Коммуникационное взаимодействие в проекте. Управление реализацией проекта
Управление коммуникациями проекта включает в себя процессы, необходимые для генерации, сбора, распространения, хранения и конечного размещения информации проекта. Оно обеспечивает важнейшие связи между участниками проекта. Любой, кто работает над проектом, должен быть готов получить или послать сообщения на «языке» проекта и должен понимать, как эти коммуникации, в которые он вовлечен как индивидуум, могут повлиять на проект целом. Рис. 7.1. дает обзор следующих главных процессов:
1. Планирование коммуникаций - определяет информационные и коммуникационные нужды участников проекта: кто нуждается в какой информации, когда и как она будет передана.
2. Распространение информации - дает возможность нужной информации своевременно доходить до участников проекта.
3. Отчетность о ходе выполнения проекта - сбор и распространение информации о ходе выполнения проекта. Она включает в себя отчеты о текущем состоянии, измерение прогресса и прогнозы.
4. Административное закрытие - генерация, сбор и распространение информации для официального завершения фазы или проекта.
Общие управленческие навыки в коммуникации связаны с управлением коммуникациями проекта, но это не то же самое. Коммуникации являются очень широким предметом и включают в себя существенные знания, которые не уникальны в контексте проекта.
Например :
Модели отправителя-получателя - петли обратной связи, барьеры в коммуникациях и т.д.
Выбор среды - когда общаться письменно, а когда устно,
Рис. 7.1. Обзор процессов управления коммуникациями проекта когда писать неформальные заметки, а когда официальный отчет, и т.д.
Стиль написания - активный или пассивный залог, структура предложений, выбор слов и т.д.
Методы презентации - структура языка, дизайн наглядных пособий и т.д.
Соответствие методам управления - подготовка повестки дня, устранение конфликтов и т.д.
Планирование коммуникаций
Планирование коммуникаций включает в себя определение информационных и коммуникационных нужд участников проекта: кто нуждается и в какой информации, когда она им нужна и как она будет доведена до них. Все проекты имеют нужду в передаче информации проекта, поэтому методы распространения широко варьируются. Установление информационных потребностей участников проекта и определение подходящих мер для соответствия этим нуждам - важный фактор на пути к успеху проекта.
Во многих проектах основная часть планирования коммуникаций выполняется на самых ранних фазах проекта. Однако результаты этих процессов должны пересматриваться регулярно по ходу проекта для гарантии постоянного соответствия. Планирование коммуникаций часто тесно связано с организационным планированием, так как организационная структура проекта оказывает основное влияние на коммуникационные требования проекта.
Входные данные для планирования коммуникаций
Коммуникационные требования. Коммуникационные требования - это сумма информационных запросов участников проекта. Запросы описываются с помощью комбинирования типа и формата требуемой информации вместе с анализом ценности этой информации. Ресурсы проекта должны распространяться только на ту информацию, которая способствует успеху, или там, где недостаток информации может привести к провалу.
Информация, обычно запрашиваемая для определения коммуникационных требований проекта, включает в себя:
Отношения взаимной ответственности участников проекта и организаций проекта.
Дисциплины, отделения и специальности, включенные в проект.
Логистику - сколько индивидуумов будет вовлечено в проект и каково их местонахождение.
Внешние информационные требования (например, коммуникации со средствами массовой информации).
Коммуникационные технологии. Технологии или методы, используемые для передачи информации среди элементов проекта, могут значительно варьироваться: от кратких разговоров до расширенных встреч, от простых письменных документов до мгновенно доступных текущих расписаний и баз данных.
Выбор коммуникационных технологий включает:
Неотложность потребностей в информации - зависит ли успех проекта от часто обновляемой информации или достаточно регулярно выпускаемых письменных отчетов?
Доступность технологии - являются ли действующие системы подходящими или проекту требуются основательные перемены?
Ожидаемый подбор кадров проекта - являются ли коммуникационные системы совместимыми с опытом и знаниями участников проекта или необходимо длительное обучение?
Ограничения. Ограничения - факторы, сдерживающие возможности команды управления проектом. Например, если основная часть ресурсов проекта будет поставлена, то нужно обращать больше внимания на обработку контрактной информации.
Когда проект выполняется по контракту, существуют специфические положения контракта, которые влияют на планирование коммуникаций.
Предположения. Предположения (допущения) - факторы, которые для целей планирования рассматриваются как правдивые, реальные или определенные. Предположения обычно включают степень риска. Они могут быть определены здесь или могут являться результатом определения риска (описанного в процессе «Идентификация риска»).
Инструментарий и технологии планирования коммуникаций
Анализ участников проекта. Информационные нужды различных участников проекта должны быть проанализированы для разработки методических и логических взглядов на их информационные нужды и источники с целью соответствия этим нуждам. Затраты на анализ участников проекта должны соответствовать потребностям в информации о них, для избежания бесполезного расходования ресурсов на ненужную информацию или на неподходящую технологию анализа.
Результаты планирования коммуникаций
План управления коммуникациями.
План управления коммуникациями - документ, который предоставляет:
Коллекционную и файловую структуру, которая детализирует, какие методы будут использованы для сбора и хранения различного сорта информации. Процедуры должны также охватывать сбор и распространение обновлений и корректировок в отношении к первоначально распространенному материалу.
Структуру распространения, которая детализирует, для кого эта информация (отчеты состояния, расписания, техническая документация и т.д.) и какие методы должны быть использованы для распространения этой информации (письменные отчеты, встречи и т.д.). Эта структура должна быть совместима с ответственностью и отношениями отчетности, описанными в таблице организации проекта.
Описание информации, предназначенной для распространения, включая формат, содержание, уровень детализации, условности/определения для использования.
Расписания производства, которые показывают, когда каждый тип коммуникации будет осуществлен.
Методы для доступа к информации между коммуникациями, внесенными в расписание.
Метод для обновления и совершенствования плана управления коммуникациями по мере достижения прогресса и совершенствования проекта.
План управления коммуникациями может быть формальным и неформальным, высоко детализированным или обобщенным в зависимости от нужд проекта. Это - вспомогательный элемент общего плана проекта.
Изучив материал главы, студент должен:
знать
- какую роль играет управление коммуникациями в управлении проектами;
- виды информации и информационные потребности участников проекта;
- основные технологии коммуникаций в управлении проектами;
- ожидания участников и заинтересованных лиц проекта;
- стадии развития конфликтов при управлении проектами;
- источники возникновения конфликтов и пути их разрешения;
уметь
- разрабатывать планы коммуникаций в проекте;
- подготавливать совещания;
- составлять протоколы совещаний и журналы выявления проблем;
- диагностировать конфликты при реализации проектов;
владеть
- технологиями коммуницирования;
- навыками планирования коммуникаций;
- навыками диагностирования конфликтов;
- навыками разрешения конфликтов.
Ключевые термины: коммуникации, коммуникационные технологии, управление ожиданиями, разрешение конфликтами.
Роль коммуникаций в проекте. Планирование управления коммуникациями
Коммуникации – это процессы, связанные с обеспечением своевременного и соответствующего формирования, сбора, распространения, хранения и окончательного размещения проектной информации. Поскольку проекты выполняются людьми, осуществляющими различные функции, находящимися зачастую на значительном расстоянии друг от друга, вопросы информационного обмена и координации действий очень важны. В ходе коммуникаций согласуются цели, координируются действия людей, выявляются и решаются проблемы, регулируются ожидания участников проекта. Согласно Э. Верзуху, начиная с формулировки содержания работы и заканчивая управлением рисками и детальным планированием, каждый из методов управления проектами по сути представляет собой тот или иной метод коммуникации.
Схематически процесс коммуникаций может быть представлен моделью, показанной на рис. 10.1.
Рис. 10.1.
План управления коммуникациями – это документ, описывающий:
- – требования и ожидания от коммуникаций для проекта;
- – как и в каком виде будет происходить обмен информацией;
- – когда и где будут иметь место коммуникации;
- – кто несет ответственность за обеспечение каждого типа коммуникаций.
Под коммуникационными требованиями понимаются общие (суммарные) потребности участников проекта в информации. У членов проектной команды есть четыре основных типа таких требований.
Во-первых, это потребность в информации о распределении ответственности. Каждому члену команды необходимо точно знать, за какую часть проекта он отвечает, каковы его полномочия и обязанности. Основой для такой информации выступает организационная структура проекта.
Во-вторых, это потребность в координации. Выполняя работы проекта, члены команды зависят друг от друга. Координирующая информация обеспечивает высокую эффективность совместной работы членов проектной команды. В категорию координирующей информации попадает информация о внесении в проект любых изменений.
В-третьих, необходима информация о ходе реализации проекта, достигнутом прогрессе. Члены команды должны располагать информацией о текущем состоянии проекта, что позволяет вовремя выявлять проблемы и предпринимать меры по их разрешению. К такого рода информации относятся отчеты о средствах, затраченных на определенный момент времени, о соблюдении календарного плана и расписания проекта. Также важна информация о текущем статусе рисков и возникающих проблемах.
В-четвертых, члены команды нуждаются в информации о принимаемых решениях. Они должны знать о решениях, принимаемых руководством, спонсорами проекта и клиентами, если эти решения касается самого проекта, либо его экономического окружения. Примером подобной информации служат устав проекта, содержание работ, график выполнения работ, бюджет проекта.
Естественно, сами потребности людей в коммуникациях выходят за рамки перечисленных четырех пунктов. Но в рамках управления коммуникациями проекта следует учитывать только то, что "необходимо и достаточно" для успеха проекта. Избыток информации, равно как и се недостаток, негативно влияет на осуществление проекта.
Основой для обеспечения коммуникационных требований является организационная структура проекта. Также важны для выдвижения коммуникационных требований и управления коммуникациями следующие аспекты проекта:
- подразделения и специальности, вовлеченные в проект;
- логистика количества и местоположений людей, вовлеченных в проект;
- внутренние и внешние информационные потребности участников.
В процессе планирования коммуникаций определяются информация и взаимодействия, необходимые участникам проекта. Например, каким лицам какая информация нужна, когда она им понадобится, кто и каким образом должен им эту информацию предоставить. Хотя потребность в передаче информации проекта существует во всех проектах, информационные потребности и методы ее распространения могут сильно отличаться. Важным фактором достижения успеха проекта является выявление информационных потребностей участников проекта и определение подходящих средств удовлетворения этих потребностей.
В большинстве проектов основная часть планирования коммуникаций выполняется на самых ранних фазах проекта. Однако результаты данного процесса планирования регулярно пересматриваются на протяжении всего проекта и, при необходимости, изменяются, чтобы они сохраняли свою актуальность.
План управления коммуникациями является составной частью плана управления проектом или включается в него в виде вспомогательного плана. План управления коммуникациями содержит:
- – требования к коммуникациям со стороны участников проекта;
- – сведения о передаваемой информации, включая формат, содержание и уровень детализации;
- – имя сотрудника, ответственного за передачу информации;
- – имя сотрудника или группы – получателей данной информации;
- – методы или технологии, используемые для передачи информации (например, служебная записка, электронная почта и (или) пресс-релизы);
- – частота коммуникации (например, еженедельно);
- – схема передачи по инстанциям, определяющая сроки и порядок передачи на вышестоящие уровни (цепочка) проблем, которые не могут быть решены персоналом на низшем уровне;
- – метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями по мере продвижения и развития проекта;
- – глоссарий общепринятой терминологии.
В план управления коммуникациями могут также включаться принципы проведения совещаний по текущему состоянию проекта, собраний команды проекта, электронных совещаний и рассылкам электронной почты. План управления взаимодействием может быть официальным или неофициальным, подробным или обобщенным в зависимости от потребностей проекта.
План управления коммуникациями является частью общего плана управления проектом или включается в него как вспомогательный план. Шаблон разделов данного плана приведен в табл. 10.1.
Таблица 10.1
Разделы плана управления коммуникациями
Раздел плана |
Управление коммуникациями проекта – управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации.
Основные потребители информации:
- менеджер проекта;
- заказчик;
- спонсор (куратор) проекта;
- руководители функциональных подразделений;
- исполнители работ;
- поставщики.
Процессы управления коммуникациями
Планирование системы коммуникаций – определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки).
Сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора, обработки и доставки информации.
Подготовка отчетности о ходе выполнения проекта – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование.
Документирование хода работ – сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.
Планирование коммуникации
План коммуникаций включает:
- план сбора информации (источники информации и методы ее получения);
- план распределения информации (потребители информации и способы ее доставки);
- детальное описание каждого документа (формат, содержание, уровень детальности и используемые определения);
- план ввода в действие тех или иных видов коммуникации;
- методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.
Подготовка отчетности и документирование
Отчетность о ходе выполнения включает:
- информацию о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных показателей;
- информацию об отклонениях от базовых планов;
- прогнозирование будущего состояния проекта.
Документирование включает:
- сбор и верификацию окончательных данных;
- анализ данных и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполнения работ;
- архивирование результатов с целью дальнейшего использования.
Задачи СУП
Системы управления проектами используются для решения следующих основных задач:
- разработка расписания исполнения проекта без учета/ с учетом ограниченности ресурсов;
- определение критического пути и резервов времени исполнения операций проекта;
- определение потребности проекта в финансировании, материалах и оборудовании;
- определение распределения во времени загрузки возобновляемых ресурсов;
- анализ рисков и планирование расписания с учетом рисков;
- учет исполнения проекта;
- анализ отклонений хода работ от запланированного и прогнозирование основных параметров проекта.
Наиболее известные СУП
- Microsoft Office Project (Microsoft Corp., США) www.microsoft.com
- Open Plan (Welcom Software Technology, Великобритания, Deltek, США) www.deltek.com
- Primavera (Primavera Systems, Oracle, США) www.oracle.com
- Spider Project (Спайдер Проджект, Россия) www.spiderproject.ru
- Project Expert (Эксперт Системс, Россия) www.expert-systems.com
- 1С-Рарус: Управление проектами (1С-Рарус, Россия) www.rarus.ru
- Проектный Офис и Управление сервисами (Алеф Консалтинг & Софт, Россия), www.alef.ru
Типы коммуникаций
Виды коммуникаций |
Форма коммуникаций |
Средства коммуникаций |
Вертикальная - это обмен информацией между руководителем и подчиненными; Горизонтальная - представляет собой процесс передачи информации между сотрудниками одного уровня; Вербальная - процесс общения с целью передачи информации при помощи слов; Невербальная - общение с помощью мимики, жестов, взглядов; Формальная Неформальная Межличностная Интеллектуальная |
Письменная Электронная Эмоциональная |
Документы Знаковые системы Электронные средства связи Видео- и телекоммуникации Элементы структуры физиологической системы человека |
Различают четыре функции коммуникативности в группе или организации в целом:
- Контроль (с помощью коммуникаций осуществляется контроль поведения членов группы. Когда работника, например, просят привести свои действия в соответствие со стратегией компании, коммуникация выполняет контролирующие функции.);
- Мотивация (усиливает мотивацию, доводя до работников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу, и т. д. Для большинства людей их работа является первичным источником социального взаимодействия.);
- Эмоциональное выражение (коммуникативность является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему. Тем самым коммуникативность способствует эмоциональному выражению работников и позволяет реализовывать социальные потребности.);
- Передача информации (существенное значение имеет и функция коммуникативности, которая связана с ее ролью в процессе принятия решений. Она позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных решений).
- Элементы коммуникации.
- Источник. В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации.
- Кодирование. Это перевод идей источника коммуникации в систематический набор символов, на язык, выражающий его цели. Функция кодирования – обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.
- Передача сигнала. Цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит в значительной мере от используемого канала.
- Канал. Каналы относятся к передаточным механизмам от источника коммуникации к получателю информации. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, групповые собрания и др.
- Расшифровка-прием. Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации интерпретирует (расшифровывает) сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации. Чем ближе закодированный сигнал к цели, поставленной источником, тем более эффективна коммуникация.
- Обратная связь. Односторонняя связь является более оперативной, чем двусторонняя. Однако двусторонняя связь более точная. Механизм обратной связи обеспечивает канал для ответа получателя информации, что позволяет источнику коммуникации определить, был ли получен сигнал. С помощью обратной связи руководитель может оценить, насколько эффективно он осуществляет коммуникацию, а также повысить точность сигналов в будущем.
- Помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала. К ним относятся:
- отвлечения;
- неправильная интерпретация со стороны получателя или источника информации;
- различные значения, придаваемые одним и тем же словам различными людьми;
- статусное различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции, из-за чего увеличивается коммуникационный разрыв между ними;
- получатель информации слышит только то, что хочет услышать. Можно добавить и случаи, когда не понят шифр; когда получатель не увязывает информацию с положением лица, посылающего ее; когда при передаче обнаруживаются так называемые шумы.
Типы коммуникационных сетей
Коммуникационная сеть – это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе людей с помощью информационных потоков. Посредством сети коммуницируют члены группы. От того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или меньшей эффективностью. Основными сетями являются «звезда» («колесо»), «шпора» и «круг» («всеканальная»). Каждая из них имеет свои преимущества и недостатки. Выбор той или иной коммуникационной сети зависит от задач, которые стоят перед группой, желаемых результатов, времени, мотивации и квалификации работников и других факторов.
«Звезда». В такой сети руководитель контролирует деятельность подчиненных. Число каналов может быть различным, но всегда есть центр, к которому они сходятся.
Преимущества «звезды» в следующем:
- Есть признанный лидер, который несет ответственность за работу сети. Здесь сильны связи между начальником и подчиненным;
- «Звезда» устойчивее других сетей, вся официальная информация исходит из центра и идет к центру;
- Позволяет быстро приступить к выполнению заданий, так как информацию и инструкции из центра можно послать одновременно всем участникам группы;
- Здесь больше порядка, точности в выполнении заданий, так как центр контролирует всю сеть. Но если в центре некомпетентный человек, «звезда» становится неэффективной. Поэтому главное значение в «звезде» имеет выбор лидера. Основным недостатком «звезды» считается ее жесткость, невозможность проявления инициативы подчиненных. Ни в одной другой сети система подчинения не выражена столь ярко, и, чтобы работа здесь шла гладко, она должна строжайше соблюдаться. Поэтому качество работы такой сети определяется в центре. Оно не может быть выше уровня работы руководителя.
«Звезда» является централизованной сетью и наиболее эффективна для решения простых, текущих задач.
«Круг» можно назвать полной противоположностью «звезды». Члены группы свободно общаются между собой, в равной степени обрабатывают информацию и принимают решение. Здесь полностью отсутствует формальный лидер, контролирующий деятельность сети. Это не означает, что в нем отсутствуют силовые линии или целенаправленное воздействие.
Преимущества «круга» в том, что он:
- Формирует более благоприятный морально-психологический климат в группе и обеспечивает более высокую мотивацию и активность ее участников;
- Воспитывает лидеров, так как способности каждого человека на виду, и он заинтересован в том, чтобы показать себя с лучшей стороны;
- Ограничивает «просеивание» информации;
- Благоприятствует творческой работе;
- Имеет больше контрольных точек, так как информация поступает от всех участников сети.
Недостатки «круга»:
- Может возникнуть феномен «группового мышления»;
- Возможный выигрыш в гибкости может угрожать стабильности и порядку;
- Возможный выигрыш от неполного просеивания информации и большего числа контрольных точек может достигаться за счет уменьшения контрольных функций каналов.
«Круг» наиболее эффективен для решения сложных творческих задач.
«Шпора» внешне похожа на «звезду», это тоже централизованная, жесткая сеть, но есть отличия: в структуре «шпоры» три уровня, а не два, как в «звезде». Человек в центре по-прежнему занимает руководящее положение, но имеет своего начальника. Точка Б – центр реальной власти в «шпоре». Этой властью можно пользоваться в интересах А, в интересах Б или в интересах рядовых работников, находящихся на концах лучей. Б сохраняет свои позиции, пока удовлетворяет А. Главной проблемой такой сети является подбор человека на позицию Б.
Вторичными коммуникационными сетями являются: «тент», «палатка» и «дом» (рис. 1)
Рис. 1. Вторичные коммуникационные сети
«Тент» – очень распространенная, сильная и устойчивая, как «звезда», коммуникационная сеть. Имеет минимальное количество неофициальных взаимодействий работников.
«Палатка» возникает из «тента», когда формально устанавливается канал Б – В (он может существовать неофициально с ведома А). «Палатка» образуется, когда руководитель А решает, что его старшим подчиненным необходимо согласовывать свои действия и дела, представляющие взаимный интерес, прежде чем передавать их ему наверх. Такая сеть может быть очень эффективной и действенной структурой, если четко определить права и обязанности Б и В.
Когда в «палатке» возникает новый официальный канал б – в, получается «дом». Это полностью замкнутая система, где каждый может связаться с любой другой точкой по нескольким каналам, при этом не обязан следовать обычной установленной цепочкой команд.
Здесь три круга коммуникаций: большой, объединяющий всех членов сети, и два малых.
С организационной точки зрения «дом» может оказаться самой опасной из всех информационных сетей из-за множества официальных каналов, по которым от одного к другому передается информация.
Могут возникнуть информационные перегрузки. Трудности порождает ложная идея о том, что чем больше объем передаваемой информации и чем легче ее непосредственно обработать, тем лучше.
Свободный обмен информацией между людьми, которые могут извлечь из этого пользу – это хорошо, но когда непосредственный обмен ведет к «короткому замыканию» потока или информация не попадает к тем, кто должен ее получить, – это плохо.
КТ в управлении проектами: Тема 4. Планирование коммуникаций проекта
Тема 4.Планирование коммуникаций проекта
План лекции
Процессы управления коммуникациями проекта.
Планирование коммуникаций.
Процессы управления коммуникациями проекта
Управление коммуникациями проекта – это область знаний, включающая в себя процессы, необходимые для своевременного создания, сбора, распространения, хранения, получения и, в конечном итоге, использования информации проекта.
Процессы управления коммуникациями проекта предусматривают создание необходимых связей между людьми и информацией, которые требуются для успешного осуществления коммуникаций. Все, кто так или иначе вовлечен в проект, должны хорошо понимать, насколько коммуникации отражаются на протекании проекта в целом.
Процессы управления коммуникациями проекта включают в себя следующие элементы:
1 Планирование коммуникаций – определение потребностей участников проекта в коммуникации и информации.
2 Распространение информации – своевременное предоставление необходимой информации участникам проекта.
3 Отчетность по исполнению – сбор и распространение информации о выполнении работ. Эта информация включает в себя отчеты о текущем состоянии, оценку прогресса и прогнозирование.
4 Управление участниками проекта – управление коммуникациями в целях удовлетворения требований участников проекта и решения возникающих проблем.
Эти процессы взаимодействуют как друг с другом, так и с процессами в других областях знаний. В зависимости от потребностей проекта в каждом процессе могут принимать участие один или несколько человек или групп. Каждый процесс имеет место, по крайней мере, один раз в ходе каждого проекта, а если проект разделен на фазы – то в одной или нескольких фазах проекта. Хотя ниже процессы будут представлены как дискретные элементы с четко определенными интерфейсами, но на практике они могут накладываться друг на друга и взаимодействовать между собой; такие наложения и взаимодействия здесь не описаны. Взаимодействия процессов подробно рассматриваются в главе 3.
Планирование коммуникаций
В процессе планирования коммуникаций определяются информация и взаимодействия , необходимые участникам проекта, а именно:
каким лицам какая информация нужна,
когда она им понадобится,
кто и каким образом должен им эту информацию предоставить.
Хотя потребность в передаче информации проекта существует во всех проектах, информационные потребности и методы ее распространения могут сильно отличаться. Важным фактором достижения успеха проекта является выявление информационных потребностей участников проекта и определение подходящих средств удовлетворения этих потребностей.
В большинстве проектов основная часть планирования коммуникаций выполняется на самых ранних фазах проекта. Однако результаты данного процесса планирования регулярно пересматриваются на протяжении всего проекта и, при необходимости, изменяются, чтобы они сохраняли свою актуальность.
Часто планирование коммуникаций тесно связано с факторами внешней среды предприятия и влиянием организации на проект , поскольку от организационной структуры проекта очень сильно зависят требования к коммуникациям проекта.
Рисунок 10-4. Планирование коммуникаций: входы, инструменты и методы, выходы
1 Планирование коммуникаций: входы процесса
1 Факторы внешней среды предприятия
Все факторы внешней среды используются в качестве входов данного процесса.
2 Активы организационного процесса
Хотя в качестве входов данного процесса используются все активы, но особо важное значение имеют накопленные знания и историческая информация .
Накопленные знания и историческая информация по проблемам коммуникации в прошлых подобных проектах могут составить основу для формулирования решений и определения результатов.
3 Описание содержания проекта
4 План управления проектом
План управления проектом содержит общую информацию о проекте, включая сроки и ограничения, которые могут затрагивать планирование коммуникаций.
Ограничения . Ограничения – это барьеры, которые могут ограничить возможности выбора для команды проекта. Примером таких ограничений может быть размещение членов команды в разных городах, несовместимые версии программного обеспечения для коммуникации или ограниченные технические возможности средств коммуникации.
Допущения . Конкретные предположения, затрагивающие планирование коммуникаций, определяются отдельно для каждого проекта.
2 Планирование коммуникаций: инструменты и методы
1 Анализ требований к коммуникациям
Результатом анализа требований к коммуникациям является сводка информационных потребностей участников проекта . При определении этих требований учитываются тип и формат необходимой информации и анализа ценности этой информации. Ресурсы проекта расходуются на передачу только той информации, которая способствует успеху проекта, или для тех случаев, когда недостаток коммуникации может привести к неудаче. Это не означает, что "плохие новости" сообщать запрещается; скорее, цель этого ограничения – избежать сообщение участникам проекта избыточного количества мелочей.
Менеджер проекта должен рассматривать количество потенциальных каналов или путей коммуникации в качестве показателя сложности коммуникаций проекта.
Общее количество каналов коммуникации равно n(n-1)/2, где n = количество участников проекта. Таким образом, получается, что в проекте, в котором 10 участников, количество потенциальных каналов коммуникации будет равно 45. Следовательно, ключевым элементом в планировании коммуникаций проекта является определение того, кто с кем будет взаимодействовать и кто какую информацию будет получать , и наложение соответствующих ограничений .
Обычно для определения требований к коммуникациям проекта необходима следующая информация:
Организационные диаграммы
Соотношение между организацией проекта и распределением ответственности между участниками проекта
Службы, подразделения и специальности, принимающие участие в проекте
Количество людей, задействованных в проекте, с учетом места их размещения
Внутренние информационные потребности (например, обмен информацией внутри организаций)
Внешние информационные потребности (например, коммуникации со СМИ или подрядными организациями)
Информация об участниках проекта.
2 Средства коммуникации
Методологии передачи информации между участниками проекта могут существенно различаться. Например, команда управления проектом может использовать самые разные способы коммуникации, от кратких обсуждений до полноценных совещаний, от обычных письменных документов до материалов (например, расписаний или баз данных), доступных через Интранет.
Факторы, влияющие на выбор средств коммуникации , включают в себя:
Срочность получения информации . Зависит ли успех проекта от наличия часто обновляемой информации, которая доступна немедленно, или достаточно регулярного составления письменных отчетов?
Доступность технологии . Действительно ли необходимые системы уже установлены и действуют, или нужно включить их в список потребностей проекта?
Персонал, задействованный в проекте . Соответствуют ли предлагаемые системы коммуникации опыту и навыкам персонала проекта или необходимо организовать длительный курс обучения?
Продолжительность проекта . Возможно ли, что еще до окончания проекта имеющиеся средства коммуникации изменятся?
Окружение проекта . Команда проекта проводит встречи и обменивается информацией в живом общении или виртуально ?
3 Планирование коммуникаций: выходы
1 План управления коммуникациями проекта (план управления взаимодействием)
План управления коммуникациями является составной частью общго плана управления проектом или включается в него в виде вспомогательного плана.
План управления коммуникациями содержит такие сведения:
Требования к коммуникациям со стороны участников проекта
Сведения о передаваемой информации, включая формат, содержание и уровень детализации
Имя сотрудника, ответственного за передачу информации
Имя сотрудника или группы – получателей данной информации
Методы или технологии, используемые для передачи информации (например, служебная записка, электронная почта и/или пресс-релизы)
Частота коммуникации (например, еженедельно)
Схема передачи по инстанциям, определяющая сроки и порядок передачи на вышестоящие уровни (цепочка) проблем, которые не могут быть решены персоналом на низшем уровне
Метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями по мере продвижения и развития проекта
Глоссарий общепринятой терминологии.
В план управления коммуникациями могут также включаться принципы проведения совещаний по текущему состоянию проекта, собраний команды проекта, электронных совещаний и рассылкам электронной почты. План управления взаимодействием может быть официальным или неофициальным , подробным или обобщенным в зависимости от потребностей проекта.
Примеры разделов плана управления коммуникациями:
Предмет коммуникации . Информация, предназначенная для распространения среди участников проекта.
Цель . С какой целью распространяется данная информация.
Частота . Как часто предполагается распространять данную информацию.
Даты начала/завершения . Временные рамки распространения данной информации.
Формат/средство связи . Представление информации и способ передачи.
Ответственное лицо . Член команды, в обязанности которого входит распространение данной информации.
Планирование коммуникаций часто приводит к дополнительным поставкам, которые, в свою очередь, требуют дополнительного времени и усилий. Вследствие этого иерархическая структура работ проекта, расписание проекта и бюджет проекта соответствующим образом корректируются.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Предоставление необходимой информации заинтересованным сторонам проекта в соответствии с планом. Метод коммуникаций. Электронные инструменты управления проектами. Распространение информации по стандарту PMBoK. Отчеты об исполнении, обновления активов.
реферат , добавлен 25.02.2013
курсовая работа , добавлен 11.11.2014
Знакомство с основными особенностями планирования времени проекта. Общая характеристика диаграммы Гантта. Построения сетевых диаграмм и оценка критического пути проекта как самый важный инструмент планирования времени. Анализ метода критического пути.
презентация , добавлен 07.08.2013
Коммуникации как процесс общения и передачи информации для обеспечения организационной эффективности. Управление внешними и внутренними коммуникациями. Направления коммуникационной деятельности. Анализ коммуникаций ОАО "Нефтяная компания "Лукойл".
курсовая работа , добавлен 26.03.2011
Теоретические аспекты организации работы команды проекта. Решение руководителем проблем, связанных с мотивацией труда, конфликтами, выполнением обязанностей, контролем, ответственностью, коммуникациями, лидерством. Управление работой команды проекта.
реферат , добавлен 23.01.2016
Современное управление проектами: понятие, характеристика, классификация, структура. Окружающая среда как совокупность факторов, влияющих на проект. Системы организаций по взаимодействию подразделений. Анализ участников проекта нефтегазового комплекса.
курсовая работа , добавлен 26.01.2014
Разработка организационного проекта по снижению цены на определенные категории товара на 10% за счет сокращения затрат на производство на 5 % и автоматизацию процессов. Источники финансирования работ. Требования к проектируемой системе, ее приемка.
контрольная работа , добавлен 25.05.2015
Коммуникации между организацией и ее средой, между уровнями и подразделениями. Формальные и неформальные, межличностные коммуникации; коммуникационные сети. Виды информации на предприятии, аппаратное управление, анализ внутрифирменной системы информации.
курсовая работа , добавлен 03.12.2009