У кого должна храниться печать организации. Правовой блог
В целях обеспечения учёта, хранения и выдачи печатей и штампов в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях приказываю:
1. Утвердить прилагаемую о порядке учёта, хранения и выдачи печатей и штампов в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях.
2. Возложить ответственность за учёт, хранение и выдачу печатей и штампов в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях на подразделения по защите государственной тайны, а при их отсутствии - на подразделения несекретного делопроизводства.
3. Руководителям структурных подразделений Федеральной службы государственной статистики в срок до 1 марта 2011 года определить должностных лиц, уполномоченных хранить и использовать оттиски печатей и штампов, и сообщить о них в отдел по защите государственной тайны Административного управления Федеральной службы государственной статистики.
4. Руководителям территориальных органов Федеральной службы государственной статистики и подведомственных учреждений в срок до 10 марта 2011 года привести учёт, хранение и выдачу печатей и штампов в соответствие с требованиями о порядке учёта, хранения и выдачи печатей и штампов в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Инструкция
о порядке учёта, хранения и выдачи печатей и штампов в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях
(утв. Федеральной службы государственной статистики от 31 января 2011 г. N 25)
I. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция подготовлена в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", Положением о Федеральной службе государственной статистики, утверждённым постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2008 г. N 420 "О Федеральной службе государственной статистики", постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (с изменениями от 8 июня 2001 г., 14 декабря 2006 г.), ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденным постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. N 573-ст, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
1.2. Настоящая Инструкция регламентирует порядок изготовления, учёта, хранения и выдачи печатей и штампов в Федеральной службе государственной статистики (далее - Росстат), её территориальных органах и подведомственных учреждениях.
1.3. В настоящей Инструкции применяются следующие термины с соответствующими определениями:
печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу, сургуч или пластилин;
оттиск - изображение клише печати на бумаге, сургуче, пластилине;
клише печати - элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати;
мастичная печать - печать, обеспечивающая нанесение оттиска штемпельной краской;
печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации - печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.
1.4. Учёт, хранение и выдачу печатей и штампов в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях осуществляют подразделения по защите государственной тайны, а при их отсутствии - подразделения несекретного делопроизводства.
1.5. В Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях используются печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, простые мастичные печати и штампы.
1.6. Федеральная служба государственной статистики, её территориальные органы и подведомственные учреждения имеют печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать).
1.7. Решение о необходимом количестве гербовых печатей принимает руководитель Федеральной службы государственной статистики.
1.8. В центральном аппарате Росстата используются две гербовые печати. Первая гербовая печать хранится у заместителя начальника управления - начальника отдела обеспечения деятельности руководства и коллегии Административного управления, вторая (с цифрой 2) - в подразделении по защите государственной тайны.
Кроме того, кадровая служба Росстата имеет малую гербовую мастичную печать для удостоверений.
1.9. Территориальные органы Федеральной службы государственной статистики и подведомственные ей учреждения имеют, как правило, одну гербовую печать.
Изготовление второй гербовой печати территориального органа Федеральной службы государственной статистики или подведомственного ей учреждения в случае служебной необходимости допускается только по разрешению руководителя Росстата.
Для кадровых служб территориальных органов Росстата разрешается заказывать малую гербовую мастичную печать или выжимную гербовую металлическую печать для удостоверений.
1.10. Гербовые печати применяются в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.
1.11. В центральном аппарате Федеральной службы государственной статистики гербовой печатью заверяются подписи руководителя Федеральной службы государственной статистики и его заместителей, начальника Административного управления, главного бухгалтера, начальника подразделения по защите государственной тайны, а также других должностных лиц, которым предоставлены соответствующие полномочия.
1.12. Гербовой мастичной печатью удостоверяются:
все виды договоров и соглашений, заключаемых Федеральной службой государственной статистики, её территориальными органами и подведомственными учреждениями с другими организациями в пределах их компетенции;
финансовые документы и отчеты, представляемые в Минфин России, Федеральное казначейство, налоговые органы, фонды;
документы по кассовым и кредитным операциям, расчётные чеки, приходные ордера, платёжные поручения, справки о заработной плате;
документы по материально-техническому обеспечению и снабжению Росстата, его территориальных органов и подведомственных учреждений;
акты о выполненных работах и предоставленных услугах;
акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приёма-передачи товарно-материальных ценностей;
гарантийные письма;
доверенности;
характеристики государственных служащих (работников);
представления к наградам, поощрениям, классным чинам и почётным званиям, почётные грамоты, благодарности, удостоверения наград;
свидетельства, справки о прохождении государственной службы, архивные, льготные и другие;
документы, связанные с оформлением допуска к государственной тайне;
другие документы и их копии, требующие специального удостоверения их подлинности.
1.13. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи руководителя Федеральной службы государственной статистики, изготавливается по его поручению. Должностное лицо, ответственное за хранение и использование штампа - факсимиле, определяется устным распоряжением руководителя Росстата.
Штамп с факсимильным воспроизведением подписи руководителя Федеральной службы государственной статистики используется для заверения поздравительных, приветственных писем, юбилейных адресов и иных документов, не требующих юридической идентификации. Применение указанного штампа для подтверждения подлинности приказов, распоряжений, поручений, служебных писем не допускается.
1.14. В Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях могут изготавливаться простые мастичные печати и штампы с названием конкретных структурных подразделений без государственной символики (Административное управление, отдел государственной службы и кадров, отдел по защите государственной тайны и другие).
Печатями с наименованиями структурных подразделений удостоверяются подписи их руководителей или государственных служащих, заверяющих копии документов, на трудовых книжках, копиях приказов (распоряжений), справках, пакетах и иных документах, не требующих заверения гербовой печатью.
1.15. Федеральная служба государственной статистики, её территориальные органы и подведомственные учреждения могут изготавливать простые мастичные и металлические печати для:
Секретариата руководителя;
Подразделения по защите государственной тайны;
Подразделения несекретного делопроизводства;
Административного управления (административного отдела);
Кадровой службы;
Хозяйственного подразделения.
Территориальные органы Росстата, кроме того, могут изготавливать простые мастичные печати для деятельности структурных подразделений, расположенных в районах и городах.
Подразделения несекретного делопроизводства и секретариат руководителя могут иметь простую печать для пакетов.
1.16. Пользование печатями в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях разрешается только работникам, которым они выданы в установленном настоящей Инструкцией порядке.
1.17. Оттиск печати заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на других документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.
1.18. Оттиск печати проставляется на документах, оформленных с соблюдением действующих правил, подписанных и согласованных в установленном порядке.
1.19. При расположении оттиска печати на документе следует руководствоваться следующим: оттиск печати ставить так, чтобы была чётко видна подпись и вся информация на оттиске печати.
Возможно оттиск размещать, не задевая подписи, на свободном месте.
1.20. Структурные подразделения Федеральной службы государственной статистики, её территориальных органов и подведомственные учреждения могут иметь штампы и другие изделия:
Штампы без наименования Федеральной службы государственной статистики, территориального органа или подведомственного учреждения, а также с сокращённым их наименованием;
Пломбиры;
Металлические номерные печати для опечатывания хранилищ (металлических шкафов, сейфов);
Штампы для входящей и исходящей корреспонденции.
Мастичные штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.
1.21. Подразделения по защите государственной тайны Федеральной службы государственной статистики и её территориальных органов должны иметь все печати и штампы, предусмотренные нормативно-методическими документами по защите государственной тайны.
II. Порядок оформления заявок на изготовление печатей и штампов
2.1. Для изготовления печатей и штампов:
2.1.1. Структурное подразделение Федеральной службы государственной статистики, которому они необходимы, подготавливает служебную записку на имя начальника Управления развития имущественного комплекса, в которой указывается в связи, с чем необходимы печати и штампы (подлежат изготовлению впервые, переименование подразделения, в связи с износом и т.д.), какие нужно изготовить печати и штампы, в каком количестве.
К служебной записке прилагаются образцы (эскизы) в двух экземплярах.
2.1.2. Структурное подразделение территориального органа Федеральной службы государственной статистики или подведомственного учреждения, которому они необходимы, подготавливает служебную записку на имя руководителя территориального органа или учреждения, в которой указывается в связи, с чем необходимы печати и штампы (подлежат изготовлению впервые, переименование подразделения, в связи с износом и т.д.), какие нужно изготовить печати и штампы, в каком количестве.
К служебной записке прилагаются эскизы в двух экземплярах.
2.2. Служебные записки с просьбой об изготовлении печатей и штампов в обязательном порядке визируются в отделе по защите государственной тайны Административного управления Росстата и подразделениях по защите государственной тайны территориальных органов Росстата соответственно, а при их отсутствии - в подразделении несекретного делопроизводства.
Копия служебной записки с соответствующей резолюцией руководителя территориального органа Росстата или подведомственного Росстату учреждения передаётся в подразделение по защите государственной тайны, а при его отсутствии - в подразделение несекретного делопроизводства.
III. Учёт и выдача печатей и штампов
3.1. После изготовления печатей и штампов они в обязательном порядке передаются для учёта и выдачи в отдел по защите государственной тайны Административного управления Росстата, подразделение по защите государственной тайны территориального органа Росстата соответственно, а при их отсутствии - в подразделение несекретного делопроизводства.
3.2. Учёт и выдача печатей и штампов осуществляется по журналу учёта и выдачи печати и штампов (форма журнала прилагается).
Передавать печати и штампы в структурные подразделения Федеральной службы государственной статистики, её территориальных органов и подведомственных учреждений, минуя подразделения по защите государственной тайны, запрещается.
3.3. Руководители структурных подразделений Федеральной службы государственной статистики, её территориальных органов и подведомственных учреждений определяют должностных лиц, уполномоченных хранить печати и штампы и использовать их оттиски, и сообщают о них в отдел по защите государственной тайны Административного управления Росстата или в подразделение по защите государственной тайны территориального органа Росстата соответственно.
3.4. Выдача печатей и штампов должностным лицам структурных подразделений Федеральной службы государственной статистики, её территориальных органов и подведомственных учреждений, уполномоченным хранить печати и штампы, и использовать их оттиски, производится под расписку в журнале учёта и выдачи печатей и штампов с обязательным проставлением даты получения печати или штампа.
IV. Порядок хранения печатей и штампов
4.1. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации хранятся в сейфах.
4.2. Простые печати и штампы в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях могут храниться в надёжно запираемых и опечатываемых металлических шкафах (ящиках).
4.3. Хранить печати и штампы в столах, ящиках, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это право, носить в карманах одежды запрещается.
V. Порядок уничтожения печатей и штампов
5.1. По миновании надобности печати и штампы сдаются для уничтожения в отдел по защите государственной тайны Административного управления Росстата или подразделение по защите государственной тайны территориального органа Росстата соответственно.
5.2. Уничтожение печатей и штампов производится по акту.
В состав комиссии для уничтожения печатей и штампов включаются: сотрудник подразделения по защите государственной тайны и работники структурных подразделений, в которых использовались, подлежащие уничтожению печати и штампы.
5.3. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.
Мастичные печати и штампы разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла - опиливаются двумя перекрёстными линиями.
5.4. Отметка об уничтожении печати или штампа проставляется в графе "Примечание" журнала учёта и выдачи печатей и штампов.
VI. Проверка наличия печатей и штампов
6.1. Проверка наличия печатей и штампов производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя Федеральной службы государственной статистики, руководителя территориального органа Росстата или подведомственного учреждения.
6.2. О проведённых проверках делаются отметки в журнале учёта и выдачи печатей и штампов после последней записи.
6.3. В случае утраты печатей и штампов руководители структурных подразделений Федеральной службы государственной статистики, её территориальных органов и подведомственных учреждений немедленно сообщают об этом факте в отдел по защите государственной тайны Административного управления Росстата и подразделение по защите государственной тайны территориального органа Росстата соответственно и принимают меры к их поиску.
VII. Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов
7.1. Контроль правильности хранения и использования печатей и штампов в структурных подразделениях Федеральной службы государственной статистики и её территориальных органах возлагается на отдел по защите государственной тайны Административного управления Федеральной службы государственной статистики и подразделения по защите государственной тайны территориальных органов Росстата соответственно.
VIII. Ответственность
8.1. Ответственность за законность использования и надёжность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на руководителя Федеральной службы государственной статистики, на руководителей территориальных органов Федеральной службы государственной статистики и подведомственных учреждений.
8.2. Ответственность за надлежащее хранение и правомерность использования гербовых печатей возлагается на должностных лиц, которым они выданы. Передача гербовых печатей иным лицам и вынос их за пределы здания без письменного разрешения руководителя Федеральной службы государственной статистики, руководителя территориального органа Федеральной службы государственной статистики или подведомственного учреждения не допускается.
8.3. Ответственность за надёжность хранения, законность использования простых печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений.
8.4. За нарушение порядка хранения, неправомерное и незаконное использование печатей государственный служащий (работник) может быть привлечён к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
Приложение
к о порядке учёта, хранения
и выдачи печатей и штампов в Федеральной
службе государственной статистики, её
территориальных органах и подведомственных
учреждениях
Журнал учёта и выдачи печатей и штампов
N п/п |
Оттиски печатей и штампов | Кому выдано | Дата возврата и расписка в приёме | Примечание | ||
---|---|---|---|---|---|---|
наименование подразделения, где хранятся печати и штампы | фамилия и инициалы ответственного лица | дата и расписка в получении | ||||
Приказ Федеральной службы государственной статистики от 31 января 2011 г. N 25 "Об утверждении Инструкции о порядке учёта, хранения и выдачи печатей и штампов в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях"
Обзор документа
Установлен порядок учёта, хранения и выдачи печатей и штампов в Росстате, его территориальных органах и подведомственных учреждениях. Такие полномочия осуществляют подразделения по защите гостайны, а при их отсутствии - подразделения несекретного делопроизводства.
Гербовыми печатями подтверждается подлинность документов или соответствие копий документов подлинникам. Гербовая мастичная печать ставится, в частности, на договорах и соглашениях, доверенностях, гарантийных письмах, финансовых документах и отчетах, документах по оформлению допуска к гостайне, характеристиках госслужащих.
Простые мастичные печати и штампы с названием конкретных структурных подразделений без госсимволики удостоверяют подписи соответствующих руководителей или госслужащих на трудовых книжках, копиях приказов (распоряжений), справках, пакетах, не требующих гербовой печати. Мастичные штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов. Штампом с факсимильным воспроизведением подписи руководителя Росстата заверяются письма, не требующие юридической идентификации (поздравительные, приветственные).
Гербовые печати хранятся в сейфах, простые - в запираемых и опечатываемых металлических шкафах (ящиках). Их наличие проверяется не реже 1 раза в год. Уничтожение за ненадобностью производится по акту специальной комиссией.
Первая запись о порядке использования печати появилась в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), одобренной постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.73 № 435 и рекомендованной для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.
Основные и вспомогательные печати
По своему назначению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные.
Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности.
Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».
Организации могут иметь вспомогательные (дополнительные) печати – они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок» и т.д.
Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, учетных документов и др.
Штамп
Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, по существу, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот. Штампы также бывают разных видов.
Угловой (адресный) штамп используется в том случае, если в организации или у предпринимателя отсутствуют типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при краткосрочной переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер.
В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке, т.е. реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать.
Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).
Регистрационный штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. Он содержит наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу.
Штамп ограничения доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа. Штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
Штампы с реквизитами предприятия , как правило, небольшого размера, с рамкой; включают краткое наименование фирмы, место регистрации, ИНН.
Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия. Их размеры, форма и содержание не регламентируются. Использование специальной штемпельной краски позволяет применять такие штампы для решения производственных задач – маркировки тары, тканей, пластмассы и других поверхностей.
Обратите внимание
Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штамповобеспечивает персонально руководитель организационного отдела, назначенный приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделениям, возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Выдача печатей и штампов регистрируется в учетном журнале.
Использование и хранение печатей и штампов
Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя организационного отдела и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим сотрудникам в ситуации, когда руководитель организационного отдела отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.
Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.
Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основная и вспомогательные печати, адресный штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.
Учет печатей и штампов
Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу.
Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.
ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов
Утрата печати или штампа
В случае утраты печати необходимо обратиться в милицию с соответствующим заявлением. Если был взломан офис, то работники правоохранительных органов осмотрят помещение, из которого была совершена кража. А если печать была похищена из личных вещей, например вместе с папкой документов из автомобиля руководителя, то следователь возьмет объяснения у лица, заявившего о хищении.
Как в самом заявлении, так и впоследствии в объяснениях необходимо как можно конкретнее зафиксировать, что именно было похищено. Кражу печати лучше указать отдельно.
Нелишним будет предоставить в милицию и образец оттиска печати (можно сделать копию какого-либо документа, заверенного ею). При этом необходимо подтвердить факт предоставления копии. Если она прилагается к заявлению о краже, об этом следует написать в заявлении, а если копия представляется после, то нужно получить подпись следователя на сопроводительном письме.
В дальнейшем заявление позволит получить справку из милиции, которая подтвердит факт кражи и поможет доказать невиновность фирмы в случае использования печати похитителями.
Кроме того, после обнаружения кражи и заявления в милицию необходимо сделать заявление о похищении в банк. Чем быстрее организация сообщит о краже в банк, тем меньше у похитителей шансов воспользоваться украденным. Кроме того, работники банка вполне могут помочь и в задержании преступников, если, конечно, вовремя будут уведомлены о случившемся.
Чтобы оградить себя от претензий будущих жертв мошенников, можно дать объявление о краже в СМИ.
Передача, замена, изготовление и уничтожение печатей и штампов
Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов производится заказ в фирму, изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.
Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя.
Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. В акте должны быть указаны:
· время и место уничтожения;
· состав комиссии;
· основание уничтожения печатей и штампов;
· наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
· способ уничтожения;
· заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
· подписи членов комиссии.
Акт подшивается в специальный наряд, который хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.
ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов, выделенных на уничтожение
Контроль состояния учета и хранения печатей и штампов
Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.
Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение, с приложением оттисков печатей и штампов.
Т.В. Козлова, преподаватель машинописи Клуба профессиональных секретарей
После приобретения печати каждый предприниматель решает вопрос о правилах хранения и использования этого важного инструмента.
Где хранить печать?
Первый вопрос, который должен решить владелец печати- выбрать подходящее место для хранения. Идеальный вариант - это сейф, если же у вас его нет, то возможны следующие варианты:
- Закрывающийся на ключ ящик стола
- Несгораемый шкаф
- Носить с собой
Выбор подходящего варианта зависит от ваших возможностей и частоты использования печати.
Как хранить печать?
Особых условий к хранению производители не предъявляют, но все же желательно не оставлять на солнце, держать вдали от пыльных и влажных мест. Желательно держать печать вдали от батарей и нагревательных приборов, фотополимер, из которого изготовлено клише чувствителен к высоким тепературам. При загрязнении клише можно аккуратно протереть его едва влажной салфеткой. Если клише стало отклеиваться, то вырежьте кружок диаметром равным вашему клише из двустороннего скотча и соберите печать заново.
Уход за печатью
Печать не потребует от вас особых хлопот, если запачкался пластиковый корпус, его можно протереть любой влажной салфеткой, пыль с клише удаляется вручную либо едва смоченной губкой.
Как хранить печать на автоматической оснастке?
Как хранить печать на ручной оснастке?
Правила хранения печатей для ИП
Поскольку в данном случае печатью чаще всего пользуется только один человек, то ведение журнала, издание приказа о хранении печати не имеет большого смысла. Главное определить место, где печать была бы в сохранности в ваше отсутствие.
Правила хранения печати организации
С правилами хранения печати организации все несколько сложнее:
- При большом количестве печатей заводят журнал учета печатей и штампов, где отражают вид печати и ответственного за ее сохранности
- Также должны быть четко определены места хранения бухгалтерской и директорской печатей, а также личных штампов сотрудников
- Назначены сроки проверок надлежащего исполнения условий хранения, результаты которых оформляются актами.
- При выявлении поврежденных печатей должны быть приняты меры по их замене
Приказ: ответственный за хранение печати
Приказ о хранении штампов и печатей является документом, который определяет ответственное лицо. Законодательно форма приказа не регламентируется, вы можете воспользоваться формой, представленной на нашем сайте. Приказ о назначении ответственного за хранение печатей подписывает руководитель предприятия и человек, назначенный на должность.
Чтобы печать вам служила долго, не забывайте о правилах хранения и ухода. Легких вам переговоров и новых контрактов!
Юридическое лицо оказывает услуги по ведению бухгалтерского учета контрагентов. Для удобства оформления документов организации-контрагенты передают на хранение свои печати юридическому лицу. Данные печати хранятся в сейфе юридического лица.
Правомерно ли такое хранение “чужих” печатей?
Какие документы необходимо оформить (положение о печати организации-контрагента; договор хранения (печати); дополнительное соглашение к договору об оказании услуг (в котором оговаривается условие хранения печати) и т.п.)?
Какие возможны правовые последствия хранения печатей?
Законодательство не содержит общих требований к порядку хранения и использования печатей организаций. Определенные специальные правила предусмотрены лишь для печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, принадлежащих государственным органам и организациям, наделенным отдельными государственно-властными полномочиями (смотрите постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 “Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации”). В связи с этим изготовление организацией нескольких экземпляров печати, а также передача одного из этих экземпляров другой организации по соглашению между ними не противоречит какой-либо норме права.
В рассматриваемом случае передача печатей осуществляется в целях исполнения договора об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. Другими словами, хранение печатей не является самостоятельной услугой, а имеет вспомогательное значение. Полагаем, что в подобной ситуации нет необходимости заключать отдельный договор хранения, условия о порядке хранения печатей могут быть включены в договор оказания услуг по бухгалтерскому учету (в текст самого договора или в виде соответствующего дополнительного соглашения к нему). Факт передачи печати исполнителю и ее возврата заказчику может быть оформлен актом приема-передачи произвольной формы.
В том случае, если организацией-заказчиком приняты определенные правила делопроизводства, при передаче печатей следует учитывать эти правила. В частности, если у заказчика имеется работник, ответственный за хранение и выдачу печатей, выдача и последующее принятие печати должны осуществляться этим работником. Если правила делопроизводства заказчика предусматривают ведение журнала учета печатей, при выдаче и возврате печатей в этом журнале следует сделать соответствующие отметки. Вместе с тем нужно учитывать, что правила делопроизводства являются локальным нормативным актом заказчика. В связи с этим ответственность за нарушение таких правил может быть возложена лишь на соответствующих работников заказчика, но не на исполнителя. Исполнитель же отвечает за сохранность полученных печатей, как и за выполнение других условий договора, по общим правилам гражданского законодательства об ответственности за неисполнение (ненадлежащее исполнения) обязательств (смотрите главу 25 ГК РФ).
Вы изготовили печать, прошли все иные необходимые процедуры по постановке на всевозможные учеты, и ваша фирма приступила к активной деятельности. Печать заработала в связи с этим, как печатный станок, - по всему офису только и слышны хлопки от ее ударов. Но вы пропустили один очень важный момент: забрав у предприятия-изготовителя свою печать, первым делом необходимо определить условия ее хранения и пользования.
Ответственность и контроль за законностью использования и хранения печати согласно п. 60 Инструкции МВД возлагаются на руководителя юридического лица, которое имеет право пользования такой печатью. Но это вовсе не означает, что руководитель должен держать печать все время при себе, не давая никому до нее дотронуться, и уж тем более носить за собой в портфеле или кармане. Да и не царское это дело - "штамповать" каждый документ, требующий заверения печатью (а таких документов даже в небольшой организации, несмотря на все "упрощения" и всеобщую борьбу с бюрократизмом, оборачивается немало). А управлять-то когда?
Руководитель может своим приказом возложить ответственность за хранение и использование печати на одного из подчиненных ему работников. Этим же приказом должны быть определены место и условия хранения печати, а также условия пользования ею.
Печать должна храниться в несгораемом шкафу или сейфе и вместе с другими печатями и штампами организации, если таковые имеются, учитываться в специальном журнале. Хранение печатей в других местах, а также передача их лицам, не имеющим права на их хранение, запрещается (п. 61 Инструкции МВД). Согласно п. 23.38 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП) нарушение правил хранения печатей и штампов, повлекшее их утрату, влекут наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин.
Что касается условий пользования, то в приказе должно быть также четко определено, что печать проставляется на документе только при наличии подписи руководителя либо его заместителей, уполномоченных на подписание соответствующих документов.
Кстати, проставляйте на документах оттиск печати правильно: он должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ. Такой порядок установлен п. 2.3.13 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23.05.1995 № 13.
И не "утруждайте" свою печать понапрасну - далеко не все документы требуют ее проставления (к примеру, приказы руководителя). Иногда, проставляя печать на документе, на котором она не нужна, стараясь придать важность такому документу, вы его только портите. Проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей.
В случае государственной регистрации изменений и дополнений, вносимых в учредительные документы юридического лица или свидетельство о государственной регистрации индивидуального предпринимателя, связанных с переименованием юридического лица, изменением фамилии, имени, отчества индивидуального предпринимателя, согласно п. 6 Инструкции Минюста в регистрирующий орган представляются письменное заявление с указанием основания изготовления новой печати, а также фамилии, инициалов, номера и серии паспорта лица 2 и эскизы новой печати в двух экземплярах. На разрешении на изготовление новой печати и ее эскизах регистрирующим органом будет проставлен штамп "Изготовленные печати не выдавать без предъявления квитанции о сдаче имеющейся". Для получения такой квитанции в регистрирующий орган подается заявление, в котором указывается причина уничтожения печати и проставляется образец ее оттиска, а также представляется сама уничтожаемая печать (п. 11 Инструкции Минюста).
Таким образом, когда вы будете знать, что ваша новая печать уже готова, сдаете старую в регистрирующий орган на уничтожение, получаете квитанцию о ее сдаче, после чего следуете в организацию-изготовитель за новой.
Тот же порядок применяется и при получении разрешения на изготовление новой печати в связи с износом печатей или их заменой как пришедших в негодное состояние.
При смене руководителя передачу печати вновь назначенному или избранному руководителю, даже если ответственным за ее хранение и пользование был назначен кто-то из сотрудников, не забудьте оформить актом.
Караул! Печать пропала…
Берегли вы свою печать, как зеницу ока, а она взяла и пропала. Что поделать, такие неприятности иногда случаются. Но не стоит паниковать, все исправимо. Ваши действия в некоторой степени будут зависеть от обстоятельств, при которых случилось столь неприятное событие (взлом офиса или сейфа, утеря, служебная халатность ответственного работника и пр.).
В любом случае первым делом необходимо обратиться в милицию с соответствующим заявлением, к которому прилагается копия оттиска печати (можно сделать ксерокопию с какого-либо документа).
Если взлома офиса (сейфа) не было и печать исчезла при загадочных обстоятельствах, не дожидаясь действий правоохранительных органов, приступайте к служебному расследованию. Необходимо выяснить, кто последним держал печать в руках, кому отдал, где оставил, взять соответствующие письменные объяснения. Если вы подозреваете, что у кого-то из ваших сотрудников были мотивы и возможность украсть печать, то стоит корректно "проинформировать" коллектив о том, что ст. 377 УК за хищение, уничтожение, повреждение либо сокрытие штампов, печатей предусматривает ответственность в виде наказания общественными работами, или штрафом, или исправительными работами на срок до двух лет, или арестом на срок до шести месяцев, или ограничением свободы на срок до двух лет, или лишением свободы на тот же срок. А вдруг поможет.
С заявлением о пропаже печати немедля следует обратиться и в обслуживающий вас банк. Если печать была похищена с целью снятия или перевода денег с вашего расчетного счета, то осведомленность сотрудников банка о пропаже может не только сохранить ваш капитал, но еще и поспособствовать задержанию злоумышленников.
После того как вы внимательно обыскали все сейфы, шкафы, ящики, портфель и карманы и окончательно убедились в пропаже печати, необходимо оповестить о вашей беде широкую общественность путем размещения в газете "Рэспублiка" соответствующего объявления об утере печати. Такое требование содержит п. 9 Инструкции Минюста.
Деятельность фирмы парализована: договор заключить невозможно, отчетность не сдашь, деньги со счета по чековой книжке не снимешь. Поэтому после проведения органами милиции всех необходимых проверок, не мешкая, обращайтесь в зарегистрировавший ваше предприятие орган за разрешением на изготовление дубликата печати. В заявлении следует указать, что вами были осуществлены все установленные законодательством действия, связанные с принятием мер по обнаружению печати (в том числе обращение в органы внутренних дел, публикация объявления в газете, необходимые проверки). К заявлению прилагается копия опубликованного в газете "Рэспублiка" объявления, эскиз печати в двух экземплярах, на котором необходимо указать букву "Д", означающую "дубликат".
Последствия утраты печати могут быть самые разные, их может не быть вообще. В любом случае, если вы все сделали правильно и вовремя, для беспокойства особых причин нет.
Если похищенная печать все же была использована, в результате чего в фирму обращаются за исполнением обязательств, о которых вы впервые слышите, следует опять же обратиться в милицию. На этот раз с заявлением о мошенничестве.
Не исключено, что о фактах использования похищенной печати станет известно от самих правоохранительных структур. Например, при проведении налоговой проверки на одном из предприятий могут обнаружиться накладные, счета и другие документы, заверенные вашей украденной печатью. Если они датированы позднее совершения кражи - переживать не стоит. Хуже, если документ составлен задним числом, то есть юридически получается, что он составлялся в то время, когда печать находилась в вашем законном владении. В этом случае потребуется проведение определенных экспертиз, в том числе почерковедческой (ведь печать проставляется на подпись руководителя либо его заместителей). Такая экспертиза, как правило, дает неоднозначные ответы. Например, что "подпись могла быть сделана тем-то и тем-то". А все сомнения в соответствии с белорусским уголовным законодательством толкуются в пользу обвиняемого.
Но, безусловно, лучше не терять печать, хранить ее надлежащим образом и пользоваться ею правильно.
Уничтожение печати - заключительная процедура в процессе ликвидации
Ничто не вечно под луною, и ваше предприятие, увы, тоже. Ликвидация юридического лица - мероприятие неприятное и, как известно, более сложное и хлопотное, чем создание и регистрация. Поэтому избавляться от печати сразу же после принятия решения о ликвидации не спешите - она еще послужит (и не один год!) ликвидационной комиссии (ликвидатору), к которым с момента назначения согласно п. 3 ст. 58 Гражданского кодекса Республики Беларусь переходят полномочия по управлению делами юридического лица. Пройдя проверки всех органов, сдав документы предприятия в архив, собрав все необходимые справки, ликвидационная комиссия (ликвидатор) согласно п. 63 Положения о регистрации вместе с документами о ликвидации сдает в регистрирующий орган на уничтожение и печать предприятия.
Пунктом 10 Инструкции Минюста установлено, что при ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования печати подлежат сдаче для уничтожения в регистрирующий орган по месту государственной регистрации, о чем составляется квитанция, подтверждающая факт уничтожения печати. Нарушение установленного порядка сдачи печатей и штампов юридического лица для уничтожения после принятия решения о его ликвидации, совершенное должностным лицом, согласно ст. 23.38 КоАП влечет наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин.
Когда работник регистрирующего органа на ваших глазах уничтожит печать и выдаст вам квитанцию об уничтожении, вы окончательно осознаете: фирмы больше нет.