Планирование в жизни — что, как и зачем? Как эффективно планировать рабочее время.
Кто из нас не задавался вопросом, что же является наибольшей ценностью? Довольно часто мнения по этому поводу расходятся. Одни считают, что информация, другие — время. Несмотря на то, что современное общество имеет достаточно возможностей для экономии времени, почему то именно времени как раз и не хватает. И сразу же в голову приходят мысли: «Почему технический прогресс играет злую шутку?», «Как успеть сделать все да еще и хорошо?», «Как распределять и планировать свой день, чтобы хоть частично себя разгрузить?». Все очень просто. Нужно всего лишь научиться правильно планировать время.
Правила, которых следует придерживаться, если есть желание все успевать
Чтобы все успевать и иметь время на отдых, следует:
- разработать определенный план;
- первоочередно разбирать мелкие по важности дела, не оставляя их на потом;
- не тратить рабочее время впустую на ненужные дела;
- ежедневно анализировать выполненные задачи;
- в зависимости от важности правильно распределять приоритеты;
- следить за порядком;
- выработать в себе силу воли следовать новым привычкам.
Как научиться планировать свой день: этапы планирования времени руководителя
Вроде бы правильно распределить рабочее время, определить последовательность повседневной работы не составляет особого труда, однако, не всем это под силу. Если в голову приходят мысли о том, как своевременно сделать важные дела и не устать, важно научиться правильно планировать и распределять время. Немаловажную роль здесь играет правильно составленный план распорядка дня.
Не стоит забывать о таком важном факторе, как ограниченность времени. Время нельзя остановить, изменить, вернуть, а значит то же самое касается и работы, и дел, и нашей жизни в целом.
Существуют такие этапы планирования рабочего времени:
- выработка дисциплинированности (научиться контролировать свой день – важная задача успешного руководителя);
- определение степени важности дел (допускается планировать не более 3 срочных дел в день);
- рациональное распределение дел на важные, срочные, легкие, простые, незначимые;
- составление поэтапного плана выполнения работ;
- избавление от простых, мелких, легких дел, выполнение которых занимает менее 10 минут (разгрузка последующих дней);
- отказ руководителя от занятий, которые «воруют» время (просмотр сериалов, многочасовое общение в соцсетях, посиделки с друзьями);
- определение каждой вещи в доме и на работе своего места;
- избавление от рабочего хлама (достаточно 10 минут в день, чтобы перебрать документы и выбросить ненужное);
- выбор хобби для досуга.
Чтобы не терять друзей и правильно экономить время, необходимо следовать правилу: посещать страницы в соцсетях 2 раза в неделю, выделять для встречи с друзьями выходные дни, планировать заранее личные встречи, сокращать время «пустых» телефонных разговоров до 15 мин в день.
Как составить план работы
Плодотворное планирование возможно, если придерживаться следующей последовательности в работе:
- Определить цели и задачи, на основании которых разработать план работы. Он может быть краткосрочным (на неделю) либо долгосрочным (на месяц, квартал, год).
Внимание: Успешному руководителю нельзя отступать ни на шаг от плана. Можно вносить в него корректировки, например, менять местами дела, дни важных встреч, планировать на другое время мероприятия, но кардинально изменять нельзя ни в коем случае.
- Распределить задачи и определить сроки их исполнения. Важно научиться в первую очередь выполнять дела, которые имеют ограниченные сроки и те, которые требуют применения больших усилий. Далее можно планировать среднесрочные задачи и работу, требующую выполнения стандартных функций. В последнюю очередь следует выполнять малозначимую работу.
- Обязательная отметка срочных дел, возникших накануне исполнения, в своем ежедневнике или календаре (дает возможность руководителю успевать делать все вовремя, не упуская важных моментов).
- Анализ всех дел, сокращение списка задач (по мере возможности).
Чтобы разгрузить свой день, важно:
- Следовать ограничению выполнения дел: не более 3-х срочных, не более 10-ти в общем за день.
- В планировании придерживаться выполнения сложных задач в более удачное время, желательно в первой половине дня, легких – в конце рабочей смены.
- Не выполнять следующую работу, не завершив предыдущую (важно поэтапно планировать задачи, выполнив оговоренные ранее).
- Не оставлять незавершенные дела, не переносить их на следующий рабочий день.
- Если все же имеются невыполненные задачи, рекомендуется делать о них отметку в календаре важных дел, где особо отмечать их. В случае, если одно и то же дело стабильно «живет» в ежедневнике несколько дней подряд, стоит подумать, как от него отказаться либо просто передать его другому исполняющему лицу.
Секреты рационального планирования
Правильно планировать день позволят:
- оценка плана работы, корректировка заданий, составление распорядка дня;
- контроль за выполнением дел, устранение одновременного выполнения нескольких задач (в противном случае существует риск низкой результативности в работе);
- завершение начатых дел;
- устранение препятствий, которые мешают руководителю выполнять поставленные задачи, отвлекают внимание, влияют на планы;
- чередование работы с отдыхом;
- анализ планирования времени;
- постоянное улучшение своих результатов работы.
Секреты экономии времени руководителя
- Важно объединять похожие задачи, например, совмещать переговоры, разбирать корреспонденцию, отвечать на электронные письма.
- Не менее важно создание спокойной обстановки. Это необходимо для того, чтобы ничто не отвлекало от работы.
- Ограничение своего рабочего времени позволит избежать малопродуктивного результата от деловых встреч.
- Умение распределять приоритеты – важный показатель рациональности и последовательности дел, который влияет на достижение поставленных целей.
- Выполнение исключительно важных дел позволяет руководителю добиться высоких показателей в своей работе.
- Значительную часть времени поможет сэкономить распределение задач между сотрудниками.
- Не менее важна поэтапность в работе. Двигаться к цели намного легче, если подниматься по лестнице, начиная с мелочей и достигая высот.
- Ведение ежедневника важных дел поможет устранить накладку одних задач на другие, скопление дел в конце месяца.
- Важные решения лучше принимать с утра. Таким образом можно создать ощущение успешности на весь рабочий день.
- Составляя планы, графики дел, важно учитывать истинный уровень трудоспособности, поскольку именно он влияет на конечный результат работы.
Вспомните свои самые большие провалы в жизни. Ссоры, недоразумения, которые изменили всю вашу жизнь в отрицательную сторону. Проваленные экзамены, собеседования на работу и т. д. Причины подобных неудач схожи, как правило, они являются следствием плохой подготовки и необдуманных поступков, ниже мы рассмотрим как все успеть и планировать день / неделю.
Что будет если спортсмен за месяц перед олимпиадой перестанет тренироваться - навыки и мышечная сила значительно ослабеют и он займет одно из последних мест. Как в спорте, в любом деле нужна хорошая подготовка, без которой шансы на успех сильно падают.
Ключевым фактором в подготовке является планирование, Существует «правило 6 П» : Правильно предпринятое планирование препятствует падению производительности.
Ниже я приведу 7 способов как все успевать с помощью правильного планирования дня, недели.
1 способ: Заведите список задач на день
Для чего нужен список задач?
Для начала разберем, как работает наш мозг. Было установлено, что мы можем держать в голове под контролем не более 7+-2 дел или важных мыслей. Чтобы в этом убедиться посчитайте сколько кружков изображено на картинках:
Рис. 1 | Рис. 2 | Рис. 3 |
Рис. 4 | Рис. 5 |
Скорее всего, для того, чтобы определить количество объектов на рисунках 1, 3 и 4 достаточно одного взгляда.
А для 2 и 5 рисунка одного взгляда было недостаточно, необходимо было считать по отдельности. Чем меньше объектов, тем легче ими управлять. Предел у мозга наступает, когда количество Становится больше чем 7+-2.
Также обстоит дело и с мыслями, одновременно в нашей голове мы можем хранить не более 7+-2 задач, остальное забывается.
Представим ситуацию из жизни
Вы встаете утром и идете на работу, по дороге вспоминаете что:Вам необходимо купить подарок к дню рождения близкого человека;
- Оплатить за интернет, пока не отключили.
Когда вы пришли на работу:
Узнаете, что вам необходимо сегодня подготовить отчет;
- Зашел, коллега попросил скинуть шаблон договора;
- После утренней планерки начальник попросил сделать 3 дела.
Голова уже заполнена, но время не останавливается, вам может позвонить клиент, близкий человек, коллега, может случиться непредвиденная ситуация и т. п. Что происходит в таком случае? Мы что-то забываем . Если мы забудем купить продукты в магазине, то ничего страшного, конечно же, не случится, но ведь можно забыть более важное: Не приехать на важную встречу, принять лекарства и т. д.
К тому же чем больше дел у нас находится в голове, тем хуже становятся наши аналитические способности, т. к. на запоминание информации тратится энергия.
Преимущества записной книжки
Записная книжка - снимает все описанные выше проблемы и имеет следующие преимущества по сравнению с работой по памяти:
1) Записать всегда быстрее, чем запомнить . Например, записать сотовый телефон в 10-100 раз быстрее, чем запомнить. Также и с делами.
2) Экономия энергии . Чтобы не забыть важное, мы часто вспоминаем, на это тратится энергия. Записная книжка снимает эту проблему.
3) Надёжность . Что написано пером - не вырубишь и топором. Любое дело можно забыть, на фоне усталости, эмоций или других дел. Но если задачи записать, то забыть куда сложнее.
Вы можете вести список задач на обычном листке, блокноте, но лучше если это будет записная книжка, т. к. в ней есть календарь. Список задач на день может быть на компьютере или бумажном носителе. Самое главное чтобы он у вас был т. к. это основа для планирования, как фундамент у дома. Если у дома нет фундамента, то максимум, что можно построить - это небольшую одноэтажную конструкцию без отопления из пластика или фанеры. Также и в планировании без списка задач на день или записной книжки, конечно же, можно обойтись, но вы будете сильно ограничены в возможностях.
Самое главное в списке задач или в записной книжке - перечень дел, которые нужно сделать в течение дня. 2-я по важности часть - это календарь, в нем можно посмотреть задачи, которые нужно выполнить в тот или иной день. Поэтому записная книжка предпочтительнее обычного списка, потому что там есть календарь.
2 способ: Работайте со списком задач каждый день
Самое важное при работе с органайзером времени или записной книжкой это работать в соответствии с ранее составленным планом. Для этого регулярно просматривайте записную книжку, чтобы выяснить все ли вы сделали, что запланировали на сегодня. Можно просматривать список после того, как завершите текущее дело. Очень важно заносить в свой органайзер важные дела, которые нужно обязательно сделать сегодня.
3 способ: Сначала записать, потом делать
Если поступает новая задача и она несрочная, то сначала запишите ее в записную книжку и приступайте, только когда до нее дойдет дело. Любые новые задачи кажутся очень важными и мы начинаем браться за все подряд: проверять почту, совершать телефонные звонки и т. д. Но как только вы начнете сначала записывать все входящие дела в записную книжку, то обнаружите, что по соседству с данной записью есть более важные задачи.
Все движения правой части тела контролируются левым полушарием мозга, отвечающим за логику. Когда мы записываем новую задачу правой рукой, то активизируем левое полушарие нашего мозга, отвечающего за логику. Активизация логики при записи правой рукой поможет нам принять более верные решения.
Записывая все дела в записную книжку, перед тем как приступить к работе, вы сможете выполнить в течение дня самые важные дела и сможете противостоять второстепенным задачам, которые постоянно вас отвлекают.
4 способ. Сначала важные, потом срочные задачи
Все запланированные дела следует выполнять в порядке их значимости, а потом уже по времени исполнения. Начиная с самых важных и постепенно переходить к менее значимым. Записывайте в свой план на сегодня дела в порядке их значимости, потом отсортируйте по срочности и начинайте работать с самыми приоритетными.
Например, вам позвонил знакомый поболтать. Звонок по телефону, срочное дело, т. к. телефон звонит прямо сейчас, но может быть неважным. Если у вас есть более значимые задачи, допустим, подготовить отчет по работе, то лучше сначала сделать все более важные задачи, в частности отчет, а потом, если будет время, перезвонить и поговорить со знакомым. Но не наоборот, иначе из-за незначимого звонка, можно не успеть сделать более важное дело.
Важность приоритетнее срочности. За срочные дела следует браться, только если вы контролируете ситуацию и уверенны, что успеете все более важные.
5 способ: Электронный органайзер
Существует огромное количество электронных записных книжек. Электронный ежедневник обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажными:
А. Экономия времени . На электронном ежедневнике не нужно заново переписывать задачи с прошлого дня на текущий, а также с ним можно работать как на компьютере, так и на телефоне или планшете, синхронизуя данные на всех устройствах.
Б. Объемы и скорость : В электронный ежедневник можно очень быстро скопировать большой объем информации для дальнейшей работы. Например: Вы хотите вечером испечь банановый пирог и вам необходим заранее записать, необходимые ингредиенты, перед тем, как вы пойдете в магазин. Если у вас электронный органайзер, то вы можете быстро скопировать весь рецепт из интернета в ежедневник, буквально за считаные секунды. В то же время, чтобы записать от руки на листочке только ингредиенты, вам потребуется больше времени, чем на весь рецепт в электронном виде. А в магазине будет достаточно включить ежедневник в телефоне, чтобы быстро понять, что покупать.
В. Удобство . Обычной записной книжкой неудобно пользоваться в транспорте, магазине, на отдыхе, в этих местах сложно записать и смотреть заметки т. к. бумажный ежедневник большой и нужно 2 руки, чтобы его открыть. А вот электронная записная книжка на телефоне всегда будет с вами, где бы вы ни находились: Транспорт, магазин, улица. Вы можете быстро сделать записи на компьютере, а затем сделать синхронизацию, чтобы эти заметки появились в вашем телефоне за считаные секунды.
6 способ: Планируйте следующий день с вечера
Составляйте план действий на следующий день заранее, лучшее время - это конец рабочего дня, перед тем как вы пойдете домой. Это простое действие поможет вам лучше высыпаться, т. к. часто причиной бессоницы бывает то, что мы вечером перебираем в памяти все важные дела, которые нужно завтра успеть сделать, чтобы не забыть их утром. И именно эти мысли мешают нам расслабиться и спокойно заснуть, но если вы запишите все свои планы, то обеспечите не только спокойный сон, но и вечер.
Помимо этого, когда вы заранее составите план, ваше подсознание будет постоянно всю ночь работать над тем как лучше сделать запланированное. Решение сложных задач может само приходить к вам за завтраком, по дороге на работу или даже среди ночи. Именно утром чаще всего приходят новые идеи и вы будете использовать это время с максимальной пользой, достаточно только написать список дел на следующий день заранее.
Кстати, если у вас есть вопросы, на которые вы хотите получить ответ, то перед тем, как заснуть и закрыть глаза задайте их самому себе, желательно вслух и сразу засыпайте. А утром приготовьтесь сразу записать все мысли, которые могут появиться в момент, когда вы проснетесь или позднее.
7 способ: Планируйте сложные задачи на пик вашей активности
Составляйте план на день так, чтобы работа требующую больших энергозатрат приходилась на пик вашей активности, когда у вас много сил и вы максимально продуктивны. Как правило, пик активности начинается утром, т. к. после сна у вас много сил и свежая голова, но бывает, что пик активности может приходиться и на дневные и даже вечерние часы.
Самыми энергозатратными занятиями являются дела, к которым нет таланта . Как правило, - это те занятия, которые больше всего не хочется делать . Эти дела в тайм-менеджменте называются лягушками, потому что эти задачи неприятно начинать выполнять. В тайм-менеджменте есть правило - начинать день с лягушки , т. е. с неприятного дела. Это правило позволит вам работать эффективнее, т. к. обычно именно утром больше всего сил, а эти силы крайне важны, чтобы сделать самую неприятную работу.
Приведу пример из жизни, у меня технический склад ума, поэтому точные науки такие как: Физика и математика у меня идут без труда, а вот с гуманитарными предметами тяжелее, поэтому, когда я учился в школе, нередко готовился к контрольной по английскому языку утром. Я вставал за 1-2 часа перед школой и учил английский. Именно утром у меня было больше всего энергии, поэтому в это время мне было проще сделать сложную задачу, к которой, у меня было меньше всего таланта. Результаты подготовки превосходили все мои ожидания, я получал отлично или хорошо по предмету, который не нравился.
Самые неприятные задачи планируйте на пик активности, например, наутро и вы увидите, как станете больше успевать и повысится ваша личная эффективность.
P.S. Если у вас есть сложности или вопросы по прочитанной статье, а также по темам: Психология(вредные привычки, переживания и др.), продажи, бизнес, тайм-менеджмент и др. задавайте их мне , постараюсь помочь. Еще возможна консультация по skype .
P.P.S. Также вы можете пройти online тренинг «Как получить 1 час дополнительного времени». Пишите комментарии, ваши дополнения;)
|
Возможно, вы столкнулись с проблемой, пытаясь разобраться в своей жизни, а может, вы просто хотите организовать свой день. В любом случае вам понадобится составить план. Возможно, вам это может показаться сложным, но приложив старания, креативность, используя правильные средства, вы сможете должным образом подготовить план и начать добиваться своих целей.
Шаги
Первый метод: планирование дня
- 9:00 - 10:00: Прийти на работу, проверить почту, ответить на письма.
- 10:00 - 11:30: Встретиться с Олегом и Наташей.
- 11:30 - 12:30: Проект №1.
- 12:30 - 13:15: Обед (здоровое питание).
- 13:15 - 14:30: Пересмотреть проект № 1, встретиться с Александром, чтобы обсудить проект №1.
- 14:30 - 16:00: Проект №2.
- 16:00 - 17:00: Начать проект №3, подготовить материалы на завтра.
- 17:00 - 18:30: Покинуть офис, сходить в тренажерный зал.
- 18:30 - 19:00: Купить продукты по пути домой.
- 19:00 - 20:30: Приготовить ужин, отдохнуть.
- 20:30: Пойти в кино с Димой.
-
Переводите внимание на что-то другое практически каждый час. Важно выделять немного времени, чтобы после каждого задания можно было просмотреть, насколько вы были эффективны в это время. Посмотрите, или вы выполнили все, что нужно. Потом позвольте себе минутку отдохнуть: закройте глаза и расслабьтесь. Так вы сможете эффективно перейти к следующему заданию.
Пересмотрите свой день. Когда прошла большая часть дня, просмотрите, насколько вы смогли придерживаться плана. Вы смогли закончить все, что хотели? Где вы допустили оплошность? Что сработало, а что нет? Что вас отвлекало, и как вы можете это в будущем предотвратить?
Второй метод: планирование жизни
Первая часть: оценка собственных ролей
-
Определите, какие роли в жизни вы играете. Каждый день мы исполняем разные роли (от ученика до сына, от художника до байкера). Вам необходимо подумать, какие роли вы играете в жизни на данный момент.
- Эти роли могут включать путешественника, ученика, дочь, писателя, художника, работника, туриста, внука, мыслителя и т. д.
-
Определите, какие роли вы хотите играть в своей жизни. Многие из этих будущих ролей могут совпадать с теми, которые вы исполняете сейчас. Это существительные, которыми вы хотите обозначить себя в конце жизни. Примите во внимания роли, которые вы сейчас играете. Среди них есть такие, которые вас сильно утомляют? Если да, тогда их не нужно играть дальше. Составьте список ролей в последовательности от наиболее до наименее важных. Это поможет вам определить, что вы действительно цените в жизни и что для вас имеет самое большое значение. Но не забывайте, что этот список может существенно меняться, так как вы тоже постоянно развиваетесь.
- Ваш список может выглядеть примерно так: мама, дочь, жена, путешественница, стеклодув, воспитательница, волонтер, пеший турист и т. д.
-
Вам нужно понять, почему вы хотите играть желаемые роли. Выбрать себе роль – отличный способ определить, кто вы такой, но причина, по которой вы хотите играть роль, кроется в ее значении. Возможно, вы хотите быть волонтером, потому что видите проблемы в мире и хотите внести свою лепту, чтобы их исправить. Или, возможно, вы желаете быть отцом, потому что хотите подарить своим детям прекрасное детство.
- Для того чтобы определить назначение вашей роли, вы можете представить свои похороны (это может показаться ужасным, но прием хорошо работает). Кто на них придет? Что бы вы хотели, чтобы о вас сказали? За что вы хотите, чтобы вас запомнили?
Вторая часть: определение целей и планирование
-
Поставьте крупные цели, которые вы хотите достичь на протяжении своей жизни. Как вы хотите развиваться? Чего стремитесь достичь? Подумайте об этом, как о списке вещей, которые вы хотите успеть сделать за свою жизнь прежде, чем уйдете на тот свет. Это должны быть цели, которые вы действительно хотите достичь – не те, которые вам кажутся необходимыми. Иногда легче сформировать категории целей, чтобы их проще было представить. К таким категориям можно отнести следующие (конечно, не только их): :
- Карьера/призвание; путешествия; семья/друзья; здоровье; деньги; знания/интеллект; духовный мир.
- Вот некоторые примеры целей (в порядке категорий, перечисленных выше): напечатать книгу; побывать на всех континентах; жениться/выйти замуж и вырастить детей; сбросить 10 кг; заработать достаточно денег на обучение детей в университете; получить степень магистра по специальности «Филология»; больше узнать о буддизме.
-
Поставьте конкретные цели и определите конкретные даты, до каких их необходимо осуществить. Теперь, когда у вас есть цели жизни в общем, поставьте конкретные задачи. То есть, определите даты, до каких вам нужно их достичь. Вот примеры более конкретных, чем в предыдущем пункте, целей:
- Отправить рукопись в 30 издательств до июня 2014 г.
- Поехать в Южную Америку в 2015 г. и в Азию в 2016 г.
- До января 2015 г. сбросить вес до 55 кг.
-
- Ваша цель – напечатать книгу и отправить рукопись издательствам до ноября 2014г. На данный момент вы уже написали ее половину, но не полностью уверенны, что она вам нравится.
-
Решите, как будете добиваться целей. Какие шаги необходимо будет сделать для ее достижения? Оцените их и запишите. Продолжим пример с публикацией книги :
- С сегодняшнего дня до ноября 2014 вам необходимо: А. Перечитать первую половину книги. Б.Закончить книгу. В. Переделать моменты, которые вам не нравятся. Г. Исправить грамматические, пунктуационные, орфографические ошибки и т. д. Д. Дать нескольким знакомым критикам почитать книгу и попросить дать отзывы. Е. Определить, какие издательства, возможно, захотят опубликовать вашу книгу. Ё. Отправить рукопись.
-
Распишите все свои цели по шагам. Вы можете это сделать в любом удобном для вас формате: вручную, на компьютере, нарисовать и т. д. И вот - поздравляем! Вы только что составили план вашей жизни!
Просматривайте и корректируйте свой план. Как и все в этом мире, ваша жизнь будет меняться вместе с целями. То, что было для вас важным в 12 может иметь не такое большое значение в 22 или 42. Менять жизненный план нормально: это показывает, что вы сами понимаете изменения в своей жизни и подстраиваетесь под них.
Третий метод: план решения проблемы
Первая часть: определение проблемы
- Например, мама не пускает вас поехать с другом покататься на лыжах через четыре недели. Это, конечно, проблема, но вам нужно понять ее корень. Суть в том, что у вас 3 по математике, поэтому мама не хочет, чтобы на выходных вы бездельничали и катались на лыжах. Поэтому проблема состоит в том, что вы плохо преуспеваете на занятиях математики. На этом вам нужно и сконцентрироваться.
Определите, с какой проблемой вы столкнулись. Иногда самое сложное при составлении плана решения проблемы – сомнения по поводу того, в чем заключается проблема. Часто она порождает другие неприятности. В таком случае вам необходимо понять корень проблемы – главный вопрос, который нужно решить.
-
-
Вы должны знать, какие результаты вы надеетесь получить, решив проблему. Какую цель вы хотите достичь, устранив ее? Возможно, вы надеетесь не только на один результат. Сосредоточьтесь на достижении цели, остальное вы получите после этого.
- Например, ваша цель – повысить оценку по математике хотя бы до 4. Наряду с этим вы надеетесь, что когда улучшите оценку, мама отпустит вас покататься на лыжах.
-
Определите, какие ваши действия служат причиной появления проблемы. Какие привычки, возможно, способствуют ее развитию. Уделите время и рассмотрите то, что вы делаете не так.
- Ваша проблема – 3 по математике. Посмотрите, какие ваши действия служат причиной возникновения проблемы: вы много разговариваете с соседом на уроке, или вы не делаете вечером домашнее задание, потому что недавно записались на футбол, и все, что вы хотите после тренировки по вторникам и четвергам – это поужинать и лечь спать.
-
Рассмотрите, какие внешние факторы способствуют появлению проблемы. Помимо собственных действий, из-за которых может возникнуть проблема, ее могут вызвать и внешние факторы. Подумайте, что бы это могло быть.
- У вас 3 по математике, и это нужно исправить. Возможно, вам мешает то, что вы действительно не понимаете материал, а не то, что вы разговариваете на уроке. Может, вам никогда не давалась алгебра. В конце концов, вы действительно не знаете, где искать помощь.
Возьмите лист бумаги. Вы можете писать в тетради, блокноте или создать текстовый документ на компьютере, как вам удобнее. Напишите список вещей, которые нужно сделать в этот день, включая запланированные встречи. Какие ваши цели на день? Вы хотите включить время на физические упражнения или отдых? Что вам обязательно необходимо сделать?
Создайте для себя расписание. Во сколько вам необходимо закончить первое задание, проект или дело? Перечислите все дела, начиная с самого первого, и по часам расписывайте задания на день. Обязательно включите встречи, если они запланированы. Разумеется, у всех разные планы, поэтому расписание у каждого свое. В целом, план должен выглядеть приблизительно так:
Вторая часть: поиск решений и составление плана
-
Определите возможные решения вашей проблемы. Вы можете просто записать их на бумаге или воспользоваться специальными методиками, например, сделать ассоциограмму. Что бы вы ни выбрали, подберите решения, как исправить собственные действия, а так же устранить внешние факторы, которые способствуют развитию проблемы.
- Как не разговаривать с соседом: А. Пересядьте подальше от него. Б. Скажите ему, что у вас очень низкая оценка по предмету, и вам нужно быть внимательным. В. Если у вас письменное задание, попросите учителя пересадить вас так, чтобы вы могли лучше сосредоточиться.
- Как делать домашнее задания вопреки тренировкам: А. Делайте часть домашней работы во время перерыва на обед, или когда у вас есть днем свободное время, чтобы не нужно было все делать вечером. Б. Составьте для себя расписание и строго следуйте ему: после занятий вы будете ужинать и потом делать домашнюю работу. После того, как вы закончите, можете час посмотреть телевизор в качестве вознаграждения.
- Что делать, если вы не разбираетесь в алгебре. А. Попросите одноклассника объяснить вам то, что не понимаете (только если вас ничего не будет отвлекать). Б. Попросите о помощи преподавателя. Подойдите к нему после урока и спросите, не могли бы вы как-нибудь с ним встретиться, так как у вас есть вопросы по домашней работе. В. Обратитесь к репетитору или запишитесь на курсы.
-
Составьте план. Теперь, когда вы выяснили суть проблемы и нашли несколько решений, выберите из них те, которые, по вашему мнению, сработают лучше всего, и запишите для себя план: это поможет вам его визуализировать. Повесьте его там, где сможете часто видеть, например, на зеркале, в которое вы смотритесь каждый день. Вам не нужно использовать все перечисленные решения, но следует сохранить парочку на всякий случай.
- Ваш план повышения оценки по математике должен выглядеть примерно таким образом:
- План повысить оценку за 4 недели:
- Сказать Саше, что я не могу разговаривать на уроке (если он будет продолжать, то пересесть).
- Делать домашнее задание каждый вторник и четверг во время перерыва на обед, чтобы я мог ходить на тренировки, но не нужно было много делать вечером, когда приду домой.
- Заниматься с репетитором по математике по понедельникам и средам; спросить у преподавателя, могу ли я что-то сделать что-то дополнительно, чтобы повысить оценку.
- Цель: до четвертой недели я исправлю оценку с 3 как минимум до 4.
-
Когда пройдет одна неделя, оцените, насколько ваш план успешен. На протяжении первой недели вы все делали так, как и планировали? Если нет, что вы делали не так? Поняв то, над чем вам нужно поработать, на следующей неделе вы сможете придерживаться плана эффективнее.
- Как только вы достигли цели, вычеркните ее с плана, чтобы видеть свой прогресс.
- Не забывайте, что планирование – это только та часть работы, которая превращает хаос в ошибки. Не ждите, что только из-за того, что вы составили план, вы сможете легко всего достичь, не делая ошибок. План – это только стартовая площадка.
- Добавляя детали к своим планам, попробуйте предположить, что может пойти не так и разработайте запасные планы действий.
1. Стратегическое планирование – это самая важная работа руководителя:
- знать и понимать цели компании;
- уметь извлекать цели подразделения из целей компании;
- создавать планы так, чтобы деятельность подразделения приближала всю компанию к реализации ее целей.
2. Координации с вышестоящим руководством.
На таких координациях руководитель как раз и согласовывает деятельность своего подразделения с целями компании и отчитывается о результатах. Выделяйте на это время с запасом, чтобы все спокойно обсудить.
3. Координации с подчиненными – это работа с одним подчиненным и согласование того, что он будет делать, когда и как , и когда он готов будет отчитаться о результате.При этом важно понимать, что не только руководитель ставит подчиненному задачи, а и подчиненный рассказывает руководителю, что и как он будет делать – и вы вместе согласовываете эти действия.Разумеется, подчиненный должен уметь планировать, думать, понимать последствия своих действий. Но только на руководителе лежит полная ответственность за то, чем занят его подчиненный и какие он производит результаты . Поэтому руководитель должен уметь подвести своего подчиненного к верному решению, на что лучше потратить рабочее время – выполнить много рутинных задач или несколько важных.На каждой координации руководитель должен ответить себе на такие вопросы:
- Какие задачи в списке подчиненного?
- К чему приведет выполнение этих задач?
- Как ориентировать своего подчиненного на получение результата?
К слову, у руководителя в непосредственном подчинении должно быть не более 7 человек, а лучше только 5. Поэтому, если у вас в подчинении больше людей – создайте такую структуру, при которой лично вам будут подчиняться только пятеро, которые будут ответственны не только за свою работу, но и 2-4 других людей.
4. Контроль – одна из основных функций руководителя. Если на координациях руководитель согласовывает с подчиненными, что будет сделано, то во время контроля - получает краткий отчет о результатах и корректирует на месте план действий, если это необходимо.Договоритесь с подчиненными, в какой форме этот отчет они вам предоставляют: по электронной почте, на общем бланке, заполненном в корпоративной сети или на доске отчетов и объявлений. Или же вы будете подходить к каждому и смотреть, выполняет или не выполняет он свои задачи. Все зависит от специфики работы и на это может уходить от 50 до 70% общего рабочего времени руководителя.Будьте эффективно ленивым руководителем, не пытайтесь сами производить результат, а заставляйте это делать других людей.
5. Анализ (древнегреч . разделение на части). Руководителю важно регулярно собирать данные, чтобы видеть, как идут дела – правильно или не правильно – и вовремя принять меры. Проводить анализ нужно не реже одного раза в неделю, а в сложных для компании условиях, как можно чаще. Для этого нужны:
- идеальная картинка того результата, который должно получить подразделение, с точным указанием количества.
- список успешных действий, которые гарантированно могут привести к этому результату.
- количество полученного результата и перечень выполненных работ, которые привели к этому результату, всем подразделением
- и количество полученного результата и перечень выполненных работ, которые привели к этому результату, каждым из сотрудников подразделения в отдельности.
И теперь вы сможете провести сравнительный анализ. Что хотели? Что получили? Как это получили? И что теперь нужно делать по-другому? Или наоборот, каких успешных действий нужно придерживаться и впредь?
6. Коррекции – внесение поправок в планы работы вашей команды. Коррекция происходит и во время контроля работы сотрудников, но только после анализа результатов работы сотрудников за период не меньше, чем 1 неделя, можно увидеть, какие нужны изменения в расписании и методах работы, а возможно и штате сотрудников.
7. Совместное координирование деятельности всего подразделения. Раз в неделю выделяйте время на собрание или совещание, чтобы подвести итоги недели, озвучивать полученные результаты и согласовывать планы на следующую неделю.Для таких собраний существует обязательное правило – говорить обо всем только в позитивном ключе и держать фокус на целях и достижениях , а неудачи оставить для разговора наедине с тем, кто за них отвечает.Только тогда команда будет двигаться к общей цели, когда люди будут понимать, к какой цели они должны прийти и какой вклад должен сделать каждый сотрудник в общее дело, т. е. как деятельность каждого отражается на деятельности группы .
Елена Александрова
исполнительный директор и бизнес-тренер и консультант компании BogushTime
Имейте в виду, что большинство рабочих планов рассчитаны на определенный период времени (например 6 месяцев или 1 год).
- На рабочем месте рабочий план помогает начальнику знать, над чем сотрудник будет работать в течение нескольких следующих месяцев. Такой план, как правило, составляют сразу после ежегодного отчета о результатах работы или перед тем, как команда приступает к большому проекту. Рабочий план может также быть результатом заседания, посвященного стратегическому планированию, которое организация проводит в начале календарного или фискального года.
- В академической сфере рабочий план может помочь студентам создать рабочее расписание для большого проекта. Он также может помочь преподавателям спланировать материалы курса на семестр.
- В личном проекте рабочий план поможет вам описать, что нужно делать, как вы планируете это делать и к какой дате вы планируете закончить. Персональный рабочий план, хоть это и необязательно, поможет следить за вашими целями и достижениями.
Напишите вступление и основу плана. В профессиональном рабочем плане вам нужно будет написать вступление и основу. Это даст вашему руководителю или менеджеру информацию, необходимую для внедрения рабочего плана. Написание плана и основы, как правило, необязательно для академического рабочего плана.
- Вступление должно цеплять и быть коротким. Напомните вашему начальству, зачем вы пишете этот рабочий план. Представьте специфику проекта(-ов), над которым вы будете работать в течение этого периода времени.
- В предпосылках нужно выделить причины, по которым вы создаете этот рабочий план. Например, изложите детали или статистику последних отчетов, выделите цели которые должны быть поставлены или составьте список рекомендаций или отчетов, полученных вами с прошлых рабочих проектов.
Определите цели и задачи. Цели и задачи взаимосвязаны, и оба этих аспекта указывают на вещи, которые вы надеетесь сделать в ходе выполнения рабочего плана. Однако помните также и разницу между ними; цели более общие, а задачи более конкретизированы.
В своем рабочем плане руководствуйтесь целями "SMART" . SMART - это сокращение, используемое отдельными личностями, которые стремятся к более реальным, практичным результатам рабочего плана.
- Конкретика (Specific). Что именно мы будем делать и для кого? Продумайте для какого слоя населения вы будете предоставлять услуги и что конкретно вы будете делать, чтобы помочь этим людям.
- Измеримость
(Measurable). Можно ли это измерить, дать оценку?
Можете ли вы подсчитать результаты? Структурировали ли вы рабочий план так, чтобы "уровень здоровья в южной Африке повысился в 2020?" или структурировали ли вы его так, чтобы "случаи ВИЧ/СПИД среди новорожденных в южной Африке уменьшился на 20 % к 2020?"
- Помните, что основные данные должны быть исчисляемы, написаны в цифрах. Если вы не знаете коэффициент заболеваемости ВИЧ/СПИД среди новорожденных в южной Африке, будет невозможно с уверенностью утверждать, что этот уровень снизился на 20 %.
- Достижимость
(Attainable). Можем ли мы это сделать за отведенное время с учетом ресурсов, которые нам доступны?
Учитывая трудности, задача должна быть реальной. Увеличение продаж на 500 % реально, только если вы представляете маленькую компанию. Для компании, доминирующей на рынке, увеличение продаж на 500 % практически невозможно.
- В некоторых случаях нужно проконсультироваться с экспертами или знатоками, чтобы убедиться, реальны ли задачи вашего рабочего плана.
- Актуальность (Relevant). Будет ли эта задача эффективна для желаемой цели и стратегии? Да, для общего здоровья важно измерять рост и вес старшеклассников, однако приведет ли это непосредственно к изменениям в психическом здоровье? Убедитесь, что задачи и методы четко и ясно взаимосвязаны между собой.
- Ограниченность во времени (Time-bound). Когда задача будет выполнена и/или когда мы будем знать, что дело сделано? Установите конечную дату проекта. Обозначьте условия, что при определенном доходе, когда все результаты будут достигнуты, проект заканчивается преждевременно.
Создайте перечень ресурсов. Включайте все, что будет необходимо для выполнения поставленных задач и целей. В зависимости от назначения рабочего плана, ресурсы будут отличаться.
- Например, на рабочем месте ресурсы могут включать финансовый бюджет, персонал, консультантов, здания или комнаты и книги. Детальный бюджет может быть лишним, если ваш рабочий план более формальный.
- В академической сфере ресурсы могут включать доступ к разным библиотекам; такие материалы для исследования, как книги, газеты и журналы; доступ к компьютеру и интернету; профессора и отдельные личности, которые могут помочь вам, если у вас возникнут вопросы.