИ".
Например, чтобы отобрать из списка документы, проведенные в период 15 -16 января, в которых фигурирует счет 903003, нужно задать условие следующим образом:
Чтобы отфильтровать данные по критериям из нашей таблицы, выделяем исходный список и выбираем в меню Данные - Фильтр - Расширенный фильтр. Откроется окно Расширенного фильтра, в которое введем адрес исходного диапазона и адрес диапазона условий.
3. Функция СУММ суммирует весь заданный диапазон, как просуммировать только значения, соответствующие определенному условию?
В этом случае используем функцию СУММЕСЛИ. Рассмотрим конкретный пример. Допустим, необходимо рассчитать выручку, облагаемую НДС, по данной таблице:
Наши действия в этом случае таковы: используем функцию СУММЕСЛИ («ставка, %»,">0", «всего покупок»)
Синтаксис функции - СУММЕСЛИ (Диапазон; Критерий; Диапазон суммирования). Здесь «Диапазон» - ячейки, которые проверяются на соответствие критерию; «Критерий» - критерий в форме числа, выражения или текста; «Диапазон суммирования» - ячейки для суммирования.
Синтаксис функции – СЧЕТЕСЛИ (Диапазон; Критерий)
Excel обладает широким спектром функций, выполняющих финансовые расчеты. Например, функция ПЛТ, позволяющая определять ежемесячные платежи по ссуде. В качестве исходных данных для этой функции нужно ввести процентную ставку, число периодов и сумму займа.
В примере мы рассчитываем сумму месячных выплат и полную сумму выплат.
Синтаксис функции ПЛТ (ежемесячная процентная ставка; число периодов; величина ссуды)
Другие финансовые функции, которые можно использовать для расчета кредитов и инвестиций:
Функция КПЕР (Ставка; Платеж; Приведенная стоимость; Будущая стоимость; Тип) – вычисляет срок, за который можно расплатиться с кредитом, если есть данные о сумме кредита, ежемесячных выплат и проценте банка.
Функция СТАВКА (Периоды; Платеж; Приведенная стоимость; Будущая стоимость; Тип) - вычисляет, каков должен быть процент банка для кредита с заданными суммой, сроком и ежемесячной выплатой.
Функция ПС (Ставка; Периоды; Платеж; Будущая стоимость; Тип)- вычисляет, какую сумму можем взять в кредит в данном банке, если готовы выплачивать ежемесячно определенную сумму.
5. Как соотнести записи из одной таблицы с записями из другой?
Рассмотрим, данный вопрос на примере. Наш план счетов представлен в Excel в виде – счет, название. Перед обновлением программного обеспечения было решено удалить счета, по которым не было оборота в течение последних 3 лет. Теперь перед нами список счетов и к ним требуется скопировать наименования из первоначального плана счетов. Функция ВПР позволяет автоматизировать этот процесс.
Вырезка из первоначального плана счетов (1):
Счета, по которым был оборот в течение последних 3 лет (2) – 1000003 и 1100001.
Определим название данных счетов с помощью первой таблицы. Если перед нами список из тысячи счетов – задача уже не выглядит такой простой.
Решение – функция ВПР , которая ищет заданное значение (в нашем примере - это номер счета) в крайнем левом столбце указанной таблицы, двигаясь сверху вниз и, найдя его, выдает содержимое соседней ячейки.
Для функции необходимо ввести такие аргументы, как: искомое значение (указывается ячейка содержащее значение), массив, в котором происходит поиск, и номер столбца:
6. Как из огромной таблицы сформировать компактный и наглядный отчет?
Для этого мы используем сводные таблицы. Например, с помощью данного механизма очень удобно анализировать выгруженные из программы 1С проводки. Рассмотрим эту ситуацию подробнее.
Исходная таблица имеет вид:
Чтобы построить сводную таблицу, ставим курсор в любую ячейку списка данных и выбираем пункт меню Данные – Сводная таблица. Далее следуем указаниям мастера создания сводных таблиц. В результате этой операции получаем шаблон отчета на отдельном листе:
Работать с шаблоном несложно: перетаскиваем мышью названия столбцов (полей) из окна списка полей сводной таблицы в области строк, столбцов, страниц и данных макета:
1) в область строк таблицы данных перетаскиваем поле «Дебет»;
2) в область столбцов помещаем поле «Месяц»;
3) в область данных - поле «Сумма» и т.д.
Итак, отчет готов. Заметьте: в исходной таблице могут быть тысячи записей, а мы потратили на подготовку отчета всего несколько минут.
Отчет можно детализировать, перетащив в область строк любое дополнительное поле, например, счет кредита, субконто и т.д.
Когда количество показателей в таблице не больше 3-4, удобней вместо сводных таблиц использовать механизм Промежуточных итогов. Действуем по следующей схеме:
Первый шаг – Сортировка
Сначала отсортируем таблицу, чтобы сформировать группы строк, по которым в дальнейшем будем подсчитывать итоги – Данные – Сортировка
Второй шаг – Подведение итогов
В этом диалоговом окне мы указываем поле, по которому отсортирована наша таблица, выбираем математическую функцию (сумма, среднее, минимум-максимум, количество и т.д.), отмечаем галочками те столбцы, по которым необходимо подвести итоги.
Нажимаем на клавишу ОК и получаем таблицу, в которую автоматически включены итоги.
При подведении итогов Excel сам производит группировку. Отсортированные группы быстро и удобно сворачивать-разворачивать с помощью знаков "плюс" и "минус" слева от таблицы. В свернутом состоянии отчет выглядит более компактно и информативно.
Современного бухгалтера невозможно представить без компьютера. Но для уверенной работы нужно уметь пользоваться не только бухгалтерскими программами, но и многими другими. Здесь вы найдете много полезной информации, изложенной легким и доступным языком и подкрепленной большим количеством практических примеров, характерных именно для работы бухгалтера.
Excel для бухгалтера
В данной главе мы научимся использовать табличный редактор MS Excel для профессиональной деятельности бухгалтера. В отличие от текстового редактора Word, средствами Excel можно выполнять массу вычислений, разной специфики и уровня сложности. Это позволяет формировать бухгалтерские документы, в которых пересчет итогов будет производиться автоматически при каждом изменении исходных данных (они могут находиться как в текущем документе, так и во внешних Excel-файлах). При этом возможно построение диаграмм, графиков, выполнение прочих расчетных операций.
Возможности и основные функции Excel применительно к бухгалтерии
Использование табличного редактора Excel позволяет формировать и выводить на печать документы, имеющие табличное представление, выполнять расчетные действия на основании исходных данных и др. Основные задачи, решаемые с помощью программы, можно сформулировать следующим образом.
Ввод, редактирование и оформление разнообразных табличных документов.
Выполнение расчетных действий с исходными данными с применением специально предназначенного инструментария.
Сохранение созданного документа в различных форматах (Excel, вебстраница, шаблон, текстовый документ и др.).
Ввод и обработка табличных данных с использованием встроенных механизмов формул, функций, макросов и др.
Анализ и управление данными (автоматический расчет итоговых и промежуточных данных, структуризация и консолидация данных, использование сводных таблиц и отчетов и др.).
Вставка в документ различных объектов (рисунок, функция, примечание, объект и др.).
Выполнение операций по ручному и автоматическому форматированию документа и его составных элементов; автоматическая проверка орфографии документа, оперативное устранение допущенных некорректностей с использованием механизма автозамены.
Импорт необходимых данных из различных источников (включая базы данных OLAP) и последующая их обработка. Поддержка XML-формата.
Настройка параметров представления табличного документа, а также настройка пользовательского интерфейса.
Доступ к данным совместно с другими программами (например, Word, Power Point, Access и др.).
Формирование самых разнообразных отчетов – аналитических, сводных, графических, в виде диаграмм и др.
Выполнение стандартных функций Microsoft Office – печать документа, поиск данных и их замена, проверка наличия ошибок и др.
Создание приложений с применением языка программирования VBA.
Защита табличного документа от неквалифицированного и несанкционированного доступа.
Специфика использования табличного редактора Excel для целей бухгалтерии может зависеть от особенностей постановки учетных и управленческих процессов на конкретном предприятии.
Термины и определения
Пользователь Excel должен знать и понимать перечисленные ниже основные термины и определения.
Автофигура – готовая к использованию фигура заданной формы, которую можно добавлять на рабочий лист либо в диаграмму. В Excel имеется встроенный набор автофигур.
Диаграмма – визуальный способ представления числовых значений. Программа Excel поддерживает работу с различными видами диаграмм: гистограммы, круговые, пузырьковые, графики и др.
Имя – идентификатор, который предоставляет возможность ссылаться на какой-либо объект (ячейку, диапазон, формулу и т. д.).
Константа – постоянное (невычисляемое) значение. Константой может быть, например, фиксированное число либо какой либо текст.
Контекстное меню – меню, содержащее список команд, которые предназначены для работы с конкретным объектом. Для вызова контекстного меню нужно щелкнуть на объекте правой кнопкой мыши либо нажать комбинацию клавиш Shift+F10 .
Массив – коллекция ячеек либо значений, которую используют как единое целое. Иначе говоря, массив – это группа элементов одного типа, которые имеют общее имя.
Настройка – изменение ныне действующих параметров работы Excel стандартными средствами, доступ к которым осуществляется из рабочего интерфейса MS Excel. Параметры работы программы можно разделить на два основных вида:
– общие параметры – редактирование этих параметров приведет к соответствующим изменениям во всех рабочих книгах, в том числе и во вновь создаваемых;
– локальные параметры – редактирование этих параметров вызовет соответствующие изменения только в текущей книге.
Операнд – элемент вычисления (константа, функция либо ссылка).
Оператор – знак либо символ, который определяет тип вычисления в формуле над операндами. В Excel используются следующие виды операторов: математические, текстовые, операторы сравнения и операторы ссылок.
Печать – вывод содержимого рабочей книги (полностью либо частично) на бумажный носитель с помощью принтера. На печать можно выводить следующие объекты: рабочая книга, несколько рабочих книг, рабочий лист, несколько рабочих листов, диапазон ячеек в рабочем листе, диапазон ячеек в нескольких рабочих листах, графические объекты, диаграммы. При этом существует возможность вывода на печать нескольких копий объекта за один сеанс.
Пользовательский интерфейс – средство взаимодействия пользователя с программой. В состав пользовательского интерфейса входят меню, инструментальные панели, диалоговые окна, комбинации клавиш и др. В Excel применяется стандартный пользовательский интерфейс Windows.
Примечание – вспомогательная информация произвольного характера, относящаяся к определенной ячейке и хранящаяся независимо от содержимого этой ячейки. Чтобы добавить примечание к какой-либо ячейке, нужно выделить ее курсором и выполнить команду контекстного меню Добавить примечание , после чего с клавиатуры ввести требуемый текст.
Рабочая книга – файл, который создается, редактируется и сохраняется средствами Excel. Основной структурной единицей рабочей книги является рабочий лист (см. ниже).
Рабочий лист – основной элемент рабочей книги, предназначенный для ввода, редактирования и хранения данных, а также для выполнения вычислений. По умолчанию в состав рабочей книги включено три рабочих листа. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка (см. ниже).
Форматирование – изменение отображения ячейки (ее «внешнего вида») либо изменение представления данных, содержащихся в ячейке. Параметры форматирования ячейки независимы от ее содержимого, и наоборот. Не стоит забывать, что после применения форматирования отображенное значение в ячейке может не совпадать с ее фактическим значением (наиболее характерный пример – округление: в ячейке хранится значение 0,24, но в соответствии с параметрами форматирования на экране может отображаться значение 0,2).
Формула – специальный инструмент Excel, предназначенный для расчетов, вычислений и анализа данных. Формула может включать в себя константу, оператор, ссылку, имя ячейки (диапазона) и функцию . Операторы бывают трех видов:
– арифметический оператор – оператор, предназначенный для выполнения арифметических действий и выдающий в качестве результата числовое значение;
– оператор сравнения – данный оператор используется для сравнения данных и выдает в качестве результата логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ;
– текстовый оператор – оператор, используемый для объединения данных.
Функция – готовая формула Excel для расчетов, вычислений и анализа данных. Каждая функция может включать в себя константу, оператор, ссылку, имя ячейки (диапазона) и формулу (см. выше). Пользовательская функция – это функция, написанная пользователем на языке VBA.
Электронная таблица – интерактивная программа, состоящая из набора строк и столбцов, которые выводятся на экран в отдельном окне.
Ячейка – наименьшая (элементарная) часть электронной таблицы, предназначенная для ввода и хранения информации. Каждая ячейка может содержать текст, число или формулу (см. выше). Кроме этого, при работе с ячейками используются следующие элементы:
– адрес – это месторасположение (координаты) ячейки; адрес состоит из буквы (номера) столбца и номера строки, на пересечении которых расположена данная ячейка;
– ссылка – указание на адрес ячейки. Ссылки могут быть абсолютными (то есть не изменяющимися при перемещении и копировании ячейки), относительными (эти ссылки изменяются при перемещении и копировании ячейки) и смешанными. Внешняя ссылка – это ссылка на ячейку, расположенную в другой рабочей книге.
После знакомства с терминологией Excel рассмотрим основные элементы и инструменты программы.
Введение в Excel: основные элементы и инструменты
Содержимое данного раздела адресовано пользователям, которые слабо знакомы с табличным редактором Excel. Здесь мы рассмотрим базовые понятия, необходимые для работы с программой. Поэтому если вы владеете навыками практической работы с Excel, можете сразу переходить к изучению раздела, в котором рассматривается практический пример создания бухгалтерского документа.
Пользовательский интерфейс редактора Excel показан на рис. 3.1.
Рис. 3.1. Табличный редактор Excel
Основными элементами пользовательского интерфейса являются:
Меню Файл – находится слева от вкладки Главная (в целом работа с ним ведется по тем же правилам, что и в текстовом редакторе Word);
Панель быстрого доступа – расположена над меню Файл и вкладкой Главная ;
Лента Excel – находится между строкой формул и панелью быстрого доступа;
Рабочая книга, рабочий лист, строка, столбец, ячейка, строка формул – основные элементы Excel (их более подробное описание приводится ниже);
Контекстное меню – вызывается нажатием правой кнопки мыши в любом месте рабочей области (в целом работа с ним ведется по тем же правилам, что и в текстовом редакторе Word);
Рабочая область – центральная часть интерфейса, в которой ведется работа с табличными документами;
Строка состояния – информационнофункциональный элемент, расположенный вдоль нижнего края окна программы.
Пользователь может самостоятельно выполнять настройку некоторых элементов интерфейса – это делается либо в режиме настройки программы (Файл → Параметры ), либо с помощью соответствующих элементов управления ленты Excel.
Рабочая область Excel: описание, приемы и методы работы
Рабочая область Excel – элемент пользовательского интерфейса, включающий в себя ячейки, строки, столбцы и листы текущей книги, а также строку формул. Все основные действия по созданию и редактированию бухгалтерских и отчетных документов выполняются именно в рабочей области Excel.
Одним из главных структурных элементов рабочей области является ячейка – наименьшая (элементарная) часть электронной таблицы, предназначенная для ввода и хранения информации и расположенная на пересечении строки и столбца. Совокупность нескольких ячеек образует диапазон .
Любая ячейка имеет уникальные координаты (их еще называют адресом ячейки). Адрес ячейки определяется с помощью строк с буквами и цифрами, которые расположены соответственно вверху и слева рабочей области. Например, на рис. 3.2 курсор установлен в ячейку с адресом С4 .
Рис. 3.2. Ячейка с координатами С4
Ввод данных в ячейку производится поразному: с клавиатуры, расчетным путем (когда значение ячейки вычисляется расчетными формулами на основании данных других ячеек), путем импорта из внешних файлов, с помощью макросов, из буфера обмена и др.
Информацию в ячейках можно представлять в разных форматах – числовом, текстовом и т. д. Формат выбирается в окне Формат ячеек , которое вызывается с помощью одноименной команды контекстного меню. Также данное окно можно вызвать следующим образом: на вкладке Главная ленты Excel в панели Ячейки нужно нажать кнопку Формат , и в открывшемся меню выбрать команду Формат ячеек .
Примечание
Следует учитывать, что при работе с числовыми данными в качестве разделителя целой и дробной частей чисел по умолчанию используется запятая, а при работе с датами – точка. При вводе числовых данных и дат они по умолчанию выравниваются по правому краю ячейки, а введенный текст – по левому краю.
Вы можете мышью перетаскивать любую ячейку в другое место вместе с ее содержимым. Для этого подведите указатель мыши к любому углу ячейки, кроме правого нижнего – при этом появится крестик со стрелками. Теперь после нажатия левой кнопки мыши можно перетащить ячейку со всем содержимым в требуемое место. Кстати, подобным образом вы можете переносить с одного места на другое предварительно выделенные диапазоны ячеек.
Конец ознакомительного фрагмента.
Здравствуй уважаемый читатель!
Эта статья заинтересует представителей таких профессий как экономисты, бухгалтера и финансисты любых отраслей и форм собственности. Собственно, Excel для экономистов это практически самый главный инструмент эффективной работы, так как мало какой инструмент обладает такой огромной функциональностью, впрочем, и достаточно важен для бухгалтеров. Ведь каждому человеку очень нравится когда вся работа выполняется быстро, точно и легко, а еще правильно. Вот для исполнения таких желаний и служит продукт компании Microsoft. С его помощью возможно многократно увеличит свою эффективность, а также получить дополнительное время для решения интересных задач и личностного роста. А теперь давайте познакомимся с инструментами которые позволят вам это сделать и с которых в первую очередь нужно изучать работу Excel.
Такими универсальными и полезными являются функции:
Данные функции MS Excel для экономистов и бухгалтеров используются практически в большинстве вычислительных операциях Excel и позволяют значительно упростить любые вычисления и провести анализ данных, расчёты или получение информации.
Трудно переоценить возможности этих функций в работе и если вы еще их не знаете и не используете в работе, я бы настоятельно рекомендовал бы вам исправить данный пробел в своих знаниях. А также розширил их используя все знания с моего « ».
Давайте, поговорим более детально чем же так полезны эти функции для економических специальностей:
Без этой функции вообще нельзя представить любые математические вычисления по суммированию значений. Это краеугольная функция самой сути финансовых профессий, она позволяет суммировать не только , но и отдельные аргументы и всё это в одной формуле. Более детально с функцией вы можете ознакомится .
Это самая распространенная логическая функция программы MS Excel, она позволяет оперировать многими значениями, сравнивая их и выдавая правильный результат согласно указанных условий. Поддерживает множество внутренних вложений и очень похожа на «матрёшку», что всё равно не уменьшает ее полезность и универсальность. Детальнее эта функция описана .
А вот эта функция в некотором смысле соединяет две предыдущие функции, но если первая только суммировала, а вторая работала с критериями и условиями, то эта функция суммирует значения по заданному критерию в любом предоставленном диапазоне значений. Более детально о работе функции вы прочтете или просмотрите видео.
В своих статьях я очень детально описывал работу с этими функциями, конечно не хочется повторятся, но всё же, знания возможностей Excel вам помогут значительно упростить работу и ускорить получаемый результат. Изучите очень серьезно эти 3 функции для экономистов и бухгалтеров, и ваша продуктивность значительно вырастит.
Ознакомьтесь, изучите и пусть работа вам будет радость, легка и интересна! Буду очень благодарен за оставленные комментарии, так как это показатель читаемости и вдохновляет на написание новых статей! Делитесь с друзьями прочитанным и ставьте лайк!
До встречи на страницах ! Не забудьте поблагодарить автора!
Инфляция — это когда быть бедным стоит уже на 20 процентов дороже.