Обособленные подразделения - кратко о самом важном. Документы для регистрации обособленного подразделения
Бизнес, цель создания которого – максимальное получение прибыли, естественно, будет со временем расширяться. Это обязательное условие его роста и развития, а также метод увеличения дохода, который от него получат учредители ООО. Появление обособленных подразделений может стать нуждой компании как в начале ее функционирования, так и гораздо позже. При этом подразделение в обязательном порядке должно пройти акт государственной регистрации. Для того чтобы правильно и эффективно это сделать, необходимо рассмотреть порядок создания обособленного подразделения ООО 2019 года.
Не стоит путать с филиалом
В работе больших предприятий есть такое понятие, как филиал компании. Появление филиалов также сопровождает рост и развитие бизнеса, но имеет весомые отличия от обособленного подразделения за счет полномочий, которыми он наделен.
Второе название филиала — это представительство компании, по названию можно определить его главное назначение – представление юридического лица, а также его интересов отдельно от главного офиса. Филиал подчиняется главному офису, он является его частью, но тем не менее функционирует самостоятельно, а также имеет собственные управляющие органы и имущественные владения.
Регистрация филиала, как и обособленного подразделения, должна состояться на государственном уровне, так как деятельность каждого предпринимательского объекта контролируется государством. Пошаговая инструкция регистрации филиала ООО будет непросто, потому что кроме подачи информации по нему следует внести изменения в устав компании и провести его перерегистрацию, что значительно сложнее, нежели в случае с обособленным подразделением, которое такого подхода от учредителей фирмы не требует.
Становление на налоговый учет
Работа каждого ОП обязательно подлежит налоговому контролю, а для этого подразделение должно быть своевременно зарегистрировано в налоговой структуре по месту нахождения. Руководство ООО для этой цели может зарегистрировать подразделение в налоговом органе по месту работы юридического лица, сами же налоговики передают информацию по месту территориальной принадлежности обособленной структуры, что говорит о разном контроле юридического лица и его подразделений.
Стоит указать, что нарушение порядка постановки на учет подразделений фирмы обязательно повлечет за собой наложение штрафов. Оштрафовано будет само юридическое лицо, во-первых, за просрочку регистрации, во-вторых, за работу подразделения без регистрации, а также уполномоченное лицо, которое было обязано уведомить налоговиков об открытии подразделения, но этого не сделало. Вся сумма штрафов при этом минимально будет составлять 42 тыс. рублей.
Стоит отметить, что для этой цели руководству отводится строго оговоренный законодательством срок – один месяц от открытия обособленной структуры. Работающим в законном порядке считается такое подразделение, которое находится по отдельному адресу от самого юридического лица, а также имеет оборудованное место для работы хотя бы одного сотрудника. Именно дата оформления работника в обособленное подразделение будет считаться моментом его открытия.
Как провести регистрацию
Если вы задумались, как открыть обособленное подразделение ООО в 2019 году, то следует соблюсти одно условие – составить заявление о регистрации по определенной форме и в месячный срок передать его в налоговый орган.
Форма заявления С09-3-1 состоит из двух страниц, и заполнить их не составит труда ни для главного бухгалтера, ни для учредителя или ответственного лица. Так, первая страница предназначена для отображения информации по юридическому лицу, а также по заявителю, причины обращения, кода налоговой структуры, в которую передадут заявление и т.д.
На второй странице требуется отобразить данные по самому подразделению, кодами показать деятельность, которой оно будет заниматься, указать руководящее лицо в том случае, если руководитель предусмотрен учредителями и т.д.
Стоит отметить, что если открывается сразу несколько подразделений, то вторую страницу заполняют в таком количестве, сколько структур открывается, а подать заявление можно сразу по всем подразделениям, если открывать их одновременно или хотя бы в течение одного месяца.
Для того чтобы зарегистрировать заявление, уполномоченное лицо может лично обратиться в налоговый орган, отправить его по почте (при этом стоит использовать письмо заказного типа) или в электронном виде через интернет. Электронный вариант обязательно должен быть подтвержден электронной подписью заявителя, поэтому, если такой не имеется, лучше избрать личную подачу документа.
Итак, обособленным подразделением будет называться структура организации, которая, несмотря на свое отдельное нахождение, управляется основным юридическим лицом и создана для целей, им же преследуемых. Данное подразделение должно пройти акт государственной регистрации во избежание финансовых потерь организацией, поскольку штрафы за нарушение порядка регистрации имеют весьма внушительные размеры.
Все российские предприятия могут по своему усмотрению открывать подразделения, территориально обособленные от основной компании. Такими подразделениями являются филиалы, представительства и иные подразделения, например, стационарные рабочие места. Действующие нормы права подробно описывают порядок создания обособленных подразделений. Однако такие нормы не содержат пошаговой инструкции по регистрации обособленного подразделения в 2017 году.
Общие положения о структурных подразделениях
Российское законодательство устанавливает безусловное право каждой отечественной компании иметь и создавать свои обособленные структурные подразделения (ст. 55 ГК РФ).
Важно отметить, что ни одно структурное подразделение не может физически и юридически находиться по адресу основной компании. Такая структура должна быть обособлена от головной компании и территориально от нее удалена. Такая структура должна иметь стационарные рабочие места со сроком функционирования более одного календарного месяца (ст. 11 НК РФ). Структурным подразделением компании может быть филиал, представительство или же иное обособленное подразделение (ст. 55 ГК РФ и ст. 11 НК РФ).
Отечественное законодательство, предоставляя компаниям право на создание структурных подразделений, территориально обособленных от основной компании, также наделяет их правом регистрации обособленного подразделения.
Сведения об обособленном подразделении, за исключением стационарных рабочих мест, указываются в едином государственном реестре юридических лиц, для чего организация, их создающая, должна представить в налоговую инспекцию заявление на открытие обособленного подразделения. Бланк соответствующего заявления можно скачать по ссылке ниже, в СПС «Консультант Плюс» или же на сайте Федеральной налоговой службы РФ.
Об открытии обособленных подразделений, не указанных в ГК РФ, следует уведомить налоговиков. Для этого следует заполнить бланк соответствующего уведомления по форме № С-09-3-1 .
Создание структурного подразделения компании
Российское законодательство, допуская возможность регистрации обособленного подразделения в налоговой инспекции любой российской компанией, не предъявляет каких-либо особых требований к таким компаниям.
Для открытия обособленного подразделения компании, указанного в статье 55 ГК РФ , необходимо решение общего собрания.
Указанный выше порядок регистрации обособленного подразделения применяется только в случае регистрации филиала или представительства. Об открытии подразделения, не указанного в ГК РФ, руководитель предприятия издает соответствующий приказ. Каких-либо специальных решений общего собрания участников не требуется.
Если регистрируется структурное подразделение, обособленное от основной компании, то заполнять заявления по названным формам не нужно. В этом случае достаточно заполнить уведомление по форме № С-09-3-1 , утвержденной Федеральной налоговой службой России приказом от 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@.
Надо помнить, что список документов, необходимых для регистрации обособленного подразделения, не ограничивается только заявлением и протоколом. Перечень документов для регистрации обособленного подразделения содержится в статье 17 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ и дополнительно предусматривает наличие изменений в устав и документ об уплате пошлины за регистрационные действия. Это правило верно для случаев, когда сведения о структурном подразделении отражаются в уставе.
Что же касается создания структуры, не являющейся филиалом или представительством, то действующие нормы и правила отечественного законодательства не содержат какого-либо списка документов, необходимых для того, чтобы зарегистрировать обособленное подразделение.
Общая пошаговая инструкция для регистрации структурных подразделений выглядит следующим образом:
- принятие решения о создании филиала и представительства или издание соответствующего приказа о создании другой структуры;
- если сведения о филиале/представительстве будут вноситься в устав, то надо подготовить изменения в устав, принять решение о внесении изменений в устав, заполнить заявление № Р13001 , уплатить госпошлину. После этого надо направить весь комплект документов налоговикам;
- заполнить уведомление по форме С-09-3-1 и сдать его в налоговую инспекцию основной компании.
Помимо указанных выше действий предприятию, открывающему свое структурное подразделение, необходимо быть готовым представить в налоговую инспекцию иные документы.
После совершения всего указанного выше можно утверждать, что регистрация обособленного подразделения в налоговой инспекции выполнена. Надо помнить, что помимо действий, направленных на регистрацию ОП, необходимо выполнить и иные действия, носящие организационный характер:
- разработать и утвердить положение о филиале или представительстве;
- назначить руководителя подразделения, обособленного от основного предприятия, и выдать ему доверенность. Доверенность руководителю структурного подразделения выдает единоличный исполнительный орган основного предприятия;
- арендовать или приобрести недвижимое имущество, необходимое для устройства обособленного структурного подразделения;
- наделить соответствующую структуру имуществом основного предприятия;
- если необходимо, открыть расчетные счета;
- организовать стационарные рабочие места;
- нанять персонал.
Указанный перечень действий не является исчерпывающим. Он может быть сокращен или увеличен и должен уточняться с учетом фактических обстоятельств и целей создания соответствующего структурного подразделения, обособленного от основного предприятия.
Принимая во внимание существующие различия в порядке регистрации ОП, территориально обособленных от основного предприятия, необходимо учитывать некоторые особенности и в определении даты создания соответствующей структуры.
Датой создания структурных подразделений, не поименованных в ГК РФ, является дата организации стационарных рабочих мест.
Если же необходимо узнать дату создания структурных подразделений, прямо перечисленных в Гражданском кодексе РФ, то такой датой будет являться дата принятия решения о создании соответствующей структуры. Но следует помнить, что в судебной практике имеется и иная позиция, согласно которой под датой открытия структурного подразделения понимают дату оборудования рабочих мест и начала деятельности.
Обязательность открытия структурных подразделений
Если исходить из задекларированного нормами Гражданского кодекса РФ права организаций на открытие своих обособленных структурных подразделений, то можно сделать вывод об отсутствии норм, обязывающих предприятия открывать свои структурные подразделения, территориально обособленные от самих предприятий.
Также следует помнить, что может возникнуть ситуация, когда надо регистрировать обособленное подразделение, территориально обособленное от основной организации.
Из сказанного выше следует вывод, что регистрация и создание структурных подразделений являются не только правами предприятий, их создающих, но иногда и их прямыми обязанностями.
Из содержания законодательных актов России в области регулирования деятельности филиалов и представительств следует, что деятельность филиалов или представительств возможна только после принятия решения об их создании уполномоченными органами. Данное предписание содержится, например, в статье 5 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ .
Приложение к вышеуказанной форме уведомления каких-либо документов, подтверждающих создание структурного подразделения, не названного в ГК РФ, не содержит. Нет такого перечня документов и в иных нормах отечественного права. Отсюда следует, что организация направляет налоговикам только уведомление о создании подразделения.
Обязанность регистрировать такие подразделения не установлена. Налоговики лишь уведомляются о фактической организации стационарных рабочих мест.
Надо отметить, что в силу специфики деятельности и организации структурных подразделений, не названных нормами ГК РФ, фактическое открытие может произойти без реализации формальных процедур, таких как принятие решения, выдача доверенности, утверждение положения.
Как следствие, может случиться ситуация, когда структурное подразделение фактически работает, но официально не открыто. Надо помнить, что нормами НК РФ установлен штраф за неоткрытие обособленного подразделения.
Также надо помнить, что если компания ведет деятельность через структурные обособленные подразделения и не поставила такие подразделения на учет в соответствующих инспекциях, то такая организация может быть оштрафована уже на 40000 рублей. Данная ответственность следует из п. 2 ст. 116 Налогового кодекса России .
Вместо заключения следует отметить, что ответ на вопросы, какие документы нужны для регистрации обособленного подразделения и какие действия для этого нужно предпринять, прямо зависит от вида создаваемого подразделения.
В данной статье мы рассмотрим такие темы как: порядок регистрации обособленного подразделения, как открыть ОП. Ключевые особенности регистрации. Пошаговая инструкции регистрации и ответственность за нарушение.
Если деятельность организации оказалась успешной, вполне естественно желание руководителей расширяться. В подобных ситуациях возникает необходимость открыть обособленное подразделение.
Порядок регистрации обособленного подразделения : ключевые особенности
Прежде всего, важно понять, в каком случае необходимо произвести регистрацию обособленного подразделения (ОП). Это невозможно без знания определения этой структуры, содержащегося в Налоговом кодексе. Согласно ему обособленным подразделением признается отделение организации, находящееся по адресу, который отличается от местонахождения головной фирмы.
Пример №1
В рамках проходящей выставки в Деловом центре было организовано отдельное рабочее место с целью привлечения дополнительных клиентов. Через 2 недели мероприятие закончилось, сотрудник вернулся трудиться в основное помещение фирмы. Подобные ситуации нельзя считать созданием ОП, так как рабочее место по адресу, отличающемуся от местонахождения организации, было создано на короткий срок.
Следует иметь в виду: обособленное подразделение признается созданным даже в тех случаях, когда этот факт не зарегистрирован документально. Обязанность зарегистрировать обособленное подразделение возникает даже в том случае, когда новая структура компании находится недалеко от головной.
Пример №2
Фирма, расположенная в Советском районе города, открыла склад в Ленинском. В новом помещении осуществляется хранение и выдача товара покупателям. В складе организовано три рабочих места на длительный срок. В описанной ситуации придется пройти процедуру регистрации ОП.
Документы для создания обособленного подразделения
Процедура регистрации обособленного подразделения невозможна без предварительной подготовки пакета необходимых документов. Его состав, а также особенности оформления документов представлены в таблице.
№ п/п | Наименование документа | Особенности оформления |
1 | Решение о создании | Выносится органом, управляющим организацией Оформляется в форме протокола собрания |
2 | Приказ о создании | Издается на основании соответствующего решения Наименование создаваемого подразделения; В качестве основания для создания указывается номер и дата протокола; Фактический адрес подразделения; Руководитель подразделения; Срок, в который должна быть произведена постановка на учет. Должен быть подписан лицом, осуществляющим руководство головной организацией |
3 | Положение об обособленном подразделении | Основанием для оформления служит приказ Устанавливает важнейшие аспекты деятельности создаваемого подразделения, например: Полномочия; Функционал; Виды выполняемой деятельности; Структурные особенности. |
4 | Изменения в устав | Оформляется одним из двух способов: Отдельным документом, являющимся приложением к действующему уставу; Изданием новой редакции устава. |
– пошаговая инструкция
Организация, решившая создать в рамках своей структуры обособленное подразделение, обязана сообщить об этом в налоговую. Сделать это следует в течение месяца с момента его открытия. При этом сама новая структура обязана пройти процедуру постановки на учет. Чтобы осуществить регистрацию ОП, необходимо обращаться в ИФНС по месту его нахождения .
Для прохождения процедуры регистрации потребуется осуществить ряд действий. Для удобства описания ниже они будут представлены в виде отдельных шагов.
Шаг 1. Подготовка пакета документов
Для регистрации филиалов и представительств потребуется подготовить копии документов, которыми оформляется его создание. Они были подробно описаны в предыдущем пункте. Также потребуются копии:
- свидетельства, подтверждающего госрегистрацию головной организации;
- приказов, которыми были назначены руководитель, а также главный бухгалтер создаваемого структурного подразделения;
- платежного документа, подтверждающего факт внесения средств в оплату госпошлины;
- в случае размещения подразделения в помещении, не принадлежащем организации на праве собственности, копия договора аренды.
Все подготовленные копии документов следует нотариально заверить .
Кроме того необходимо подготовить выписку из ЕГРЮЛ головной организации, а также два заполненных заявления (формы Р13001 и Р13002).
Если регистрируется другое подразделение (не филиал и не представительство), достаточно представить в налоговую сообщение, заполненное по форме С-09-3-1.
Шаг 2. Отправка документов
Существует три способа направить документы в налоговую:
- лично лицом, которое вправе действовать от имени организации;
- заказным письмом через почту – потребуется оформить перечень вложений в двух экземплярах;
- электронно посредством защищенных каналов связи.
Шаг 3. Завершение процедуры регистрации
Регистрация ОП осуществляется ИФНС на протяжении пяти дней. Отсчет начинается со дня подачи документов, если они направлены через представителя, либо со дня поступления их в ИФНС при отправке электронно или по почте. Документом, подтверждающим факт регистрации, является уведомление.
Регистрация обособленного подразделения в фондах
Если у обособленного подразделения планируется выделить собственный баланс, открыть расчетный счет и осуществлять оплату труда сотрудникам из средств структурного подразделения, потребуется поставить его в фондах. Обращаться следует в те отделения, которые курируют организации по адресу нахождения ОП. Сделать это нужно в течение тридцати дней .
На учет ОП следует ставить в Пенсионном фонде и Фонде социального страхования. Для прохождения регистрации, следует подготовить копии документов, заверенных нотариусом.
При регистрации в Пенсионном фонде потребуются:
- свидетельство о постановке на учет в ИФНС;
- уведомление о регистрации головной компании в ПФР;
- все документы, подтверждающие открытие ОП;
- заявление на регистрацию.
Чтобы поставить ОП на учет в ФСС, следует подготовить такие же документы. Естественно, заявление и извещение о регистрации головной организации будут соответствующие фонду. Также дополнительно потребуется информационное письмо из Росстата.
Ответственность за нарушение порядка регистрации
Процедура регистрации ОП регламентируется законодательством. В случае ее нарушения вполне естественно наступление ответственности. Все они сведены в таблицу и представлены ниже.
Ответы на вопросы
Обычно расширение бизнеса становится волнующим моментом. Если обособленное подразделение открывается впервые, неизбежно возникает целый ряд вопросов, поиск ответов на которые требует существенных временных затрат. Ниже приводятся ответы на самые волнующие из них.
Вопрос №1. Каким образом оплачиваются страховые взносы за сотрудников, нанятых в ОП?
Ответ: За сотрудников, которые трудятся в ОП, налоги уплачиваются следующим образом:
- взносы на страхование – по адресу местонахождения головной компании;
- НДФЛ – по месту регистрации самого обособленного подразделения.
Ответ: Обособленное подразделение можно считать созданным, когда оно имеет собственный адрес, а также как минимум один работник. Фактической датой открытия подразделения можно день принятия в него на работу первого сотрудника. С этого дня следует начинать отсчет срока, отведенного на подачу заявления для государственной регистрации ОП.
Вопрос №3. Как регистрируются обособленные подразделения у предпринимателей?
Ответ: В соответствии с российским законодательством индивидуальный предприниматель юридическим лицом не признается. В связи с этим у него нет права создавать обособленные подразделения.
Однако ИП может вести деятельность на любой территории в пределах РФ. При этом он должен платить налоги там, где стоит на учете (обычно по прописке).
Вопрос №4. Порядок прохождения регистрации для филиалов, представительств и прочих ОП различна. В чем состоит различие между этими структурными единицами?
Ответ: Обособленное подразделение, организованное в рамках компании, может иметь различный статус:
- Представительство не наделено правами юридического лица. Оно не в праве осуществлять коммерческую деятельность. Цель создания такой структуры – представлять интересы компании, в частности главного офиса, в регионе своего нахождения.
- Филиал наделен правом вести коммерческую деятельность от имени фирмы, он наделен всеми или частью функций компании.
Филиалы, а также представительства в соответствии с законодательством не признаются самостоятельным юридическим лицом. Они действуют по доверенности, выданной головной фирмой. Кроме того, ИНН у таких обособленных подразделений такой же, как у их создателя. Получается, что самостоятельными налогоплательщиками они не являются, отчетность в ИФНС отдельно не предоставляют.
Кроме того, Налоговый кодекс позволяет создавать обособленные подразделения, которые не являются ни филиалами, ни представительствами. Такое право есть у организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения.
Вопрос №5. Нужно ли регистрировать обособленное подразделение, если фирмой осуществляются работы по строительству здания вахтовым методом?
Ответ: Необходимость регистрации обособленных подразделений не зависит от типа выполняемых работ. Важны только территориальная обособленность и наличие стационарных рабочих мест.
Иными словами при выполнении двух условий постановка на учет обязательна:
- работы осуществляются по адресу, который отсутствует в учредительных документах фирмы;
- на строительном объекте созданы рабочие места, на которых сотрудники находятся в рабочее время, срок их функционирования превышает один месяц.
Если оба условия выполняются, придется пройти процедуру регистрации обособленного подразделения. Игнорирование этого требования влечет наступление ответственности для организации и должностных лиц в виде наложения штрафа.
Каждая современная компания, которой требуется расширить сферу своей деятельности, имеет право в РФ открывать разные обособленные подразделения, представленные представительствами или филиалами. Им присваивается определенный индивидуальный адрес. Они наделяются конкретным правовым статусом, указанным в названии. Предоставляются им разные права и обязанности, перечисленные в ст. 55 ГК. Но при этом владельцы организации должны хорошо разобраться в том, как выполняется регистрация обособленных подразделений. Процедура предполагает передачу многочисленных документов в ФНС и другие государственные фонды и организации.
Понятие подразделения
Оно представлено представительством или филиалом основной компании, которой требуется расширить территориально сферу своей деятельности. Чтобы открыть такое подразделение, должны соблюдаться условия:
- филиал должен быть территориально отдален от основной компании;
- имеется возможность оснастить рабочие места необходимым оборудованием для выполнения должностных обязанностей специалистами.
Регистрация обособленного подразделения не предполагает открытия новой самостоятельной фирмы, поэтому ему не присваивается статус юрлица. Не обладает такой филиал какой-либо правовой самостоятельностью. Все цели, нюансы и задачи работы разрабатываются исключительно головной организацией. Сама фирма занимается ведением бухучета и налогового учета за все представительства.
Законодательное регулирование
Процесс открытия разных подразделений жестко регулируется разными законодательными актами. К ним относятся:
- ст. 11 НК содержит основные определения такой производственной структуры, а также описывает признаки, которые должны у нее иметься;
- ст. 19 НК говорит о том, что филиалы любой организации должны уплачивать налоги на основании результатов своей деятельности;
- ст. 288 НК указывает, что работа должна производиться по адресу регистрации;
- ст. 23 и ст. 53 НК описывают правила регистрации подразделения, а также приводится ответственность, применяемая к руководству компании при выявлении серьезных нарушений;
- ст. 55 ГК определяет, чем отличается филиал от представительства;
- ФЗ №129 содержит сведения о том, как правильно компании должны производить регистрацию своих подразделений, а также перечисляются государственные организации, которые должны уведомляться об этом.
При нарушении любого вышеуказанного законодательного акта компания будет привлекаться к ответственности.
Что нужно знать?
Руководители, принимающие решение о необходимости открытия подразделения, должны хорошо разбираться в том, как выполнить данный процесс. Ориентироваться надо на ст. 11 НК, где указываются все основные требования к такому филиалу.
Оптимальное функционирование допускается при учете требований:
- в учредительные документы компании должны вноситься сведения о регистрации обособленных подразделений;
- владельцы предприятия обязаны утверждать специальное Положение, содержащее информацию о нюансах функционирования представительства;
- назначается руководитель подразделения, на которого оформляется доверенность, позволяющая ему выполнять разные действия, связанные с управлением филиалом;
- выпускается руководством фирмы особая внутренняя документация, основным назначением которой выступает определение правил, функций и особенностей функционирования каждого подразделения.
При открытии подразделения руководство фирмы самостоятельно решает, будет ли сформирован филиал или представительство. Филиал располагается по собственному индивидуальному адресу. Он выполняет все функции основного предприятия, а также представляет его по ст. 55 ГК. Представительство отличается обособленностью территориально от головной компании. Основным его назначением выступает представление и защита интересов организации.
Зачем открываются дополнительные подразделения?
Необходимость в этом процессе может быть обусловлена разными причинами. Наиболее часто регистрация обособленных подразделений требуется в таких ситуациях:
- компания планирует расширить территориально сферу деятельности, поэтому требуется охватить как можно больше людей, входящих в ее целевую аудиторию;
- ведется агрессивная политика фирмы, поэтому нужно охватить территориально полностью конкретный регион;
- выбираются регионы, где наиболее выгодно осуществлять деятельность в конкретном направлении;
- необходимо удовлетворять спрос клиентов, проживающих в других городах;
- повсеместное продвижение бренда в разных городах России;
- уменьшение риска банкротства, так как можно перемещать производственные мощности в разных городах, и если одно из подразделений будет убыточным, оно в кризисное время может поддерживаться за счет средств, поступающих из других регионов.
Процесс регистрации любого представительства должен выполняться только с учетом основных положений законодательства. Если присваивается производственной структуре индивидуальный адрес, а при этом планируется работа в течение месяца или большего периода времени, то непременно необходима регистрация в налоговой обособленного подразделения. Данное требование содержится в ст. 23 НК.
Процесс регистрации
Первоначально руководство фирмы должно принимать соответствующее решение, на основании которого требуется открыть филиал или представительство. Пошаговая инструкция регистрации обособленного подразделения предполагает выполнение последовательных этапов. Каждый из них является важным, поэтому фиксируется официальными документами. К этим этапам относятся:
- формируется собрание учредителей предприятия, на нем рассматривается необходимость открытия подразделения;
- принимается соответствующее решение, оформляемое протоколом собрания;
- выпускается приказ;
- выбирается форма регистрации обособленного подразделения, так как оно может быть филиалом или представительством предприятия;
- определяется оптимальное место для работы, которое оборудуется всеми необходимыми средствами, чтобы работники справлялись со своими основными обязанностями;
- в течение 30 дней после начала работы подразделения требуется передать в ФНС уведомление, для чего используется стандартная форма С-09-3-1, причем выбирается для этого отделение налоговой по месту расположения филиала;
- далее требуется поставить на учет подразделение в ФСС и ПФ, но это требуется, если у филиала имеется собственный счет в банке, он составляет собственный баланс, а также есть наемные работники, за которых требуется перечислять средства в фонды;
- если уже во время работы структурной единицы меняется наименование подразделения или его адрес, то об этом надо также уведомлять ФНС.
Процесс не считается слишком сложным, если в нем хорошо разобраться. Непременно требуется регистрация в налоговой обособленного подразделения. Если это не будет выполнено своевременно, то компания будет привлечена к административной ответственности.
Какие нужны документы?
Перед непосредственным процессом регистрации руководство фирмы должно озаботиться подготовкой определенной документации.
Документы для регистрации обособленного подразделения в ФНС:
- паспорт представителя предприятия, который должен быть одним из владельцев компании;
- если занимается процессом доверенное лицо, то у него должна иметься доверенность, заверенная нотариально;
- приказ об организации подразделения;
- св-во о постановке предприятия на учет в ФНС;
- заявление на регистрацию филиала.
Все эти документы следует подавать в ФНС. Если требуется обращаться в ПФ, то передается документация:
- св-во о постановке самой фирмы на учет в ПФ;
- копия приказа о создании подразделения, причем она должна быть нотариально заверенной;
- заявление, для формирования которого потребуется специальная форма, выпускаемая ПФ.
На основании этих документов получает представитель фирмы уведомление о постановке на учет филиала.
Регистрация в ФСС обособленного подразделения предполагает подготовку документации:
- приказ об открытии представительства;
- учредительные бумаги фирмы;
- уведомление из ПФ о регистрации подразделения;
- св-во о постановке фирмы на учет в ФСС.
На основании этой документации работники учреждения выдают специальное извещение, подтверждающее, что филиал приобрел статус страхователя.
Сроки регистрации
Процедура по длительности зависит от того, как правильно выполняются последовательные этапы. Срок регистрации обособленного подразделения стандартно не превышает одного месяца. Начать процедуру надо в течение 30 дней с того момента, как фактически начинает функционировать представительство.
Нюансы обращения в ФНС
При открытии филиала непременно требуется известить об этом работников ФНС. Такая процедура называется регистрацией в ИФНС обособленного подразделения. Выполняется процесс уже после того, как создано представительство, а также уже могут быть внесены изменения в учредительные документы организации. Для передачи уведомления можно пользоваться разными способами:
- непосредственное посещение отделения налоговой службы одним из учредителей или доверенным лицом;
- отправка документа заказным письмом, причем дополнительно требуется опись вложения;
- использование портала "Госуслуг" или сайта ФНС, с помощью которых в электронном виде отправляется уведомление.
Порядок регистрации обособленного подразделения предполагает, что в течение 5 дней после передачи документов работникам ФНС получает компания уведомление о постановке на учет филиала. В этом документе прописывается КПП структурного подразделения. Он должен использоваться при составлении разных документов. Если заявление о регистрации обособленного подразделения не будет передано в ФНС в установленные сроки, то это выступает основанием, чтобы привлечь руководство фирмы к ответственности.
Нюансы уведомления ФСС
Обращаться в этот государственный фонд следует уже после того, как будет получено уведомление от ФНС. Регистрация в ФСС обособленного подразделения - это простой процесс, который требуется при условиях:
- представительство обладает собственным отдельным балансом;
- его работники ведут самостоятельно бухучет, что непременно прописывается в учетной документации компании;
- начисляется зарплата всем работникам филиала, а также им выплачиваются разнообразные премии или иные платежи;
- имеется отдельный расчетный счет.
Для проведения регистрации требуется подать в ФСС соответствующее заявление и другие документы от компании. Нередко требуется получить предварительно справку из банка, где открыт расчетный счет, чтобы предоставить реквизиты данного счета. Документация может передаваться при личном посещении учреждения, через электронные каналы связи или с помощью отправки их почтой.
Нюансы регистрации в ПФ
Подготавливается стандартный пакет документов, передаваемый работникам ПФ. Порядок регистрации обособленного подразделения в ПФ предполагает, что в течение 5 дней после передачи документации будет получено уведомление. Оно говорит о том, что представительство было поставлено на учет в этом фонде. Получено будет два экземпляра, так как один должен находиться в головной компании, а другой передается работникам филиала.
Как зарегистрировать кассу?
На основании ФЗ №54 вся кассовая техника, используемая компаниями или их филиалами, должна быть зарегистрирована в ФНС. Регистрация кассы обособленного подразделения может выполняться двумя способами:
- подача заявления в бумажном виде на регистрацию в отделение ФНС по месту нахождения филиала, после чего выдается карточка на онлайн-кассу;
- подача заявки онлайн на официальном сайте ФНС.
В заявлении указывается название подразделения, его ИНН, адрес и место монтажа онлайн-кассы, название техники, ее заводской номер и сведения о характере расчетов. С февраля 2017 года требуется устанавливать и регистрировать только онлайн-кассы, поэтому старые ККТ не применяются.
Ответственность за нарушения
Все владельцы компаний, желающие расширить сферу своей работы, должны знать, как правильно открываются филиалы. Регистрация обособленного подразделения организации должна выполняться в течение 30 дней после фактического начала работы данной структурной единицы.
Если нарушаются требования, то назначаются разные меры наказания для владельцев бизнеса:
- подача уведомления в ФНС об открытии подразделения с опозданием - штраф в размере 10 тыс. руб.;
- работа филиала без уведомления ФНС, ПФ и ФСС - 10 % от полученных в процессе деятельности доходов, но штраф не может быть меньше 40 тыс. руб.;
- несвоевременная подача уведомлений в ПФ или ФСС - от 5 до 10 тыс. руб.
Дополнительно выявляется виновник, после чего должностное лицо в индивидуальном порядке привлекается к административной ответственности, поэтому ним перечисляется штраф в размере от 2 до 3 тыс. руб.
Нюансы открытия подразделения
При правильном открытии и регистрации филиала или представительства учитываются некоторые особенности функционирования, к которым относятся:
- взносы за страхование сотрудников подразделения вносятся по месту нахождения головной организации;
- НДФЛ уплачивается за работников по месту нахождения структурной единицы;
- подразделение считается созданным в тот день, когда ему присваивается адрес, а также имеется хотя бы один сотрудник, поэтому первый день выхода человека на работу представлен днем формирования филиала;
- ИП не могут открывать подразделения, так как не являются юрлицами;
- любая такая структурная единица должна регистрироваться независимо от направления и специфики работы.
Если нарушаются вышеуказанные требования, то это приводит к тому, что фирма привлекается к ответственности. Поэтому целесообразно выполнять процесс создания подразделения при полном контроле со стороны опытного бухгалтера, трудоустроенного в компании. В этом случае можно избежать многочисленных ошибок и отрицательных последствий нарушения законодательства.
Заключение
Таким образом, при открытии любого обособленного подразделения компании должны хорошо разобраться в правилах и процедуре его регистрации. Для этого учитывается, что уведомление должно отправляться не только в ФНС, но и в ФСС и ПФ. Важно разобраться, в какие сроки отправляется документ, какие к нему прикладываются другие бумаги, а также каковы последствия нарушений законодательства. При правильном процессе регистрации филиал может работать официально, представляя и защищая интересы предприятия. При этом у него будет иметься свой адрес и КПП.
Любая отечественная фирма имеет право на открытие обособленного подразделения собственного предприятия. Такая возможность есть у организаций, а ИП сделать этого не могут. К числу форм обособленных подразделений относят не только привычные филиалы и представительства, но и другие структуры. В том числе и стационарные рабочие места. В статье мы рассмотрим вопрос, как ООО открыть обособленное подразделение .
Что говорит закон
Любое обособленное подразделение (далее также – ОП) компания создает с целью выполнять какие-то функции, достигать определенные цели. При этом способ открытия ОП от его задач не зависит. Ведь даже филиалы одной компании могут иметь различные функции.
В соответствии со статьей 55 Гражданского кодекса любая отечественная компания наделена возможностью открывать собственные обособленные подразделения различного типа.
Обратите внимание: любое структурное подразделение имеет адрес, отличный от адреса головного офиса ООО. Они не могут совпадать ни юридически, ни фактически. Если же ОП имеет адрес, идентичный адресу основной организации, то речи об открытии «обособки» в этом случае идти не может.
Если перед ИП стоит вопрос, , то такая возможность законом не предусмотрена. Личность предпринимателя и его статус едины, поэтому и открыть ОП не может.
Любое ОП кроме отличного от головного офиса местоположения должно иметь еще и стационарные рабочие места. Они должны функционировать не меньше 30 (31) дней, что подтверждает ст. 11 Налогового кодекса.
Гражданский кодекс подразумевает возможность открытия двух разновидностей обособленных подразделений – филиала и представительства. В то же время, по НК РФ допустимы и другие типы ОП.
Чтобы разобраться с тем, , необходимо выяснить, подлежат ли сведения о его создании внесению в ЕГРЮЛ. Так вот: это касается только филиала и представительства. А о внешних рабочих местах вносить данные в ЕГРЮЛ не нужно.
Как действовать
В 2017 году право на открытие собственного обособленного подразделения имеют абсолютно все отечественные компании. Но не все знают, как открыть обособленное подразделение , чтобы гладко пройти все основные процедуры.
Открыть собственное ОП компания может только после того, как высший управляющий орган примет соответствующее решение на общем собрании. Если речь идет о создании филиала или представительства, то такое решение может принять только общим собрание участников ООО. Это требование закреплено в ст. 5 Закона скачать образец данного протокола на нашем сайте можно здесь.
Если решение об открытии ОП, находящегося на территории, отделенной от головного офиса, принято, необходимо внести изменения в устав ООО. Только после этого нужно написать заявление формы 13001.
В некоторых случаях устав остается прежним. Тогда используют другую форму заявления – Р14001. Эти бланки имеют много схожих черт, поэтому во время заполнения последнего вопросов возникнуть не должно.
Есть и еще одна типовая форма – Р13002. Но на практике ее почти не используют, ведь сообщать о внесении сведении о филиалах и представительствах в устав организации не обязательно.
Все эти бланки приняты приказом ФНС России от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25.
Но заявление и протокол – это не все документы, которые нужно будет представить в МИФНС перед тем, как открыть обособленное подразделение ООО . Закон
Учтите, что рассмотренные документы нужны только в случае наличия изменений в уставе. Если же никаких новых сведений внесено не было, то обязательными будут только:
- протокол общего собрания общества;
- заявление на бланке Р14001 (см. выше).
Иной тип «обособки»
Многие типы обособленных подразделений не нашли отражения в Гражданском кодексе. Поэтому если ООО создало не филиал и не представительство, то используют уже не заявление, а уведомление об открытии ОП на бланке С-09-3-1.
Никаких дополнительных документов обществу собирать не придется. Исключение составляют случаи, когда в МИФНС обращается доверенное лицо. Тогда ему придется взять с собой еще паспорт и доверенность.
Видно, что разные формы обособленных подразделений имеют свои особенности создания. Различия есть и в том, какой день считать открытием ОП.
Дата открытия
Относительно даты открытия обособленных подразделений существуют разногласия. Иногда суды могут сделать вывод о том, что для любой разновидности ОП ею является дата оборудования рабочих мест и начало трудовой деятельности на них. Но формально принято считать всё же так:
Как ни крути, окончательное решение принимает налоговая служба после анализа множества факторов. Она оставляет за собой право остановиться на одном из возможных вариантов. Во внимание берут следующие моменты:
- дата принятия решение о создании ОП;
- дата взятия на работу персонала;
- момент покупки или заключения арендного договора на помещение;
- когда ОП фактически начало работу.
ОП в другом городе
Не нужно сильно заморачиваться над вопросом, как открыть обособленное подразделение в другом городе . Тут технология постановки на учет такая же, как и в случае открытия ОП в одном с основной организацией городе. Только подавать документы нужно будет уже в местную налоговую инспекцию, а не в ту, где поставлено на учет головное ООО.
Таким образом, открыть структурное подразделение в другом городе так же просто, как и в случае его функционирования в городе, где уже действует основная организация. Важно запомнить правило:
Каждая ОП должна встать на учет в налоговой по своему адресу вне зависимости от того, где зарегистрировано основное общество. В противном случае компания может быть оштрафована на 200 руб. по п. 1 ст. 126 НК РФ.
Уточним также, как открыть обособленное подразделение для регистрации ККМ . Дело в том, что зарегистрировать кассу ИФНС может только по адресу, который имеет отношение к организации. По этой причине тоже возникает необходимость открывать обособленные подразделения для постановки кассовых аппаратов на учет.
Процедура будет идентичной. Главное, чтобы ОП удовлетворяло установленным Налоговым кодексом признакам.