Что такое штатное расписание. Подробно о составлении и оформлении штатного расписания
Штатное расписание является документом, отражающим структуру и штат организации. В нем содержится следующая информация: перечень структурных подразделений, должностей работников, сведения о должностных окладах и персональных надбавках, общей численности и месячном фонде заработной платы организации или учреждения. Эти данные необходимы руководителю организации для оптимизации работы, более эффективного использования трудовых и материальных ресурсов. В статье мы ответим на некоторые вопросы, касающиеся штатного расписания.
Штатное расписание (ф. Т-3) является кадровым документом, его форма утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Этот документ содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее – Указания)). Кроме того, в штатном расписании указываются по каждой должности размеры оклада (тарифной ставки), доплат и надбавок.
Бюджетное учреждение может осуществлять свою деятельность, используя различные источники финансирования, например, субсидии на выполнение государственного задания и средства, полученные от платных услуг. В связи с этим оплата труда специалистов отдельных должностей может осуществляться как за счет двух источников, так и за счет одного из них. На практике широкое применение получило составление двух, а в отдельных случаях и трех штатных расписаний для каждого источника. Правильно ли это?
Отметим, что действующим законодательством разделение штатного расписания на части в зависимости от источников формирования фонда оплаты труда не предусмотрено. В качестве доказательства приведем следующие аргументы.
Бюджетные учреждения относятся к государственным (муниципальным) учреждениям. Системы оплаты труда таких организаций устанавливаются с учетом рекомендаций, разработанных Российской трехсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений, и мнений соответствующих профсоюзов (объединений профсоюзов) и объединений работодателей.
Так, в соответствии с п. 19 Единых рекомендаций*(1) штатное расписание учреждения утверждается руководителем учреждения и включает в себя все должности служащих (профессии рабочих) данного учреждения. Аналогичные требования содержатся в п. 10 Положения об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных, автономных и казенных учреждений, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 05.08.2008 N 583 (далее – Положение).
В пункте 35 Единых рекомендаций рекомендовано формирование единого штатного расписания в учреждении независимо от того, к каким видам экономической деятельности относятся структурные подразделения учреждения.
Таким образом, поскольку действующим законодательством разделение штатного расписания на части в зависимости от источников формирования фонда оплаты труда не предусмотрено, в учреждении должно составляться одно штатное расписание по всем должностям вне зависимости от того, в какой деятельности занят работник.
Итак, мы выяснили, что штатное расписание является единым документом по организации. Какими нормативными актами следует руководствоваться при разработке штатного расписания?
Отметим, что в целях унификации наименований профессий и должностей, а также определения объема трудовых обязанностей работника приняты следующие классификаторы:
– Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367 (в редакции от 18.07.2007);
– Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37 (в редакции от 29.04.2008);
– Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС), утвержденный Постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 N 787 (в редакции от 20.12.2003).
Кроме того, Постановлением Минтруда РФ от 09.02.2004 N 9 утвержден Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, разъясняющий отдельные вопросы, связанные с применением указанного справочника на практике.
Для справки. Напомним, что Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих и порядок его применения предназначены для организаций независимо от форм собственности и организационно-правовых форм деятельности.
При разработке штатного расписания рекомендуем отражать наименования должностей, а также закреплять в трудовых договорах обязанности в соответствии с названными классификаторами, особенно если работник занимает должность, для которой нормативными правовыми актами предусмотрены гарантии и компенсации.
При разработке штатного расписания иногда возникает вопрос: как правильно отражать количество штатных единиц в данном документе? В соответствии с Указаниями при заполнении формы штатного расписания (ф. Т-3) в графе 4 "Количество штатных единиц" отмечается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных. Например, при необходимости приема на работу по совместительству сотрудника на должность юриста в графе 4 штатного расписания можно указать не "1", а "0,5".
Дополнительно скажем о заполнении еще некоторых строк данной формы. Так, в графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." должна быть указана в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу) в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством РФ.
Статья 143 ТК РФ, предусматривающая тарифную систему оплаты труда, дает основание для установления "вилки" должностных окладов, то есть указания должностного оклада по свободной должности от минимального до максимального размера. При установлении "вилки" окладов по одноименным должностям следует помнить об обязанности работодателя обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности (ст. 22 ТК РФ). Как разъяснили чиновники Роструда в Письме от 27.04.2011 N 1111-6-1, размеры окладов по одноименным должностям в штатном расписании следует устанавливать одинаковые. Определение заработной платы работнику с высокой квалификацией может быть реализовано путем добавления к окладу надбавок и других выплат. Отметим, что стимулирующие и компенсационные выплаты: доплаты и надбавки компенсационного характера, премии и иные поощрительные выплаты – указываются в графах 6-8 штатного расписания.
Далее, на практике может возникнуть необходимость корректировки штатного расписания. Какие-то должности могут быть в него добавлены, а какие-то удалены. Все изменения штатного расписания вносятся приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.
Однако при изменении численности штата в сторону уменьшения следует учитывать, что в соответствии со ст. 82 ТК РФ при принятии решения о сокращении численности или штата работников организации и возможном расторжении трудовых договоров с ними в силу п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ работодатель обязан:
– в письменной форме сообщить об этом выборному органу первичной профсоюзной организации не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий, а в случае, если решение о сокращении численности или штата работников может привести к массовому увольнению работников, не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Критерии массового увольнения определяются в отраслевых и (или) территориальных соглашениях. Аналогичные разъяснения приведены в Определении КС РФ от 15.01.2008 N 201-О-П;
– предупредить каждого работника персонально и под расписку не менее чем за два месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ).
Нередко на практике возникают ситуации, когда учреждение меняет источник оплаты труда работника. Например, должность была перемещена в раздел должностей работников, выплата заработной платы которым финансируется за счет средств от приносящей доход деятельности. Следует ли уведомлять данного работника за два месяца о том, что произведено подобное изменение? Нужно ли вносить поправки в с ним, если размер заработной платы сотрудника остался прежним?
В соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ условие оплаты труда является обязательным для включения в . Изменение определенных сторонами условий , в том числе условия об оплате труда, допускается только по соглашению сторон, которое должно заключаться в письменной форме в силу ст. 72 ТК РФ. При этом условия оплаты труда не должны зависеть от источника формирования фонда оплаты труда (бюджетный, внебюджетный).
Исключения из этого правила составляют случаи, предусмотренные ст. 74 ТК РФ. Данная норма наделяет работодателя правом в одностороннем порядке изменить условия договора, определенные при его заключении, в связи с изменением организационных или технологических условий труда. О предстоящих изменениях, определенных сторонами , а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено ТК РФ. Однако и в этом случае переход на иной источник формирования фонда оплаты труда сам по себе не является основанием для внесения изменений в .
В рассматриваемой ситуации принятое руководством бюджетной организации решение об изменении источника выплаты заработной платы не влияет на право работника на оплату труда равной квалификации. Поэтому какого-либо специального уведомления работников о планируемом изменении в соответствии со ст. 74 ТК РФ не требуется.
Следующий вопрос, который может возникнуть на практике, связан с сокращением отдельных единиц должностей штатного расписания. Чаще всего ликвидация каких-либо должностей вызвана недостаточностью денежных средств для оплаты труда таких специалистов. Тем не менее учреждение нуждается в их услугах при возникновении определенных ситуаций. Например, в организации случилась авария, связанная с повреждением канализационных систем. Своего сантехника в штате нет. Вправе ли в данном случае организация заключить срочный с указанным специалистом?
В силу ст. 58 ТК РФ срочный заключается тогда, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а именно в случаях, предусмотренных ч. 1 ст. 59 ТК РФ, например:
– на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативно-правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы;
– на время выполнения временных (до двух месяцев) работ;
– для выполнения сезонных работ, когда в силу природных условий работа может производиться только в течение определенного периода (сезона);
– для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), а также работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых услуг;
– с лицами, поступающими на работу в организации, созданные на заведомо определенный период или для выполнения заведомо определенной работы и др.
Однако для этого в штатном расписании организации должна быть единица данной профессии, на которую можно принять вышеуказанное лицо, иначе выплата ему заработной платы будет являться незаконной.
Например, с лицами, привлекаемыми для устранения производственной аварии, можно заключить договоры гражданско-правового характера. Для этого тоже должен быть соблюден ряд условий:
– наличие соответствующих денежных средств по соответствующей подстатье КОСГУ. Заметим, что это касается и договоров, заключаемых с условием оплаты за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности. Если указанные расходы заложены в план финансово-хозяйственной деятельности учреждения, то оно вправе их произвести, следовательно, и принять на себя обязательства по их оплате;
– неукоснительное соблюдение норм Закона о контрактной системе*(2).
* * *
Подводя итог всему сказанному, отметим следующее:
1. Штатное расписание (ф. Т-3) является кадровым документом, составляемым по утвержденной форме единым документом по организации.
2. Должности в штатном расписании необходимо отражать в соответствии с установленными классификаторами.
3. Оклады по одноименным должностям следует устанавливать одинаковые. Реализация права работника получать за квалифицированный труд большую заработную плату должна быть исполнена путем установления соответствующих надбавок и выплат, предусмотренных системой оплаты труда данного учреждения.
4. При сокращении единиц штатного расписания следует учитывать требования ТК РФ, в частности предупредить каждого работника персонально и под расписку не менее чем за два месяца до увольнения.
М. Зарипова,
эксперт журнала
"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение"
Следующая запись
В нашу редакцию нередко поступают вопросы, касающиеся ведения такого важного кадрового документа, как штатное расписание. Ответы на наиболее актуальные из них мы представили в данной статье.
Для чего нужно штатное расписание?
В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление № 1), штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответсвии с ее Уставом. Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Впервые унифицированная форма штатного расписания была утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (в составе унифицированных форм первичной учетной документации). В 2004 г. данная форма претерпела некоторые изменения.
Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:
- позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);
- закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
- позволяет проследить систему оплаты труда работников структурных подразделений;
- устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
- облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии.
Обязательно ли наличие штатного расписания?
На данный момент существуют две точки зрения относительно обязанности работодателя по ведению штатного расписания.
Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Так, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается в ст. 15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст. 57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием , профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.
Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, Постановлением № 1 утверждена рекомендуемая к использованию унифицированная форма штатного расписания (№ Т-3). Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее - Инструкция № 69). В частности, в п. 3.1 Инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.
Как видим, ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Вместе с тем рекомендуем не пренебрегать ведением этого кадрового документа, поскольку проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения.
Так, Фонд социального страхования РФ обращает внимание страхователей (работодателей) на необходимость составления штатного расписания как документа, служащего для подтверждения правильности . Пенсионный фонд РФ при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников также неоднократно обращал внимание на необходимость .
Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание организации. К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г. по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля. То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».
Нередко отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5 000 руб., а организация - на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Но в силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке.
Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?
После принятия решения о необходимости составления штатного расписания (если, конечно, его еще нет в организации) возникает следующий вопрос - кто должен разрабатывать данный документ кадрового учета?
Законодательство не определяет круг ответственных лиц, поэтому предполагаем, что этим вопросом должен заниматься руководитель предприятия. Может быть составлен отдельный приказ, возлагающий обязанность по составлению штатного расписания на конкретного сотрудника, либо эта обязанность может быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции работника.
Как правило, в небольших организациях составлением штатного расписания занимаются сотрудники кадровой службы и (или) бухгалтерии, реже - работники юридической службы. В крупных компаниях - планово-экономический отдел или отдел организации труда и заработной платы. Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то этим может заниматься кадровик, бухгалтер (при наличии таковых в штате) или же сам предприниматель.
Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом (см. Пример 1). Реквизиты данного документа указываются в поле «Утверждено приказом организации от «____» _____________ 200__ № __» унифицированной формы № Т-3.
Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать. Так, штатное расписание может быть утверждено позже его составления, а дата его введения (вступления в законную силу) быть более поздней по сравнению с датами утверждения и составления.
С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца.
В унифицированной форме № Т-3 также указывается период, на который утверждается штатное расписание. В связи с этим возникает следующий вопрос:
С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?
Четкого ответа в законодательстве нет. Однако учитывая, что штатное расписание - это плановый документ, целесообразно составлять его на один год. Вместе с тем штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.
Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3?
Итак, приступим непосредственно к составлению штатного расписания. Самым распространенным способом его оформления является заполнение унифицированной формы № Т-3. При этом следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением № 1.
Оформляем «шапку». Прежде всего в поле «Наименование организации» необходимо указать наименование организации в соответствии со свидетельством о регистрации. Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании можно указать любое из них.
Затем указываются код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), номер документа и дата его составления. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс (например, ШР).
Унифицированная форма № Т-З включает следующую формулировку: «Штатное расписание на период ______ с «___» ______ 20__ г.». Казалось бы, обозначение периода действия документа предполагает указание даты не только начала, но и окончания данного периода. Нужно ли указывать окончание действия штатного расписания или достаточно обозначить, что штатное расписание вступает в законную силу с определенной даты? Очевидно, что унифицированная форма предполагает именно второй вариант. Объясняется это тем, что в процессе осуществления деятельности в организации может возникнуть потребность в изменении штатного расписания, поэтому точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно.
В графе 1 («наименование») указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).
Для удобства работы со штатным расписанием структурные подразделения лучше располагать группами согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений. Например, в первую очередь будут указаны подразделения, осуществляющие общее руководство (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.), затем - производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, и в конце - вспомогательные и обслуживающие подразделения (административно-хозяйственная служба, отдел снабжения, склад и пр.).
В графе 2 («код») проставляются коды структурных подразделений, присвоенные им работодателем. Как правило, коды обозначаются цифрами, количество которых варьируется в зависимости от сложности структуры организации. Это позволяет определить место каждого отдела (подразделения, группы и др.) в общей организационной структуре. К примеру, финансовому департаменту присвоен код 02. Соответственно, входящие в состав департамента финансово-плановый отдел и бухгалтерия будут иметь коды 02.01 и 02.02.
В том случае, если в организации используется централизованная система документооборота, код структурного подразделения можно не указывать.
В графе 3 указываются должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника. Лучше, если эти данные будут приведены в соответствии с:
- Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367);
- Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).
Конечно, эти справочники устаревают и многие должности, появившиеся в последние годы, в них отсутствуют (например, должность офис-менеджера). Поэтому различия в наименованиях должностей, профессий, специальностей в квалификационных справочниках и в кадровых документах организации допустимы. Однако если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений , то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции № 69). Иначе права на льготы работник иметь не будет.
Пример 2
Свернуть Показать
В трудовой книжке музыкального работника, который 17 лет руководил детской хоровой студией при школе-интернате, его должность была указана как «организатор кружка». Поскольку этой должности нет ни в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, ни в Списке работ, профессий, должностей, специальностей и учреждений, с учетом которых досрочно назначается трудовая пенсия по старости в соответствии со статьей 28 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», утвержденном постановлением Правительства РФ от 29.10.2002 г. № 781, этот трудовой стаж не был засчитан в страховой для досрочного назначения пенсии работнику.
Согласно ст. 57 ТК РФ должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании. Имеют место случаи, когда наименование должности, используемое в трудовом договоре, не соответствует штатному расписанию либо такая должность вообще не предусмотрена штатным расписанием. В этом случае противоречие, существующее между трудовым договором и штатным расписанием, должно решаться в пользу трудового договора (ст. 8 ТК РФ). Работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную трудовым договором (то есть работать по установленной в договоре должности, специальности или профессии), а кадровику придется вносить соответствующие изменения в штатное расписание. Как это сделать, мы рассмотрим чуть позже. А пока продолжим заполнение формы.
При заполнении графы 4 («Количество штатных единиц») указывается число штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям). В случае, когда предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, количество штатных единиц указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
Учитывая, что принимать новых работников можно лишь на свободные позиции, в штатном расписании можно указать не только существующие штатные единицы, но и вакантные. Иными словами, если в организации работают 10 человек и при этом в штатном расписании тоже указано 10 штатных единиц, то при расширении штата придется вносить изменения в штатное расписание. А можно сразу заложить большее число штатных единиц (например, 12). Таким образом, в штатном расписании можно держать кадровый запас на перспективу.
Один из вопросов, вызывающих сложности на практике, связан с оформлением совместителей. Например, на одной должности могут работать несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. В этом случае в штатном расписании указывается суммарное количество штатных единиц по соответствующей должности.
Предположим, на должности экспедитора два человека работают на полной ставке, а один - на полставки. В этом случае в графе 4 следует указать 2,5 штатные единицы.
В графе 5 («Тарифная ставка (оклад) и пр.») в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, указывается месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. При этом заработная плата определяется в рублевом эквиваленте.
Напомним, что в соответствии со ст. 133 ТК РФ размер должностного оклада (тарифной ставки) не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда (в настоящий момент - 4 330 руб.). При этом система оплаты труда должна быть установлена локальным нормативным актом (например, Положением об оплате труда).
Пример 3
Свернуть Показать
В штатном расписании предусмотрена одна штатная единица должности «секретарь» с окладом 15 000 руб. Однако с учетом интересов компании секретарь был принят на работу на условиях внешнего совместительства на 0,5 ставки. В соответствии со ст. 285 ТК РФ оплата труда совместителей производится пропорционально отработанному времени, в зависимости от выработки либо на других условиях, определенных трудовым договором. В связи с этим в трудовом договоре должна быть указана сумма, пропорциональная отработанному совместителем времени (в данном случае - 7 500 руб.).
Как видно из приведенного примера, штатное расписание определяет оклад по соответствующей должности, но не вознаграждение конкретному работнику
В графах 6-8 («Надбавки») указываются стимулирующие и компенсационные выплаты работникам (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.) или введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).
- фиксированной суммы (при изменении оклада размер надбавки может быть оставлен в прежнем размере или также изменен);
- в виде процентной надбавки (в этом случае размер надбавки меняется вместе с окладом).
Обратите внимание: если системой оплаты труда предусмотрена возможность установления индивидуальных надбавок по каждой должности, то в графе 3 каждую должность нужно выделить в отдельную строку, а в графе 4 напротив каждой должности проставить единицу.
Еще один частый вопрос, волнующий в том числе и кадровиков: можно ли работникам, занимающим одинаковые должности, установить разные оклады, например, предусмотрев в штатном расписании вилку окладов? И в юридической литературе, и на практике к решению данного вопроса существует два противоположных подхода. Так, некоторые специалисты полагают, что это вполне допустимо. В обоснование данной точки зрения приводится ст. 132 ТК РФ, согласно которой заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается. С учетом этого заработная плата должна устанавливаться дифференцированно и зависеть, в первую очередь, от квалификации работника, на основании чего сотрудникам, занимающим одинаковую должность, но имеющим разные квалификационные категории, могут быть установлены разные оклады.
По мнению других специалистов, каждой должности соответствует один размер оклада. В том случае, если необходимо установить различную заработную плату работникам, занимающим одинаковые должности, размер заработной платы целесообразно регулировать с помощью различных надбавок (например, за интенсивность работы).
Пример 4
Свернуть Показать
В организации на должности бухгалтера работают два специалиста. При этом штатным расписанием бухгалтеру предусмотрен оклад 10 000 руб., а также надбавки за ненормированный рабочий день в размере 10% от оклада (1 000 руб.) и за интенсивность работы - 20% (2 000 руб.). С учетом квалификации и опыта работы одному из сотрудников, занимающих данную должность, были установлены все надбавки и, соответственно, его заработная плата составила 13 000 руб. (10 000 руб. + 1 000 руб. + 2 000 руб.). Второму бухгалтеру была установлена только одна надбавка за ненормированный рабочий день, после чего его заработная плата составила 11 000 руб. (10 000 руб. + 1 000 руб.).
В графе 9 отмечается общая сумма, образуемая путем сложения граф 5-8, то есть сумма окладов по всем штатным единицам конкретной должности с учетом установленных надбавок. Если графы 5-9 невозможно заполнить в рублевом эквиваленте (например, в связи с применением бестарифной, смешанной и других систем оплаты труда), указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (в процентах, коэффициентах и т.д.). При этом подсчет общей суммы (итога) по графам 5-9 возможен, если тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени.
Графа 10 , как следует из ее названия, предназначена для различных примечаний. При их отсутствии она остается незаполненной.
После внесения данных во все графы следует заполнить строку «Итого» , расположенную внизу таблицы. Для этого подсчитываются количество штатных единиц, суммы окладов, надбавок и сумма месячного фонда заработной платы по вертикальным столбцам.
Оформленное штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы или лицо, на которое возложена обязанность по ведению кадрового делопроизводства, а также главный бухгалтер организации.
В унифицированной форме штатного расписания проставление печати не предусматривается. В связи с этим печать ставить можно, но не обязательно.
Образец заполнения штатного расписания представлен в Примере 5.
Как вносить изменения в штатное расписание?
Рано или поздно любой кадровик сталкивается с изменением сведений, содержащихся в штатном расписании. Например, возникает необходимость в введении новой штатной единицы или целого подразделения либо сокращении уже имеющегося, в изменении окладов, тарифных ставок, переименовании подразделения или должности и т.д.
Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:
Вариант 1. Изменить само штатное расписание, то есть утвердить новое штатное расписание с новым (следующим по порядку) регистрационным номером
Вариант 2. Внести изменения в действующее штатное расписание.
В этом случае штатное расписание остается прежним, меняется лишь ряд его позиций (содержание граф). Изменения вносятся приказом, после чего штатное расписание корректируется. В качестве заголовков соответствующего приказа можно использовать следующие: «Об изменении штатного расписания», «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении изменений в штатное расписание» и др. В приказе следует указать основание внесения изменений в штатное расписание (например, реорганизация компании, оптимизация управленческой работы, совершенствование структуры организации и т.п.).
Если организация имеет сложную структуру, рекомендуем при внесении изменений в действующее штатное расписание указывать в приказе не только соответствующую должность, но и структурное подразделение, штатный состав которого затрагивают вносимые изменения. Это обусловлено тем, что в разных подразделениях могут быть должности с одинаковыми названиями.
Каких-либо нормативов о том, с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, не существует. Следовательно, делать это можно по мере необходимости.
Не забывайте, что изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Об этом сказано в п. 3.1 Инструкции № 69.
Обратите внимание, что постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре) - не что иное, как перевод на другую работу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). В качестве изменения трудовой функции работника расценивается и изменение названия должности, определенное сторонами и закрепленное в трудовом договоре, независимо от причин такого изменения (например, в связи с изменением штатного расписания).
Когда вносить изменения при сокращении штата?
Сокращение численности или штата работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание. Сокращение численности организации предполагает исключение из штатного расписания отдельных штатных единиц, тогда как сокращение штата - отдельных должностей. Сокращаемые по тому или иному основанию работники подлежат увольнению по п. 2 ст. 81 ТК РФ.
Учитывая, что в соответствии со статьей 180 ТК РФ о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены не менее чем за два месяца до увольнения, новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления. Наличие штатного расписания может подтвердить, что увольнение работников было оправдано (то есть у работодателя будет возможность наглядно продемонстрировать отсутствие рабочих мест).
При устранении обстоятельств, повлекших изменение штатного расписания в сторону уменьшения штатных единиц, работодатель может восстановить сокращенные позиции путем внесения изменений в штатное расписание или утвердив новое.
Можно ли изменить унифицированную форму?
В постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» отмечается, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом не допускается удаление тех реквизитов, что уже присутствуют в данной форме (в том числе код, номер формы, название документа).
Все изменения, вносимые в унифицированную форму, должны быть оформлены распорядительными документами организации. Кроме того, сами форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Так, при изготовлении бланков на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, добавлять вкладные листки - для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Что такое штатная расстановка?
Во многих организациях практикуется ведение «рабочей» формы штатного расписания - штатной расстановки, иначе называемой замещением должностей или штатным списком. Главное отличие этого документа от штатного расписания заключается в его динамичности, в том, что он может оперативно изменяться в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия и не требует издания приказа о его утверждении и изменении.
Поскольку штатное расписание, показывая общее количество штатных единиц (должностей) на предприятии, не дает возможности определить, вакантна должность или занята и кто из сотрудников ее занимает, в штатной расстановке, как правило, указываются именно эти сведения - фамилии и инициалы работников предприятия, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием, и статус должности - закрытый или вакантный.
В этот документ могут включаться и другие данные, такие, как табельный номер сотрудника, стаж его работы в компании, особая категория (несовершеннолетний, инвалид, пенсионер, имеющий детей до трех лет и т.д.). За основу штатного списка можно взять утвержденное штатное расписание организации и добавить необходимые графы в соответствии с потребностями конкретной организации. Ни обязанность по ведению штатной расстановки, ни ее унифицированная форма на сегодняшний день нормативными актами не установлены. Единственное, что регламентируется, - это срок хранения утративших силу документов. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 г., штатные расстановки подлежат хранению в течение 75 лет, после составления новых. При этом штатные расписания должны храниться в течение 3 лет, начиная с года, следующего за тем, в котором оно утратило силу.
Сноски
Свернуть Показать
Штатное расписание унифицированной формы Т-3 применяется для указания структуры, персонального состава организации. Рассмотрим эту форму подробнее, а также приведем штатное расписание с образцом заполнения.
Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3
С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.
Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .
Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.
Напомним, штатное расписание - бланк унифицированной формы Т-3 - и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).
Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?
Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).
Штатное расписание содержит:
- перечень структурных подразделений;
- наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
- сведения о количестве штатных единиц;
- информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.
Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.
О сроках хранения кадровых документов читайте .
Как правильно составить штатное расписание
Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.
О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности - это какие приказы?» .
При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.
Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения
Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.
Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания.
В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:
- на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
- Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
- единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
- профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).
Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте .
Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.
Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.
На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.
Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.
Как заполнить штатное расписание: образец и пример
Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.
В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.
Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении... графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.
Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание
Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет. Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.
Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).
В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:
1) издание приказа о соответствующем изменении;
2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.
При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.
Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).
Итоги
Штатное расписание - обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.
О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье
Сотрудники кадровой службы оформляют немало документов — всевозможные приказы, соглашения с работниками, графики, локальные нормативные акты и пр. Одним из документов, сильно отражающихся на деятельности учреждения, является штатное расписание. Именно в соответствии с ним планируется фонд оплаты труда (расписание относится к документам, устанавливающим систему оплаты труда), оно же может стать доказательством сокращения численности или штата работников учреждения и его обязательно запросят при проведении контрольно-надзорных мероприятий и в случае возникновения трудового спора. О штатном расписании и поговорим сегодня.
Обязательность штатного расписания
В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее — Указания), утвержденными Постановлением N 1 , штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением о ней). Оно содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Сразу скажем, что норма, обязывающая работодателя разрабатывать и утверждать штатное расписание, в Трудовом кодексе отсутствует, однако упоминание все же есть. В частности, согласно ст. 57 ТК РФ обязательным для включения в трудовой договор условием является в том числе трудовая функция — работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы… Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.
Кроме Трудового кодекса, штатное расписание упоминается в иных нормативных актах. В частности, п. 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 81, предусмотрено, что ФСС для подтверждения правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование затребует у работодателя учредительные и организационно-распорядительные документы, в том числе штатное расписание. Также ФСС его затребует при проверке правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Наличие штатного расписания необходимо и для Пенсионного фонда, который при сборе сведений о трудовом стаже застрахованных работников обращается к данному документу для установления наименований структурных подразделений учреждения и соответствия наименований должностей.
Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. В частности, в п. 3.1 инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.
Исходя из вышеприведенных нормативных актов наличие в учреждении штатного расписания просто необходимо. Отметим, что для некоторых учреждений обязательность штатного расписания прямо установлена нормативными актами:
— Приказом МЧС РФ от 24.09.2008 N 563 утверждены правила и сроки составления, согласования, утверждения и регистрации штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений МЧС и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС;
— Приказом Спецстроя РФ от 03.12.2010 N 540 определены порядок и сроки составления, рассмотрения, утверждения и регистрации штатных расписаний гражданского персонала воинских формирований и организаций при Спецстрое, содержащегося за счет бюджетных ассигнований.
Форма штатного расписания и правила составления
Форма штатного расписания Т-3 утверждена Постановлением N 1. В этой форме предусмотрено 10 граф, причем в силу Постановления Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» добавлять новые можно, а удалять существующие нельзя.
Отметим: хотя формы, утвержденные данным постановлением, распространяются на организации независимо от формы собственности, некоторые бюджетные и казенные учреждения составляют их по форме, утвержденной ведомственным нормативным актом. Например, бюджетные и казенные учреждения МЧС должны составлять штатное расписание по форме приложения 2 к Приказу МЧС РФ от 24.09.2008 N 563.
В любом случае затруднения при заполнении шапки документа возникнут вряд ли, поэтому перейдем сразу к табличной части формы.
Графы 1 «Наименование» и 2 «Код» определяют структурное подразделение организации. Большинство организаций, финансируемых из различного уровня бюджетов, как правило, наименования структурных подразделений выбирают самостоятельно, руководствуясь общепринятыми понятиями. Как правило, сначала указываются структурные подразделения администрации (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, организационно-правовой отдел и др.), затем производственные подразделения и в конце обслуживающие и вспомогательные подразделения (административно-хозяйственный отдел, ремонтные службы и др.). Каждому подразделению присваивается код, который поможет определить место этого отдела или группы в общей структуре организации (проставляют в графе 2).
В графу 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации» необходимо внести наименование должности (специальности, профессии). Отметим, что на основании ст. 57 ТК РФ, если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках. В частности, в настоящее время все еще пользуются Общероссийским классификатором рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 и Списком производств, цехов, профессий и должностей, утвержденным Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 N 298/П-22, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.
К сведению. Если, например, в штатном расписании предусмотрена должность «машинист», а работник выполняет функции машиниста-регулировщика, то он теряет право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.
Кроме этого, следует учитывать иные нормативные акты, содержащие правила установления наименований должностей, специальностей и профессий. Например, на основании Приказа Минздравсоцразвития РФ от 28.03.2012 N 278н наименование должности руководителя (заведующего) плазмоцентра может быть дополнено наименованием врачебной должности «врач-трансфузиолог» с учетом профиля структурного подразделения и специальности, предусмотренной номенклатурой специальностей специалистов с высшим и послевузовским медицинским и фармацевтическим образованием в сфере здравоохранения.
При составлении и утверждении штатного расписания органа местного самоуправления, аппарата избирательной комиссии муниципального образования следует использовать наименования должностей муниципальной службы, предусмотренные реестром должностей муниципальной службы в субъекте РФ (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).
Обратите внимание! Если в учреждении возникла необходимость принять сотрудника на определенное время, его должность также закрепляется в штатном расписании. Для этого нужно внести изменения в действующее штатное расписание, указав информацию о сроке, на который вводится должность, в графе 10 «Примечание» формы Т-3.
Последовательность заполнения графы 3 по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Однако считаем, что удобнее заполнять ее в иерархическом порядке: руководитель структурного подразделения, заместители, главные специалисты, ведущие специалисты и т.д.
Число штатных единиц по должностям, профессиям или специальностям указывается в графе 4. Эта графа может содержать как целые числа — 1 (для работников на полной ставке), так и неполные — 0,25, 0,5 и т.д. (для совместителей). Рекомендуем в данной графе отражать не только существующие, но и вакантные должности, ведь принимать новых сотрудников можно только на открытые позиции, указанные в штатном расписании.
Отметим, что количество штатных единиц организаций, финансируемых из различного уровня бюджетов, определяется вышестоящими организациями. Так, нормативы штатной численности:
— персонала учреждений, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы (кроме тюрем), и учреждений, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы, с особыми условиями хозяйственной деятельности в процентах от среднегодовой численности содержащихся в них осужденных — утверждены Постановлением Правительства РФ от 12.08.1994 N 922;
— работников государственных и муниципальных учреждений культурно-досугового типа и библиотек — утверждены Приказом Минкультуры РФ от 01.09.2011 N 906;
— медицинского и другого персонала бригады анестезиологии и реанимации, отделения анестезиологии-реанимации медицинской организации — приведены в приложениях 2 и 5 к Порядку оказания анестезиолого-реанимационной помощи взрослому населению, утвержденному Приказом Минздравсоцразвития РФ от 13.04.2011 N 315н;
— психоневрологического диспансера (диспансерного отделения психиатрической больницы), кабинета участкового врача-психиатра, кабинета активного диспансерного наблюдения и проведения амбулаторного принудительного лечения — утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 17.05.2012 N 566н.
Некоторые ведомства утверждают методики расчета штатной численности. Например, так поступила Федеральная архивная служба, утвердившая Приказом от 14.01.2004 N 9 соответствующую методику для государственных архивных учреждений.
Некоторые учреждения, определяя как наименования должностей, так и их количество, должны ориентироваться на типовые штатные расписания, утвержденные ведомственными нормативными актами. В частности, приложением 2 к Приказу ФСИН РФ от 23.01.2012 N 24 утверждено типовое штатное расписание уголовно-исполнительной инспекции (содержится за счет сметы уголовно-исполнительной системы), в соответствие с которым территориальные органы ФСИН должны привести штатные расписания подведомственных уголовно-исполнительных инспекций.
В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации (разд. 1 Указаний).
Наиболее часто встречающейся ошибкой при заполнении данной графы является установление вилки окладов, то есть разной заработной платы для сотрудников одной квалификации. Это неверно: каждой должности должен соответствовать только один размер оклада. Исключение составляет лишь ситуация, когда должности находятся в разных структурных подразделениях. Установление же заработной платы в большем размере одному из работников может быть реализовано путем установления ему надбавок или иных доплат (Письмо Роструда от 27.04.2011 N 1111-6-1).
Отметим, что, устанавливая размер оплаты труда, следует учитывать нормативные и ведомственные акты. Например, размеры окладов по профессиям рабочих и должностных окладов по должностям служащих территориальных органов и подведомственных организаций государственной фельдъегерской службы установлены Приказом ГФС РФ от 29.08.2008 N 262.
В графах 6-8 отражаются надбавки, стимулирующие и компенсационные выплаты: доплаты и надбавки компенсационного характера, премии и иные поощрительные выплаты. То есть если сотрудники выполняют свою работу во вредных условиях труда, одну из этих граф необходимо назвать «Надбавка за работу во вредных условиях труда», а ниже указать конкретный размер этой надбавки.
К сведению. На основании Постановления Правительства РФ от 20.11.2008 N 870 «Об установлении сокращенной продолжительности рабочего времени, ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, повышенной оплаты труда работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда» лицам, выполняющим работу в таких условиях по итогам аттестации рабочих мест, гарантировано повышение оплаты труда не менее чем на 4% тарифной ставки (оклада), установленной для различных видов работ с нормальными условиями труда.
Надбавки в штатном расписании можно устанавливать в рублях, процентах или коэффициентах. В случае изменения размера последних можно поставить в соответствующих графах прочерки, а в графе 10 «Примечание» сделать ссылку на документ, который регулирует это изменение. Например, процентная надбавка работникам Крайнего Севера меняется в зависимости от продолжительности «северного» стажа. Поэтому при заполнении штатного расписания в графе «Доплаты» можно поставить прочерк (при отсутствии других надбавок), а в графе 10 сделать ссылку на соответствующий нормативный правовой акт, которым регулируется установление работникам Крайнего Севера процентных надбавок к заработной плате. Это позволит не менять штатное расписание каждый раз при ее изменении.
В графе 9 указывается сумма должностного оклада и надбавок по каждой должности. А графа 10 «Примечание» в большинстве случаев останется пустой, однако есть случаи, когда ее придется заполнить. Это касается работников, у которых нет как такового фиксированного размера оплаты труда, — сдельщиков, повременщиков и др.
Как правильно указать размер почасовой оплаты труда работника в штатном расписании? Условие о ее размере указывается в графе 5 «С тарифной ставкой (окладом) и пр.», в которой отражается почасовая ставка (___ руб./ч). При этом в столбце с примечанием указывается: «Повременная система оплаты труда», — а в графе «Всего в месяц, руб.» следует указать число, которое получается при умножении установленной работодателем ставки (___ руб./ч) на среднемесячное число рабочих часов.
Если у работника сдельная оплата труда, полагаем, что в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» нужно проставить прочерк, а в графе 10 «Примечания» указать «Сдельная оплата труда/Сдельно-премиальная оплата труда» (в зависимости от того, по какой схеме оплаты труда работает сотрудник) и дать ссылку на внутренний документ, регулирующий размер оплаты труда (например, положение об оплате труда или положение об оплате труда и материальном стимулировании).
Внизу таблицы есть строка «Итого». Она заполняется по графе 4 «Количество штатных единиц» и графе 9 «Всего в месяц, руб.». Итоговое число штатных единиц нужно указать в верхней части штатного расписания в строке «Штат в количестве». Итог по графе 9 является фондом оплаты труда в организации и может изменяться в большую (в случае работы в выходные дни или сверхурочно) или меньшую сторону (когда сотрудники находятся на больничном, в отпуске за свой счет и т.д.).
Штатное расписание может состоять из нескольких листов. Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке. При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи. Данная процедура может применяться и в случае подписания штатного расписания филиала перед его утверждением отдельно от головной организации.
Порядок утверждения и внесения изменений в штатное расписание
По общему правилу штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Об этом говорится в Указаниях. Реквизиты приказа — дата и номер — заносятся в шапку документа в специально предусмотренные для этого строчки. Отметим, что нормативно-правовыми актами может быть установлен особый порядок утверждения штатного расписания. Так, на основании п. 10 Порядка утверждения штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС РФ разработанные штатные расписания представляются на утверждение и регистрацию:
— казенными учреждениями (за исключением казенных учреждений центрального подчинения, территориальных подразделений ГПС МЧС и Государственной инспекции по маломерным судам МЧС) — начальникам региональных центров по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий;
— казенными учреждениями центрального подчинения — соответствующему заместителю Министра РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по подчиненности через Организационно-мобилизационный департамент МЧС;
— территориальными подразделениями ГПС МЧС и Государственной инспекции по маломерным судам МЧС — начальникам главных управлений МЧС по субъектам РФ.
При этом если установлено, что в представленных на утверждение и регистрацию штатных расписаниях введены не предусмотренные штатным перечнем или штатным нормативом должности и профессии, неправильно установлены должностные оклады (тарифные ставки) или выявлены другие недостатки, регистрация штатных расписаний проводится только после устранения указанных нарушений (п. 22 Порядка утверждения штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС РФ).
Отметим, что регистрация штатных расписаний производится путем нанесения на них в верхнем правом углу сведений о номере, под которым данное расписание зарегистрировано в журнале учета регистрации штатных расписаний, о штатной численности зарегистрированных должностей и фонде должностных окладов. После регистрации и занесения в журнал учета регистрации штатных расписаний зарегистрированные расписания (первые экземпляры) возвращаются по принадлежности.
Что касается изменений штатного расписания, они также вносятся приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица. При внесении изменений может возникнуть вопрос: надо ли согласовывать их с профсоюзным органом? Давайте разберемся. На основании ст. 8 ТК РФ работодатели могут принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством. Однако в определенных случаях, установленных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов должен учитывать мнение представительного органа работников (при наличии такового).
Штатное расписание является локальным нормативным актом, в котором отражаются не только структурные подразделения, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц, но и размеры окладов (тарифных ставок), доплат и надбавок. А в силу ст. 135 ТК РФ системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок устанавливаются, в том числе, локальными нормативными актами. Поскольку штатное расписание отображает основные положения заключенного в установленном порядке коллективного договора или положения об оплате труда, принятого с учетом мнения представительного органа работников, то при утверждении штатного расписания нет необходимости учитывать мнение профсоюза.
Однако, если коллективным договором или соглашениями предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников, то согласование штатного расписания с профсоюзом обязательно (ч. 3 ст. 8 ТК РФ).
После утверждения штатных расписаний для некоторых учреждений установлена необходимость их регистрации. Регистрация оформляется путем нанесения в верхнем правом углу титульного листа надписи о номере, под которым данное штатное расписание зарегистрировано в журнале учета регистрации штатных расписаний, штатной численности зарегистрированных должностей и фонде должностных окладов (тарифных ставок).
Нужно ли ставить печать учреждения на форме Т-3? Нет, унифицированная форма не предусматривает проставления печати на утвержденном штатном расписании.
Штатное расписание в филиалах
Начнем с того, что филиал не является юридическим лицом, а значит, и не будет работодателем для работников. Поскольку филиалы так же, как отделы, секторы или иные подразделения, являются структурными частями учреждения, составление штатного расписания по частям (отдельно по должностям головной организации и филиалов) неверно, ведь штатным расписанием оформляется структура всей организации.
Однако все же руководителям филиалов может быть предоставлено право утверждения штатного расписания филиала и тогда у них будет свое расписание. Если такое право предоставлено, в графе «Наименование организации» необходимо указать наименование не филиала, а головной организации в соответствии с уставными документами. Наименование филиала будет указано в графе «Структурное подразделение», чем он, по сути, и является. А в локальных нормативных актах рекомендуется прописать процедуру передачи информации (например, путем передачи заверенной копии штатного расписания филиала или выписки из него в головную организацию).
Сроки хранения
Сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и других организаций, установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558. Подпунктом «а» п. 71 названного перечня установлено, что штатные расписания организации и изменения к ним хранятся по месту разработки и утверждения постоянно.
Иногда в учреждениях составляются проекты штатных расписаний по структурным подразделениям, которые затем сводятся в одно штатное расписание учреждения. Такие проекты тоже необходимо хранить, но всего пять лет (п. 72 Перечня типовых управленческих архивных документов).
Помимо разработки проектов возможно ведение переписки по вопросам включения той или иной должности в структуру подразделения и пр. Срок хранения такой переписки еще меньше и составляет три года — п. 73 Перечня типовых управленческих архивных документов.
Штатное расписание - это внутренний нормативный акт организации, существенно упрощающий ведение кадрового учета. Хотя действующее законодательство не обязывает работодателей заполнять данный документ, обычно он утверждается еще на этапе создания компании. Ведь, именно в нем фиксируется вся кадровая структура организации, состав и численность работников, а также ежемесячный фонд заработной платы. О том, как составить эту форму и как выглядит унифицированный пример штатного расписания, вы узнаете из этой статьи. Внизу вы найдете заполненный образец бланка, а также сможете скачать пустую форму и заполнить ее самостоятельно.
Штатное расписание (ШР) по Трудовому кодексу совсем не обязательно. При желании работодатель может работать и без бланка этого образца, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу. Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, и ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу. Однако не все так просто с этим документом. Ведь из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует, что если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, такая должность должна соответствовать штатному расписанию. Следовательно, расписание в организации должно быть, и изучить его образец необходимо. По мнению юристов вступление сотрудника в должность в отсутствие штатного расписания можно отнести к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ РФ. Поэтому потратим совсем немного времени на данный материал и рассмотрим образец штатного расписания на 2019 год подробнее.
Для чего нужно штатное расписание
В первую очередь для планирования. По своей сути ШР структурирует всю компанию и иерархию в ней. Посмотрев в него, можно сразу понять, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.
На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, а также составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в штатном расписании, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае могут наказать. Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 о занятости .
На практике ШР необходимо в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Оно является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках. ШР — это документ первичного учета.
Когда разрабатывается ШР и какие сведения содержит
Разработать и утвердить форму ШР желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это можно в любой момент существования бизнеса. Кроме того, его можно утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий образец на основании специального приказа.
Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 . Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Однако компания может изменять эту форму, исходя из своих потребностей. В любом случае, перечень обязательных сведений, которые должен содержать данный локальный акт, является небольшим:
- структурные подразделения;
- должности;
- сведения о количестве штатных единиц;
- должностные оклады;
- месячный фонд заработной платы.
Если компания решила разработать свою форму расписания, то она не должна противоречить требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ведь, как уже было сказано, это первичный документ. Форма, разработанная самостоятельно, может абсолютно не соответствовать образцу, приведенному ниже.
Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Поэтому при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Однако существует подчиненный ему документ — штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений и в ней могут значиться и конкретные лица. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель может составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение. Как правильно составить штатное расписание (образец 2019) для ООО и других организационных форм юрлиц, мы рассмотрим ниже.
Порядок принятия ШР
Штатное расписание составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении нужно обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании. В частности, это могут быть:
- Устав;
- структура предприятия (при ее наличии);
- учетная политика;
- профессиональные стандарты;
- расчеты месячных должностных окладов;
- другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.
Иногда перед составлением ШР составляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной также не является, однако на ее основе проще составить образец ШР.
Утвердить штатное расписание можно только приказом, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. При этом право на издание таких приказов должно быть изначально закреплено в учредительных документах. Круглая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Подписать форму ШР должен тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.
Важные нюансы
При определении профессий и должностей нельзя брать их наименования, что называется, «с потолка». Следует придерживаться названий, которые содержатся в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах. Более того, в некоторых случаях это является обязательным: в статье 57 ТК РФ определено, что если какие-либо должности, специальности либо профессии связаны с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, то их наименования должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из нормативных документов, т.е. профстандартов и справочников. Аналогичные требования предъявляются к специалистам, которые имеют право на досрочный выход на пенсию. В этом случае стоит также руководствоваться списками 1 и 2 производств, работ, профессий и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 и постановление Совмина СССР от 22.08.1956 N 1173 ). Если принебречь этими требованиями, то у работника, у которого в трудовой книжке будет указана фактически вымышленная профессия, могут возникнуть проблемы при оформлении пенсии. А записи в трудовой можно делать только в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме на работу. Кроме того, за несоблюдение требований ТК РФ на работодателя могут наложить административный штраф.
Другая сложность может возникнуть, когда в форме ШР нужно указать не профессию или должность, а конкретный вид работы. Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать именно вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это бывает необходимо, когда в организации есть также должности. В этом случае можно воспользоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. В этом документе указано, что руководство организации может издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, ШР можно не составлять.
Внештатные сотрудники
Еще одна трудность, возникающая у кадровиков при составлении штатного расписания по образцу формы Т-3, связана с внештатными сотрудниками. Такими сотрудниками можно считать лиц, которые сотрудничают с организацией на основании договоров гражданско-правового характера. На них в силу статьи 11 ТК РФ не распространяется действие ни трудового законодательства, ни других актов, содержащих нормы трудового права. Поэтому и к ШР они никакого отношения не имеют, ведь они исполняют разовые работы. Однако на практике к внештатникам иногда относят работников, трудоустроенных на основании трудового договора и исполняющих конкретный вид работы. Если работодатель не издал приказ и не включил такую работу в ШР, возникает своеобразный казус: должности нет, а работник есть. Таких ситуаций желательно избегать.
Порядок внесения изменений
Изменение ШР происходит всегда на основании приказа. Такие поправки могут быть связаны:
- с исключением вакантных мест в связи с организационными изменениями в работе компании;
- вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;
- сокращением штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата;
- изменением окладов;
- переименованием подразделений, наименований структурных единиц и прочего.
Изменения можно внести в действующую форму ШР или же просто утвердить новый документ на основании страрого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление, а также сопутствующие документы. Кроме того, необходимо строго соблюдать требования законодательства. Например, при сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей, а также о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ . Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее, чем за два месяца. Поэтому дата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями не может наступать ранее, чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений (например, дата издания приказа о внесении изменений — 15.02.2019, а изменения должны вводиться в действие не ранее 16.04.2019). Если изменения касаются вакантных мест, этот срок можно не выдерживать.
Аналогично, при изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ , согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом также необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны изменится, не позднее, чем за два месяца.
Образец заполнения штатного расписания (форма Т-3)
Рассмотрим образец штатного расписания строительной организации, в которой 10 штатных единиц. Образец составлен по унифицированной форме Т-3.
Пример штатного расписания является приблизительным, в документ могут быть включены обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании.